Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh các khoản chi phí công tác và mua hàng. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần tạm ứng trước cho nhân viên hoặc nhà cung cấp để thực hiện các khoản chi phí này. Việc quản lý các khoản tạm ứng một cách hiệu quả là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, hợp lý của các khoản chi phí và tránh các rủi ro phát sinh.
Bizzi Expense đã bổ sung thêm tính năng Tạm ứng và Hoàn tạm ứng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các khoản tạm ứng một cách hiệu quả.
Tạm ứng và Hoàn tạm ứng trên Bizzi Expense
Tính năng Tạm ứng và Hoàn tạm ứng của Bizzi Expense bao gồm các chức năng chính
✅ Tạo yêu cầu có tạm ứng
Nhân viên có thể thêm số tiền cần tạm ứng trong khi tạo các yêu cầu chi tiêu/công tác trên hệ thống, bao gồm các thông tin: số tiền tạm ứng, mục đích tạm ứng, phương thức thanh toán, đối tượng nhận tiền và các thông tin liên quan đến người thanh toán như ngân hàng, STK, Tên tài khoản,…
✅ Gắn chi phí vào yêu cầu có tạm ứng
Nhân viên chọn gắn chi phí vào yêu cầu có tạm ứng thì chi phí cần điền đẩy đủ các trường thông tin cần thiết. Tuy nhiên, những yêu cầu có tạm ứng nhưng đã gắn với một báo cáo chi tiêu đang chờ duyệt sẽ bị vô hiệu hoá và không thể chọn.
✅ Tạo báo cáo chi tiêu cho chi phí có tạm ứng
Nhân viên có thể lựa chọn tạo báo cáo cho chi phí có tạm ứng hoặc không có tạm ứng. Bên cạn đó, người dùng chỉ được tạo một báo cáo chi tiêu cho yêu cầu có tạm ứng.
Khi chọn tạo báo cáo, hệ thống sẽ chuyển người dùng đến màn hình tạo mới báo cáo chi tiêu và tự động thêm các chi phí có trong cùng yêu cầu vào báo cáo này.
Có thể tạo báo cáo từ:
- Màn hình tạo mới báo cáo chi tiêu
- Màn hình chi tiết yêu cầu có tạm ứng đã duyệt
- Màn hình tạo/cập nhật chi phí
Lợi ích của tính năng Tạm ứng và Hoàn tạm ứng
Tính năng Tạm ứng và Hoàn tạm ứng của Bizzi Expense mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tính năng này cho người dùng thêm thông tin tạm ứng khi tạo yêu cầu chi tiêu/công tác. Với các chi phí phát sinh sau đó, người dùng tạo báo cáo chi tiêu gắn với yêu cầu tạm ứng ban đầu để kế toán ghi nhận thực chi và số tiền công ty cần chi thêm cho nhân viên hay nhân viên cần hoàn trả lại dựa trên thực chi so sánh với số tiền đã tạm ứng.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Tính năng này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý tạm ứng, giúp nhân viên và kế toán tiết kiệm thời gian và công sức.
- Nâng cao tính chính xác: Tính năng này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của các khoản tạm ứng, tránh các sai sót trong quá trình quản lý.
- Giảm thiểu rủi ro: Tính năng này giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro phát sinh, chẳng hạn như nhân viên sử dụng tiền tạm ứng không đúng mục đích, hoặc doanh nghiệp không thu hồi được tiền tạm ứng chưa sử dụng hết.
Hướng dẫn sử dụng tính năng Tạm ứng và Hoàn tạm ứng của Bizzi Expense
✅Tạo yêu cầu có tạm ứng
Nhân viên có thể thêm số tiền cần tạm ứng trong khi tạo các yêu cầu chi tiêu/công tác trên hệ thống, thông qua các bước:
- Đi đến tab Yêu cầu
- Tạo mới yêu cầu chi tiêu/công tác
- Nhập các thông tin tổng quan, thông tin công tác (nếu có), dự chi,…
- Bật phần tạm ứng
- Điền các thông tin tạm ứng
- Kiểm tra lại thông tin tổng tiền yêu cầu và số tiền tạm ứng trước khi bấm Gửi duyệt.
✅Gắn chi phí vào yêu cầu có tạm ứng
Sau khi yêu cầu tạm ứng được duyệt, nhân viên bắt đầu thực hiện công việc hoặc đi công tác theo nội dung đã yêu cầu và phát sinh chi phí thực tế lên hệ thống.
- Trường hợp 1: khi tạo/cập nhật chi phí, từ mục “Chọn yêu cầu”, hệ thống hiển thị tất cả yêu cầu có tạm ứng & không có tạm ứng, nhân viên có thể chọn một yêu cầu tương ứng với chi phí. Tuy nhiên, những yêu cầu có tạm ứng nhưng đã gắn với một báo cáo chi tiêu đang chờ duyệt sẽ bị vô hiệu hoá và không thể chọn.
Nếu nhân viên chọn gắn chi phí với một yêu cầu có tạm ứng thì chi phí cần phải điền đủ các trường thông tin cần thiết trước khi lưu. Sau khi lưu, hệ thống kiểm tra nếu yêu cầu đang liên kết với một báo cáo chi tiêu thì hệ thống cũng sẽ tự động thêm chi phí vào báo cáo đó.
- Trường hợp 2: từ màn hình chi tiết yêu cầu đã duyệt, người dùng có thể chọn các chi phí để gắn vào yêu cầu. Một chi phí muốn thêm vào yêu cầu có tạm ứng cần phải ở trạng thái sẵn sàng.
✅Tạo báo cáo chi tiêu cho chi phí có tạm ứng
- Trường hợp 1: từ màn hình tạo mới báo cáo chi tiêu, nhân viên có thể lựa chọn tạo báo cáo cho chi phí có tạm ứng hoặc không có tạm ứng. Nếu chọn chi phí có tạm ứng, hệ thống chỉ hiển thị những chi phí thỏa 2 điều kiện: đã sẵn sàng & đã gắn vào một yêu cầu có tạm ứng.
Từ popup thêm chi phí (có tạm ứng), nhân viên chọn một yêu cầu chứa các chi phí cần báo cáo. Vì chỉ được tạo một báo cáo chi tiêu cho yêu cầu có tạm ứng nên tất cả chi phí đã gắn với yêu cầu đều phải được thêm vào cùng một báo cáo.
Sau khi đã chọn yêu cầu và chi phí, hệ thống tính toán tổng quan, bao gồm các thông số:
- Tổng chi phí: tổng tiền các chi phí đã được thêm vào báo cáo
- Đã thanh toán: tổng số tiền tạm ứng đã yêu cầu trước đó + số tiền chi phí phát sinh từ giao dịch thẻ
- Công ty chi thêm: trong trường hợp (1) – (2) >= 0 hoặc Nhân viên hoàn trả: trong trường hợp (1) – (2) < 0.
- Trường hợp 2: từ màn hình chi tiết yêu cầu có tạm ứng đã duyệt:
- Thêm các chi phí cần thiết
- Bấm tạo báo cáo
- Hệ thống chuyển người dùng đến màn hình tạo mới báo cáo chi tiêu và tự động thêm tất cả các chi phí có trong yêu cầu vào báo cáo này
- Trường hợp 3: từ màn hình tạo/cập nhật chi phí:
- Tạo/cập nhật thông tin chi phí gắn vào một yêu cầu có tạm ứng
- Lưu thông tin
- Nếu chi phí chưa sẵn sàng, nhân viên không thể lưu chi phí
- Nếu chi phí đã sẵn sàng, nhân viên có thể bấm tạo báo cáo ngay
- Hệ thống chuyển người dùng đến màn hình tạo mới báo cáo chi tiêu và tự động thêm tất cả các chi phí có trong cùng yêu cầu vào báo cáo này
Với tính năng Tạm ứng – Hoàn tạm ứng, Bizzi Expense đã mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý tạm ứng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu rủi ro. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình quản lý tạm ứng, đảm bảo tính chính xác của các khoản tạm ứng và tránh các sai sót phát sinh. Bizzi hy vọng sẽ mang đến nhiều trải nghiệm mới cho những khách hàng – đối tác đang tin tưởng và sử dụng sản phẩm của Bizzi.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý chi phí và tạm ứng hiệu quả, thì Bizzi Expense là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Hãy nhanh tay đăng ký ngay hôm nay để trải nghiệm tính năng hữu ích này.
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ:
- Hotline: 028 3622 2368
- Email: [email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
