Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) trong kế toán

Tương lai của tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đang ngày càng tươi sáng hơn, khi các phần mềm robot ngày càng trở nên phổ biến hơn trong đa ngành. 

Khảo sát RPA toàn cầu của Deloitte ước tính khoảng 5 năm trước mọi lĩnh vực trên toàn cầu đều được ứng dụng tự động hoá bằng robot.

Theo đó, hôm nay chúng ta sẽ xem xét các tác động và những ứng dụng của tự động hóa quy trình bằng robot trong kế toán, phần mềm được mọi người kỳ vọng sẽ làm nên một cuộc cách mạng hóa cho ngành này.

Một báo cáo của McKinsey ước tính tiềm năng tự động hóa toàn cầu đối với lĩnh vực tài chính và kế toán là 43%. Bên cạnh đó, UiPath chỉ định tỷ lệ tự động hóa là 80% cho các quy trình phổ biến như tài khoản phải thu hoặc tài khoản phải trả.

Hãy cùng xem xét kỹ hơn một số trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình robot trong thực tế và tìm hiểu một số bước chiến lược hướng tới việc tận dụng RPA trong kế toán.

Các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình robot (RPA) trong kế toán

1. Các khoản phải trả (AP)

Chúng tôi đã nói rằng những nhiệm vụ như vậy dường như giữ vị trí dẫn đầu khi nói đến việc tận dụng RPA trong kế toán. 

Robot phần mềm có thể chuyển thông tin hóa đơn đến (như số hóa đơn, dữ liệu nhận được hoặc số tiền) từ các tệp PDF sang các ứng dụng web SAP và bảng tính nội bộ. 

Do đó, họ có thể đặt bản sao PDF trên máy chủ nội bộ. Đây là một việc rất hữu ích cần làm để đảm bảo tuân thủ quy định và có thể giảm tới 60% thời gian chu kỳ xử lý hóa đơn của nhà cung cấp.

2. Các khoản phải thu (AR)

Bots có thể xử lý dễ dàng hơn (tức là nhanh hơn và chính xác hơn) việc duy trì các tệp chính của khách hàng và phê duyệt tín dụng. Điều tương tự cũng xảy ra đối với việc xử lý đơn đặt hàng và thu tiền. 

Các thông báo muộn có thể được gửi qua email nhanh hơn, do đó giảm thiểu rắc rối thường xảy ra với các thông báo vào phút cuối.

3. Chức năng điều khiển

Robot có thể tự động đối chiếu nguồn cấp dữ liệu hóa đơn kỳ hiện tại với kỳ trước, bất cứ khi nào bộ điều khiển mở tệp dữ liệu. Điều này làm giảm đáng kể thời gian xử lý cần thiết để so sánh dữ liệu giữa các thời kỳ khác nhau. 

Dữ liệu không thể được xử lý dễ dàng, tức là dữ liệu vượt trội so với điều chỉnh tự động, là những trường hợp ngoại lệ và những dữ liệu đó được giao cho nhân viên kế toán xử lý. Kết quả nhanh hơn nhiều và nhân viên chỉ cần xử lý khi dữ liệu “có sự thay đổi”.

4. Phân bổ chi phí

Tự động hóa dễ dàng kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau (như email, bảng tính Excel, tài liệu Google, v.v.) thành một tệp chính, sau đó có thể được tải trực tiếp lên chương trình Quản lý dữ liệu và Lập kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP). 

Điều này có thể được thực hiện bởi phần mềm trong thời gian ngắn, tức là dưới một phút.