Từ ngày 01/7/2022, các tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế có chức năng tự động cấp mã và gửi trả kết quả cho người gửi.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, người dùng thường gặp phải nhiều lỗi khiến hóa đơn không được cấp mã hoặc sử dụng đúng cách. Việc nắm rõ các lỗi phổ biến này là rất quan trọng để đảm bảo việc phát hành hóa đơn diễn ra suôn sẻ.
Bài viết này của Bizzi sẽ chỉ ra 06 lỗi khi sử dụng hoá đơn điện tử thường gặp nhất để doanh nghiệp phòng tránh.
06 lỗi khi sử dụng hoá đơn điện tử
Dưới đây là các lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử mà kế toán và doanh nghiệp hay gặp phải, kèm theo nguyên nhân và cách khắc phục:
-
Lỗi nhập dữ liệu và gửi hoá đơn xin cấp mã
| Sai hoặc thiếu thông tin người mua | Nhập sai định dạng số điện thoại, đặc biệt là không đúng định dạng 10 chữ số di động.
Nhập sai cấu trúc email người mua (ví dụ: thiếu ký tự “@” hoặc tên miền). Email của người mua là thông tin cần thiết vì hóa đơn điện tử được gửi và nhận bằng phương tiện điện tử. Nhập sai định dạng số tài khoản ngân hàng của người nhận hoặc nhập quá 30 ký tự. Bỏ trống thông tin tên người mua. Cơ quan thuế có thể từ chối cấp mã trong trường hợp này. Nhập sai định dạng mã số thuế (MST) của người mua. MST phải tuân thủ cấu trúc quy định (N1N2…N10 – N11N12N13). Hệ thống thuế sẽ từ chối yêu cầu nếu mã số thuế người mua không đúng chuẩn định dạng. Dữ liệu hóa đơn chứa các ký tự đặc biệt mà hệ thống không hỗ trợ. Nhập địa chỉ email người nhận quá dài, chẳng hạn do nhập nhiều địa chỉ email cùng lúc. |
| Sai hoặc thiếu thông tin hàng hoá, dịch vụ | Nhập thiếu thông tin thuế suất hoặc nhập sai mức thuế suất.
Chưa nhập thông tin về hàng hóa, dịch vụ đã bán hoặc chưa bấm cập nhật lại dòng hàng hóa, dịch vụ vừa nhập vào trước khi lưu hóa đơn. |
| Ngày xuất hoá đơn không hợp lệ | Ngày xuất hóa đơn đầu tiên được lập phải sau ngày cơ quan thuế chấp thuận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn.
Ngày xuất của hóa đơn mới phải lớn hơn hoặc bằng ngày xuất của hóa đơn có số sê-ri nhỏ hơn. |
| Dữ liệu gửi lên không đúng định dạng/ tiêu chuẩn hệ thống thuế | Hệ thống thuế sẽ từ chối cấp mã hóa đơn nếu dữ liệu mà doanh nghiệp gửi lên không đúng định dạng hoặc không đúng chuẩn. |
-
Lỗi khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
| Chọn sai hình thức hoá đơn (Có mã/Không mã) | Doanh nghiệp tích chọn hóa đơn không mã trong khi thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn có mã, hoặc ngược lại, tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế. |
| Tích chọn sai đối tượng sử dụng hoá đơn có mã không phải trả tiền | Chỉ một số ít doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền theo quy định, doanh nghiệp cần xác định rõ và chọn đúng đối tượng. |
| Phương pháp tính thuế không đúng (mã lỗi 2006) | Lỗi này thường gặp khi doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
Cách khắc phục là kiểm tra lại phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng đã đăng ký với cơ quan thuế (phương pháp trực tiếp, khấu trừ, hoặc khoán) và tạo lại mẫu hóa đơn phù hợp với phương pháp tính thuế đó. |
-
Lỗi kỹ thuật, hệ thống và kết nối
| Sự cố hệ thống phần mềm | Lỗi khi sử dụng hoá đơn điện tử có thể xảy ra do cập nhật hoặc điều chỉnh từ phía nhà cung cấp phần mềm.
Hệ thống có thể bị “đơ” tạm thời do người dùng đăng nhập sai quy trình. (Lưu ý: Các lỗi này ít xảy ra với phần mềm uy tín). |
| Sự cố kết nối Internet | Mất kết nối hoặc kết nối mạng yếu sẽ ảnh hưởng đến quá trình xuất, gửi hoặc tra cứu hóa đơn. |
| Lỗi phần cứng máy tính | Một vài bộ phận của máy tính bị hỏng có thể khiến dữ liệu không tải được hoặc không tải được, gây ra lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Lỗi driver máy tính cũng có thể gây trở ngại trong việc cập nhật dữ liệu. |
| Lỗi từ tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (VAN) | Sai định dạng thông điệp hoặc sai thông tin mã loại thông điệp có thể xảy ra trong quá trình truyền nhận hóa đơn. |
-
Lỗi đăng nhập và tra cứu hoá đơn
| Nhập sai thông tin đăng nhập | Nhập sai tên đăng nhập. Tên đăng nhập luôn là mã số thuế (MST) của công ty
Nhập sai mật khẩu do đánh máy nhầm, quên mật khẩu, hoặc bật chế độ CAPS LOCK Quên mật khẩu đăng nhập hệ thống. Nhập sai địa chỉ email khi sử dụng chức năng “quên mật khẩu”. Email này phải là email đã đăng ký với nhà cung cấp phần mềm |
| Nhập Sai Mã Xác Thực (CAPTCHA) | Đánh máy sai mã xác thực hiển thị khi đăng nhập, có thể do khó phân biệt các ký tự đặc biệt. |
| Nhập Sai Số Hóa Đơn Khi Tra Cứu | Không nhập chính xác tuyệt đối dãy số và chữ của hóa đơn khi cố gắng tra cứu. |
| Hết hạn sử dụng phần mềm | Giấy phép sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã hết hạn và chưa được gia hạn |
| Hóa đơn bị lỗi hoặc không tồn tại | Quá trình lập hóa đơn xảy ra sự cố dẫn đến hóa đơn bị lỗi hoặc không được tạo ra, khiến việc tra cứu không thành công. |
-
Lỗi chữ ký số
| Không tìm thấy hoặc chưa cài đặt chữ ký số (Mã lỗi 100100) | USB Token chứa chữ ký số chưa được cắm vào máy tính.
USB Token đã được cắm nhưng hệ thống máy tính không nhận diện được hoặc chưa cài đặt phần mềm/driver cần thiết cho chữ ký số. |
-
Các vấn đề về thủ tục và nghiệp vụ khác
| Không biết cách kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế | Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không biết cách truy cập hoặc kiểm tra tài khoản tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) để xem thông báo. |
| Chưa rõ quy trình xử lý khi gặp lỗi | Doanh nghiệp gặp khó khăn khi chưa nhận được thông báo chuyển đổi nhưng muốn chủ động đăng ký, hoặc không biết cách xử lý khi hóa đơn đã xuất bị lỗi sau khi gửi xin cấp mã. Cần cập nhật hướng dẫn và tham vấn cán bộ thuế. |
Xem thêm Quy định về hoá đơn đầu vào tại đây
Kết luận
Việc nhập liệu chính xác và kiểm tra cẩn thận trước khi gửi hóa đơn là yếu tố quan trọng nhất để phòng tránh nhiều lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử. Trong quá trình làm việc cần lưu ý một số điểm như: Đảm bảo kết nối internet ổn định và máy tính hoạt động tốt; thông tin đăng nhập, mã CAPTCHA, và số hóa đơn khi truy cập và tra cứu. Ngoài ra, lỗi khi sử dụng hoá đơn điện tử còn có thể hạn chế được bằng cách lắp đặt và kết nối chữ ký số đúng cách.
Khi gặp các sự cố kỹ thuật phức tạp hoặc vướng mắc về thủ tục, nên liên hệ bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm hoặc tham vấn ý kiến của cán bộ thuế để được hỗ trợ kịp thời
Việc triển khai phần mềm hóa đơn điện tử nói chung hay cụ thể là giải pháp B-Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý – tài chính, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kế toán – tài chính và chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc.
Giải pháp này B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo tính bảo mật, ổn định và khả năng tích hợp linh hoạt với nhiều hệ thống kế toán – bán hàng hiện nay.
B-invoice đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử theo:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hướng dẫn cụ thể việc triển khai hóa đơn điện tử.
B-Invoice không chỉ tuân thủ nghiêm ngặt về chuẩn định dạng dữ liệu (XML, PDF), chữ ký số, quy trình phát hành hóa đơn, mà còn được thiết kế để đáp ứng toàn diện các nghiệp vụ kế toán thực tiễn như:
- Xuất hóa đơn bán hàng, dịch vụ;
- Lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế;
- Kết nối với Cổng thông tin của Tổng Cục Thuế để lấy mã và gửi hóa đơn điện tử hợp lệ.
Với sự kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và khả năng tùy biến cao, B-Invoice là giải pháp phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp – từ SME đến tập đoàn – đang tìm kiếm một nền tảng hóa đơn điện tử an toàn, nhanh chóng và chuẩn pháp lý.
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
