Tự động hóa quy trình phê duyệt các khoản phải trả là một phần quan trọng của quản lý tài chính và quản lý doanh nghiệp hiện đại. Điều này bao gồm việc sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin để tạo ra một quy trình tự động hóa hoặc cải thiện quy trình hiện có nhằm nâng cao hiệu suất, độ chính xác và tiết kiệm thời gian trong việc phê duyệt các khoản phải trả. Hãy cùng Bizzi tìm hiểu xem Tự động hóa đã cải thiện quy trình phê duyệt các khoản phải trả như thế nào nhé!
Tự động hóa khoản phải trả là gì?
Bạn cũng biết rằng, chúng ta có thể ngốn cả một ngày làm việc chỉ để xử lý các quy trình, công việc lặp đi lặp lại trên giấy tờ. Đôi khi, chỉ để xử lý xong một hóa đơn bạn phải mất tới hàng giờ và gửi yêu cầu và giục quản lý phê duyệt chứng từ.
Khi các công việc thủ công đã chiếm hết phần lớn thời gian làm việc, bạn không thể phát huy khả năng để nâng cao hiệu suất, phân tích dữ liệu quan trọng, tối ưu quy trình làm việc để cải thiện chất lượng công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí. Do đó, bộ phận kế toán nên cân nhắc đầu tư vào phần mềm tự động hóa khoản phải trả (AP) để giúp tối ưu chi phí quản trị cho tổ chức.
Phần mềm tự động hóa khoản phải trả AP là giải pháp dựa trên đám mây giúp hợp lý hóa quy trình khoản phải trả từ hóa đơn cho đến kênh thanh toán điện tử. Nói cách khác, tự động hóa các khoản phải trả làm cho quy trình dễ dàng hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Nó rút ngắn chu kỳ thanh toán cho doanh nghiệp, quản lý các chính sách tài chính, tự động hóa quy trình phê duyệt và duy trì hồ sơ trong kho lưu trữ kỹ thuật số, giúp toàn bộ quy trình không cần giấy tờ.
Phần mềm tự động hóa các khoản phải trả giúp hợp lý hóa toàn bộ hóa đơn, phê duyệt và thanh toán dựa trên quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Khi triển khai phần mềm tự động hóa, khả năng hiển thị chi tiêu và báo cáo theo thời gian thực được cải thiện rõ rệt.
Đội ngũ kế toán có thêm nhiều thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng hơn như đánh giá hiệu quả chi tiêu, đàm phán và đưa ra quyết định. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang gặp rào cản khi ứng dụng phần mềm tự động hóa khoản phải trả bởi có một vài ngờ vực. Lý do lớn nhất là họ sợ bộ phận tài chính sẽ không thể nắm quyền kiểm soát và khả năng hiển thị các giao dịch.
Ở bài viết này, bạn sẽ nhận ra rằng, tự động hóa các khoản phải trả AP không chỉ thay đổi hoàn toàn quy trình phê duyệt và còn mang lại cho bộ phận tài chính nhiều quyền kiểm soát và nâng cao khả năng hiển thị so với phương pháp thủ công. Đồng thời ghi lại toàn bộ lịch sử thanh toán chi tiết và hiệu quả.
Trước khi tự động hóa
2.1. Mua hàng
Bộ phận mua hàng đặt hàng và chuyển bản sao của đơn đặt hàng PO cho bộ phận AP Quản lý khoản phải trả. Doanh nghiệp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ thông qua bộ phận tiếp nhận hoặc nhân viên đã đặt hàng và nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho AP.
2.2. Xử lý hóa đơn
Nhân viên quản lý khoản phải trả AP nhập thủ công dữ liệu hóa đơn vào hệ thống kế toán trước khi lưu trữ các loại tài liệu, chứng từ trong tủ hồ sơ. Để tránh trùng lặp, thông tin các nhà cung cấp mới được nhập lên hệ thống theo quy ước đặt tên mà tổ chức đặt ra trước đó. Thông tin của cả nhà cung cấp mới và cũ đều được đối chiếu và kiểm tra độ chính xác thông qua Mã số Thuế của người nộp thuế với Trang thông tin của Tổng cục Thuế ban hành.
2.3. Phê duyệt hóa đơn
Bàn giao hóa đơn cho người quản lý hoặc bộ phận liên quan và chờ phê duyệt. Viêc này có thể mất vài ngày, đôi khi đến vài tuần. Theo báo cáo từ PayStream Advisors, nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc thanh toán trễ là do thời gian phê duyệt bị kéo dài.
Ở giai đoạn phê duyệt, nhân viên AP sẽ tiến hành so sánh và đối chiếu ba chiều giữa đơn đặt hàng (purchase order), hóa đơn và phiếu nhập hàng (good receipt) để kiểm tra dữ liệu và phát hiện lỗi. Quản lý AP phải sẵn sàng chuẩn bị hoặc phê duyệt thủ tục giấy tờ cho mọi trường hợp có thể xảy ra: giao hàng trong thời gian ngắn, mặt hàng hư hỏng, vận chuyển sai hay các vấn đề khác.
2.4. Thanh toán
Nhóm AP chuẩn bị thanh toán, bằng cách viết séc hoặc thiết lập giao dịch qua Hệ thống thanh toán bù trừ tự động (ACH) hoặc chuyển tiền điện tử (EFT). Người quản lý AP phê duyệt khoản thanh toán, ủy quyền cho bộ phận nhận chiết khấu thanh toán sớm cho nhà cung cấp nếu khoản thanh toán được thực hiện trong phạm vi ngày được chỉ định trong các điều khoản. Khoản thanh toán được gửi qua email, chuyển khoản ngân hàng, ACH/EFT*, công ty vận chuyển hoặc chuyển phát nhanh.
Sau khi tự động hóa
3.1. Mua hàng
Bộ phận mua hàng đặt hàng và đảm bảo rằng sẽ không có sự cố nghiêm trọng nào xảy ra trong hệ thống tự động so với các đơn đặt hàng trước đó. Tổ chức nhận hàng hóa hoặc dịch vụ thông qua bộ phận tiếp nhận hoặc nhân viên đặt hàng. Người nhận cần lưu ý các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng và hệ thống sẽ gửi cảnh báo đến người phụ trách chính trong bộ phận AP.
3.2. Xử lý hóa đơn
Bộ phận AP sẽ nhận được hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp. Khi đó, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin trên hóa đơn và kiểm tra tính hợp lệ các thông tin hóa đơn trùng, thông tin công ty (bên mua hàng), tính hợp lý của thông tin thanh toán, tính hợp lệ của chữ ký số và chứng thư số. Với những hóa đơn lỗi hay sai sót, hệ thống sẽ tự động thông báo với nhà cung cấp về tình trạng hóa đơn không đúng trên hệ thống.
3.3. Phê duyệt hóa đơn
Trong quá trình triển khai, đội ngũ Bizzi sẽ làm việc với tổ chức của bạn để hiểu rõ quy trình phê duyệt hiện tại. Tiếp theo, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn xây dựng quy trình phê duyệt thành quy trình làm việc dựa trên các quy tắc, chính sách của tổ chức. Sau khi được thiết lập, hệ thống sẽ tự đống tiến hành khớp dữ liệu và quy trình, chuyển đơn đặt hàng thành hóa đơn với tính năng chuyển đổi PO.
Các hóa đơn sẽ được đối chiếu thông tin 3 chiều, sau đó sẽ tự động phê duyệt hóa đơn AP đúng. Đối với các hóa đơn đối chiếu thông tin không trùng khớp sẽ được xử lý ngay sau đó. Hệ thống tự động soạn nội dung email bao gồm các nguyên nhân không hợp lệ và gửi đến cho nhà cung cấp. Với tự động hóa, quy trình xử lý và phê duyệt hóa đơn được đẩy nhanh hơn, đồng thời phần mềm AP cho phép bạn tạo các quy chuẩn để chúng tự động chuyển sang các bước tiếp theo và đi đến giai đoạn tiến hành thanh toán.
3.4. Thanh toán
Hệ thống phần mềm sẽ kiểm tra trạng thái các điều khoản cho nhà cung cấp và áp dụng các chiết khấu thanh toán sớm để triển khai thực hiện các giao dịch. Sau đó, để chuẩn bị thanh toán, hệ thống thiết lập giao dịch qua ACH/EFT*, thẻ mua hàng hoặc các phương tiện khác theo yêu cầu của nhà cung cấp. Hệ thống chuyển thông tin thanh toán tới người quản lý khoản phải trả để phê duyệt.
*Hệ thống ACH là hệ thống thanh toán bù trừ tự động phục vụ nhu cầu xử lý bù trừ (clearing) các giao dịch thanh toán (ghi Nợ/Có tài khoản) bán lẻ giá trị thấp (thường là các giao dịch bán lẻ, thực hiện 24/7, có giá trị nhỏ, số lượng giao dịch trong ngày lớn), thực hiện xử lý theo món (transaction) hoặc theo lô (batch) giữa các thành viên tham gia.
EFT – Electronic Funds Transfer (chuyển tiền điện tử) là chuyển tiền giữa các tài khoản bằng phương tiện điện tử, thay vì phương pháp thanh toán dựa trên giấy tờ quy ước như viết chi phiếu. Như được định nghĩa bằng Đạo luật chuyển tiền điện tử năm 1978, chuyển tiền điện tử là bất kỳ giao dịch tài chính xuất phát từ điện thoại, thiết bị điện tử, máy tính hoặc băng từ.
Phê duyệt mọi lúc mọi nơi
Việc xem xét và phê duyệt hóa đơn có thể mất khá nhiều thời gian. Ở mỗi doanh nghiệp, thường có nhiều cấp độ phê duyệt khác nhau dựa trên giá trị của từng hóa đơn. Việc phê duyệt các khoản thanh toán và hóa đơn theo phương pháp thủ công có thể gây trở ngại và bất tiện cho cấp quản lý khi không có mặt tại văn phòng. Thời gian phê duyệt kéo dài khiến cho quá trình xử lý thủ tục thanh toán, chi trả cho nhà cung cấp chậm trễ.
Quy trình tự động hóa các khoản phải trả AP giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt với các quy tắc được thiết lập nhằm loại bỏ một số hạn chế trong thủ tục phê duyệt giấy tờ. Tất cả các tùy chọn phê duyệt được cài đặt trong quá trình thực hiện diễn ra mượt mà và suôn sẻ.
pháp quản lý chi phí 5 trong 1 cho doanh nghiệp của Bizzi giúp tự động hóa các quy trình, doanh nghiệp của bạn dễ dàng theo dõi và xử lý các hóa đơn điện tử, nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán đồng thời trung tâm lưu trữ dữ liệu của hệ thống hỗ trợ bạn truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi.
Giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán cho phép các công ty thanh toán điện tử cho nhà cung cấp với quy trình phê duyệt linh hoạt phân theo cấp bậc. Khi quy trình làm việc được thiết lập, hóa đơn và yêu cầu thanh toán sẽ được tự động chuyển đến người phê duyệt. Bây giờ kế toán đã không còn phải nhắc nhở quản lý phải phê duyệt giấy tờ, chứng từ nữa bởi người dùng đã có thể phê duyệt mọi lúc mọi nơi ngay tức thì. Khi người ra quyết định quan trọng vắng mặt, điều này
sẽ ảnh hưởng và khiến quá trình phê duyệt của bạn chậm lại, trong vài ngày, thậm chí là vài tuần. Khi triển khai tự AP và giải pháp tự động hóa khoản thanh toán giúp bạn có thể định tuyến lại quyền phê duyệt trong trường hợp giám đốc của bạn vắng mặt vì vậy mọi hoạt động có thể diễn ra bình thường.
Khi bạn thiết lập AP và giải pháp thanh toán tự động của mình, sẽ có các quy tắc được thiết lập để xác định cách thức phê duyệt sẽ được ủy quyền khi không có người phê duyệt, vì vậy mọi thứ vẫn đảm bảo được kiểm soát tốt, các quản lý không cần có mặt trực tiếp tại văn phòng mà vẫn có thể phê duyệt và ra quyết định từ xa. Chỉ cần truy cập Internet thì bạn có khả năng phê duyệt hóa đơn và thanh toán như bình thường.
Bài viết này được biên tập bởi đội ngũ Bizzi – Giải pháp quản lý chi phí 5 trong 1 cho doanh nghiệp. Hiện nay, Bizzi đã và đang được tin tưởng sử dụng bởi +1200 doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Grab, GS25, Tiki, Guardian, Sabeco, Pharmacity, P&G, PNJ, Mondelez, VNG, Circle K, Family Mart,…cùng 38.000 nhà cung cấp đang sử dụng nền tảng mỗi ngày.
Bizzi dùng công nghệ cao để tự động các quy trình thủ công lặp lại, bộ phận kế toán có thời gian để cải thiện phát triển kỹ năng chuyên môn của mình theo hướng tạo giá trị nhiều hơn cho doanh nghiệp như giúp kiểm soát, quản lý khoản phải trả, và dự toán các ngân sách. Từ đó, nâng cao nguồn lao động chất lượng lao động ở mảng tài chính-kế toán với các nước trong khu vực và thế giới. Điều này giúp cho bộ phận kế toán tài chính có thể giảm 80% thời gian xử lý và 50% chi phí xử lý, với độ chính xác 100%.
- Tìm hiểu thêm tại: https://signup.bizzi.vn
- Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
