Trong quản lý công nợ, sai lệch dù nhỏ cũng có thể gây tổn thất tài chính nghiêm trọng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Đó là lý do quy trình đối chiếu 3 bên (3-way matching) ngày càng được chú trọng trong kế toán hiện đại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ 3 way matching là gì, tại sao đây là yếu tố cốt lõi để kiểm soát chi phí, giảm gian lận, đồng thời khám phá cách tự động hóa quy trình đối chiếu 3 chiều để tối ưu hiệu quả tài chính với Bizzi.
1. 3 way matching là gì?
3 way matching hay còn gọi là đối chiếu 3 bên hoặc đối chiếu 3 chiều, là một quy trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong kế toán công nợ và quản lý tài chính doanh nghiệp. Phương pháp này giúp đảm bảo doanh nghiệp chỉ thực hiện thanh toán khi có sự khớp đúng giữa ba tài liệu: đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn. Đây là một bước quan trọng giúp tăng tính minh bạch, kiểm soát chi phí và ngăn ngừa gian lận.
1.1. Khái niệm và vai trò của đối chiếu 3 bên trong kế toán công nợ
1.1.1. Định nghĩa 3-way matching
3 way matching hay còn gọi là đối chiếu 3 bên hoặc đối chiếu 3 chiều, là một quy trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong kế toán công nợ và quản lý tài chính doanh nghiệp. Phương pháp này giúp đảm bảo việc thanh toán chỉ được thực hiện khi có sự khớp đúng giữa ba tài liệu:
- Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO)
- Phiếu nhận hàng (Receiving Report – RR hoặc Goods Receipt – GR)
- Hóa đơn từ nhà cung cấp (Invoice)
Mục tiêu chính của 3-way matching là xác minh sự nhất quán và hợp lệ của giao dịch trước khi chi trả, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận trong quá trình mua sắm và thanh toán.
1.1.2. Mục đích chính của 3-way matching
Quy trình đối chiếu 3 chiều không chỉ là thủ tục kế toán, mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo thanh toán chính xác và minh bạch.
- Đảm bảo công ty chỉ thanh toán cho hàng hóa/dịch vụ đúng với đơn đặt hàng và đã được nhận.
- Phát hiện kịp thời sai lệch về số lượng, đơn giá, chất lượng hoặc các chi tiết liên quan.
- Ngăn ngừa các hình thức gian lận như hóa đơn giả, thanh toán trùng lặp, thanh toán sai.
- Tăng cường minh bạch và kiểm soát nội bộ trong toàn bộ quy trình kế toán công nợ.
- Đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và tuân thủ các quy định tài chính.
1.2. Các tài liệu chính tham gia vào 3-way matching
Để hiểu rõ 3 way matching là gì hay đối chiếu 3 chiều là gì, doanh nghiệp cần nắm vững ba loại tài liệu trọng yếu tham gia vào quy trình này. Đây là cơ sở giúp kế toán, bộ phận mua hàng và quản lý tài chính đảm bảo sự minh bạch, chính xác và kiểm soát tốt hơn công nợ phải trả.
1.2.1. Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO)
Đơn đặt hàng là tài liệu chính thức được người mua phát hành để xác nhận yêu cầu mua hàng với nhà cung cấp. PO đóng vai trò là bước đầu tiên trong quy trình đối chiếu 3 chiều, tạo căn cứ pháp lý cho giao dịch mua bán. Nội dung của đơn đặt hàng thường bao gồm:
- Danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua
- Số lượng cụ thể, giá cả thỏa thuận và điều khoản thanh toán
- Mã đơn hàng (PO number) để theo dõi và tra soát
- Ngày giao hàng dự kiến và các điều kiện liên quan
PO giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch mua sắm hiệu quả và là tiêu chuẩn để so sánh với hàng nhận và hóa đơn thanh toán sau này.
1.2.2. Phiếu nhận hàng (Receiving Report – RR / Goods Receipt Note – GRN / Order Receipt)
Phiếu nhận hàng được lập bởi bộ phận kho hoặc bộ phận tiếp nhận hàng hóa sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng hàng đến từ nhà cung cấp. Tài liệu này giúp xác nhận hàng đã được giao đúng như mô tả trong đơn đặt hàng. Các nội dung quan trọng trong phiếu nhận hàng bao gồm:
- Thông tin về mã hàng, số lượng thực nhận và tình trạng sản phẩm
- Ngày nhận hàng và tên người tiếp nhận
- Ghi chú về sai lệch (nếu có) giữa đơn hàng và hàng thực tế
Đây là tài liệu trung gian đóng vai trò then chốt trong việc phát hiện lỗi hoặc sự không khớp giữa PO và hóa đơn.
1.2.3. Hóa đơn (Invoice)
Hóa đơn là yêu cầu thanh toán chính thức mà nhà cung cấp gửi đến doanh nghiệp sau khi hoàn tất giao hàng. Đây là cơ sở để bộ phận kế toán thực hiện các bước thanh toán cuối cùng. Một hóa đơn hợp lệ trong đối chiếu 3 chiều cần có:
- Số hóa đơn, ngày phát hành và thông tin liên hệ của nhà cung cấp
- Danh sách hàng hóa/dịch vụ, số lượng và đơn giá
- Các khoản giảm giá hoặc điều chỉnh nếu có
- Tổng giá trị cần thanh toán, điều khoản thanh toán
Việc đối chiếu hóa đơn với PO và phiếu nhận hàng giúp doanh nghiệp ngăn ngừa thanh toán sai hoặc bị gian lận.
1.3. Quy trình 3-way matching (đối chiếu 3 bên) hoạt động như thế nào?
Quy trình đối chiếu 3 chiều (3-way matching) là một phần cốt lõi trong kiểm soát nội bộ và quản lý công nợ, giúp doanh nghiệp đảm bảo chỉ thanh toán cho các giao dịch hợp lệ và chính xác. Việc áp dụng đúng quy trình không chỉ tránh rủi ro tài chính mà còn nâng cao hiệu quả vận hành của bộ phận kế toán.
1.3.1. Các bước thực hiện đối chiếu
Để hiểu rõ 3 way matching là gì trong thực tiễn, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước triển khai cơ bản dưới đây:
- Bộ phận Kế toán phải trả (AP) nhận hóa đơn từ nhà cung cấp: Đây là hóa đơn ghi nhận giá trị giao dịch và yêu cầu thanh toán cho đơn hàng đã cung cấp.
- Đối chiếu hóa đơn với Đơn đặt hàng (PO): So sánh các yếu tố quan trọng như số lượng sản phẩm, đơn giá, mã hàng và tổng tiền giữa hóa đơn và đơn đặt hàng đã được duyệt.
- Kiểm tra Phiếu nhận hàng (Goods Receipt/GRN): Xác nhận hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao nhận đúng số lượng, chất lượng và thời gian như trên đơn đặt hàng.
- Phê duyệt thanh toán: Nếu cả ba tài liệu khớp nhau hoàn toàn về thông tin và giá trị, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
- Xử lý sai lệch (nếu có): Trong trường hợp có sự chênh lệch như thiếu hàng, sai giá, hóa đơn sẽ được tạm giữ. Doanh nghiệp chỉ thanh toán khi các sai sót được xử lý xong với nhà cung cấp hoặc phòng ban liên quan.
1.3.2. Ví dụ minh họa
Để giúp bạn hiểu rõ hơn đối chiếu 3 chiều là gì, hãy xem ví dụ dưới đây:
- Đơn đặt hàng (PO): Công ty ABC đặt mua 100 sản phẩm từ nhà cung cấp XYZ với đơn giá 50 USD/sản phẩm, tổng giá trị 5.000 USD.
- Hóa đơn (Invoice): Nhà cung cấp XYZ gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán 5.000 USD cho 100 sản phẩm.
- Phiếu nhận hàng (Goods Receipt): Công ty ABC xác nhận đã nhận đủ 100 sản phẩm đúng như đặt hàng.
- Đối chiếu và phê duyệt: Bộ phận kế toán của ABC thực hiện đối chiếu 3 chiều giữa PO, Invoice và GRN. Khi xác minh toàn bộ thông tin đều chính xác và trùng khớp, thanh toán sẽ được thực hiện.
2. So sánh 2-way matching và 3-way matching
Trong quản lý công nợ và thanh toán, việc đối chiếu dữ liệu giữa các tài liệu giúp doanh nghiệp tránh sai sót và hạn chế rủi ro thanh toán. Hai phương pháp phổ biến hiện nay là 2-way matching (đối chiếu 2 bên) và 3-way matching (đối chiếu 3 chiều). Dưới đây là so sánh chi tiết hai phương pháp:
2.1. Đối chiếu 2 bên (2-way matching) là gì?
2-way matching là quy trình đối chiếu giữa Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) và Hóa đơn thanh toán (Invoice). Mục tiêu là xác minh rằng doanh nghiệp chỉ thanh toán cho các mặt hàng hoặc dịch vụ đúng như đã đặt trong PO, căn cứ trên thông tin từ PO và Invoice.
Ví dụ cụ thể về 2-way matching
Doanh nghiệp ABC đặt mua 100 sản phẩm từ nhà cung cấp XYZ với đơn giá 50 USD/sản phẩm (PO). Khi XYZ gửi hóa đơn 5.000 USD (Invoice), bộ phận kế toán đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn. Nếu thông tin khớp, thanh toán sẽ được thực hiện mà không cần kiểm tra hàng đã nhận.
Lưu ý: Phương pháp này không xác nhận việc hàng hóa đã được giao hay chưa, dẫn đến rủi ro nếu nhà cung cấp gửi hóa đơn nhưng chưa giao đủ hàng.
2.2. Tại sao 3-way matching ưu việt hơn?
3-way matching là gì – Đây là phương pháp đối chiếu ba tài liệu gồm Đơn đặt hàng (PO), Hóa đơn thanh toán (Invoice) và Biên nhận hàng hóa (Receiving Report/Delivery Note).
Việc kiểm tra cả ba tài liệu giúp đảm bảo rằng:
- Doanh nghiệp chỉ thanh toán cho những gì đã đặt (PO)
- Được lập hóa đơn chính xác (Invoice)
- Và thực tế đã nhận đủ hàng hoặc dịch vụ (Receiving Report)
Ưu điểm vượt trội của đối chiếu 3 chiều so với 2 chiều
So với đối chiếu 2 bên, phương pháp 3-way matching mang lại độ chính xác và an toàn cao hơn trong quy trình xử lý hóa đơn và thanh toán. Một số lợi ích nổi bật bao gồm:
- Giảm thiểu rủi ro thanh toán sai: Tránh tình trạng thanh toán cho các mặt hàng chưa được giao hoặc giao sai số lượng.
- Tăng độ chính xác: Đảm bảo dữ liệu nhất quán từ khâu mua hàng đến khi nhận hàng và lập hóa đơn.
- Phát hiện gian lận hoặc sai sót: Nếu hàng chưa được nhận nhưng hóa đơn đã gửi, hệ thống sẽ tự động cảnh báo.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ: Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chuỗi cung ứng và dòng tiền.
3. Thách thức của đối chiếu thủ công và lợi ích của tự động hóa
Dù đối chiếu 3 chiều mang lại độ chính xác cao, nhưng nếu thực hiện thủ công, quy trình này vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và tốn kém. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang tự động hóa đối chiếu để tiết kiệm chi phí, thời gian và tăng hiệu quả vận hành.
3.1. Những rắc rối khi đối chiếu thủ công
3.1.1. Tốn kém thời gian và chi phí
Đối chiếu hóa đơn thủ công đòi hỏi nhân sự phải tìm kiếm, kiểm tra từng tài liệu một cách riêng lẻ – từ đơn đặt hàng, hóa đơn đến phiếu giao hàng. Mỗi hóa đơn xử lý thủ công có thể tiêu tốn trung bình 11 USD, thậm chí lên tới 25 USD tùy theo mức độ phức tạp.
Chi phí còn tăng thêm khi tính cả việc viết séc, gửi bưu điện, lưu trữ thủ công… Trong một năm với hàng nghìn hóa đơn, doanh nghiệp có thể mất hàng trăm nghìn USD – chưa kể rủi ro bị phạt do chậm thanh toán hoặc bỏ lỡ chiết khấu sớm.
3.1.2. Dễ xảy ra sai sót và gian lận
Khi nhập liệu bằng tay và đối chiếu từng chứng từ một, con người rất dễ mắc lỗi: nhập sai số lượng, đơn giá, hay tạo thanh toán trùng lặp.
Không chỉ gây thất thoát tài chính, sai sót còn khiến đội ngũ kế toán chịu áp lực lớn, nhất là trong mùa cao điểm. Hơn nữa, quy trình thủ công không đủ khả năng phát hiện các chiêu thức gian lận tinh vi như thay đổi hóa đơn, làm giả dữ liệu giao hàng…
3.1.3. Hạn chế tầm nhìn và ảnh hưởng quan hệ nhà cung cấp
Việc thiếu thông tin thời gian thực về trạng thái hóa đơn hoặc đơn hàng khiến doanh nghiệp không kiểm soát được dòng tiền hiệu quả.
Tình trạng thanh toán chậm hoặc sai sót không chỉ gây gián đoạn chuỗi cung ứng mà còn làm mất uy tín với nhà cung cấp, giảm khả năng thương lượng và hợp tác trong tương lai.
3.2. Lợi ích của việc tự động hóa quy trình đối chiếu
3.2.1. Cải thiện độ chính xác và hiệu suất vượt trội
Tự động hóa đối chiếu 3 chiều cho phép hệ thống kiểm tra tức thì sự khớp nhau giữa PO, hóa đơn và biên nhận. Điều này giúp giảm đến 81% chi phí xử lý và tăng hiệu quả làm việc lên đến 73% theo báo cáo từ các doanh nghiệp áp dụng thành công.
Thay vì xử lý thủ công từng bước, nhân viên kế toán có thể tập trung vào công việc mang tính chiến lược hơn.
3.2.2. Nâng cao quản lý dòng tiền và mối quan hệ nhà cung cấp
Hệ thống đối chiếu tự động hóa giúp xử lý hóa đơn đúng hạn, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các ưu đãi thanh toán sớm và tăng uy tín với đối tác.
Tất cả dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng và ra quyết định tài chính kịp thời, chính xác.
3.2.3. Giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ kiểm toán
Tự động hóa giúp phát hiện các điểm bất thường như hóa đơn không khớp, đơn hàng trùng lặp hoặc thanh toán vượt quá đơn giá.
Ngoài ra, hệ thống lưu trữ và tổ chức tất cả tài liệu điện tử một cách khoa học, giúp tiết kiệm thời gian kiểm toán và đảm bảo tuân thủ quy định tài chính.
4. Bizzi: Giải pháp số hóa và tự động hóa đối chiếu 3 bên trong Kế toán công nợ
Khi nhắc đến 3 way matching là gì hay đối chiếu 3 chiều là gì, phần lớn doanh nghiệp đều quan tâm đến tính chính xác, tốc độ và mức độ tự động hóa trong quy trình kế toán công nợ. Bizzi cung cấp nền tảng số hóa mạnh mẽ, giúp tự động đối chiếu hóa đơn – đơn hàng – phiếu nhận hàng một cách chính xác và thời gian thực, giảm thiểu rủi ro thanh toán sai sót và nâng cao hiệu quả dòng tiền.
4.1. Bizzi hỗ trợ tự động hóa đối chiếu 3 bên như thế nào?
4.1.1. Tự động xử lý hóa đơn đầu vào
Bizzi ứng dụng công nghệ Bizzi Bot – kết hợp giữa RPA (Robotic Process Automation) và AI, để tự động thu thập hóa đơn điện tử từ email hoặc cổng thông tin của nhà cung cấp.
- Hệ thống tự động trích xuất thông tin hóa đơn (mã số thuế, ngày, số tiền, mã hàng…) và kiểm tra tính hợp lệ.
- Giúp doanh nghiệp giảm rủi ro liên quan đến hóa đơn sai, hóa đơn không hợp lệ và hạn chế rủi ro thuế.
4.1.2. Tự động đối soát PO – GR – Invoice (3-way matching)
Bizzi thực hiện đối chiếu 3 chiều giữa hóa đơn, đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) hoàn toàn tự động và theo thời gian thực:
- Đối chiếu 3 chiều thông minh với độ chính xác hơn 99%.
- Xử lý được tất cả các trường hợp đối chiếu trên hệ thống: 1PO – 1INV – 1GR; 1PO – nINV – nGR; nPO – 1INV – nGR; nPO – nINV – nGR
- Phát hiện sai lệch nhanh chóng và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.
- Tự động hóa lấy số PO từ invoice/email từ nhà cung cấp/file hóa đơn.
- Hỗ trợ tạo hóa đơn và đối chiếu hàng hóa hộ nông dân từ mẫu template.
- Tự động quy đổi đơn vị hàng hóa và quản lý hàng hóa thông minh.
4.1.3. Các tính năng liên quan hỗ trợ quản lý công nợ
Bên cạnh khả năng tự động đối chiếu 3 chiều, Bizzi còn cung cấp nhiều tính năng bổ trợ giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng kiểm soát tài chính:
- Xác minh nhà cung cấp và cảnh báo hóa đơn có dấu hiệu rủi ro.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử tự động với thời hạn lưu trữ lên đến 10 năm, tuân thủ quy định pháp luật.
- Giám sát ngân sách theo phòng ban hoặc dự án, theo dõi chi tiêu tức thời.
- Với công nợ phải thu, Bizzi hỗ trợ nhắc nợ tự động qua email/SMS và theo dõi công nợ khách hàng hiệu quả.
4.2. Lợi ích nổi bật khi sử dụng Bizzi cho kế toán công nợ
Sử dụng Bizzi không chỉ đơn thuần là triển khai công cụ số hóa, mà còn là bước chuyển đổi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu toàn diện quy trình kế toán công nợ – từ tiết kiệm nguồn lực đến tăng cường khả năng kiểm soát dòng tiền:
- Tiết kiệm thời gian, tăng tính minh bạch: Giảm đến 80% thời gian xử lý hóa đơn, hạn chế sai sót và tự động hóa quy trình đối chiếu hóa đơn theo thời gian thực.
- Nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền, giảm nợ xấu: Theo dõi công nợ chính xác, phát hiện sớm khoản nợ quá hạn hoặc khó thu, giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời.
- Tích hợp dễ dàng với hệ thống sẵn có: Bizzi cung cấp API kết nối với các phần mềm kế toán – ERP như MISA, Fast, Bravo, SAP, NetSuite, Dynamics 365, Odoo, giúp đồng bộ dữ liệu tức thì.
- Kết nối tài chính linh hoạt: Bizzi cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp và giải pháp tài trợ hóa đơn – PO với quy trình nhanh, lãi suất cạnh tranh, phù hợp cho cả startup và doanh nghiệp vừa, nhỏ.
4.3. Vị trí của Bizzi trong hệ sinh thái phần mềm doanh nghiệp
Trong hệ sinh thái phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay, Bizzi giữ vai trò là giải pháp công nghệ chuyên biệt, hỗ trợ tự động hóa quy trình tài chính – kế toán một cách hiệu quả mà không thay thế các hệ thống đang vận hành như ERP hay CRM. Với định hướng rõ ràng, Bizzi giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý chứng từ, tăng cường kiểm soát và minh bạch trong công nợ, hóa đơn đầu vào.
4.3.1. Trọng tâm chuyên biệt
Khác với ERP hay CRM truyền thống, Bizzi tập trung tối đa vào tự động hóa tài chính back-office, đặc biệt là hóa đơn và công nợ.
- ERP quản lý toàn bộ chuỗi vận hành (sản xuất, mua bán, nhân sự…).
- CRM hỗ trợ chăm sóc và quản lý khách hàng.
- Bizzi tối ưu cho kế toán công nợ, giúp tăng hiệu suất và độ chính xác tài chính.
4.3.2. Khả năng tích hợp mạnh mẽ
Bizzi tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP lớn như SAP, NetSuite, Microsoft Dynamics, Odoo thông qua Open API, file tích hợp hoặc kết nối cloud, giúp doanh nghiệp không cần thay đổi hạ tầng hiện có mà vẫn nâng cấp hiệu quả tài chính.
4.3.3. Giải pháp bổ sung, không thay thế
Bizzi không thay thế ERP hay CRM, mà hoạt động như một lớp công nghệ bổ sung chuyên sâu, giúp tăng hiệu quả cho quy trình kế toán và thanh toán, đồng thời hỗ trợ CRM xử lý hóa đơn – công nợ trong các giao dịch với khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
5. Kết luận
Hiểu rõ 3 way matching là gì không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt một bước kiểm tra kỹ thuật trong kế toán công nợ, mà còn mở ra cơ hội hạn chế rủi ro tài chính và tối ưu hóa dòng tiền. Việc triển khai quy trình đối chiếu 3 chiều một cách bài bản sẽ giúp kế toán kiểm soát tốt hơn tính chính xác của chứng từ, đồng thời tăng tính minh bạch trong chi tiêu. Để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình này, các doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng giải pháp số hóa như Bizzi – nền tảng giúp đối chiếu hóa đơn nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.
