Tiền từ thiện có được đưa vào chi phí không? Checklist tránh bị loại khi quyết toán

Trong thực tế quyết toán thuế, chi phí ủng hộ từ thiện là một trong những khoản rất dễ bị loại, dù doanh nghiệp chi tiền với mục đích tốt và hoàn toàn minh bạch. Lý do không nằm ở “từ thiện đúng hay sai”, mà nằm ở bản chất khoản chi, đối tượng nhận tài trợ và bộ hồ sơ kèm theo.

Bài viết này giúp bạn trả lời trọn vẹn các câu hỏi thường gặp: tiền từ thiện có được đưa vào chi phí không, ủng hộ từ thiện có được đưa vào chi phí được trừ, và hạch toán chi phí ủng hộ từ thiện như thế nào để không bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Tiền từ thiện có được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Câu trả lời ngắn gọn là: CÓ ĐIỀU KIỆN.

Không phải mọi khoản chi “làm từ thiện” đều được đưa vào chi phí được trừ. Theo quy định thuế, chỉ các khoản “tài trợ” đúng nhóm mục tiêu, đúng đầu mối tiếp nhận và đủ hồ sơ theo mẫu mới được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

Ngược lại, các khoản:

• Ủng hộ tự phát
• Chuyển khoản cho cá nhân kêu gọi
• Không có biên bản xác nhận tài trợ đúng mẫu

rất dễ bị loại toàn bộ chi phí, dù doanh nghiệp có đầy đủ sao kê ngân hàng.

Insight quan trọng: Thuế không xét “ý nghĩa xã hội”, mà xét tính hợp lệ của hồ sơ.

Chi “từ thiện”, “ủng hộ”, “tài trợ”, “CSR”, “tài trợ truyền thông” khác nhau chỗ nào?

Đây là điểm gây nhầm lẫn phổ biến nhất khiến chi phí bị loại.

Về mặt kế toán – thuế, tên gọi nội bộ không quyết định việc được trừ, mà bản chất giao dịch mới là yếu tố cốt lõi.

1. “Tài trợ” – khái niệm thuế quan tâm

“Tài trợ” là khái niệm được pháp luật thuế thừa nhận, với điều kiện:

• Tài trợ đúng nhóm mục tiêu được phép.
• Tài trợ thông qua đầu mối có chức năng tiếp nhận.
• Có biên bản xác nhận tài trợ theo mẫu quy định.

Chỉ tài trợ mới có khả năng được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. “Ủng hộ”, “từ thiện” – khái niệm cảm tính

Các từ như “ủng hộ”, “từ thiện” mang tính xã hội, không phải thuật ngữ pháp lý trong thuế.
Nếu không chứng minh được đây là tài trợ hợp lệ, khoản chi rất dễ bị loại.

3. CSR (Corporate Social Responsibility)

CSR có thể:

• Là tài trợ → xử lý như chi phí tài trợ.
• Hoặc là marketing – thương hiệu → xử lý như chi phí quảng cáo/dịch vụ.

Việc phân loại phụ thuộc vào:

• Có hay không quyền lợi truyền thông.
• Có hợp đồng, nghiệm thu dịch vụ hay không.

4. Tài trợ truyền thông

Tài trợ truyền thông không phải từ thiện.
Nếu có:

• Hợp đồng dịch vụ.
• Nghĩa vụ truyền thông.
• Biên bản nghiệm thu.

→ Khoản chi này xử lý như chi phí dịch vụ quảng cáo, không phải chi từ thiện.

Insight quan trọng: Doanh nghiệp nên gắn nhãn khoản chi ngay từ lúc đề nghị thanh toán, không chờ đến lúc quyết toán mới “đặt tên lại”.

Khoản “tài trợ” nào được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Theo quy định hiện hành (TT96/2015/TT-BTC, TT78/2014/TT-BTC và các văn bản liên quan), chỉ các khoản tài trợ cho đúng nhóm mục tiêu sau mới được trừ:

• Tài trợ cho giáo dục
  • Trường học, cơ sở giáo dục công lập hoặc được phép hoạt động.

• Tài trợ cho y tế
  • Bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh được cấp phép.

• Tài trợ khắc phục hậu quả thiên tai
  • Thông qua cơ quan, tổ chức được phép tiếp nhận.

• Tài trợ làm nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết, nhà cho người nghèo
  • Theo chương trình được Nhà nước cho phép.

• Tài trợ cho nghiên cứu khoa học, đối tượng chính sách, địa bàn đặc biệt khó khăn
  • Theo chương trình được cơ quan Nhà nước phê duyệt.

Ngoài các nhóm trên, mọi khoản “tài trợ” khác đều tiềm ẩn rủi ro bị loại.

Tài trợ muốn được trừ thì có bắt buộc đi qua tổ chức có chức năng huy động không?

Có – và đây chính là lý do phổ biến nhất khiến chi phí tài trợ bị loại khi quyết toán thuế.

Theo quan điểm của cơ quan thuế, doanh nghiệp không được tự ý đi phát tiền và cũng không nên chuyển khoản cho các đối tượng sau nếu muốn đưa khoản tài trợ vào chi phí được trừ:

• Cá nhân đứng ra kêu gọi.
• Nhóm thiện nguyện không có tư cách pháp nhân.
• Đơn vị không có chức năng tiếp nhận tài trợ theo quy định pháp luật.

Dù khoản chi có thật và mang ý nghĩa xã hội, nhưng nếu sai đầu mối tiếp nhận, cơ quan thuế vẫn có cơ sở để loại toàn bộ chi phí.

Đầu mối tiếp nhận tài trợ hợp lệ thường bao gồm

• Trường học, bệnh viện, cơ sở giáo dục – y tế được phép hoạt động.
• Quỹ, tổ chức có chức năng huy động và tiếp nhận tài trợ theo quy định.
• Cơ quan, đơn vị được Nhà nước cho phép tiếp nhận tài trợ theo từng chương trình cụ thể (thiên tai, an sinh xã hội, chính sách…).

Checklist nhanh cho kế toán

• Nhìn tên người nhận trên sao kê: có tư cách pháp nhân không?
• Đơn vị đó có chức năng tiếp nhận tài trợ đúng mục tiêu không?

Nếu câu trả lời là “không chắc”, thì khoản chi đó đang ở mức rủi ro rất cao và cần dừng lại để kiểm tra hồ sơ trước khi thanh toán.

Bộ hồ sơ nào bắt buộc để khoản tài trợ không bị loại khi quyết toán?

Đây là phần quan trọng nhất đối với kế toán và phòng tài chính, bởi trên thực tế, phần lớn các khoản tài trợ bị loại không phải vì “chi sai”, mà vì “thiếu hoặc sai hồ sơ”.

Cơ quan thuế không đánh giá ý nghĩa xã hội, mà đánh giá tính pháp lý và tính chứng minh được của giao dịch. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ “bộ 3” hồ sơ bắt buộc dưới đây.

1. Quyết định / chủ trương tài trợ nội bộ

Đây là chứng từ xác lập ý chí của doanh nghiệp, chứng minh rằng khoản tài trợ:

• Được phê duyệt hợp lệ.
• Không phải là khoản chi tự phát của cá nhân trong doanh nghiệp.
• Có mục tiêu rõ ràng, phù hợp với nhóm tài trợ được phép.

Quyết định này thường do:

• Tổng Giám đốc / Giám đốc ký, hoặc
• Hội đồng quản trị (đối với DN lớn).

Nội dung cần có tối thiểu:

• Tên chương trình tài trợ.
• Đối tượng và mục tiêu tài trợ.
• Giá trị tài trợ (tiền/hiện vật).
• Đơn vị tiếp nhận tài trợ.

Thiếu quyết định nội bộ → cơ quan thuế dễ đánh giá đây là khoản chi không có chủ trương, rủi ro bị loại rất cao.

2. Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản)

Chứng từ thanh toán là bằng chứng dòng tiền thực tế, giúp cơ quan thuế đối chiếu:

• Ai chi tiền.
• Chi cho ai.
• Thời điểm chi.

Nguyên tắc an toàn:

• Ưu tiên chuyển khoản qua ngân hàng.
• Tên người nhận trên sao kê phải trùng khớp với đơn vị tiếp nhận hợp lệ.

Các trường hợp rủi ro cao:

• Chuyển khoản cho cá nhân.
• Thanh toán tiền mặt giá trị lớn.
• Sao kê chỉ ghi nội dung chung chung, không thể hiện rõ mục đích tài trợ.

Có biên bản xác nhận nhưng không chứng minh được dòng tiền → khoản chi vẫn có thể bị loại.

3. Biên bản xác nhận tài trợ đúng mẫu quy định

Đây là chứng từ quyết định việc khoản tài trợ có được đưa vào chi phí được trừ hay không.

Cơ quan thuế không chấp nhận các xác nhận viết tay, công văn cảm ơn, thư xác nhận tự soạn nếu không đúng mẫu.

4. Các mẫu biên bản xác nhận tài trợ bắt buộc phải dùng

Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu tương ứng với từng loại tài trợ, theo quy định của cơ quan thuế:

• Mẫu 03/TNDN: Biên bản xác nhận tài trợ giáo dục.
• Mẫu 04/TNDN: Biên bản xác nhận tài trợ y tế.
• Mẫu 05–07/TNDN: Áp dụng cho các nhóm mục tiêu tài trợ cụ thể khác (khắc phục thiên tai, nhà tình nghĩa, đối tượng chính sách…).

Lưu ý rất quan trọng:

• Thiếu đúng mẫu hoặc dùng sai mẫu → rất dễ bị loại,
• Kể cả khi doanh nghiệp có:
  • Xác nhận tiếp nhận bằng văn bản khác,
  • Công văn cảm ơn,
  • Biên bản tự lập.

Trong quyết toán, cơ quan thuế thường kết luận rất nhanh: “Không đúng mẫu theo quy định → không đủ điều kiện đưa vào chi phí được trừ.”

5. Tài trợ bằng hiện vật cần thêm giấy tờ gì?

Trong thực tế quyết toán, tài trợ bằng hiện vật là nhóm khoản chi có rủi ro bị loại cao hơn tài trợ bằng tiền, vì cơ quan thuế không chỉ kiểm tra ý chí tài trợ mà còn kiểm tra dòng chảy hàng hóa và giá trị ghi nhận.

Ngoài biên bản xác nhận tài trợ, doanh nghiệp bắt buộc phải chứng minh được 3 yếu tố:
(1) hiện vật có thật,
(2) giá trị xác định được,
(3) việc bàn giao đã hoàn tất.

Cụ thể, bộ hồ sơ tối thiểu phải có đầy đủ các chứng từ sau:

Hóa đơn mua hàng (đối với hiện vật mua ngoài)

Hóa đơn mua hàng là căn cứ để:

• Xác định giá trị hiện vật tài trợ.
• Chứng minh hàng hóa có nguồn gốc hợp pháp.
• Phục vụ hạch toán chi phí và xử lý thuế GTGT (nếu có).

Lưu ý:

• Hóa đơn phải đứng tên doanh nghiệp tài trợ.
• Nội dung hàng hóa trên hóa đơn phải phù hợp với hiện vật đem đi tài trợ.

Thiếu hóa đơn mua hàng → cơ quan thuế rất dễ kết luận không xác định được giá trị chi phí, từ đó loại toàn bộ khoản tài trợ.

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là chứng từ chứng minh:

• Hàng hóa đã ra khỏi kho doanh nghiệp.
• Thời điểm xuất kho khớp với thời điểm tài trợ.

Cơ quan thuế thường đối chiếu:

• Ngày xuất kho ↔ ngày bàn giao ↔ ngày lập biên bản tài trợ.
• Số lượng, chủng loại trên phiếu xuất kho ↔ hóa đơn mua hàng.

Không có phiếu xuất kho → rủi ro rất cao bị đánh giá là chỉ ghi nhận trên giấy, không có dòng chảy hàng hóa thực tế.

Biên bản bàn giao hiện vật

Biên bản bàn giao là bằng chứng xác nhận:

• Doanh nghiệp đã thực tế giao hiện vật cho đơn vị tiếp nhận.
• Đơn vị tiếp nhận đã nhận đủ, đúng chủng loại, đúng số lượng.

Biên bản bàn giao cần thể hiện rõ:

• Thông tin hai bên.
• Danh mục hiện vật.
• Số lượng, tình trạng.
• Thời gian, địa điểm bàn giao.
• Chữ ký đại diện hai bên.

Trong nhiều cuộc kiểm tra, biên bản bàn giao là chứng từ “cứu chi phí” khi cơ quan thuế nghi ngờ giao dịch chỉ tồn tại trên hồ sơ.

Biên bản xác nhận tài trợ theo đúng mẫu quy định (03–07/TNDN)

Đây là chứng từ mang tính pháp lý quyết định, xác nhận rằng:

• Khoản tài trợ đúng nhóm mục tiêu được phép.
• Đúng đối tượng tiếp nhận.
• Đủ điều kiện đưa vào chi phí được trừ.

Dù đã có hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, nhưng thiếu biên bản xác nhận tài trợ đúng mẫu → khoản chi vẫn có thể bị loại.

6. Tài trợ bằng tiền trên 20 triệu có bắt buộc chuyển khoản không?

Về mặt văn bản pháp luật, không có điều khoản nào ghi rõ “bắt buộc phải chuyển khoản” đối với tài trợ bằng tiền. Tuy nhiên, thực tế quyết toán thuế lại khác.

Góc nhìn thực tế từ quyết toán

• Chuyển khoản qua ngân hàng
  → Dòng tiền rõ ràng, dễ chứng minh.
  → Tên người nhận, thời điểm, giá trị minh bạch.
  → Rủi ro thấp khi giải trình.
• Thanh toán bằng tiền mặt
  → Khó chứng minh tiền đã đến đúng đơn vị tiếp nhận.
  → Dễ bị nghi ngờ là khoản chi nội bộ hoặc chi không kiểm soát.
  → Rất dễ bị loại, đặc biệt với khoản tiền lớn.

Trong nhiều hồ sơ thanh tra, cơ quan thuế không tranh luận đúng – sai theo luật, mà đặt câu hỏi: “Doanh nghiệp chứng minh được dòng tiền này như thế nào?”

Nếu câu trả lời không đủ thuyết phục → chi phí bị loại.

4 trường hợp nào bị loại chi phí từ thiện khi quyết toán thuế?

Trong thực tế kiểm tra – quyết toán thuế, phần lớn chi phí từ thiện bị loại không phải vì doanh nghiệp “không tốt”, mà vì làm sai cách, sai hồ sơ hoặc sai bản chất giao dịch. Dưới đây là 4 trường hợp phổ biến nhất mà cơ quan thuế thường loại chi phí ngay từ đầu, gần như không cần tranh luận thêm.

1. Ủng hộ tự phát, chuyển khoản cho cá nhân kêu gọi

Đây là trường hợp gặp rất nhiều, đặc biệt trong các đợt:

• Bão lũ, thiên tai.
• Kêu gọi cứu trợ trên mạng xã hội.
• Nhóm thiện nguyện tự phát.

Dù doanh nghiệp thực sự có chi tiền, nhưng nếu:

• Người nhận là cá nhân.
• Nhóm thiện nguyện không có tư cách pháp nhân.
• Không chứng minh được chức năng tiếp nhận tài trợ theo quy định.

→ Khoản chi này gần như chắc chắn bị loại khi quyết toán.

Cơ quan thuế không đánh giá “ý nghĩa xã hội”, mà đánh giá tính hợp lệ của đối tượng tiếp nhận.

2. Không có biên bản xác nhận tài trợ đúng mẫu quy định

Rất nhiều doanh nghiệp:

• Có sao kê ngân hàng.
• Có thư cảm ơn.
• Có xác nhận tiếp nhận bằng văn bản riêng.

Nhưng không có biên bản xác nhận tài trợ theo đúng mẫu 03–07/TNDN tương ứng với từng loại tài trợ (giáo dục, y tế, an sinh…).

Trong trường hợp này, dù tiền đã chi và đối tượng đúng, chi phí vẫn bị loại vì:

• Không đáp ứng hình thức hồ sơ theo quy định thuế.
• Không đủ căn cứ pháp lý để ghi nhận chi phí được trừ.

3. Tài trợ sai đối tượng, sai mục tiêu hoặc không chứng minh được “đầu mối có chức năng huy động”

Luật và các thông tư không cho phép mọi khoản “làm từ thiện” đều được trừ thuế.

Các trường hợp rủi ro cao gồm:

• Tài trợ cho đoàn thể, tổ chức không nằm trong danh sách được phép.
• Ủng hộ “chung chung cho địa phương” nhưng không xác định rõ chương trình.
• Đơn vị tiếp nhận không có chức năng huy động, tiếp nhận tài trợ cho mục tiêu đó.

Khi cơ quan thuế hỏi: “Căn cứ nào chứng minh đơn vị này có chức năng tiếp nhận khoản tài trợ này?”

Nếu doanh nghiệp không trả lời được rõ ràng bằng văn bản pháp lý → chi phí bị loại.

4. Hồ sơ chỉ có sao kê ngân hàng nhưng không có xác nhận tiếp nhận tài trợ

Sao kê ngân hàng chỉ chứng minh dòng tiền đi ra, không chứng minh:

• Mục đích sử dụng tiền.
• Tiền có được dùng đúng cho hoạt động tài trợ hay không.
• Khoản chi có đúng nhóm mục tiêu được trừ thuế hay không.

Do đó, nếu hồ sơ chỉ có sao kê mà:

• Không có biên bản xác nhận tài trợ.
• Không có quyết định tài trợ nội bộ.
• Không có hồ sơ mô tả chương trình.

→ Chi phí rất dễ bị loại, kể cả khi người nhận là tổ chức hợp lệ.

Một số trường hợp Tài trợ có quyền lợi truyền thông nhưng ghi nhận nhầm là chi từ thiện.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp tài trợ chương trình, có:
  • Logo xuất hiện.
  • Quyền truyền thông.
  • Quyền quảng bá thương hiệu.
• Nhưng hồ sơ lại ghi là tài trợ từ thiện / an sinh xã hội.

Hệ quả:

• Không được khấu trừ VAT đầu vào (vì bị coi là từ thiện).
• Đồng thời bị loại chi phí TNDN do bản chất thực tế là dịch vụ truyền thông, nhưng:
  • Không có hợp đồng dịch vụ.
  • Không có nghiệm thu dịch vụ.
  • Không có hóa đơn dịch vụ đúng bản chất.

Đây là lỗi sai bản chất giao dịch, rất khó cứu khi đã vào quyết toán.

Cách hạch toán chi phí ủng hộ từ thiện

Về mặt kế toán, chi phí ủng hộ từ thiện thường được ghi nhận vào nhóm chi phí khác, vì không trực tiếp phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh thông thường.

Nguyên tắc chung

• Hạch toán theo bản chất khoản chi.
• Phân biệt rõ:
  • Hạch toán kế toán (ghi nhận chi phí thực tế).
  • Chi phí được trừ hay không khi quyết toán thuế TNDN.

Hạch toán phổ biến

1. Chi bằng tiền

• Ghi nhận chi phí:
  • Nợ TK chi phí khác
  • Có TK tiền (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)

2. Chi bằng hàng hóa (hiện vật)

• Ghi nhận theo giá vốn:
  • Nợ TK chi phí khác
  • Có TK hàng tồn kho

Khoản chi này vẫn được ghi nhận kế toán, nhưng việc được trừ hay không khi quyết toán thuế phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ tài trợ.

Bảng hạch toán theo tình huống (gợi ý triển khai)

Doanh nghiệp nên có bảng hạch toán theo 5 tình huống phổ biến để tránh nhầm lẫn:

Tình huống	Hạch toán kế toán	Rủi ro thuế
Tài trợ bằng tiền	Chi phí khác	Thấp nếu đủ hồ sơ
Tài trợ bằng hiện vật	Chi phí khác theo giá vốn	Trung bình – cao nếu thiếu chứng từ
Tài trợ dịch vụ	Chi phí dịch vụ	Dễ sai bản chất
Tài trợ có quyền lợi truyền thông	Chi phí marketing	Sai nếu ghi nhầm là từ thiện
Tài trợ qua bên thứ ba	Chi phí khác	Phụ thuộc đầu mối tiếp nhận

 

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa đem đi tài trợ có được khấu trừ không?

Đây là điểm rất hay bị hiểu sai.

Nguyên tắc chung

• Tài trợ an sinh xã hội, từ thiện:
  • Không phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT.
  • → Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa đem đi tài trợ.

Trường hợp phát sinh VAT đầu ra

Nếu doanh nghiệp:

• Biếu tặng hàng hóa.
• Vừa tài trợ vừa có nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định.

Thì cần:

• Xác định rõ bản chất giao dịch:
  • Từ thiện thuần túy.
  • Hay biếu tặng – quảng bá – khuyến mại.

Mỗi bản chất sẽ có:

• Cách xử lý VAT đầu vào khác nhau.
• Nghĩa vụ lập hóa đơn GTGT đầu ra khác nhau.

Nếu xử lý sai, doanh nghiệp có thể:

• Vừa không được khấu trừ VAT đầu vào.
• Vừa bị truy thu VAT đầu ra.

Dưới đây là phần triển khai chi tiết – đúng góc nhìn quyết toán – viết theo format blog, có thể chèn trực tiếp vào bài SEO. Nội dung được tách rõ để tránh nhầm lẫn rất phổ biến giữa “đóng quỹ bắt buộc” và “tài trợ tự nguyện”, đồng thời dẫn mạch tự nhiên sang giải pháp Bizzi.

Quỹ phòng chống thiên tai có giống “từ thiện” không, và có được tính chi phí không?

Đây là một trong những câu hỏi xuất hiện dày đặc mỗi mùa bão lũ, và cũng là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp hiểu sai khi quyết toán thuế.

Quỹ phòng chống thiên tai không hoàn toàn giống “từ thiện”

Về bản chất pháp lý, Quỹ phòng chống thiên tai không phải là khoản từ thiện tự nguyện thông thường.

Khoản này được điều chỉnh bởi Nghị định 78/2021/NĐ-CP (và các văn bản sửa đổi, bổ sung gần đây), với đặc điểm:

• Có tính bắt buộc đối với một số đối tượng theo quy định.
• Mức đóng, cách thu, quản lý và sử dụng do Nhà nước quy định, không phụ thuộc ý chí tự nguyện của doanh nghiệp.
• Không áp dụng các mẫu biên bản xác nhận tài trợ 03–07/TNDN như tài trợ giáo dục, y tế, an sinh xã hội.

Vì vậy, không nên gộp Quỹ phòng chống thiên tai vào nhóm “chi từ thiện” khi hạch toán và quyết toán thuế.

Đóng Quỹ phòng chống thiên tai có được tính chi phí không?

Trong đa số trường hợp, khoản đóng Quỹ phòng chống thiên tai được xem là nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật, tương tự các khoản phí, lệ phí bắt buộc.

• Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng phải đóng theo quy định:
  • Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Hồ sơ chứng minh thường gồm:
  • Thông báo thu hoặc quyết định thu của cơ quan có thẩm quyền.
  • Chứng từ nộp tiền.

Điểm cần lưu ý:

• Không áp dụng logic “tài trợ tự nguyện” để xử lý Quỹ phòng chống thiên tai.
• Không cần (và không nên) lập biên bản xác nhận tài trợ theo mẫu 03–07/TNDN cho khoản chi này.

Vì sao cần tách riêng “đóng quỹ bắt buộc” và “tài trợ tự nguyện”?

Trong thực tế quyết toán, rất nhiều doanh nghiệp:

• Gộp tất cả các khoản “liên quan đến bão lũ” vào một nhóm chi phí từ thiện.
• Áp sai hồ sơ cho Quỹ phòng chống thiên tai (đòi biên bản xác nhận tài trợ).
• Hoặc ngược lại, dùng logic “đóng quỹ bắt buộc” để biện minh cho các khoản ủng hộ tự phát.

Hệ quả là:

• Hồ sơ không khớp bản chất.
• Dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình lại hoặc loại chi phí.

Vì vậy, việc tách riêng thành một mục độc lập trong quy trình kế toán – thuế là cực kỳ cần thiết.

Bizzi hỗ trợ kiểm soát chi phí tài trợ từ thiện như thế nào?

Trong thực tế, rủi ro lớn nhất không nằm ở việc doanh nghiệp có chi hay không, mà nằm ở việc chi đúng nhưng thiếu hồ sơ, sai mẫu, sai bản chất. Đây là điểm mà Bizzi hỗ trợ rất rõ trong quy trình kiểm soát chi phí.

Thiết lập luồng duyệt chi có checkpoint “đúng mục tiêu – đúng hồ sơ”

Bizzi cho phép doanh nghiệp:

• Thiết kế luồng duyệt chi riêng cho các khoản tài trợ, từ thiện, CSR.
• Gắn checkpoint bắt buộc:
  • Khoản chi thuộc nhóm mục tiêu nào?
  • Có cần mẫu 03–07/TNDN hay không?
  • Đầu mối tiếp nhận có tư cách pháp nhân phù hợp không?

Nhờ đó, các khoản chi rủi ro cao sẽ bị chặn ngay từ bước đề nghị, không đợi đến lúc quyết toán mới phát hiện sai.

Nhắc thiếu chứng từ trước khi bấm thanh toán

Một lỗi rất phổ biến là: “Chi tiền xong rồi mới đi hỏi biên bản.”

Bizzi giúp:

• Nhắc kế toán và người đề nghị chi thiếu chứng từ bắt buộc.
• Không cho hoàn tất thanh toán nếu chưa đính kèm đủ:
  • Quyết định tài trợ.
  • Biên bản xác nhận đúng mẫu.
  • Hóa đơn, phiếu xuất kho (nếu tài trợ hiện vật).

Điều này giúp doanh nghiệp giảm mạnh rủi ro chi đúng nhưng mất quyền khấu trừ.

Gom toàn bộ hồ sơ tài trợ vào một bộ giao dịch duy nhất

Thay vì:

• Quyết định nằm ở email.
• Sao kê nằm ở ngân hàng.
• Biên bản nằm ở thư mục cá nhân.

Bizzi cho phép:

• Gom quyết định – sao kê – biên bản xác nhận – hóa đơn hiện vật vào một giao dịch chi phí duy nhất.
• Khi quyết toán hoặc thanh tra, kế toán chỉ cần trích xuất một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Xuất báo cáo theo tag “tài trợ” để rà soát trước quyết toán

Trước kỳ quyết toán thuế, kế toán có thể:

• Lọc toàn bộ khoản chi được gắn tag “tài trợ / từ thiện”.
• Soát nhanh:
  • Khoản nào đủ hồ sơ.
  • Khoản nào thiếu mẫu.
  • Khoản nào sai bản chất (tài trợ có PR nhưng đang ghi là từ thiện).

Đây là bước phòng thủ chủ động, giúp doanh nghiệp xử lý sớm thay vì “chữa cháy” khi cơ quan thuế đã vào kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp về chi phí từ thiện – tài trợ

Ủng hộ bão lũ chuyển qua MTTQ có được trừ không?

Có thể được trừ nếu:

• MTTQ là đầu mối tiếp nhận hợp lệ.
• Có biên bản xác nhận tài trợ đúng mẫu.
• Đúng nhóm mục tiêu theo quy định.

Chuyển khoản cho nhóm thiện nguyện có được trừ không?

Không. Nhóm thiện nguyện không có tư cách pháp nhân thường bị loại chi phí, dù có sao kê ngân hàng.

Tài trợ hiện vật cần dùng mẫu nào và định giá ra sao?

• Cần biên bản xác nhận tài trợ theo mẫu 03–07/TNDN phù hợp.
• Giá trị hiện vật thường ghi nhận theo giá vốn hoặc giá mua có hóa đơn hợp lệ.

Thiếu mẫu 03–07/TNDN có bổ sung sau được không?

Có thể bổ sung trong một số trường hợp, nhưng rủi ro cao nếu:

• Thời điểm ký xác nhận không hợp lý.
• Đơn vị tiếp nhận không còn hoạt động hoặc không phối hợp.

Khuyến nghị: chuẩn ngay từ đầu.

Chi “CSR có PR” nên hạch toán vào từ thiện hay marketing?

Phải hạch toán theo bản chất thực tế:

• Có quyền lợi truyền thông → chi phí marketing/dịch vụ.
• Không có quyền lợi → xem xét nhóm tài trợ.

Ghi nhầm bản chất là lỗi rất dễ bị loại chi phí.

Kết luận

Tiền từ thiện có được đưa vào chi phí không? Câu trả lời không nằm ở việc doanh nghiệp “có thiện chí hay không”, mà nằm ở bản chất khoản chi, đúng đối tượng tiếp nhận và đủ hồ sơ theo quy định thuế. Trong thực tế quyết toán, rất nhiều khoản ủng hộ từ thiện có được đưa vào chi phí hay không chỉ phụ thuộc vào một vài yếu tố then chốt: đi đúng đầu mối có chức năng huy động, dùng đúng mẫu biên bản xác nhận, và chứng minh được dòng tiền minh bạch.

Điểm mấu chốt mà doanh nghiệp cần nhớ là: không phải cứ chuyển tiền là được trừ, và không phải khoản chi nào mang tên “từ thiện” cũng được cơ quan thuế chấp nhận. Chỉ các khoản tài trợ đúng nhóm mục tiêu, đúng quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC và có đầy đủ bộ hồ sơ bắt buộc mới đủ điều kiện đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Về mặt kế toán, hạch toán chi phí ủng hộ từ thiện không quá phức tạp, nhưng rủi ro lớn nhất không nằm ở bút toán, mà nằm ở việc ghi nhận sai bản chất khoản chi hoặc thiếu chứng từ hợp lệ. Một khoản chi làm đúng ngay từ bước đề nghị, duyệt chi và lưu hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng “đến kỳ quyết toán mới phát hiện bị loại”.

Thay vì xử lý bị động khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn hóa quy trình kiểm soát chi phí từ thiện – tài trợ: kiểm tra đầu mối tiếp nhận, yêu cầu đúng mẫu biên bản ngay từ đầu, và lưu trữ hồ sơ theo từng giao dịch. Khi đó, các khoản chi vừa đảm bảo ý nghĩa xã hội, vừa an toàn về thuế, kế toán và báo cáo tài chính.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các khoản tài trợ, ủng hộ hoặc CSR, việc áp dụng công cụ quản lý chi phí và chứng từ tập trung sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro bị loại chi phí, đồng thời giúp kế toán và bộ phận tài chính tự tin hơn khi bước vào kỳ quyết toán thuế.