Năm 2023 với suy thoái kinh tế sẽ là một trong những vấn đề đang đe dọa sự phát triển của nhiều doanh nghiệp. Trong tình hình này, quản lý công nợ phải trả càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Song, các khoản phải trả được liệt kê là ưu tiên số hóa hàng đầu của nhóm tài chính.
Các doanh nghiệp phải tập trung vào việc quản lý công nợ phải trả một cách hiệu quả, để tránh những rủi ro liên quan đến tài chính và giúp cho doanh nghiệp tiếp tục phát triển trong môi trường kinh tế khó khăn này. Trong bài viết dưới đây, Bizzi sẽ gửi tới bạn thông tin giúp quản lý công nợ phải trả để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong năm 2023 và những năm tới.
1. Quản lý công nợ phải trả là gì?
Quản lý công nợ phải trả hay nói cách khác là quản lý khoản phải trả là quản lý khoản thanh toán và các khoản nợ đối với nhà cung cấp. Quy trình công nợ phải trả bao gồm mọi thứ từ thu thập hóa đơn, thu thập phê duyệt, cập nhật hồ sơ và thông tin nhà cung cấp, bắt đầu thanh toán hóa đơn và đối chiếu tài khoản.
2. Những thách thức trong quản lý công nợ phải trả
- Lỗi con người: Quy trình làm việc của bộ phẩn quản lý công nợ sẽ dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, đối chiếu thông tin và thực hiện thanh toán. Rất dễ xảy ra sai sót trong bất kỳ phần nào của quy trình. Khi hóa đơn có thể được gửi ở nhiều định dạng, điều đó có thể dẫn đến các khoản thanh toán trùng lặp. Những sai lầm nhỏ cũng có thể dẫn đến gian lận, khiến công ty gặp rủi ro. Trên thực tế, theo PYMNTS và Mastercard, 53% các công ty đang tìm cách đầu tư vào tự động hóa khoản phải trả với kỳ vọng sẽ giảm được lỗi. Những sai lầm xảy ra không chỉ tốn thời gian thông thường của bộ phận AP, mà còn gây lãng phí thêm nguồn lực để sữa chữa. Những lỗi này có thể khiến cả nhà cung cấp và nhóm AP cảm thấy thất vọng.
- Tốn thời gian: Bên cạnh việc thường xuyên xuất hiện lỗi, quản lý công nợ phải trả theo hình thức thủ công cũng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian cho nó. Hơn 61% CFO được khảo sát cho rằng, nâng cao hiệu quả chính là lý do để đẩy nhanh quy trình tự động hóa quản lý công nợ phải trả của họ. Đối với những CFO đã thực hiện số hóa, 91% cho biết họ nhìn thấy được những tác động tích cực đến hiệu suất làm việc của nhóm AP.
- Khó khăn khi mở rộng kinh doanh: Cùng với sự phát triển, nhóm AP sẽ có nhiều hóa đơn hơn, nhiều nhà cung cấp hơn để xử lý, do đó với quy trình thủ công hiện có, họ sẽ cảm thấy căng thẳng và áp lực từ sự tăng trưởng tạo ra. Việc bổ sung thêm nhân lực không phải là một lựa chọn bền vững đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí, tăng năng suất làm việc và cải thiện doanh thu của mình. Vì vậy, tự động hóa quản lý công nợ phải trả giúp doanh nghiệp có thể xử lý nhiều hóa đơn hơn trước mà không cần bổ sung thêm nguồn nhân lực.
- Mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp: Các quy trình thủ công tạo ra lỗi khiến doanh nghiệp chậm trễ trong thanh toán gây ra sự thất vọng cho nhà cung cấp. Theo Báo cáo Tình trạng AP năm 2022 của MineralTree, 71% công ty đồng ý rằng mối quan hệ với nhà cung cấp của họ ngày càng trở nên quan trọng hơn về mặt chiến lược so với năm trước. Để giảm sự căng thẳng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý công nợ phải trả hiệu quả và đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng hẹn.
>> Xem thêm: 5 lợi ích hàng đầu khi doanh nghiệp tự động hóa khoản phải trả
3. Quản lý công nợ phải trả hiệu quả thông qua Tự động hóa
Khi công nghệ phát triển nhanh chóng, việc giữ các quy trình thủ công không hiệu quả, các bộ phận AP có thể trở thành điểm cản trở dòng chảy và tiến độ phát triển của một doanh nghiệp. Để tránh điều này, lãnh đạo tổ chức nên xem xét áp dụng các nền tảng tự động hóa và phát triển các quy trình của họ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường hiện đại.
Dưới đây là 5 bước có thể giúp nhóm của bạn quản lý hiệu quả công nợ phải trả bằng tự động hóa.
3.1. Quét hóa đơn
Có nhiều cách để nắm bắt thông tin hóa đơn bằng các quy trình kỹ thuật số bất kể hóa đơn được nhận như thế nào. Hóa đơn có thể được gửi trực tiếp vào nền tảng AP bởi nhà cung cấp thông qua cổng thông tin của nhà cung cấp . Hóa đơn nhận được qua email có thể được chuyển thẳng đến hộp thư đến chuyên nhận hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp. Với quy trình tự động hóa, toàn bộ hóa đơn được xử lý từ khi nhận đến lúc thanh toán:
- Hầu như loại bỏ hoàn toàn lỗi của con người
- Giảm tình trạng thanh toán thừa và thanh toán trùng lặp
- Tự động cảnh báo hóa đơn sai
- Việc báo cáo, lập ngân sách và kiểm toán trở nên hiệu quả và chính xác hơn rất nhiều.
>> Xem thêm: Phần mềm xử lý hóa đơn tự động đầu tiên tại Việt Nam
3.2. Phê duyệt hóa đơn nhanh hơn
Sử dụng các quy trình tự động cho phép phê duyệt hóa đơn nhanh hơn nhiều. Hóa đơn có thể được chuyển đến đúng người phê duyệt, người duyệt có thể nhận thông báo tức thì và gửi phê duyệt của họ từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào – cho dù họ đang ở văn phòng hay đi công tác xa.
3.3. Lưu trữ và quản lý
Với tất cả thông tin trong một hệ thống, việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều. Mọi thứ đều có thể truy cập được từ một địa điểm tập trung và bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể xác định ngay lập tức mọi hóa đơn đang được xử lý ở đâu.
3.4. Ủy nhiệm chi
Khi tự động hóa quy trình quản lý công nợ phải trả, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng sắp xếp các khoản thanh toán theo đợt với mức độ ưu tiên hoặc thời hạn thanh toán tương tự để cho phép phê duyệt và lên lịch thanh toán dựa trên các ưu tiên quản lý tiền mặt hiện có. Ngoài ra, ủy quyền thanh toán có thể được kích hoạt từ bất kỳ thiết bị nào, nghĩa là ngay cả khi người ủy quyền của bạn không có quyền truy cập vào máy tính của họ, họ vẫn có thể dễ dàng phê duyệt thanh toán từ điện thoại của họ.
3.5. Phân tích dữ liệu công nợ phải trả
Bằng cách có tất cả các chi tiết và dữ liệu trong một hệ thống, có thể kết hợp các công cụ cho phép phân tích dữ liệu này. Phân tích chi tiết cung cấp thông tin chi tiết mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền, xem KPI và số liệu nội bộ, đồng thời cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
Đối phó với rủi ro suy thoái là một thách thức cho tất cả các doanh nghiệp. Quản lý công nợ phải trả là một trong những cách hiệu quả để doanh nghiệp đối phó rủi ro này. Việc sử dụng các công nghệ và các quy trình quản lý công nợ phải trả tự động cũng có thể giúp doanh nghiệp giảm rủi ro suy thoái bằng cách cải thiện tính chính xác và tốc độ của quy trình quản lý công nợ phải trả.
4. Quản lý tốt hơn với Bizzi – Nền tảng Quản lý công nợ phải trả dành cho doanh nghiệp
Nhờ ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI, máy học (machine learning), Nền tảng Quản lý chi phí & Đối soát tự động dành cho doanh nghiệp Bizzi với giải pháp xử lý tự động hóa đơn đầu vào (Bizzi IPA) đã hỗ trợ doanh nghiệp tự động nhận, xử lý, phân tích, đối chiếu lưu trữ hóa đơn điện tử với quy trình tải và quản lý hóa đơn nhanh chóng.
Với Bizzi, những hóa đơn chưa hợp lệ hệ thống sẽ gửi cảnh báo cho người dùng, đồng thời tự động thông báo qua email cho nhà cung cấp các lỗi sai trên hóa đơn. Thông qua hệ thống đối chiếu 3 chiều thông minh giữa hóa đơn – đơn hàng – phiếu nhập kho, Bizzi hỗ trợ nhóm AP tất cả các thông tin có trên hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán giúp hạn chế tối đa các rủi ro, sai sót trong quy trình thanh toán. Bizzi cũng giúp lập và duyệt đề nghị thanh toán nhanh chóng, dễ dàng, hỗ trợ thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
Sau hơn 3 năm thành lập và phát triển, Bizzi đang phục vụ hơn 1.200 khách hàng doanh nghiệp, các tập đoàn/tổ chức lớn bao gồm Genshai, Kohnan Japan, Matsumoto Kiyoshi Grab, GS25, Tiki, Guardian, Sabeco, Pharmacity, P&G, PNJ, Mondelez, VNG, Circle K, Family Mart,…cùng 38.000 nhà cung cấp đang sử dụng nền tảng mỗi ngày.
Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm sản phẩm của Bizzi ngay hôm nay!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
