Nhiều người nghĩ MRP là một dạng rút gọn của ERP, nhưng thực chất MRP là một phần của ERP (thường là một module trong ERP hiện đại). Do vậy, nếu không so sánh ERP và MRP một cách rõ ràng, doanh nghiệp có thể kỳ vọng sai hoặc đánh giá nhầm năng lực hệ thống.
Theo dõi bài viết dưới đây để có góc nhìn cụ thể hơn về 02 giải pháp này.
Tổng quan về hệ thống MRP
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu khái niệm về MRP. MRP là gì? MRP có thể giải quyết bài toán nào cho doanh nghiệp?
Định nghĩa của MRP
MRP là viết tắt của “Material Requirements Planning” (Lập kế hoạch Yêu cầu Vật liệu). Đây là một giải pháp phần mềm được thiết kế để giúp các nhà sản xuất tính toán chính xác vật liệu cần thiết, vào thời điểm nào và với số lượng bao nhiêu.
Mục tiêu chính của MRP là tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát sản xuất, lên kế hoạch và báo cáo. Phần mềm này giúp doanh nghiệp sản xuất lên kế hoạch để chuẩn bị và quản lý nguyên vật liệu cần thiết cho quy trình sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu, từ đó giảm thiểu lãng phí và gián đoạn.
Các chức năng chính của MRP
Các nhiệm vụ chính của hệ thống MRP bao gồm:
- Dự báo: Phân tích dự báo sản xuất và bán hàng để xác định nguyên liệu thô, linh kiện và vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất.
- Quản lý hàng tồn kho: Đảm bảo có đủ nguyên liệu thô, linh kiện và vật tư sẵn có trong kho, theo dõi và quản lý hàng tồn kho để duy trì mức tối ưu. Hệ thống tự động theo dõi khi nào cần đặt hàng lại và có thể thực hiện đặt hàng trực tiếp.
- Lập lịch sản xuất: Phân tích và tạo lịch trình sản xuất hiệu quả, tối ưu hóa thứ tự sản xuất dựa trên các yếu tố như nguyên liệu hiện có, lịch trình cung cấp và ngày hết hạn. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tận dụng tối đa nguyên vật liệu.
- Theo dõi đơn hàng và tồn kho: Theo dõi trạng thái đơn đặt hàng nguyên liệu thô và vật tư, duy trì lịch trình cập nhật. Quản lý thành phẩm và bán thành phẩm, cũng như quy trình giao hàng.
Sự phát triển của MRP thành MRP II
Theo thời gian, MRP đã phát triển thêm nhiều tính năng. Hầu hết các hệ thống MRP hiện nay (thường được gọi là MRP II – Manufacturing Resource Planning) đã kết hợp các module khác nhau. MRP II cung cấp các tính năng chuyên sâu hơn như lập kế hoạch năng lực chi tiết, quản lý kế hoạch, kiểm soát phân xưởng, quản lý tài chính kế toán, quản lý trang thiết bị, phân bổ nhân công, quản lý chất lượng và kiểm soát chi phí sản xuất. MRP II chính là tiền đề để phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
Doanh nghiệp nào cần MRP?
- Doanh nghiệp sản xuất: nhất là sản xuất lắp ráp, có nhiều nguyên liệu, công đoạn.
- Công ty có BOM phức tạp: như điện tử, máy móc, dệt may, thực phẩm đóng gói…
- Doanh nghiệp Cần lập kế hoạch sản xuất và mua hàng chính xác.
Tổng quan về hệ thống ERP
Dưới đây là thông tin đầy đủ và dễ hiểu về hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), rất cần thiết cho doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp). Đây là một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh và tổng thể hơn MRP. ERP giúp các nhà sản xuất tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, không chỉ liên quan đến sản xuất mà còn trên toàn bộ doanh nghiệp của họ. ERP được thiết kế để kết nối và tích hợp mọi khía cạnh của doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp hợp lý hóa nhiệm vụ và quy trình, đồng thời chia sẻ thông tin hiệu quả trong toàn bộ tổ chức. Điều này mang lại dữ liệu chính xác, hỗ trợ tăng hiệu quả và giảm chi phí trên mọi khía cạnh trong doanh nghiệp.
Các mô-đun và chức năng chính của ERP
So sánh ERP và MRP có thể thấy, ERP không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất như MRP, mà còn mang lại lợi ích toàn diện cho mọi khía cạnh của tổ chức doanh nghiệp. Các mô-đun ERP phổ biến nhất bao gồm:
- Tài chính – Kế toán: Giúp doanh nghiệp theo dõi kế toán, lập báo cáo tài chính, quản lý thu nhập và chi phí tự động, quản lý các khoản phải trả và phải thu, lập ngân sách, dự báo, quản lý tài sản và tuân thủ.
- Quản lý nhân sự (HR): Cho phép doanh nghiệp theo dõi chấm công, tính lương, quản lý dữ liệu nhân viên, phúc lợi, tuyển dụng và quản lý hiệu suất.
- Bán hàng: Theo dõi khách hàng tiềm năng, cuộc trò chuyện với khách hàng, mục tiêu và hiệu suất bán hàng. Mô-đun này tự động hóa quy trình bán hàng và tạo ra các phân tích dựa trên dữ liệu.
- Quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần: Cân bằng nguyên vật liệu và hàng tồn kho, bao gồm quản lý tồn kho, hậu cần, quản lý kho và thực hiện đơn hàng.
- Sản xuất: Đơn giản hóa quy trình sản xuất nhiều bước, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) và quản lý chất lượng.
- Quản lý dự án: Hỗ trợ lập kế hoạch, lập lịch, thực hiện và giám sát các dự án, quản lý nguồn lực và theo dõi chi phí.
- Các mô-đun phổ biến khác có thể bao gồm nghiên cứu và phát triển (R&D), kỹ thuật, quản lý tài sản, tìm nguồn cung ứng và mua sắm.
Phương thức triển khai ERP
Hệ thống ERP có thể được triển khai theo nhiều cách khác nhau, bao gồm phần mềm cài đặt tại chỗ (on-premise) hoặc phần mềm dựa trên đám mây (Cloud ERP). Doanh nghiệp có thể lựa chọn mua phần mềm hoặc thuê theo tháng.
Doanh nghiệp nào trên triển khai MRP?
- Doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, thương mại, phân phối, dịch vụ
- Doanh nghiệp có từ 20 nhân sự trở lên
- Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý dữ liệu, quy trình rời rạc, thiếu tính liên kết
- Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, kiểm soát tài chính và vận hành chặt chẽ.
ERP và MRP có mối quan hệ như thế nào?
ERP và MRP song hành để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Phần mềm MRP hoạt động như một hệ thống con hoặc một chức năng trong phân hệ quản lý sản xuất của giải pháp ERP. MRP cung cấp thông tin về nguyên vật liệu và nguồn lực cho giải pháp ERP, giải pháp này tích hợp và sử dụng dữ liệu đó để thông báo cho các bộ phận kinh doanh khác.
Ví dụ, bộ phận tài chính sẽ sử dụng thông tin mà giải pháp MRP cung cấp cho ERP để tính toán các khoản phải thu và chi phí sản xuất để xác định giá sản phẩm.
Cả hai công nghệ này đều đã định hình mạnh mẽ ngành sản xuất, giúp tăng hiệu quả và năng suất đồng thời giảm thời gian sản xuất. Việc so sánh ERP và MRP sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về ưu điểm của từng giải pháp để tận dụng lợi thế một cách tốt nhất cho doanh nghiệp mình.
So sánh ERP và MRP
Dưới đây là sự so sánh ERP và MRP – hai công cụ quản lý phổ biến nhưng có mục tiêu và phạm vi khác nhau. Tùy vào quy mô, ngành nghề và nhu cầu vận hành, doanh nghiệp sẽ có lựa chọn phù hợp.
Phạm vi và mục tiêu quản lý
Sự khác biệt chính trong việc so sánh ERP và MRP là hệ thống ERP giúp lập kế hoạch và tự động hóa nhiều chức năng kinh doanh trên toàn doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của ERP là tạo thuận lợi cho việc quản lý và báo cáo tài chính, liên quan trực tiếp đến kế toán, sản xuất, chuỗi cung ứng, quản lý khách hàng, chất lượng, quy trình và lập kế hoạch.
Ngược lại, hệ thống MRP tập trung vào quản lý nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất. Mục tiêu trọng tâm của MRP là tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát sản xuất, lên kế hoạch và báo cáo, với phạm vi đặt hàng và lập kế hoạch sản xuất nguyên liệu hẹp hơn.
Khả năng tích hợp
ERP là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, được tự động hóa và tích hợp tất cả các phần mềm khác nhau trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng tích hợp với các giải pháp khác. Điều này giúp hợp lý hóa nhiệm vụ và quy trình, đồng thời chia sẻ thông tin một cách hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.
Ngược lại, MRP giống một hệ thống độc lập hơn. Mặc dù một số hệ thống MRP có thể được kết hợp với những hệ thống khác hoặc tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba (bao gồm cả ERP), nhưng điều này có thể là một thách thức hoặc không phải là trọng tâm chính của MRP. MRP không bao gồm tính năng quản lý tài chính hay các tính năng của phần mềm CRM.
Đối tượng người dùng
Do phạm vi rộng hơn, mọi người từ nhiều bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ERP. ERP phù hợp cho các doanh nghiệp thuộc mọi ngành, bao gồm sản xuất, phân phối, bán lẻ, dịch vụ, tài chính, v.v..
Trong khi đó, những người gắn bó với hoạt động sản xuất có thể sử dụng các công cụ MRP. MRP chủ yếu được sử dụng bởi các công ty sản xuất cần quản lý nguồn lực sản xuất. Việc so sánh ERP và MRP sẽ giúp doanh nghiệp nên lựa chọn công cụ nào cho doanh nghiệp của mình.
Chi phí đầu tư
Là một giải pháp đơn giản hơn và có phạm vi hẹp hơn, hệ thống MRP thường ít tốn kém hơn. ERP là một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện, có thể thực hiện nhiều chức năng khác nhau vào cùng một hệ thống nên giải pháp này thường tốn kém hơn trong việc triển khai, đào tạo và bảo trì. Tuy nhiên, các giải pháp dựa trên đám mây (Cloud ERP) có thể cung cấp mức giá tương đối phải chăng hơn, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Khả năng đáp ứng tốc độ tăng trưởng doanh nghiệp
Một công ty đang hướng tới tăng trưởng kinh doanh đáng kể sẽ cần phải dựa nhiều hơn vào tự động hóa và các quy trình được tiêu chuẩn hóa, hợp lý để thành công và theo kịp tốc độ tăng trưởng. Điều này đòi hỏi một hệ thống ERP có khả năng mở rộng để phát triển thêm các tác vụ khác trong tương lai. Nếu công ty của bạn dự kiến sẽ duy trì sự nhất quán hoặc chỉ tập trung vào sản xuất, bạn có thể chỉ cần một công cụ MRP.
Lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp
Không có một phần mềm nào là “tốt nhất” cho mọi doanh nghiệp, mà là phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể. So sánh ERP và MRP để doanh nghiệp tìm trả lời các câu hỏi sau để có thể biết được phần mềm nào phù hợp. Việc lựa chọn hệ thống ERP hay MRP phụ thuộc vào một số yếu tố quan trọng dưới đây:
Xác định mục tiêu và nhu cầu
- Nếu bạn chỉ cần cải thiện quy trình sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho, hệ thống MRP có thể là tất cả những gì bạn cần. MRP được thiết kế đặc biệt để đáp ứng mục đích này và tối ưu chi phí hơn.
- Nếu bạn muốn tối ưu hóa, tự động hóa và kết nối các quy trình không chỉ từ sản xuất mà còn đến kế toán, nhân sự, bán hàng, v.v., bạn sẽ cần phần mềm ERP. ERP sẽ đáp ứng đầy đủ yêu cầu tích hợp của doanh nghiệp.
Cân nhắc ngân sách
- Chi phí liên quan đến việc mua bản quyền, triển khai, đào tạo và bảo trì hệ thống ERP thường khá cao do quy mô lớn và mức độ phức tạp. Tuy nhiên, việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà ERP mang lại có thể dẫn đến hiệu quả và tăng cường tỷ lệ năng suất, giúp doanh nghiệp tự chi trả chi phí đầu tư trong dài hạn. Doanh nghiệp cần phân tích chính xác Tổng chi phí sở hữu (TCO) và Tỷ suất lợi nhuận đầu tư (ROI).
Đánh giá định hướng phát triển
- Nếu công ty của bạn đang phát triển nhanh chóng và có định hướng mở rộng quy mô hoạt động, đòi hỏi phải tự động hóa nhiều hơn và các quy trình được tiêu chuẩn hóa, một hệ thống ERP là cần thiết.
- Nếu doanh nghiệp của bạn dự kiến sẽ duy trì sự nhất quán hoặc phát triển bền vững dài hạn, và vẫn chỉ tập trung vào sản xuất, bạn có thể chỉ cần một công cụ MRP.
Bizzi – Giải pháp chuyên biệt bổ trợ cho quản lý tài chính doanh nghiệp
Bizzi là một nền tảng tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn và quản lý tài chính, được thiết kế nhằm tối ưu hóa quy trình kế toán – tài chính, đặc biệt phù hợp để tích hợp cùng hệ thống ERP của doanh nghiệp vừa và lớn. Bizzi không thay thế ERP, mà bổ trợ, tăng tốc, và tối ưu hiệu quả các nghiệp vụ tài chính, đặc biệt là khoản phải trả (AP – Account Payable).
Tại sao doanh nghiệp cần Bizzi bên cạnh ERP?
Hệ thống ERP rất mạnh trong việc tổng hợp dữ liệu vận hành, nhưng vẫn còn một số hạn chế trong nghiệp vụ xử lý tài chính – hóa đơn như:
| Hạn chế của ERP | Bizzi giải quyết bằng cách |
| Xử lý hóa đơn thủ công, dễ sai sót | Tự động đọc, trích xuất dữ liệu hóa đơn bằng OCR + AI |
| Thiếu cảnh báo hóa đơn sai, hóa đơn rủi ro | Tích hợp tra cứu hóa đơn thật – giả từ Tổng cục Thuế |
| Chậm xử lý thanh toán do quy trình duyệt rườm rà | Tự động luân chuyển – duyệt hóa đơn theo workflow linh hoạt |
| Khó kiểm soát công nợ nhà cung cấp | Quản lý vòng đời hóa đơn & đối chiếu công nợ real-time |
| Tốn thời gian nhập liệu vào ERP | Tự động đồng bộ dữ liệu sang ERP, không cần thao tác tay |
Bizzi tự động hóa xử lý hóa đơn và quản lý chi phí:
- Xử lý hóa đơn đầu vào: Tự động hóa việc tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn bằng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và trí tuệ nhân tạo (AI). Hệ thống có thể tự động đối chiếu chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch. Ngoài ra, còn có khả năng xác minh nhà cung cấp hợp lệ, tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn lưu trữ dài hạn (ví dụ: 10 năm), và cảnh báo hóa đơn rủi ro.
- Quản lý chi tiêu doanh nghiệp: Giúp số hóa toàn bộ quy trình tạo yêu cầu thanh toán và phê duyệt các chi phí kinh doanh, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Giải pháp cho phép thiết lập ngân sách theo phòng ban/dự án, giám sát chi tiêu so với ngân sách đã phân bổ, cảnh báo khi vượt ngân sách. Hệ thống hỗ trợ quy trình phê duyệt chi tiêu tự động và linh hoạt, theo dõi chi phí theo thời gian thực và tạo báo cáo chi phí chi tiết.
- Quản lý công tác phí: Cho phép tự động đặt vé máy bay tích hợp với các dịch vụ đặt vé, quản lý tất cả các khoản chi tiêu công tác như vé máy bay, khách sạn, di chuyển, ăn uống. Có thể đặt hạn mức chi tiêu cho từng nhân viên hoặc chuyến công tác, yêu cầu phê duyệt trước cho các chuyến công tác và cung cấp báo cáo chi phí công tác tổng quan.
Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ và tài chính:
Các giải pháp này cung cấp công cụ để theo dõi và kiểm soát công nợ. Chúng có thể bao gồm:
- Nhắc nợ tự động: Tạo quy trình nhắc nợ theo kịch bản qua email hoặc tin nhắn.
- Theo dõi và đối chiếu công nợ: Tự động ghi nhận và theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp, cảnh báo nợ đến hạn hoặc quá hạn, và đối chiếu công nợ. Hệ thống cũng có thể tạo báo cáo chi tiết về tình hình công nợ.
- Kết nối nguồn vốn: Một số nền tảng còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn thông qua các tùy chọn tài chính chuỗi cung ứng hoặc tài trợ vốn lưu động, hỗ trợ các khoản vay nhỏ với thời gian giải ngân nhanh chóng.
Bizzi có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp:
Bizzi có khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện có, bao gồm cả các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và phần mềm kế toán. Việc tích hợp API linh hoạt cho phép đồng bộ hóa dữ liệu chi phí và ngân sách từ nhiều nguồn vào một nền tảng duy nhất, nâng cao chức năng của cơ sở hạ tầng hiện có mà không cần thay thế hoàn toàn.
Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng chuyên môn trong tự động hóa tài chính đồng thời duy trì sự kiểm soát tài chính rộng hơn từ hệ thống quản lý tổng thể.
Kết luận
Qua việc so sánh ERP và MRP có thể thấy đây đều là những công cụ quản lý hữu ích, đặc biệt trong sản xuất, và đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Các doanh nghiệp nhỏ tập trung vào sản xuất và hàng tồn kho có thể được hưởng lợi nhiều từ một hệ thống MRP chuyên dụng. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý rộng hơn, đa dạng hoạt động, và mong muốn tích hợp toàn bộ các quy trình kinh doanh sẽ phù hợp hơn với hệ thống ERP.
Ngoài ra, các giải pháp chuyên biệt cho tự động hóa tài chính như Bizzi có thể là lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp muốn tinh gọn các quy trình back-office tài chính cụ thể, đặc biệt khi chúng có khả năng tích hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện có. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp nhất sẽ phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu hiện tại, mục tiêu triển khai, ngân sách và định hướng phát triển của từng doanh nghiệp.
Để được tư vấn và dùng thử các giải pháp của Bizzi, click đăng ký ngay tại đây: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
