Quản lý và xuất hóa đơn vé máy bay tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí, thuế và tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp. Sai sót nhỏ như sai MST, sai thông tin, xuất hóa đơn chậm có thể gây ra tổn thất lớn và rủi ro thuế.
Bài viết này của Bizzi sẽ bật mí cho bạn giải pháp quản lý xuất hóa đơn vé máy bay nói riêng và hóa đơn nói chung một cách chặt chẽ, chuẩn hóa và hạn chế sai sót gây ảnh hưởng.
Vì sao việc xuất hóa đơn vé máy bay là quan trọng trong doanh nghiệp?
Trong doanh nghiệp, vé máy bay phục vụ mục đích công tác được xem là chi phí hợp lý hợp lệ nếu có đầy đủ chứng từ theo quy định thuế. Điều này đặc biệt quan trọng vì đây là Điều kiện để được tính chi phí hợp lý & khấu trừ thuế
Để chi phí vé máy bay được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp bắt buộc phải có hóa đơn hợp lệ, bao gồm:
- Đúng thông tin doanh nghiệp: tên công ty, địa chỉ, MST chính xác
- Xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định (trong vòng thời gian hợp lệ)
- Chứng minh mục đích công tác (quyết định công tác/ email phê duyệt/ lịch trình)
Nếu không đáp ứng, chi phí sẽ bị loại — doanh nghiệp vừa không được tính chi phí hợp lý, vừa không được khấu trừ thuế GTGT, dẫn đến tăng số thuế phải nộp.
Ví dụ thực tế
Một kế toán đặt vé máy bay đi công tác nội địa cho nhân sự. Tuy nhiên:
- Khi xuất hóa đơn, nhà cung cấp gõ sai MST công ty
- Và xuất hóa đơn trễ hạn sau ngày bay gần 2 tháng
Kết quả:
- Khi quyết toán thuế, chi phí chuyến công tác bị loại hoàn toàn
- Doanh nghiệp không được tính vào chi phí hợp lý, không được khấu trừ thuế, thiệt hại hàng chục triệu đồng
- Kế toán mất thời gian giải trình và xử lý lại chứng từ
Vé máy bay có phải là hóa đơn GTGT không và khi nào được coi là hợp lệ?
Không phải mọi vé máy bay đều là hóa đơn GTGT.
- Vé máy bay (vé điện tử / e-ticket) bản chất không phải hóa đơn GTGT, mà chỉ là chứng từ vận chuyển / chứng minh dịch vụ.
- Để được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải có hóa đơn điện tử GTGT do hãng hàng không hoặc đại lý hợp pháp xuất theo đúng quy định.
Vé điện tử chỉ là một phần của bộ chứng từ, không thay thế hóa đơn.
Khi nào vé máy bay được coi là chứng từ hợp lệ?
Một vé máy bay điện tử được xem là hợp lệ cho mục đích kế toán khi đi kèm đầy đủ bộ chứng từ sau:
| Thành phần | Vai trò |
| Vé điện tử (E-ticket) | Xác nhận hành trình, ngày bay, người bay |
| Thẻ lên tàu bay (boarding pass) (khuyến nghị có) | Chứng minh dịch vụ đã được sử dụng |
| Hóa đơn điện tử GTGT | Chứng từ để khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí hợp lý |
| Quyết định/Email cử công tác | Chứng minh mục đích công việc |
| Thông tin thanh toán hợp lệ (chuyển khoản/ thẻ công ty / thẻ cá nhân kèm quyết toán) | Chứng minh thanh toán đúng quy định |
Điều kiện để vé điện tử được coi là chứng từ kế toán hợp lệ
Theo quy định kế toán & thuế, vé điện tử chỉ hợp lệ khi:
- Có đầy đủ thông tin hành trình: họ tên hành khách, chặng bay, ngày bay, mã đặt chỗ, số vé
- Có thông tin thanh toán rõ ràng
- Trùng khớp với thông tin trên hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử phải:
- Đúng MST, tên công ty, địa chỉ
- Xuất đúng thời điểm theo quy định
- Thuộc nhà cung cấp hợp pháp
Nếu thiếu hóa đơn điện tử sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và có thể bị loại chi phí khi quyết toán.
Phân biệt: Vé điện tử – Hóa đơn điện tử – Chứng từ hạch toán
Vé điện tử, hóa đơn điện tử và chứng từ hạch toán khác nhau về mục đích sử dụng và phạm vi áp dụng.
| Tiêu chí | Vé điện tử (E-ticket) | Hóa đơn điện tử GTGT | Chứng từ hạch toán |
| Bản chất | Xác nhận dịch vụ vận chuyển | Tài liệu pháp lý ghi nhận doanh thu & thuế | Bộ chứng từ tính chi phí |
| Tác dụng thuế | Không khấu trừ thuế | Hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT & TNDN | Chứng minh chi phí |
| Có MST doanh nghiệp | Không bắt buộc | Bắt buộc | Có/không tùy quy trình |
| Thời hạn xuất | Trước hoặc ngay sau ngày bay (tuỳ hãng/đại lý) | Theo quy định xuất hóa đơn | Sau khi hoàn thành chứng từ |
| Được tính chi phí? | Không | Nếu đủ điều kiện | Nếu đúng mục đích công tác |
| Thực thể liên quan | Tên hành khách, hành trình, mã đặt chỗ | MST, tên DN, số tiền, thuế, ngày xuất | Email cử đi, thanh toán, báo cáo công tác |
Vé máy bay không phải hóa đơn GTGT và chỉ được coi là chi phí hợp lệ khi đi kèm hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin doanh nghiệp.Việc thiếu hoặc sai hóa đơn sẽ dẫn đến không được khấu trừ thuế và có thể bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Ai được phép xuất hóa đơn vé máy bay và trách nhiệm của từng bên?
Dưới đây là phân tích chi tiết về ai được phép xuất hóa đơn vé máy bay và trách nhiệm của từng bên — giúp kế toán và doanh nghiệp nắm rõ để tránh rủi ro thuế và chi phí.
Ai được phép xuất hóa đơn vé máy bay?
Người/bên được phép xuất hóa đơn vé máy bay phải là đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp và có đăng ký thuế. Doanh nghiệp nên nắm rõ trách nhiệm từng bên để tránh bị loại chi phí và mất quyền khấu trừ thuế.
1. Hãng hàng không
Ví dụ: Vietnam Airlines, Vietjet Air, Bamboo Airways, Vietravel Airlines, ANA, Singapore Airlines…
- Có quyền xuất hóa đơn GTGT cho dịch vụ vận chuyển hàng không.
- Xuất hóa đơn trực tiếp cho khách hàng nếu mua trực tiếp trên website/ phòng vé hãng.
- Chịu trách nhiệm với nội dung hóa đơn (thuế, thông tin doanh nghiệp, số tiền…)
2. Đại lý vé máy bay chính thức (IATA/được hãng ủy quyền)
- Được phép xuất hóa đơn GTGT dịch vụ bán vé máy bay nếu có đăng ký kinh doanh & đăng ký thuế hợp lệ.
- Tùy mô hình:
- Xuất hóa đơn doanh thu vận chuyển (nếu được hãng ủy quyền full)
- Hoặc chỉ xuất hóa đơn phí dịch vụ, còn hóa đơn vận chuyển do hãng xuất
3. OTA (Online Travel Agency / nền tảng đặt vé online)
Ví dụ: Traveloka, Booking, Agoda, Vntrip, Mytour…
- Nếu OTA chỉ là trung gian thanh toán: invoice sẽ do hãng hàng không hoặc đại lý đối tác của OTA xuất.
- Nếu OTA tự bán và thu tiền trực tiếp: OTA có thể xuất hóa đơn phí dịch vụ, còn phần vé do hãng xuất.
4. Doanh nghiệp mua vé
- Không có quyền xuất hóa đơn vé máy bay.
- Chỉ có quyền yêu cầu bên bán xuất hóa đơn GTGT đúng thông tin doanh nghiệp
5. Cách xác định ai phải xuất hóa hóa đơn vé máy bay trong từng trường hợp
Xuất hóa đơn vé máy bay phải được xuất bởi hãng hoặc đại lý/OTA hợp pháp, có đăng ký thuế.
| Trường hợp đặt vé | Ai phát hành hóa đơn vé máy bay? | Có hóa đơn phí dịch vụ không? |
| Mua trực tiếp trên web hãng | Hãng hàng không | Không |
| Mua tại đại lý cấp 1 có ủy quyền | Đại lý xuất hóa đơn vận chuyển hoặc hãng (tùy cơ chế) | Có thể có |
| Mua từ đại lý nhỏ/ cộng tác viên | Hãng xuất hóa đơn vận chuyển | Đại lý chỉ xuất phí dịch vụ |
| Mua qua OTA như Traveloka | Hãng hoặc đại lý liên kết của OTA | OTA có thể xuất hóa đơn phí dịch vụ |
| Mua qua Booking/Agoda (nước ngoài) | Thường không có hóa đơn GTGT Việt Nam | Có thể có email invoice thanh toán quốc tế |
| Mua bằng voucher/thẻ cá nhân | Hóa đơn vẫn được xuất nếu cung cấp MST | Phải quyết toán nội bộ thêm |
6. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp mua vé qua app (Traveloka, Booking, Agoda)
Để mua vé qua app hiệu quả cho doanh nghiệp, cần chú trọng bảo mật thông tin, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin hành khách và chuyến bay, lựa chọn ứng dụng uy tín, và xây dựng chính sách đặt vé rõ ràng. Doanh nghiệp cũng nên so sánh giá vé từ nhiều hãng hàng không để tối ưu chi phí và tận dụng các chương trình tích điểm của các hãng.
Traveloka
- Nếu vé do hãng bán qua Traveloka → hãng xuất hóa đơn GTGT
- Traveloka chỉ xuất hóa đơn phí dịch vụ (nếu có)
- Cần yêu cầu MST ngay từ bước đặt vé
Booking & Agoda
- Không phải nền tảng bán vé máy bay chuyên chính, phần lớn không hỗ trợ xuất hóa đơn GTGT Việt Nam
- Cung cấp invoice thanh toán quốc tế, nhưng không hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT
- Chỉ dùng làm chi phí được trừ nếu:
- Chứng minh mục đích công tác
- Thanh toán hợp lệ
- Không yêu cầu khấu trừ VAT
Khi nào phải xuất hóa đơn vé máy bay để không bị tính sai thời hạn?
Dưới đây là chi tiết về khi nào phải xuất hóa đơn vé máy bay để không bị tính sai thời hạn, kèm các căn cứ pháp lý, và lưu ý thực tế cho doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý về thời điểm lập hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ‑CP (ban hành 19/10/2020, có hiệu lực 01/07/2022) về hóa đơn, chứng từ:
- Điều 9 quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Đối với cung cấp dịch vụ: “là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì: “thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền” (trừ một vài trường hợp như chỉ đặt cọc, tạm ứng).
- Đối với dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần đối soát số liệu như vận tải hàng không: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Như vậy, với vé máy bay thuộc dịch vụ vận chuyển, hãng hàng không (hoặc đại lý) khi lập hóa đơn phải căn cứ vào thời điểm hoàn thành dịch vụ / thu tiền hoặc hoàn tất đối soát (nếu có) để lập hóa đơn đúng thời hạn.
Bảng thời hạn thực tế từng hãng hàng không
Dưới đây là bảng thời hạn mà một số hãng hàng không Việt Nam ghi nhận theo thông tin công khai; doanh nghiệp khi mua vé cần lưu ý thời hạn của từng hãng:
Lưu ý: Thời hạn “72 giờ”, “48-72 giờ” là thực tiễn hãng công bố, không phải quy định luật định chuẩn chung. Luật chỉ quy định “chậm nhất 07 ngày của tháng sau” trong trường hợp đối soát. Doanh nghiệp mua vé cần kiểm tra chính sách riêng của hãng/đại lý.
Rủi ro khi xuất hóa đơn vé máy bay muộn
Doanh nghiệp mua vé nhưng hóa đơn xuất trễ (quá thời hạn của hãng hoặc không đáp ứng thời điểm theo Điều 9) sẽ có khả năng:
- Hóa đơn bị từ chối xuất bởi hãng hoặc đại lý → mất chứng từ khấu trừ thuế GTGT hoặc mất chi phí được trừ.
- Cơ quan thuế kiểm tra → chi phí vé máy bay có thể bị loại vì không có hóa đơn hợp lệ đúng thời điểm.
- Có thể bị xử phạt vi phạm về hóa đơn (nếu người bán lập muộn / không lập hóa đơn) theo các quy định thuế.
Doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ thuế GTGT, dẫn tới chi phí tăng, thuế nặng hơn.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp kế toán
Khi mua vé máy bay cho công tác: yêu cầu hãng/đại lý xuất hóa đơn càng sớm càng tốt, ưu tiên trong thời hạn mà hãng công bố (ví dụ 72 giờ) và trước khi quá tháng phát sinh dịch vụ.
- Kiểm tra thông tin như: mã đặt chỗ, hành trình, tên công ty, MST, địa chỉ để cung cấp cho hãng ngay khi xuất hóa đơn.
- Lưu trữ chứng từ vé máy bay + boarding pass + hóa đơn điện tử để sẵn sàng cho thanh kiểm tra thuế.
- Nếu mua vé qua đại lý/OTA, xác định rõ ai xuất hóa đơn và trong thời hạn nào để tránh bị “xuất trễ”.
- Theo dõi cập nhật chính sách của từng hãng hàng không vì thời hạn thực tiễn có thể thay đổi
Thuế GTGT cho vé máy bay tính thế nào và khi nào được khấu trừ?
Dưới đây là nội dung chi tiết về thuế GTGT cho vé máy bay: cách tính và khi nào được khấu trừ — gồm giải thích pháp lý, ví dụ & lưu ý thực tế.
1. Vé máy bay nội địa – Thuế suất 10%
- Các chuyến bay cất và hạ cánh tại Việt Nam → áp dụng VAT 10%
- Xuất hóa đơn GTGT với thuế suất 10% trên giá vé + phí dịch vụ + phụ thu (nếu có)
Lưu ý: Các khoản thu hộ sân bay (airport tax), phí an ninh, phí soi chiếu, phí sân bay quốc tế… không chịu thuế → không tính vào phần VAT.
2. Vé máy bay quốc tế – Thuế suất 0%
- Áp dụng cho các chuyến bay quốc tế xuất phát từ Việt Nam đi nước ngoài
- VAT 0% theo chính sách ưu đãi cho dịch vụ vận tải quốc tế
- Trên hóa đơn sẽ thể hiện VAT = 0%
Ví dụ: Vé Hà Nội – Bangkok: VAT 0%
3. Phí thu hộ (thuế sân bay, phí an ninh)
- Thuộc nhóm không chịu thuế GTGT
- Hiển thị riêng trên hóa đơn, không tính VAT
4. Vé nối chuyến, vé quốc tế có chặng nội địa
Vé nối chuyến có chặng nội địa và chặng quốc tế của doanh nghiệp mua qua app chịu thuế suất GTGT 0% cho toàn bộ hành trình quốc tế nếu đáp ứng điều kiện của dịch vụ vận tải quốc tế, tức là chặng quốc tế là phần chính. Tuy nhiên, chặng nội địa hoàn toàn trên cùng một vé sẽ chịu thuế suất 10%, được thể hiện trên hóa đơn riêng biệt hoặc chia rõ trong hóa đơn chung.
| Trường hợp | Thuế VAT áp dụng | Ghi chú |
| Hà Nội – TP.HCM – Singapore (một vé, một số vé) | 0% | Vì mục đích cuối cùng là vận tải quốc tế |
| Hà Nội – TP.HCM (mua riêng), sau đó TP.HCM – Singapore | HN–HCM: 10% / HCM–SIN: 0% | Do được xem là 2 giao dịch độc lập |
| Singapore – TP.HCM – Hà Nội (vé quốc tế về VN) | 0% | Toàn bộ hành trình quốc tế nên VAT 0% |
5. Tại sao kế toán hay sai khi kê khai VAT cho vé máy bay quốc tế?
Kế toán hay sai khi kê khai VAT cho vé máy bay quốc tế là do nhầm lẫn giữa thuế suất 0% cho dịch vụ vận tải quốc tế và thuế suất 10% cho các dịch vụ liên quan khác như phí dịch vụ, phí hoàn vé. Ngoài ra, việc hạch toán phức tạp như xác định tính hợp lệ của chứng từ, cách xử lý hóa đơn đầu vào, đầu ra, và việc phân biệt giữa hoa hồng đại lý và phí dịch vụ cũng là những nguyên nhân gây sai sót.
| Sai lầm phổ biến | Nguyên nhân | Hậu quả |
| Kê khai khấu trừ VAT cho vé quốc tế | Nhầm tưởng vé nào cũng có VAT | Sai chỉ tiêu trên tờ khai, phải điều chỉnh |
| Không tách phần phí thu hộ khi hạch toán | Gộp tất cả để tính thuế | Hạch toán sai chi phí |
| Chưa hiểu quy tắc “một vé – một hành trình” | Gộp VAT 10% cho chặng nội địa trong hành trình quốc tế | Cơ quan thuế loại VAT, phạt sai kê khai |
| Không biết hóa đơn quốc tế = VAT 0% | Nghĩ hóa đơn thiếu VAT → yêu cầu đổi hóa đơn | Mất thời gian xử lý chứng từ |
Xuất hóa đơn vé máy bay được tính vào chi phí hợp lý khi nào?
Theo quy định của Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, chi phí vé máy bay được tính vào chi phí hợp lý khi đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:
1. Chi phí phát sinh thực tế
- Phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có quyết định cử đi công tác, email phê duyệt, lịch công tác hoặc tài liệu chứng minh mục đích.
2. Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn GTGT hợp lệ: đúng tên công ty, MST, địa chỉ.
- Kèm theo E-ticket, boarding pass, hợp đồng và các chứng từ liên quan.
3. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn > 20 triệu
- Chuyển khoản, thanh toán qua thẻ công ty, thẻ nhân viên (kèm bảng thanh toán hoàn ứng).
- Không được thanh toán tiền mặt nếu tổng giá trị một lần thanh toán > 20.000.000 VND (đã gồm thuế).
4. Bảng minh họa 4 tình huống hạch toán chi phí vé máy bay
Dưới đây là 4 tình huống hạch toán chi phí vé máy bay thường gặp.
| Tình huống | Điều kiện hóa đơn | Thanh toán | Có được tính chi phí TNDN? | Lưu ý hồ sơ |
| Mua trực tiếp từ hãng / đại lý | Có hóa đơn e-invoice hợp lệ | Chuyển khoản / thẻ | Có | Cần E-ticket + boarding pass |
| Mua online website/app | Hãng hoặc đại lý/OTA xuất hóa đơn | Chuyển khoản / ví điện tử | Có | Làm rõ ai xuất hóa đơn, tránh xuất trễ |
| Nhân viên tự mua – DN hoàn ứng | Hóa đơn xuất tên DN, MST DN | Thẻ cá nhân → DN hoàn ứng | Có | Bắt buộc: quy chế hoàn ứng + quyết định công tác |
| Vé cho chuyên gia nước ngoài | Hóa đơn tên DN | Thanh toán ngân hàng | Có | Có hợp đồng lao động/hợp đồng dịch vụ |
Bizzi Travel & Expense – Giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình đặt – xuất vé máy bay & quản lý chi phí công tác
Quản lý chi phí công tác bằng Excel, email hoặc thu thập thủ công từ từng nhân viên khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro:
- Thiếu hóa đơn / mất chứng từ
- Sai MST, sai tên doanh nghiệp
- Xuất hóa đơn chậm (quá hạn 48–72 giờ) → mất quyền khấu trừ
- Không đủ bộ chứng từ công tác (hóa đơn – E-ticket – boarding pass – quyết định công tác)
- Quy trình phê duyệt rời rạc, khó kiểm soát
- Không đối chiếu được “dự chi – thực chi”
Để giải quyết triệt để những vấn đề này, Bizzi Travel & Expense cung cấp bộ tính năng toàn diện giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ vòng đời công tác phí – từ đặt vé, phê duyệt, nhận hóa đơn đến quyết toán.
Bizzi hỗ trợ đầy đủ quy trình T&E:
- Tạo đề nghị công tác
- Tự động phê duyệt theo quy trình & ngân sách
- Đặt vé theo chính sách công tác
- Tự động nhận hóa đơn từ hãng/đại lý
- Đối soát E-ticket – boarding pass – hóa đơn
- Tự động tạo báo cáo công tác & quyết toán hoàn ứng
→ Một nền tảng duy nhất giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ Travel & Expense Policy.
Doanh nghiệp lấy hóa đơn vé máy bay ở đâu và quy trình ra sao?
Hóa đơn vé máy bay là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn lúng túng khi cần lấy hóa đơn từ hãng bay, đại lý hay nền tảng OTA. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp chủ động lấy đúng – đủ – kịp thời.
1. Cách lấy hóa đơn điện tử từ từng hãng hàng không
Vietnam Airlines
- Có thể lấy hóa đơn trên website hoặc qua email.
- Thông tin bắt buộc: Mã số thuế doanh nghiệp, số đặt chỗ (PNR), email nhận hóa đơn, hành trình bay.
- Lưu ý: Hóa đơn được lập sau khi hoàn tất thanh toán.
Vietjet Air
- Mục “Lập hóa đơn” trên website Vietjet.
- Thời hạn yêu cầu xuất hóa đơn: 48 giờ từ lúc thanh toán.
- Chỉ hỗ trợ xuất hóa đơn một lần → sai MST phải hủy và lập lại theo quy trình riêng.
Bamboo Airways
- Cổng xuất hóa đơn trực tuyến trên website Bamboo.
- Thời hạn: trong vòng 72 giờ kể từ khi hoàn tất mua vé.
- Cần nhập email đã dùng thanh toán và MST doanh nghiệp.
2. Lấy hóa đơn khi mua qua đại lý vé
- Đại lý được ủy quyền phát hành hóa đơn và có hệ thống HĐĐT riêng.
- Khi thanh toán, doanh nghiệp cần:
- Cung cấp đầy đủ thông tin MST + email
- Kiểm tra thông tin đúng trên hóa đơn trước khi kê khai
Lưu ý: Dù mua từ đại lý, hóa đơn vẫn phải thể hiện đủ thông tin hành trình, mã vé, thông tin người bay.
3. Lấy hóa đơn khi mua qua OTA (Traveloka, Booking, Agoda, …)
| Tình huống | Ai xuất hóa đơn? | Lưu ý |
| OTA chỉ là trung gian, hãng thực hiện | Hãng hàng không | Doanh nghiệp phải tự vào cổng hãng để lấy hóa đơn |
| OTA bán dịch vụ trọn gói và trực tiếp thu tiền | OTA | Hóa đơn do OTA phát hành, không phải hóa đơn vé máy bay |
| Vé quốc tế thanh toán ngoại tệ | Tùy điều khoản giao dịch | Đính kèm chứng từ thanh toán và booking confirmation |
Lưu ý thực tế: Traveloka thường không xuất hóa đơn VAT cho vé máy bay, kế toán phải tự lấy tại hãng dựa trên PNR.
4. Checklist thông tin cần chuẩn bị để xuất hóa đơn
| Thông tin | Bắt buộc? |
| Mã số thuế doanh nghiệp | ✔ |
| Email nhận hóa đơn | ✔ |
| Số đặt chỗ (PNR) hoặc mã vé | ✔ |
| Họ tên người bay | ✔ |
| Chứng từ thanh toán (bank, thẻ) | ✔ khi tổng giá trị > 20 triệu |
| Hành trình bay & ngày bay | ✔ |
5. Tự động hóa quy trình lấy & kiểm tra hóa đơn
Nếu doanh nghiệp quản lý nhiều chứng từ công tác, việc thủ công dễ gây:
- Mất hóa đơn, thiếu hóa đơn
- Sai MST
- Không theo kịp deadline xuất hóa đơn → mất quyền khấu trừ
👉 Bizzi Expense hỗ trợ:
- Tự động lấy hóa đơn từ email và file đính kèm
- Đối chiếu file XML chuẩn pháp lý
- Cảnh báo sai thông tin (MST, tên DN, ngày hóa đơn)
Giải pháp giúp doanh nghiệp giảm rủi ro loại chi phí, giảm thời gian kiểm soát chứng từ.
Xử lý hóa đơn khi vé bị đổi, hoàn, hủy hoặc sai thông tin
Trong quá trình công tác, việc đổi lịch bay, hoàn vé hoặc chỉnh sửa thông tin đặt vé xảy ra thường xuyên. Kế toán cần nắm rõ cách xử lý hóa đơn đúng quy định để tránh bị loại chi phí hoặc kê khai thuế sai.
1. Khi đổi vé → cần lập hóa đơn thay thế
Trường hợp thay đổi hành trình, ngày bay, hạng vé… nhưng vẫn sử dụng dịch vụ bay, hãng hoặc đại lý sẽ:
- Xuất hóa đơn vé máy bay thay thế (hóa đơn mới thay toàn bộ hóa đơn cũ)
- Hóa đơn cũ sẽ không còn hiệu lực nhưng vẫn phải lưu trữ
Nội dung hóa đơn thay thế cần thể hiện rõ:
- Số và ký hiệu hóa đơn bị thay thế
- Giá trị mới của vé sau khi đổi
2. Khi hoàn vé → lập hóa đơn điều chỉnh
Nếu hành khách không sử dụng dịch vụ và được hoàn lại tiền:
- Doanh nghiệp nhận hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi âm) hoặc biên bản điều chỉnh hoàn tiền
- Giá trị điều chỉnh có thể âm toàn phần hoặc âm một phần (sau khi trừ phí phạt)
Lưu ý:
- Căn cứ Thông tư 78/2021 & Nghị định 123/2020: hoàn vé không được hủy hóa đơn gốc nếu đã kê khai → phải điều chỉnh.
3. Khi sai thông tin (tên hành khách, MST, email…)
- Thay đổi nội dung không làm thay đổi giá trị tiền → dùng hóa đơn điều chỉnh bổ sung (thông tin)
- Thay đổi giá trị → hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm tương ứng
Sai MST là lỗi nghiêm trọng và thường bị loại chi phí nếu không điều chỉnh kịp thời.
4. Giải thích mẫu ghi “âm/dương” trong hóa đơn điều chỉnh
| Loại hóa đơn | Dấu giá trị | Trường hợp áp dụng |
| Điều chỉnh giảm | Âm (-) | Hoàn vé, giảm giá trị dịch vụ |
| Điều chỉnh tăng | Dương (+) | Phát sinh chênh lệch khi đổi vé |
| Điều chỉnh thông tin | Không âm/dương | Sửa tên, MST, hành trình không đổi giá |
Khi kê khai thuế, kế toán phải nhập giá trị âm để bù trừ vào kỳ phát sinh.
Ví dụ:
- Vé mua 3.000.000 → hoàn toàn → hóa đơn điều chỉnh ghi -3.000.000
- Vé đổi tăng phí 500.000 → hóa đơn điều chỉnh ghi +500.000
Cách kê khai và hạch toán chi phí vé máy bay đúng chuẩn kế toán
Chi phí vé máy bay là khoản phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp, đặc biệt với hoạt động sales, công tác nội bộ, training, làm việc với đối tác. Để chi phí được tính hợp lệ và khấu trừ VAT đúng quy định, kế toán cần tuân thủ đúng quy trình kê khai và hạch toán.
1. Kê khai thuế GTGT cho hóa đơn vé máy bay
Chỉ áp dụng cho vé nội địa có VAT 10%
Kê khai vào chỉ tiêu:
- [23] – Hàng hóa dịch vụ mua vào trong kỳ
- [25] – Thuế GTGT được khấu trừ
Vé quốc tế (VAT 0%) → kê vào chỉ tiêu [26] – HHDV mua vào không được khấu trừ
2. Lưu trữ chứng từ đúng chuẩn
Nhiều doanh nghiệp chỉ giữ file PDF và bị loại chi phí khi thanh kiểm tra thuế vì:
- PDF không phải là hóa đơn gốc
- Hóa đơn điện tử gốc phải là file XML
3. Hạch toán kế toán chi phí vé máy bay
Thường sử dụng 3 tài khoản chính:
- Nợ 642, 641
- Nợ 133
- Có 111/112/331
4. Bizzi hỗ trợ tự động hạch toán
Nếu doanh nghiệp dùng Bizzi Expense hoặc Bizzi Invoice:
- Tự động đọc và kiểm tra hóa đơn XML
- Nhận diện vé nội địa / quốc tế / phí thu hộ
- Đối chiếu chứng từ công tác–boarding pass–hoàn ứng
- Tự động sinh bút toán qua API sang ERP (SAP, Oracle, Bravo, Fast, Misa…)
Giảm 80% thời gian nhập liệu – hạn chế sai sót kê khai VAT
Làm sao để tự động hóa quy trình xuất hóa đơn vé máy bay và đối soát?
Đối với doanh nghiệp có tần suất công tác cao, việc lấy – lưu – đối chiếu – hạch toán hóa đơn vé máy bay thủ công gây tốn thời gian và dễ sai sót. Tự động hóa quy trình là giải pháp giúp giảm rủi ro thuế, đảm bảo tính hợp lệ chứng từ và tiết kiệm chi phí vận hành.
- Gợi ý quy trình như sau:
Booking vé → Nhận email vé & hóa đơn → Hệ thống tự thu thập & đọc dữ liệu XML
→ Kiểm tra tính hợp lệ & cảnh báo lỗi → Đối chiếu với thông tin công tác
→ Tự sinh bút toán → Đồng bộ lên phần mềm kế toán / ERP
1. Tự động thu thập hóa đơn
- Quét email theo domain hoặc từ khóa (PNR, e-ticket, invoice…)
- Tự động tải hóa đơn XML & PDF và phân loại theo chuyến bay / nhân viên / trung tâm chi phí
- Hỗ trợ kéo hóa đơn từ các nguồn: Vietnam Airlines – Vietjet – Bamboo – Đại lý – OTA
2. Tự động kiểm tra và đối chiếu chứng từ
Hệ thống tự verify:
| Mục kiểm tra | Nội dung xác thực |
| Tính hợp lệ hóa đơn | Đúng định dạng NĐ123 – TT78 |
| MST doanh nghiệp | Đối chiếu DB MST quốc gia |
| Giá trị tiền & VAT | Dò lỗi lệch giá |
| Boarding pass | So khớp việc sử dụng vé |
| Quyết định công tác & hoàn ứng | Ghép theo nhân viên – chuyến đi |
Tự cảnh báo khi:
- Gần hết hạn 48h/72h xuất hóa đơn
- Sai MST
- Vé quốc tế kê khai nhầm VAT
- Thiếu boarding pass
3. Bizzi hỗ trợ tự động hóa như thế nào?
- Tự động lấy hóa đơn từ email
- Đối chiếu vê – hóa đơn – boarding pass – hoàn ứng
- Nhận diện hóa đơn điều chỉnh / thay thế / hoàn vé
- Sinh bút toán tự động chuyển ERP
- Cảnh báo deadline xuất hóa đơn 48–72 giờ
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ một nơi duy nhất với một danh sách hiển thị trực quan giúp dễ dàng quản lý và truy cập.
Bizzi cung cấp giải pháp giúp doanh nghiệp không mất quyền khấu trừ thuế & tránh rủi ro kiểm toán
FAQ – Câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn vé máy bay
1. Có thể xuất hóa đơn sau ngày bay không?
Có, nhưng phải trong thời hạn cho phép của hãng/đại lý và tuân theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền.
Thời hạn thực tế:
| Hãng | Thời gian yêu cầu xuất HĐ |
| Vietnam Airlines | 72 giờ |
| Bamboo Airways | 72 giờ |
| Vietjet Air | 48 giờ |
Nếu quá hạn trên sẽ không xin lại được hóa đơn đẫn dến việc không được khấu trừ & bị loại chi phí.
2. Gộp nhiều người trên một hóa đơn được không?
Được. Doanh nghiệp có thể gộp nhiều hành khách vào 01 hóa đơn nếu cùng đặt trong một mã đặt chỗ (PNR) và thanh toán chung.
Lưu ý:
- Phải ghi đúng tên từng hành khách
- Phần mô tả ghi rõ hành trình – số hiệu chuyến bay – ngày bay
3. Vé quốc tế có VAT không?
- Thuế GTGT vé quốc tế = 0%
- Phí thu hộ (airport tax / phí an ninh sân bay): không chịu thuế
- Vé quốc tế có chặng nội địa nối chuyến vẫn áp dụng 0% cho toàn hành trình
Nhiều kế toán kê nhầm VAT dẫn đến sai tờ khai GTGT.
4. Xuất hóa đơn vé máy bay có cần chữ ký số không?
Theo quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, hóa đơn do hãng hàng không / đại lý phát hành đã có ký số trực tiếp trên file XML, không cần in ra và ký đóng dấu thêm.
PDF chỉ là bản thể hiện, XML mới là hóa đơn gốc.
5. Mua vé qua app nước ngoài (Traveloka, Booking, Agoda) có được khấu trừ thuế không?
Chỉ được khấu trừ VAT khi app/đại lý phát hành hóa đơn GTGT hợp lệ tại Việt Nam (có MST Việt Nam & file XML). Nếu hóa đơn từ tổ chức nước ngoài không có MST Việt Nam → không được khấu trừ VAT và chỉ được tính chi phí nếu chứng minh phục vụ SXKD.
6. Làm sao kiểm tra hóa đơn vé máy bay hợp lệ?
Kiểm tra theo checklist:
- Có file XML chuẩn NĐ 123
- MST đúng và tồn tại trong hệ thống thuế
- Tình trạng hóa đơn còn hiệu lực (không bị điều chỉnh / hủy)
- Có đúng VAT (10% nội địa / 0% quốc tế / không thuế phí thu hộ)
- Trùng khớp booking – hành trình – boarding pass – thanh toán
Bizzi hỗ trợ kiểm tra tự động hóa đơn XML, cảnh báo sai MST, sai VAT, xuất muộn, thiếu chứng từ.
Kết luận
Hóa đơn vé máy bay tưởng đơn giản, nhưng thực tế là một trong những nhóm chứng từ dễ sai – dễ thiếu – dễ bị loại nhất khi thanh kiểm tra thuế. Việc nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn, điều kiện hợp lệ và cách xử lý các tình huống đổi – hoàn – hủy là điều bắt buộc với mọi doanh nghiệp.
Trong bối cảnh doanh nghiệp có nhiều chuyến công tác, nhiều nguồn đặt vé và khối lượng hóa đơn lớn, tự động hóa quy trình lấy – kiểm tra – đối soát hóa đơn vé máy bay không chỉ giúp:
- Giảm thiểu sai sót & rủi ro gian lận
- Đảm bảo đầy đủ và đúng chuẩn bộ chứng từ hợp lệ
- Tăng mức độ tuân thủ thuế – kiểm toán
- Tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý cho kế toán
mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách công tác tốt hơn và vận hành tài chính minh bạch hơn.
Áp dụng các giải pháp tự động như Bizzi Travel & Expense là bước đi tất yếu để chuẩn hóa quản lý công tác phí và bảo vệ quyền lợi thuế cho doanh nghiệp. Đăng ký tại đây để nhân tư vấn từ chuyên gia giải pháp quản lý chi phí dành riêng cho doanh nghiệp của bạn! https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
