Xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào?

Xuất hóa đơn khống chỉ cần “vượt ngưỡng” về hậu quả hoặc tính chất hành vi là đã có thể chuyển từ xử phạt hành chính sang xử lý hình sự. Doanh nghiệp không nên đánh đổi rủi ro pháp lý chỉ để hợp thức chi phí ngắn hạn, bởi hậu quả có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lãnh đạo, pháp nhân và sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn việc xuất hóa đơn không bị phạt như thế nào, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Bizzi.

Hóa đơn khống là gì? Các dạng xuất hóa đơn khống thường gặp

Hóa đơn khống không phải lúc nào cũng xuất phát từ gian lận có chủ đích, nhưng cách doanh nghiệp phản ứng sẽ quyết định hậu quả pháp lý.

1. Hóa đơn khống là gì?

Hóa đơn khống là hóa đơn được lập không gắn với giao dịch kinh tế thực tế, hoặc chỉ có hóa đơn nhưng không có hàng hóa, dịch vụ tương ứng phát sinh trên thực tế.

Nói cách khác, hóa đơn khống thể hiện:

• Hàng hóa/dịch vụ không hề được mua bán, cung ứng; hoặc
• Giao dịch thực tế không đúng với nội dung, giá trị ghi trên hóa đơn nhằm mục đích hợp thức chi phí, khấu trừ thuế hoặc trốn thuế.

Hóa đơn khống được xếp vào hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử.

2. Các dạng hóa đơn khống phổ biến

Trên thực tế, hóa đơn khống không chỉ tồn tại ở một hình thức duy nhất mà thường xuất hiện dưới nhiều dạng tinh vi:

2.1. Xuất hóa đơn không có giao dịch phát sinh

Đây là dạng hóa đơn khống điển hình và phổ biến nhất.

• Không mua bán hàng hóa, không cung ứng dịch vụ.
• Hai bên chỉ “mua – bán hóa đơn” để hợp thức chi phí, tăng chi phí đầu vào hoặc khấu trừ thuế GTGT.

2.2. Có giao dịch nhưng thổi phồng giá trị hóa đơn

• Giao dịch thực tế có xảy ra nhưng:
  • Số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn cao hơn thực tế.
  • Đơn giá bị nâng khống.
• Phần chênh lệch nhằm mục đích tăng chi phí hoặc tăng số thuế được khấu trừ.

Về bản chất, phần giá trị bị thổi phồng vẫn bị xem là hóa đơn khống.

2.3. Xuất hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ không đúng thực tế

Dạng này thường dùng để “hợp thức hóa” chi phí không đủ điều kiện.

• Hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn không đúng loại, không đúng nội dung giao dịch.
• Ví dụ: mua hàng A nhưng xuất hóa đơn hàng B để phù hợp với chi phí doanh nghiệp.

2.4. Doanh nghiệp “ma” hoặc doanh nghiệp bỏ trốn xuất hóa đơn

• Doanh nghiệp phát hành:
  • Không có hoạt động kinh doanh thực tế.
  • Không có nhân sự, kho bãi, tài sản, năng lực cung ứng.
• Hóa đơn được xuất ra chỉ để bán hóa đơn.

Đây là nhóm hóa đơn khống có rủi ro thuế rất cao, thường nằm trong danh sách cảnh báo của cơ quan thuế.

2.5. Xuất hóa đơn khống để hoàn thuế, khấu trừ thuế GTGT

• Lập chuỗi hóa đơn đầu vào – đầu ra giả.
• Dùng để:
  • Hoàn thuế GTGT.
  • Giảm số thuế phải nộp.

Thường gắn với hành vi gian lận thuế có tổ chức.

3. Phân biệt hóa đơn khống với hóa đơn sai sót thông thường

Xuất hóa dơn khống bị phạt như thế nào là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hóa đơn khống là rủi ro thuế nghiêm trọng, khác hoàn toàn với hóa đơn sai sót thông thường. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh nhầm lẫn giữa lỗi nghiệp vụ và hành vi vi phạm pháp luật, đồng thời chủ động kiểm soát hóa đơn đầu vào nhằm hạn chế nguy cơ bị loại chi phí, truy thu và xử phạt thuế.

Tiêu chí	Hóa đơn khống	Hóa đơn sai sót thông thường
Giao dịch thực tế	Không có hoặc không đúng bản chất	Có phát sinh thực tế
Mục đích	Gian lận, hợp thức chi phí, trốn thuế	Lỗi nghiệp vụ, nhầm lẫn
Nội dung hóa đơn	Sai bản chất giao dịch	Sai thông tin kỹ thuật (tên, địa chỉ, số tiền…)
Khả năng điều chỉnh	Không được điều chỉnh hợp pháp	Được điều chỉnh, thay thế theo quy định
Mức độ rủi ro	Rất cao	Thấp – trung bình
Hậu quả pháp lý	Phạt nặng, truy thu, có thể xử lý hình sự	Xử phạt hành chính (nếu có)

Căn cứ pháp lý liên quan đến xuất hóa đơn khống

Xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào? Xuất hóa đơn khống là hành vi vi phạm pháp luật được điều chỉnh đồng thời bởi nhiều tầng pháp lý: từ hóa đơn điện tử, quản lý thuế, xử phạt hành chính cho đến trách nhiệm hình sự.

Doanh nghiệp không chỉ đối mặt với rủi ro phạt tiền, truy thu mà còn có nguy cơ bị xử lý hình sự nếu vi phạm mang tính hệ thống hoặc gian lận có tổ chức.

1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản nền tảng quy định nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.

Các quy định liên quan đến hóa đơn khống:

• Hóa đơn chỉ được lập khi có giao dịch kinh tế thực tế phát sinh (bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).
• Nội dung hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất giao dịch, đúng hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, giá trị.
• Cấm lập hóa đơn khi không phát sinh hoạt động mua bán, hoặc lập hóa đơn không đúng thực tế.

Việc xuất hóa đơn không gắn với giao dịch thực tế hoặc sai bản chất giao dịch đã vi phạm trực tiếp Nghị định 123, dù chưa xét đến yếu tố xử phạt.

2. Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về hóa đơn, trong đó có hành vi xuất hóa đơn khống.

Một số khung xử phạt tiêu biểu:

• Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng đối với hành vi:
  • Lập hóa đơn không có hàng hóa, dịch vụ.
  • Lập hóa đơn không đúng thực tế.
• Buộc hủy hóa đơn đã lập, điều chỉnh hồ sơ thuế liên quan.
• Truy thu thuế, tính tiền chậm nộp.
• Trường hợp có dấu hiệu trốn thuế → chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

Nghị định 125 là căn cứ xử phạt trực tiếp và thường xuyên áp dụng trong thanh tra – kiểm tra thuế.

3. Luật Quản lý Thuế 2019

Luật Quản lý Thuế 2019 xác lập nguyên tắc quản lý thuế theo rủi ro và trách nhiệm của người nộp thuế.

Các nội dung liên quan đến hóa đơn khống:

• Người nộp thuế có nghĩa vụ:
  • Kê khai trung thực, đầy đủ, đúng bản chất giao dịch.
  • Lưu giữ chứng từ, hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của chi phí.
• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp là hành vi vi phạm pháp luật thuế.
• Cơ quan thuế có quyền:
  • Ấn định thuế.
  • Truy thu, xử phạt.
  • Chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu hình sự.

Luật này là cơ sở pháp lý chung để cơ quan thuế xử lý các hành vi sử dụng và xuất hóa đơn khống.

4. Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017)

Xuất hóa dơn khống bị phạt như thế nào? Trong trường hợp xuất hóa đơn khống có tính chất nghiêm trọng, hành vi này không chỉ dừng ở xử phạt hành chính mà có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Các tội danh liên quan:

• Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước.
• Tội trốn thuế (nếu sử dụng hóa đơn khống để trốn thuế).

Hình phạt có thể áp dụng:

• Phạt tiền lớn (lên đến hàng tỷ đồng).
• Phạt cải tạo không giam giữ.
• Phạt tù đối với cá nhân vi phạm.
• Pháp nhân thương mại cũng có thể bị xử lý hình sự.

Đây là khung pháp lý nghiêm khắc nhất, áp dụng khi hành vi có tổ chức, quy mô lớn, gây thiệt hại nghiêm trọng cho ngân sách nhà nước.

5. Thời hiệu Xuất hóa dơn khống bị phạt như thế nào? 

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn:

• Thời hiệu xử phạt đối với vi phạm về hóa đơn là 02 năm.
• Thời điểm tính thời hiệu:
  • Kể từ ngày hành vi vi phạm được thực hiện.
  • Hoặc ngày chấm dứt hành vi vi phạm (nếu là hành vi kéo dài).

Lưu ý quan trọng:

• Hết thời hiệu xử phạt không đồng nghĩa với việc được khấu trừ hoặc công nhận chi phí.
• Cơ quan thuế vẫn có quyền:
  • Loại chi phí.
  • Truy thu thuế.
  • Tính tiền chậm nộp.
• Nếu có dấu hiệu hình sự sẽ  không áp dụng thời hiệu xử phạt hành chính, mà xử lý theo Bộ luật Hình sự.

Mức phạt hành chính khi xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào? (NĐ 125/2020)

Xuất hóa đơn khống là một trong những hành vi vi phạm hóa đơn bị xử phạt nặng nhất theo Nghị định 125/2020, không chỉ dừng ở tiền phạt 20–50 triệu đồng mà còn kéo theo truy thu thuế, tiền chậm nộp và nguy cơ xử lý hình sự.

1. Hành vi bị xem là xuất hóa đơn khống

Bao gồm một hoặc nhiều hành vi sau:

• Lập hóa đơn khi không phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Lập hóa đơn không đúng thực tế (khai khống số lượng, giá trị, sai bản chất giao dịch).
• Xuất hóa đơn cho doanh nghiệp không có giao dịch thực tế.

 Đây là nhóm hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

2. Mức phạt tiền chính

Phạt tiền từ 20.000.000 – 50.000.000 đồng. Áp dụng đối với hành vi:

• Lập hóa đơn không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo.
• Lập hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Mức phạt áp dụng cho mỗi hành vi vi phạm, không phụ thuộc giá trị hóa đơn lớn hay nhỏ.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả (bắt buộc)

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp vi phạm còn bị áp dụng đồng thời các biện pháp sau:

• Buộc hủy hóa đơn đã lập sai quy định.
• Buộc điều chỉnh lại hồ sơ khai thuế có liên quan.
• Truy thu số thuế đã khấu trừ, hoàn hoặc giảm sai.
• Tính tiền chậm nộp thuế theo quy định.

Trên thực tế, tiền truy thu + tiền chậm nộp thường lớn hơn rất nhiều so với tiền phạt hành chính.

4. Trường hợp không chỉ dừng ở xử phạt hành chính

Nếu hành vi xuất hóa đơn khống:

• Có dấu hiệu trốn thuế.
• Thực hiện có tổ chức, lặp lại nhiều lần.
• Gây thiệt hại lớn cho ngân sách nhà nước.

Cơ quan thuế sẽ chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra, xử lý theo:

• Luật Quản lý Thuế 2019
• Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017)

Khi đó, không áp dụng Nghị định 125, mà xử lý theo chế tài hình sự.

Khi nào xuất hóa đơn khống bị truy cứu trách nhiệm hình sự?

Không phải mọi trường hợp xuất hóa đơn khống đều bị xử lý hình sự. Xuất hóa dơn khống bị phạt như thế nào chỉ khi hành vi đạt đến mức độ nguy hiểm cho xã hội theo quy định của Bộ luật Hình sự, người vi phạm mới bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chủ yếu rơi vào 2 tội danh sau:

1. Hành vi cấu thành Tội trốn thuế

Dấu hiệu cấu thành:

Hành vi xuất hóa đơn khống bị xem là tội trốn thuế khi:

• Xuất hoặc sử dụng hóa đơn khống để:
  • Khai giảm số thuế phải nộp.
  • Tăng số thuế GTGT được khấu trừ hoặc hoàn.
• Số tiền thuế trốn đạt ngưỡng truy cứu trách nhiệm hình sự, cụ thể:
  • Từ 100 triệu đồng trở lên, hoặc
  • Dưới 100 triệu đồng nhưng đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế mà còn vi phạm.

Trọng tâm không nằm ở việc “có hóa đơn khống”, mà là hậu quả trốn thuế thực tế phát sinh.

2. Hành vi cấu thành Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước

(Điều 203 – Bộ luật Hình sự)

Dấu hiệu cấu thành:

Hành vi xuất hóa đơn khống bị xử lý theo Điều 203 khi:

• Lập, phát hành, bán hóa đơn không gắn với giao dịch thực tế.
• Mua bán hóa đơn để thu lợi bất chính.
• Không cần chứng minh đã trốn thuế, chỉ cần chứng minh:
  • Hành vi mua – bán hóa đơn trái phép.
  • Có yếu tố thu lợi hoặc quy mô, số lượng lớn theo luật định.

Đây là tội danh xử lý trực tiếp hành vi “buôn bán hóa đơn”, độc lập với tội trốn thuế.

3. Khung hình phạt với cá nhân

 Đối với Tội trốn thuế (Điều 200):

• Phạt tiền: từ 100 triệu đến 4,5 tỷ đồng, hoặc
• Phạt tù: từ 03 tháng đến 07 năm (tùy mức độ, số tiền trốn thuế).
• Có thể bị:
  • Cấm đảm nhiệm chức vụ.
  • Cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

Đối với Tội mua bán trái phép hóa đơn (Điều 203):

• Phạt tiền: từ 50 triệu đến 500 triệu đồng, hoặc
• Phạt tù: Từ 06 tháng đến 05 năm.
• Trường hợp đặc biệt nghiêm trọng:
  • Phạt tiền lên đến 1 tỷ đồng.
  • Phạt tù đến 07 năm.

4. Khung hình phạt với pháp nhân thương mại

Bộ luật Hình sự cho phép truy cứu trách nhiệm hình sự đối với pháp nhân, nếu hành vi vi phạm được thực hiện:

• Nhân danh pháp nhân.
• Vì lợi ích của pháp nhân.
• Có sự chỉ đạo, điều hành hoặc chấp thuận của pháp nhân.

Pháp nhân phạm Tội trốn thuế (Điều 200):

• Phạt tiền: từ 300 triệu đến 10 tỷ đồng.
• Có thể bị:
  • Đình chỉ hoạt động có thời hạn.
  • Cấm kinh doanh, cấm huy động vốn.

Pháp nhân phạm Tội mua bán trái phép hóa đơn (Điều 203):

• Phạt tiền: từ 300 triệu đến 10 tỷ đồng.
• Có thể bị:
  • Đình chỉ hoạt động.
  • Cấm kinh doanh trong một số lĩnh vực nhất định.

Hậu quả thuế – tài chính – vận hành khi xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào?

Xuất hóa đơn khống không chỉ là “vi phạm hóa đơn” mà là rủi ro mang tính hệ thống, kéo theo hệ quả dây chuyền về thuế, dòng tiền, vận hành và uy tín doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể “lợi ngắn hạn” từ việc hợp thức chi phí, nhưng trả giá dài hạn bằng tiền, thời gian và sự ổn định kinh doanh.

1. Về thuế GTGT

Xuất hóa đơn khống tác động trực tiếp và nghiêm trọng đến nghĩa vụ thuế GTGT:

• Bị loại toàn bộ số thuế GTGT đầu vào/đầu ra liên quan đến hóa đơn khống.
• Truy thu số thuế GTGT đã khấu trừ, đã hoàn sai.
• Tính tiền chậm nộp thuế (theo ngày, kéo dài theo thời gian thanh tra – kiểm tra).
• Trường hợp nghiêm trọng:
  • Bị ấn định thuế.
  • Bị đưa vào diện giám sát rủi ro cao về thuế.

Thực tế, tiền truy thu + tiền chậm nộp thường vượt xa tiền phạt hành chính.

2. Về thuế TNDN

Với thuế TNDN:

• Chi phí ghi nhận từ hóa đơn khống bị loại khi quyết toán.
• Làm tăng thu nhập chịu thuế → tăng số thuế TNDN phải nộp.
• Bị truy thu thuế TNDN các kỳ trước kèm tiền chậm nộp.

Với thuế TNCN (liên quan gián tiếp):

• Các khoản chi phí: Lương, thưởng, chi hộ, dịch vụ cá nhân… nếu dùng hóa đơn khống để hợp thức có thể bị:
  • Tính lại thuế TNCN.
  • Truy thu và phạt chậm nộp.
• Cá nhân liên quan (kế toán, giám đốc, người ký hóa đơn) có thể bị xử phạt riêng.

3. Về dòng tiền và báo cáo tài chính

Xuất hóa đơn khống gây sốc dòng tiền và bóp méo báo cáo tài chính:

• Doanh nghiệp phải:
  • Nộp truy thu thuế đột ngột.
  • Thanh toán tiền phạt, tiền chậm nộp trong thời gian ngắn.
• Dòng tiền bị:
  • Đứt gãy kế hoạch tài chính.
  • Ảnh hưởng khả năng trả nợ, thanh toán nhà cung cấp, lương nhân sự.
• Báo cáo tài chính:
  • Phải điều chỉnh hồi tố.
  • Mất tính trung thực, ảnh hưởng kiểm toán.
  • Dễ bị ngân hàng, nhà đầu tư đánh giá tiêu cực.

 Nhiều doanh nghiệp không “chết vì phạt”, mà chết vì không xoay được dòng tiền sau truy thu.

4. Về xếp hạng rủi ro và hình ảnh doanh nghiệp

Khi bị phát hiện xuất hóa đơn khống, doanh nghiệp thường bị:

• Đưa vào nhóm rủi ro cao về thuế.
• Tăng tần suất:
  • Thanh tra.
  • Kiểm tra.
  • Hậu kiểm hóa đơn điện tử.
• Uy tín doanh nghiệp suy giảm:
  • Với ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư.
  • Với cơ quan quản lý nhà nước.
• Một số hệ quả kéo dài:
  • Hồ sơ thuế bị “soi” nhiều năm tiếp theo.
  • Giao dịch lớn dễ bị yêu cầu giải trình.
  • Hạn chế hoàn thuế hoặc bị kiểm tra trước hoàn.
  • Áp lực lớn lên bộ phận kế toán – tài chính.

• Mất thời gian giải trình, bổ sung hồ sơ.
• Gián đoạn hoạt động kinh doanh chính.

Các tình huống phổ biến dẫn đến xuất hóa đơn khống

Xuất hóa đơn khống hiếm khi bắt nguồn từ “cố tình phạm luật”, mà thường đến từ áp lực vận hành, chiều khách hoặc thiếu kiểm soát quy trình.

Doanh nghiệp chỉ thực sự giảm rủi ro khi kiểm soát hóa đơn ngay từ thời điểm lập, thay vì xử lý hậu quả khi đã bị thanh tra thuế.

1. Xuất hóa đơn trước khi có giao dịch thực tế

Thường xảy ra do:

• Chạy doanh thu, chỉ tiêu.
• Phục vụ quyết toán, vay vốn, đấu thầu.

Rủi ro pháp lý

• Hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế tại thời điểm lập.
  
• Nếu sau đó giao dịch không phát sinh hoặc phát sinh không đầy đủ → bị xem là hóa đơn khống.

Chỉ hợp lệ khi thuộc trường hợp được phép lập hóa đơn trước theo quy định và có đủ chứng từ chứng minh.

2. Xuất hóa đơn để hợp thức hóa chi phí

Mô tả tình huống

• Có chi phí thực tế nhưng:
  • Không có hóa đơn hợp lệ.
  • Nhà cung cấp không đủ tư cách pháp nhân.
• Doanh nghiệp tìm bên thứ ba để:
  • Xuất hóa đơn “đỡ” chi phí.

Rủi ro pháp lý

• Không có giao dịch thực tế với bên xuất hóa đơn.
• Bị xác định là mua bán hóa đơn, rủi ro rất cao về:
  • Truy thu thuế.
  • Xử phạt hành chính.
  • Thậm chí hình sự nếu giá trị lớn.

3. Xuất hóa đơn theo đề nghị bên mua

Mô tả tình huống

• Bên mua yêu cầu:
  • Xuất hóa đơn tăng giá trị.
  • Xuất thêm hóa đơn cho dịch vụ không có thật.
• Bên bán “chiều khách” để giữ quan hệ.

Rủi ro pháp lý

• Dù bên mua đề nghị, bên xuất hóa đơn vẫn chịu trách nhiệm pháp lý.
• Cơ quan thuế xử lý đồng thời cả hai bên.

“Xuất theo yêu cầu khách hàng” không phải là lý do miễn trừ trách nhiệm.

4. Xuất hóa đơn giữa các bên liên kết

Mô tả tình huống

• Giao dịch giữa:
  • Công ty mẹ – công ty con.
  • Các công ty cùng chủ sở hữu.
• Xuất hóa đơn:
  • Dịch vụ nội bộ không rõ ràng.
  • Không có hồ sơ chứng minh.

Rủi ro pháp lý

• Dễ bị xem là:
  • Giao dịch giả tạo.
  • Chuyển lợi nhuận, chuyển chi phí.
• Cơ quan thuế thường soi kỹ giao dịch liên kết.

Cần hồ sơ đầy đủ: hợp đồng, mô tả dịch vụ, nghiệm thu, định giá.

5. Xuất hóa đơn nhầm bản chất giao dịch do thiếu kiểm soát

Mô tả tình huống

• Giao dịch thực tế có phát sinh nhưng:
  • Nội dung hóa đơn không đúng bản chất.
  • Xuất sai loại hàng hóa/dịch vụ.
• Nguyên nhân:
  • Quy trình kiểm soát yếu.
  • Phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

Rủi ro pháp lý

• Nếu không chứng minh được mối liên hệ giữa: Hóa đơn – hợp đồng – thanh toán – thực tế thì hóa đơn có thể bị xem là không hợp pháp hoặc hóa đơn khống từng phần.

Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn khống như thế nào?

Trong môi trường hóa đơn điện tử và quản lý thuế theo rủi ro, việc phát hiện hóa đơn khống không còn phụ thuộc chủ yếu vào thanh tra thủ công, mà dựa trên hệ thống dữ liệu tập trung và phân tích tự động.

1. So khớp dữ liệu đa nguồn

Cơ quan thuế thực hiện đối chiếu chéo dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

• Dữ liệu hóa đơn điện tử:
  • Đầu vào – đầu ra giữa các doanh nghiệp.
• Tờ khai thuế:
  • Thuế GTGT, TNDN, TNCN.
• Hồ sơ doanh nghiệp:
  • Ngành nghề đăng ký.
  • Quy mô vốn, lao động, tài sản.
    

Dấu hiệu rủi ro thường bị phát hiện:

• Doanh thu, chi phí không tương xứng với quy mô doanh nghiệp.
• Mua bán hóa đơn chéo giữa các doanh nghiệp không có quan hệ kinh tế hợp lý.
• Chuỗi hóa đơn luân chuyển bất thường.

Chỉ cần 1 mắt xích bất thường, toàn bộ chuỗi hóa đơn có thể bị rà soát.

2. Hệ thống quản lý rủi ro TMS và e-Invoice

Cơ quan thuế vận hành Hệ thống quản lý thuế tập trung (TMS) kết nối trực tiếp với:

• Hệ thống hóa đơn điện tử (e-Invoice).
• Dữ liệu khai thuế theo thời gian thực.

Hệ thống tự động:

• Chấm điểm rủi ro doanh nghiệp.
• Gắn “cờ đỏ” cho hóa đơn bất thường.
• Lập danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về hóa đơn.

Các chỉ báo rủi ro phổ biến:

• Xuất hóa đơn giá trị lớn trong thời gian ngắn.
• Doanh nghiệp mới thành lập nhưng doanh thu tăng đột biến.
• Xuất hóa đơn lặp nội dung, giá trị, đối tác.

Nhiều hóa đơn khống bị phát hiện trước khi doanh nghiệp kịp quyết toán.

3. Kết nối với dữ liệu ngân hàng và hệ thống khác

Cơ quan thuế không hoạt động độc lập mà kết nối dữ liệu với nhiều cơ quan khác, bao gồm:

• Ngân hàng:
  • Dòng tiền thanh toán có thực hay không.
  • Thanh toán vòng vo, chuyển tiền khép kín.
• Hải quan:
  • Đối chiếu nhập – xuất – hóa đơn.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội:
  • Số lao động.
  • Năng lực hoạt động thực tế.

Dấu hiệu rủi ro:

• Hóa đơn lớn nhưng:
  
  • Không có thanh toán qua ngân hàng.
  • Thanh toán mang tính hình thức.
• Doanh thu cao nhưng:
  • Không có nhân sự tương ứng.
  • Không có kho bãi, tài sản.

Khi dòng tiền không chứng minh được giao dịch, hóa đơn rất dễ bị xem là khống.

4. Thông báo và yêu cầu giải trình

Khi phát hiện dấu hiệu rủi ro, cơ quan thuế sẽ:

• Gửi thông báo hóa đơn rủi ro.
• Yêu cầu doanh nghiệp:
  • Giải trình.
  • Bổ sung hồ sơ chứng minh giao dịch.

Hồ sơ thường được yêu cầu:

• Hợp đồng kinh tế.
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao.
• Chứng từ thanh toán.
• Tài liệu chứng minh năng lực nhà cung cấp.

Hệ quả:

• Nếu không giải trình được:
  • Bị loại hóa đơn.
  • Truy thu thuế.
  • Xử phạt.
• Nếu có dấu hiệu nghiêm trọng:
  • Thanh tra – kiểm tra tại trụ sở.
  • Chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.
    

Doanh nghiệp cần làm gì khi lỡ xuất hóa đơn khống?

Hóa đơn khống không phải lúc nào cũng xuất phát từ gian lận có chủ đích, nhưng cách doanh nghiệp phản ứng sẽ quyết định hậu quả pháp lý.

Rà soát đúng bản chất – xử lý kịp thời – siết quy trình là 3 yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và tránh rủi ro lặp lại.

1. Rà soát lại toàn bộ hồ sơ của từng hóa đơn

Việc đầu tiên không phải là sửa hay hủy ngay, mà là xác định bản chất từng hóa đơn:

• Kiểm tra:
  • Có giao dịch kinh tế thực tế hay không.
  • Thời điểm giao dịch – thời điểm lập hóa đơn.
• Đối chiếu đầy đủ:
  • Hợp đồng.
  • Biên bản nghiệm thu/bàn giao.
  • Chứng từ thanh toán.
  • Email, báo giá, hồ sơ nội bộ.
• Phân loại hóa đơn:
  • Có giao dịch thật.
  • Không có giao dịch thật.
  • Giao dịch có nhưng sai nội dung/giá trị.

2. Nếu là lỗi kỹ thuật, nghiệp vụ nhưng có giao dịch thật

Trường hợp áp dụng

• Giao dịch có thật.
• Hóa đơn sai do:
  • Sai thời điểm.
  • Sai nội dung.
  • Sai số tiền.
  • Sai thông tin người mua.

Cách xử lý

• Thực hiện:
  • Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định về hóa đơn điện tử.
  • Kê khai điều chỉnh thuế (nếu đã kê khai).
• Chuẩn bị:
  • Hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế đầy đủ.

Trường hợp này không bị xem là hóa đơn khống, nếu doanh nghiệp xử lý kịp thời, đúng quy định.

3. Nếu thực sự là hóa đơn khống

Dấu hiệu

• Không có giao dịch kinh tế thực tế.
• Không có hàng hóa/dịch vụ phát sinh.

Hướng xử lý thực tế

• Chủ động làm việc với cơ quan thuế (nếu chưa bị thanh tra):
  • Khai bổ sung.
  • Điều chỉnh hồ sơ thuế.
• Chấp nhận hủy hóa đơn, truy thu thuế, tiền chậm nộp.
• Đánh giá:
  • Mức độ vi phạm.
  • Khả năng bị xử phạt hành chính hay rủi ro hình sự.

Lưu ý quan trọng:

• Không che giấu, không kéo dài.
• Không “sửa hồ sơ” sau khi đã có thông báo thanh tra.

 Chủ động xử lý sớm thường giảm mức độ rủi ro và hệ quả.

4. Rà soát và siết chặt quy trình nội bộ

Sau khi xử lý sự cố, doanh nghiệp cần ngăn rủi ro tái diễn bằng cách chuyển từ xử lý sự cố sang phòng ngừa hệ thống.:

• Thiết lập quy  trình:
  • Kiểm tra giao dịch trước khi xuất hóa đơn.
  • Phân quyền rõ người lập – người kiểm soát – người ký.
• Kiểm soát nhà cung cấp/đối tác:
  • Tình trạng pháp lý.
  • Lịch sử rủi ro hóa đơn.
• Chuẩn hóa hồ sơ: Hợp đồng – Nghiệm thu – Thanh toán.
• Ứng dụng công nghệ: Tự động kiểm tra, cảnh báo rủi ro hóa đơn.
  

Cách thiết lập hệ thống kiểm soát để tránh xuất hóa đơn khống

Để thiết lập hệ thống kiểm soát tránh xuất hóa đơn khống, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đối chiếu hóa đơn với chứng từ gốc (hợp đồng, phiếu giao hàng), áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử có tính năng giám sát, và kiểm tra chéo các bộ phận.

1. Thiết kế quy trình 3 lớp kiểm soát

Doanh nghiệp cần chuyển từ kiểm soát cá nhân sang kiểm soát hệ thống, với 3 lớp rõ ràng:

Lớp 1 – Bộ phận nghiệp vụ (Sales / Mua hàng / Vận hành)

• Chịu trách nhiệm:
  • Xác nhận giao dịch đã phát sinh thực tế.
  • Cung cấp đầy đủ hồ sơ gốc.

Lớp 2 – Kế toán / Tài chính

• Kiểm tra:
  • Tính hợp lệ của hồ sơ.
  • Thời điểm, nội dung, giá trị hóa đơn.
• Từ chối xuất hóa đơn nếu hồ sơ chưa đủ.

Lớp 3 – Quản lý / Kiểm soát nội bộ

• Phê duyệt cuối:
  • Các hóa đơn giá trị lớn.
  • Giao dịch bất thường.
• Chịu trách nhiệm giám sát tuân thủ.

Không để 1 cá nhân nắm trọn quy trình từ phát sinh → xuất hóa đơn.

2. Bắt buộc đối chiếu 3 bên trước khi xuất hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn, cần đối chiếu đầy đủ:

• Hợp đồng / Đơn đặt hàng
• Biên bản nghiệm thu / giao nhận / hoàn thành dịch vụ
• Chứng từ thanh toán (hoặc kế hoạch thanh toán)

Chỉ khi 3 yếu tố khớp nhau về bản chất giao dịch, kế toán mới được xuất hóa đơn. Đây là “chốt chặn” hiệu quả nhất để loại bỏ hóa đơn khống ngay từ đầu.

3. Kiểm soát nhà cung cấp và khách hàng

Rủi ro hóa đơn thường đến từ đối tác rủi ro:

• Rà soát định kỳ:
  • Tình trạng pháp lý (đang hoạt động, bỏ trốn, cưỡng chế).
  • Ngành nghề có phù hợp giao dịch không.
• Phân loại:
  • Đối tác bình thường.
  • Đối tác rủi ro cao (doanh nghiệp mới, quy mô bất thường).
• Áp dụng kiểm soát chặt hơn với:
  • Giao dịch lớn.
  • Giao dịch lặp lại, giá trị cao.

Không “mặc định tin tưởng” chỉ vì đã giao dịch trước đó.

4. Áp dụng hệ thống cảnh báo sớm

Thay vì đợi thanh tra thuế, doanh nghiệp nên:

• Thiết lập các chỉ báo rủi ro nội bộ:
  • Xuất hóa đơn trước giao dịch.
  • Doanh thu/chi phí tăng đột biến.
  • Hóa đơn lặp nội dung, giá trị.
• Ứng dụng công nghệ:
  • Tự động kiểm tra hóa đơn.
  • Cảnh báo nhà cung cấp rủi ro.
  • Lưu vết kiểm soát.

Hệ thống cảnh báo sớm giúp doanh nghiệp phòng ngừa thay vì xử lý hậu quả.

5. Đào tạo đội ngũ kế toán – mua hàng – sales

Kiểm soát hóa đơn không chỉ là việc của kế toán:

• Đào tạo định kỳ cho:
  • Sales: thời điểm được xuất hóa đơn.
  • Mua hàng: yêu cầu hồ sơ hợp lệ.
  • Kế toán: nhận diện rủi ro hóa đơn.
• Thống nhất nhận thức:
  • “Xuất theo yêu cầu khách” ≠ hợp pháp.
  • “Có hóa đơn” ≠ “được ghi nhận chi phí”.

 Khi các bộ phận hiểu đúng, rủi ro giảm ngay từ gốc.

Bizzi giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào?

Trong môi trường quản lý thuế số hóa, việc kết hợp hiểu đúng rủi ro + quy trình chuẩn + công nghệ kiểm soát như Bizzi chính là cách doanh nghiệp bảo vệ chi phí, dòng tiền và sự an toàn pháp lý một cách bền vững.

Bizzi IPA + 3-Way Matching: Khóa rủi ro ngay từ hóa đơn đầu vào

Bizzi IPA áp dụng cơ chế đối chiếu 3 chiều (3-way matching) giữa:

• Hóa đơn (Invoice)
• Đơn đặt hàng (PO)
• Phiếu nhập kho / nghiệm thu (GR)

Mục tiêu là khẳng định giao dịch thực sự tồn tại, không chỉ tồn tại trên giấy tờ.

Giá trị cốt lõi:

• Phát hiện ngay các trường hợp: 
  • Có hóa đơn nhưng không có PO/GR.
  • Giá trị, số lượng, mặt hàng không khớp giữa các chứng từ.
• Ngăn chặn: 
  • Nhận hóa đơn khống để hợp thức hóa chi phí.
  • Ghi nhận chi phí khi hàng hóa/dịch vụ chưa phát sinh thực tế.

Rủi ro bị chặn trước khi hóa đơn được hạch toán và kê khai thuế, không đợi đến lúc thanh tra.

Bizzi B-invoice: Giảm nguy cơ xuất hóa đơn khống ở đầu ra

Bizzi B-invoice giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình phát hành hóa đơn, đảm bảo:

• Hóa đơn chỉ được xuất khi:
  • Có giao dịch bán hàng/dịch vụ thực.
  • Đã được kiểm tra điều kiện phát hành theo quy trình nội bộ.
• Kiểm soát:
  • Thời điểm xuất hóa đơn.
  • Thông tin khách hàng – hợp đồng – doanh thu liên quan.

Giá trị cốt lõi:

• Giảm rủi ro:
  • Xuất hóa đơn trước khi có giao dịch.
  • Xuất hóa đơn theo “đề nghị miệng” của đối tác.
• Hạn chế sai sót do: 
  • Áp lực doanh số.
  • Thiếu phối hợp giữa sales – kế toán.

 Doanh nghiệp bảo vệ chính mình khỏi rủi ro xuất hóa đơn khống hoặc sai bản chất giao dịch.

Bizzi Expense: Kiểm soát chi phí – giảm nhu cầu “hợp thức hóa”

Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến hóa đơn khống là: Chi phí phát sinh nhưng không có hóa đơn hợp lệ dẫn đến phải “đi tìm hóa đơn”

Bizzi Expense giải quyết vấn đề này từ gốc bằng cách:

• Chuẩn hóa quy trình chi tiêu:
  • Đề nghị chi.
  • Phê duyệt trước.
  • Gắn mục đích – ngân sách rõ ràng. 
• Theo dõi chi phí theo thời gian thực:
  • Ai chi.
  • Chi cho việc gì.
  • Có nằm trong ngân sách không.

Giá trị cốt lõi:

• Giảm áp lực “bù chi phí” cuối kỳ.
• Hạn chế hành vi:
  • Mua hóa đơn.
  • Nhận hóa đơn không đúng giao dịch.

Khi chi phí được quản trị minh bạch, động cơ sử dụng hóa đơn khống tự nhiên biến mất.

Bizzi – như một “trợ lý AI tài chính – kế toán” cho doanh nghiệp

Bizzi không thay thế con người, mà đóng vai trò:

• Nhắc việc đúng: kiểm tra, đối chiếu, phê duyệt.
• Cảnh báo sớm: hóa đơn, nhà cung cấp, chi phí có dấu hiệu rủi ro.
• Ghi nhớ thay người: lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch, hồ sơ chứng minh.

Với CFO & Kế toán trưởng, Bizzi giúp:

• Nhìn thấy rủi ro trước khi cơ quan thuế nhìn thấy.
• Chuyển từ quản lý “chữa cháy” sang quản trị phòng ngừa.

Tóm lại, Bizzi không chỉ xử lý hóa đơn, mà xây dựng một hệ sinh thái kiểm soát giúp doanh nghiệp không tạo ra hóa đơn khống ngay từ đầu. Trong kỷ nguyên quản lý thuế bằng dữ liệu và rủi ro, đây là lợi thế sống còn.

Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào

Hóa đơn khống không còn là rủi ro “hiếm gặp”, mà là điểm nóng trong quản lý thuế hiện nay. Doanh nghiệp chỉ thực sự an toàn khi kết hợp hiểu đúng pháp luật và áp dụng hệ thống kiểm soát phù hợp như Bizzi.

1. Xuất hóa đơn khống bị phạt bao nhiêu tiền?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập và sử dụng hóa đơn khống (không có giao dịch thực tế) có thể bị:

• Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
• Bị buộc hủy hóa đơn, điều chỉnh hồ sơ khai thuế.
• Truy thu thuế, tiền chậm nộp và các khoản phạt liên quan.

Trường hợp nghiêm trọng có thể chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

2. Xuất hóa đơn khống có bị đi tù không?

Có, nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm.

Hành vi xuất hóa đơn khống có thể bị truy cứu:

• Tội trốn thuế (Điều 200 BLHS), hoặc
• Tội mua bán trái phép hóa đơn (Điều 203 BLHS)

Mức hình phạt:

• Cá nhân: phạt tiền lớn hoặc phạt tù (tùy giá trị hóa đơn, số tiền thuế trốn).
• Pháp nhân: phạt tiền đến hàng tỷ đồng, có thể đình chỉ hoạt động.

3. Hóa đơn khống có được khấu trừ thuế GTGT không?

 Không. Hóa đơn khống:

• Không phản ánh giao dịch kinh tế thực.
• Không đủ điều kiện về tính hợp pháp – hợp lý – hợp lệ.

Thuế GTGT trên hóa đơn khống bị loại khỏi khấu trừ, đồng thời:

• Bị truy thu thuế.
• Tính tiền chậm nộp.
• Có thể bị xử phạt hành chính hoặc hình sự.

4. Nếu đã kê khai thuế rồi mới phát hiện hóa đơn khống thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần:

1. Ngừng sử dụng hóa đơn đó ngay.
2. Lập hồ sơ điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế.
3. Loại chi phí, thuế GTGT đã kê khai sai.
4. Chủ động giải trình với cơ quan thuế (nếu đã có thông báo).

Việc tự phát hiện và điều chỉnh sớm sẽ giúp giảm mức phạt và tránh rủi ro hình sự.

5. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn khống bằng cách nào?

Cơ quan thuế hiện nay phát hiện hóa đơn khống chủ yếu thông qua:

• So khớp dữ liệu hóa đơn điện tử trên toàn hệ thống.
• Phân tích rủi ro bằng hệ thống TMS.
• Đối chiếu với:
  • Dữ liệu ngân hàng.
  • Tờ khai thuế của các bên liên quan.
  • Danh sách doanh nghiệp rủi ro, bỏ trốn.

Nhiều trường hợp không cần thanh tra trực tiếp vẫn bị phát hiện.

6. Làm sao để doanh nghiệp không vô tình xuất hóa đơn khống?

Doanh nghiệp cần:

• Chỉ xuất hóa đơn khi giao dịch thực sự phát sinh.
• Thiết lập quy trình:
  • Phê duyệt giao dịch trước khi xuất hóa đơn.
  • Đối chiếu hợp đồng – giao hàng – thanh toán.
• Đào tạo nhân sự sales, kế toán về rủi ro hóa đơn khống.
• Ứng dụng công nghệ để giảm phụ thuộc vào kiểm soát thủ công.

7. Phần mềm như Bizzi có giúp giảm rủi ro hóa đơn khống không? Ở khâu nào?

Có và rất hiệu quả nếu áp dụng đúng chỗ. Bizzi hỗ trợ ở 3 khâu trọng yếu:

• Đầu vào: Bizzi IPA + 3-way matching giúp chỉ ghi nhận hóa đơn khi có giao dịch thật (Invoice – PO – GR).
• Đầu ra: Bizzi B-invoice giúp chuẩn hóa quy trình phát hành hóa đơn, tránh xuất hóa đơn khi chưa đủ điều kiện.
• Chi phí: Bizzi Expense kiểm soát chi tiêu, giảm nhu cầu “hợp thức hóa” bằng hóa đơn khống.

Bizzi giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro ngay từ hệ thống, thay vì xử lý khi đã bị cơ quan thuế phát hiện.

Kết luận

Xuất hóa đơn khống không còn là rủi ro “xa vời”, mà là một mối đe dọa hiện hữu đối với sự tồn tại và uy tín của doanh nghiệp.  Trong bối cảnh quản lý thuế dựa trên dữ liệu lớn, hóa đơn điện tử và hệ thống phân tích rủi ro, mọi hành vi xuất hóa đơn không gắn với giao dịch thực đều có khả năng bị phát hiện – sớm hay muộn.

Hậu quả của xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào không chỉ dừng lại ở mức phạt tiền hay truy thu thuế, mà còn kéo theo:

• Nguy cơ truy cứu trách nhiệm hình sự đối với cá nhân và pháp nhân.
• Mất quyền khấu trừ thuế, sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng dòng tiền.
• Doanh nghiệp bị xếp vào nhóm rủi ro cao, tăng tần suất thanh tra, kiểm tra.
• Tổn hại nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu, khả năng gọi vốn và quan hệ đối tác.

Chính vì vậy, phòng ngừa rủi ro hóa đơn khống phải bắt đầu từ hệ thống, không thể chỉ trông chờ vào con người. Việc ứng dụng các công cụ hỗ trợ như Bizzi giúp doanh nghiệp:

• Khóa rủi ro ngay từ đầu vào bằng đối chiếu 3 chiều, đảm bảo giao dịch thực.
• Chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn đầu ra, tránh sai lệch bản chất giao dịch.
• Kiểm soát chi phí minh bạch, giảm nhu cầu “hợp thức hóa” bằng hóa đơn khống.
• Chủ động phát hiện và xử lý rủi ro trước khi cơ quan thuế vào cuộc.

Quản trị hóa đơn khống không chỉ là bài toán tuân thủ pháp luật, mà là bài toán sống còn trong quản trị tài chính hiện đại.  Doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào hệ thống kiểm soát như Bizzi không phải để “đối phó”, mà để xây dựng nền tảng vận hành minh bạch, an toàn và bền vững trong dài hạn.

Đăng ký ngay tại đây để nhận giải pháp chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp bạn: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/