Quản lý chi phí là một phần quan trọng của quản trị tài chính đối với các doanh nghiệp – và đặc biệt là đối với các công ty lớn có mức chi tiêu lớn và phức tạp. Dưới đây là những điều bạn cần biết về cách cải thiện cách tiếp cận của bạn đối với quy trình quản trị khi ứng dụng nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp.
Với các phương pháp thủ công khiến quản lý chi phí doanh nghiệp vừa kém hiệu quả vừa có thể tạo ra lỗ hổng trước nguy cơ gian lận và sai sót của con người. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng cách tiếp cận công nghệ, phức tạp và mạnh mẽ hơn để quản lý chi phí, các công ty có thể giải quyết những thách thức này, thúc đẩy khả năng hiển thị tốt hơn và gặt hái những lợi ích của tự động hóa, mở ra cơ hội để cải thiện thực tiễn chi tiêu trong toàn tổ chức.
Nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp là gì?
Quản lý chi phí doanh nghiệp là một quá trình liên tục bao gồm quản lý, phân tích và kiểm soát cách thức chi tiêu tiền trong một tổ chức. Như vậy, nó bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến mua sắm, chẳng hạn như lập ngân sách, tìm nguồn cung ứng, thương lượng chiết khấu với nhà cung cấp, phân tích chi tiêu,…
Khối lượng và mức độ phức tạp của chi tiêu khác nhau đáng kể giữa các tổ chức. Đối với các công ty nhỏ hơn, quản lý chi phí có thể ở dạng theo dõi chi phí đơn giản. Các tổ chức khác nhau sẽ có các loại chi tiêu khác nhau để quản lý. Chúng có thể bao gồm các chi phí liên quan đến:
- Tiện ích
- Văn phòng phẩm
- Chi phí đi lại
- …
Đối với các công ty muốn kiểm soát nhiều hơn chi phí của họ, có một số chiến lược có thể được triển khai như một phần của quy trình quản lý chi phí doanh nghiệp. Ví dụ, có thể đưa ra các chính sách chi tiêu hoặc mua sắm, quy định loại chi phí nào mà nhân viên có thể phải chịu, chi tiết về các giới hạn liên quan và các quy trình mà nhân viên cần tuân theo.
Các công ty cũng có thể thực hiện đào tạo nhân viên hoặc áp dụng nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp để tự động hóa các quy trình và cải thiện khả năng hiển thị so với chi tiêu.
Các vấn đề thường gặp về quản lý chi phí doanh nghiệp
Quá trình quản lý chi phí không phải lúc nào cũng đơn giản. Tất cả những thách thức và vấn đề sau đây đều có thể gặp phải khi thực hiện quản lý chi tiêu:
- Lỗi của con người và gian lận: Sai sót của con người là một yếu tố cần lưu ý trong bất kỳ lĩnh vực nào phụ thuộc vào các quy trình thủ công. Các sai sót có thể dẫn đến việc mua sai mặt hàng hoặc dữ liệu được nhập không chính xác vào hệ thống quản lý chi tiêu, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của các quyết định mà công ty đưa ra về chi tiêu của mình. Tương tự như vậy, các công ty thiếu các quy trình mạnh mẽ và an toàn có thể gặp nhiều rủi ro khi gian lận hơn.
- Các quy trình không hiệu quả: Các quy trình thủ công vốn không hiệu quả, có nghĩa là mọi người có thể dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho các quy trình quản lý chi phí.
- Các chính sách hoặc thủ tục không rõ ràng: Nếu nhân viên không nhận thức đầy đủ về các hạn chế trong chi tiêu, họ sẽ ít có khả năng tuân thủ các hạn chế đó. Do đó, điều này làm tăng nguy cơ chi tiêu lớn, theo đó nhân viên thực hiện các giao dịch mua hàng không tuân thủ chính sách và quy trình hiện tại của công ty.
- Thiếu khả năng đồng bộ: Có thể khó quản lý chi tiêu một cách hiệu quả trong một tổ chức khi các loại chi tiêu khác nhau được quản lý bởi các bộ phận khác nhau – mỗi bộ phận có thể quản lý dữ liệu và hồ sơ của họ theo những cách khác nhau. Nếu không có quy trình quản lý chi phí tập trung, các công ty có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi chi tiêu một cách hiệu quả hoặc thực hiện các cải tiến.
Các cách để cải thiện quản lý chi phí doanh nghiệp
Vậy làm thế nào các tổ chức có thể cải thiện các quy trình quản lý chi phí hiện có của họ? Với chiến lược đúng đắn, bạn có thể vượt qua những thách thức liên quan đến việc quản lý chi tiêu và thúc đẩy hiệu quả và tự động hóa cao hơn trong toàn bộ quy trình.
Phân tích chi phí doanh nghiệp hiện tại
Trước khi có thể thực hiện bất kỳ cải tiến nào, điều quan trọng là phải hiểu tình hình hiện tại. Bắt đầu bằng cách kiểm tra và phân tích dữ liệu chi tiêu kinh doanh hiện tại, bao gồm xem xét các mẫu chi tiêu hiện có, xác định các điểm bất thường và cơ hội tiết kiệm chi phí, đồng thời xác định nhà cung cấp nào đang hoạt động tốt và mang lại giá trị đồng tiền.
Phân loại chi phí của doanh nghiệp
Điều quan trọng là phải phân loại các loại chi tiêu khác nhau vào các nhóm khác nhau, chẳng hạn như văn phòng phẩm, tiện ích, chi phí cho nhân viên,… Bằng cách đó, bạn có thể có nhiều khả năng hiển thị hơn so với chi tiêu và so sánh giúp bạn dễ dàng hiểu được các điểm nghẽn hiện có và xác định các cơ hội để cải thiện. Tùy thuộc vào tính chất kinh doanh của bạn, cũng thường thích hợp để áp dụng các chiến lược khác nhau cho các loại chi phí khác nhau.
Áp dụng nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp
Bằng cách tập trung quản lý chi phí, bạn có thể có nhiều khả năng hiển thị hơn trong quá trình này, điều này đặc biệt quan trọng nếu chi tiêu của bạn được quản lý bởi một nhóm lớn. Việc áp dụng một giải pháp chuyên dụng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí.
Vào tháng 9 năm 2019, sau một thời gian nghiên cứu và phát triển, Bizzi tung ra bộ giải phải quản lý chi phí tinh gọn dành cho doanh nghiệp. Giải pháp hỗ trợ các tổ chức xử lý tự động hóa đơn đầu vào, giảm thiểu các tác vụ thủ công, tối ưu hiệu suất và nâng cao chất lượng vận hành đội ngũ kế toán tài chính.
Bizzi là công ty tiên phong tại Việt Nam cung cấp giải pháp tự động xử lý hoá đơn và quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp thông qua ứng dụng công nghệ AI và tự động hóa quy trình bằng robot RPA. Qua đó, Bizzi giúp các tổ chức giảm 80% thời gian xử lý và 50% chi phí, đồng thời tăng tính minh bạch và khả năng tuân thủ thuế cho doanh nghiệp
Với Bizzi quý doanh nghiệp sở hữu bộ giải pháp giúp tinh gọn cho việc số hoá và quản lý chi phí, đồng thời hỗ trợ nâng cao hiệu suất đội ngũ kế toán:
- Tăng năng suất làm việc với hệ thống tự động kiểm tra thông tin hóa đơn
- Giảm thiểu rủi ro về thuế, báo cáo tài chính
- Tự động đối chiếu thông minh với độ chính xác 99,9%
- Đối soát và quản lý chi phí theo thời gian thực
- Tiết kiệm tối đa khoản chi phí về nhân lực và giấy tờ
- Tự động hóa quy trình làm chứng từ và đề nghị thanh toán
- Tăng tốc thời gian phê duyệt
Hiện nay, Nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp – Bizzi đã và đang được tin tưởng sử dụng bởi +1200 doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Tiki, GS25, Circle K, PNJ, P&G, VNG, Grab, Ikea, Sabeco, Pharmacity,…
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
