Việc lập ngân sách tài chính là một trong những công việc quan trọng nhất để doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và ra quyết định chính xác. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn vì mắc những sai lầm cơ bản trong quá trình xây dựng và quản lý ngân sách. Những hạn chế này không chỉ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tăng trưởng. Trong bài viết này, Bizzi sẽ chia sẻ 5 sai lầm phổ biến nhất để bạn có thể nhận diện và khắc phục kịp thời.
1. Sai lầm trong việc xác định mục tiêu và dự báo (Unrealistic Expectations & Poor Forecasting)
Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong quản lý vốn lưu động là việc đặt mục tiêu và dự báo thiếu cơ sở, dẫn đến kế hoạch tài chính xa rời thực tế. Những hạn chế này thường xuất phát từ ba nguyên nhân chính:
- Thiếu cơ sở và tính chủ quan trong xác định mục tiêu: Nhiều doanh nghiệp đặt mục tiêu tài chính dựa trên cảm tính, thiếu dữ liệu cụ thể, ví dụ “doanh thu tăng 10%” nhưng không có phân tích thị trường. Ngoài ra, việc đánh giá lợi nhuận quá cao và bỏ qua chi phí thực tế dễ dẫn đến thâm hụt vốn. Giải pháp là áp dụng nguyên tắc SMART để đảm bảo mục tiêu rõ ràng, khả thi và đo lường được.
- Dựa vào số liệu cũ, thiếu điều chỉnh theo biến động thị trường: Lập ngân sách chỉ dựa vào dữ liệu năm trước mà không cập nhật tình hình kinh tế, nhu cầu khách hàng hay chính sách mới sẽ làm doanh nghiệp kém linh hoạt. Đồng thời, bỏ qua yếu tố rủi ro như lạm phát, thuế, biến động nhu cầu khiến dự báo thiếu chính xác và khó kiểm soát.
- Thiếu kịch bản dự phòng (Scenario Planning): Nhiều doanh nghiệp không xây dựng các kịch bản tốt – trung bình – xấu, dẫn đến bị động khi thị trường thay đổi. Dự báo sai có thể khiến doanh nghiệp phải vay vốn gấp, chịu chi phí cao, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín, pháp lý và tinh thần nhân viên.
2. Thiếu tính linh hoạt và khả năng thích ứng (Lack of Flexibility & Adaptability)
Trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng, một trong những sai lầm lớn khi lập ngân sách tài chính là thiếu tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Điều này thường khiến doanh nghiệp bị “trói tay” trước biến động thị trường, khó tận dụng cơ hội mới và dễ gặp rủi ro khi chi phí vượt kế hoạch.
- Ngân sách cố định: Nhiều doanh nghiệp chỉ lập ngân sách tài chính một lần vào đầu năm và giữ nguyên trong suốt cả năm. Cách làm này khiến ngân sách nhanh chóng trở nên lỗi thời khi môi trường kinh doanh, giá nguyên vật liệu hay chính sách thuế thay đổi. Kết quả là doanh nghiệp phải đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cũ, hạn chế đổi mới và giảm sức cạnh tranh.
- Không điều chỉnh thường xuyên: Trong thực tế, thu nhập và chi phí biến động liên tục theo thời gian. Nếu ngân sách không được cập nhật định kỳ, doanh nghiệp sẽ khó phản ứng kịp với biến động nhu cầu khách hàng, dễ dẫn đến tình trạng thiếu hụt dòng tiền hoặc chi tiêu vượt mức.
- Ngân sách không phù hợp với đặc thù kinh doanh: Một số doanh nghiệp áp dụng chung một khuôn mẫu ngân sách mà không xét đến ngành nghề, quy mô hay mô hình hoạt động. Việc này khiến ngân sách xa rời thực tế, không phản ánh đúng nhu cầu và mục tiêu phát triển của từng doanh nghiệp.
Để khắc phục, các doanh nghiệp nên áp dụng mô hình lập ngân sách tài chính linh hoạt, cho phép điều chỉnh thường xuyên dựa trên dữ liệu thực tế. Việc kết hợp công cụ số hóa quản lý chi phí cũng giúp tự động cập nhật và phân tích, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
3. Sai lầm trong quản lý dữ liệu và sử dụng công cụ (Poor Data Management & Outdated Tools)
Một trong những sai lầm thường gặp khi lập ngân sách tài chính trở nên kém hiệu quả là việc quản lý dữ liệu thiếu khoa học và sử dụng công cụ lỗi thời. Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những vấn đề sau:
- Thông tin chung chung, thiếu chi tiết: Khi dữ liệu tài chính không được phân tích sâu hoặc chỉ dừng lại ở con số tổng hợp, ban lãnh đạo rất khó đưa ra quyết định kịp thời, đặc biệt trong các khâu phê duyệt hay điều chỉnh ngân sách.
- Mẫu biểu phức tạp, không hiệu quả: Việc sử dụng những biểu mẫu rời rạc, thiết kế khó hiểu và không có tính kế thừa dẫn đến lãng phí thời gian và dễ phát sinh sai sót.
- Sử dụng công cụ lỗi thời: Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa hoàn toàn vào bảng tính Excel truyền thống. Cách làm này có thể phù hợp với khối lượng giao dịch nhỏ, nhưng khi dữ liệu ngày càng lớn và phức tạp, Excel dễ gây ra tình trạng tách rời giữa quy trình lập ngân sách tài chính và chiến lược kinh doanh tổng thể.
Giải pháp hiệu quả là ứng dụng phần mềm quản lý tài chính hiện đại. Với Bizzi, doanh nghiệp có thể:
- Tự động hóa quy trình lập và theo dõi ngân sách.
- Giám sát chi tiêu theo thời gian thực, hạn chế thất thoát.
- Tích hợp dữ liệu trực tiếp với các hệ thống quản trị hiện có, đảm bảo tính liên tục và minh bạch.
Nhờ đó, việc lập ngân sách tài chính không chỉ nhanh chóng, chính xác mà còn gắn liền với mục tiêu phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
4. Thiếu sự tham gia và phối hợp (Lack of Collaboration & Communication)
Một trong những rào cản lớn trong lập ngân sách tài chính là sự thiếu phối hợp giữa các phòng ban. Khi không có sự tham gia đầy đủ và trao đổi minh bạch, ngân sách dễ trở thành “tài liệu trên giấy” thay vì công cụ quản trị thực tế. Những vấn đề phổ biến thường gặp bao gồm:
- Ngân sách là việc của riêng một bộ phận: Khi chỉ phòng tài chính tham gia, ngân sách không phản ánh đúng nhu cầu thực tế của các phòng ban khác.
- Chỉ tiêu áp đặt từ trên xuống (Top-down): Mục tiêu do lãnh đạo đề ra thường thiếu căn cứ thực tế, dẫn đến kế hoạch thiếu khả thi.
- “Trò chơi ngân sách” từ dưới lên (Bottom-up): Các bộ phận có xu hướng đưa ra chỉ tiêu thấp và chi phí cao để dễ đạt mục tiêu.
- Thiếu thông tin giữa các phòng ban: Không có dữ liệu minh bạch khiến việc chi tiêu vượt mức, khó giám sát hiệu quả.
- Không có kế hoạch thời gian rõ ràng: Ngân sách lập gấp gáp, thiếu chuẩn bị nên dễ sai lệch và thiếu tính khả thi.
5. Bỏ qua các khoản chi phí không thường xuyên và dự phòng (Neglecting Contingencies & Irregular Expenses)
Một sai lầm phổ biến trong quá trình lập ngân sách tài chính là chỉ tập trung vào các khoản chi tiêu thường nhật mà bỏ sót những khoản chi phí bất thường hoặc quỹ dự phòng. Điều này khiến doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động khi xuất hiện các biến động ngoài kế hoạch.
- Quên các khoản chi phí bất thường: Doanh nghiệp thường bỏ qua các chi phí định kỳ không diễn ra hàng tháng như bảo hiểm, thuế, phí kiểm toán, hoặc chi phí bảo trì máy móc. Việc không tính toán những khoản này vào ngân sách khiến dòng tiền bị chênh lệch khi đến kỳ phát sinh.
- Không có quỹ dự phòng: Một ngân sách quá “cứng nhắc” sẽ thiếu tính linh hoạt để xử lý tình huống khẩn cấp như biến động giá nguyên vật liệu, chi phí vận hành tăng bất ngờ, hay lỗi hệ thống. Việc không chuẩn bị trước một khoản dự phòng khiến kế hoạch tài chính bị đảo lộn và ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.
Giải pháp: Doanh nghiệp nên chủ động trích lập quỹ dự phòng bằng khoảng 5% tổng ngân sách hàng năm. Khoản này sẽ đóng vai trò như “vùng đệm an toàn” giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính, giảm thiểu rủi ro và kịp thời ứng phó với những biến động không mong muốn.
Kết Luận
Một bản ngân sách tốt phải đóng vai trò như “bản đồ tài chính sống”, vừa giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, vừa linh hoạt điều chỉnh khi thị trường thay đổi. Thống kê cho thấy có đến 42% doanh nghiệp thất bại do cạn kiệt dòng tiền, chứ không phải vì thiếu khách hàng.
Điều này chứng minh rằng việc phân bổ sai nguồn lực trong quá trình lập ngân sách tài chính có thể khiến doanh nghiệp đánh mất cơ hội, lợi thế cạnh tranh và thậm chí cả khả năng tồn tại. Để đi đường dài, doanh nghiệp cần chủ động làm chủ ngân sách, thay vì để ngân sách chi phối mình.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
