5 bước để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí của bạn

11/09/2023

Quản lý hàng trăm yêu cầu hoàn trả chi phí, đề nghị thanh toán của nhân viên theo cách thủ công được coi là nhiệm vụ đáng sợ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí để giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên kế toán và đảm bảo tính chính xác và hiệu suất.

Các giải pháp tự động này giúp tự động hóa quá trình xử lý yêu cầu hoàn trả chi phí và đề nghị thanh toán, giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng cường hiệu suất toàn bộ hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Hãy cùng Bizzi tìm hiểu các bước để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí cho doanh nghiệp của bạn nhé!

Quy trình phê duyệt chi phí là gì?

Nhân viên, kế toán, quản lý trong công ty bạn có cảm thấy lo lắng về việc quá trình phê duyệt và hoàn trả chi phí cứ kéo dài mãi, khó mà kết thúc? Bạn đang dành quá nhiều thời gian và hiệu suất làm việc khi quy trình phê duyệt chi phí của công tý chưa hiệu quả?

Một cuộc khảo sát của Global Business Travel Association (Hiệp hội Du lịch Thương mại Toàn cầu) cho biết doanh nghiệp mất 58$ để xử lý một báo cáo chi phí. Tuy nhiên, theo khảo sát 19% báo cáo chi phí của nhân viên chứa đầy lỗi và mất tối thiểu thêm 18 phút và 52$ để sửa chữa các lỗi.

Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và thời gian với tự động hóa phê duyệt chi phí. Trước khi bạn muốn tìm hiểu cách làm cho quy trình phê duyệt chi phí hiệu quả, hãy đi sâu vào định nghĩa, loại và yếu tố của nó để hiểu rõ hơn.

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý chi phí là quy trình phê duyệt chi phí, đề nghị thanh toán. Nếu xảy ra một sai sót trong quy trình sẽ tạo nên một sự “hỗn loạn” lớn trong toàn bộ quy trình quản lý chi phí.

Trong bước này, để phê duyệt các quản lý và kế toán xem xét báo cáo chi phí do nhân viên nộp và kiểm tra xem nó đã tuân thủ các chính sách chi phí và công tác của công ty hay chưa. Các đề nghị thanh toán phù hợp với chính sách chi tiêu được phê duyệt và những chi phí không đúng hay không đầy đủ thông tin bị từ chối.

Hơn nữa, các chi phí không được phê duyệt kịp thời bởi các nhà quản lý hoặc kế toán sẽ đặt áp lực lên nhân viên, ảnh hưởng tới khoản thanh toán đặt gánh nặng to lớn lên các nguồn lực, ảnh hưởng đến các khoản thanh toán của nhà cung cấp và phản ánh kém về dịch vụ khách hàng của bạn.

Các loại phê duyệt chi phí

Phê duyệt chi phí có thể được phân loại thành các loại sau:

1. Chi phí được phê duyệt trước (Tạm ứng)

Với loại chi phí này, người quản lý kiểm tra và phê duyệt số tiền mà nhân viên đề nghị trước khi chi tiêu. Đối với khoản chi phê duyệt trước, ngân sách được cập nhật theo thời gian thực và có khả năng hiển thị chi tiêu tốt hơn.

2. Chi phí phê duyệt sau

Trong trường hợp này, nhân viên thanh toán chi phí trước sau đó đính kèm các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí và gửi đến quản lý, kế toán duyệt.

Quy trình phê duyệt chi phí

Quy trình phê duyệt chi phí trong doanh nghiệp thường tuân theo các bước sau:

Quy trình phê duyệt chi phí
Quy trình phê duyệt chi phí

Nhân viên phải chịu các chi phí liên quan đến kinh doanh như chi phí chuyến đi lại, chi phí sự kiện, quà tặng của khách hàng,…

  • Nhân viên thanh toán trước các chi phí cho nhà cung cấp
  • Sau đó gửi đề nghị thanh toán, kèm hóa đơn chứng từ liên quan để phê duyệt
  • Quản lý phê duyệt/ từ chối đề nghị thanh toán/ yêu cầu chi phí
  • Yêu cầu phê duyệt chuyển tiếp đến bộ phận tài chính – kế toán sau khi quản lý phê duyệt
  • Bộ phận kế toán tài chính kiểm tra chi phí và chứng từ theo chính sách
  • Nhân viên được hoàn trả nếu yêu cầu đề nghị thanh toán được chấp thuận. Đôi khi các yêu cầu bị từ chối được gửi lại cho nhân viên để chỉnh sửa

Như bạn có thể thấy, quá trình phê duyệt chi phí liên quan đến nhiều bên liên quan, mỗi bên có thời gian quay vòng (TAT – Turnaround Time) khác nhau. Quá trình này nhanh hay chậm, tùy thuộc quy trình tự động hóa liên quan.

Các công ty lớn vẫn tuân theo phương pháp bảng tính thủ công truyền thống và thường mất vài tuần hoặc vài tháng để hoàn thành quy trình. Công nghệ tự động hóa càng tiên tiến, quy trình càng nhanh và hiệu quả hơn.

Những loại chi phí kinh doanh nào cần phê duyệt?

Có nhiều loại chi phí kinh doanh mà các nhân viên cần biết trong khi làm việc. Dưới đây là các danh mục yêu cầu phê duyệt chi phí và đề nghị thanh toán:

  • Chi phí công tác: Loại chi phí này bao gồm tất cả các chi phí tuân thủ chính sách mà nhân viên sẽ phải chịu cho doanh nghiệp, chẳng hạn như vé máy bay, phòng khách sạn,…
  • Ứng trước chi phí: Tùy thuộc vào chi phí, nhân viên sẽ yêu cầu tạm ứng tiền mặt, và người quản lý có thể phê duyệt / từ chối. Trong hầu hết các công ty, các khoản tạm ứng tiền mặt sẽ gửi cho nhân viên sau khi được quản lý phê duyệt.

Làm thế nào để hợp lý hóa quy trình phê duyệt chi phí của bạn?

Trong hầu hết các công ty, nhân viên điền thủ công các báo cáo chi phí và đính kèm các hóa đơn, biên lai, hóa đơn, cùng với các chứng từ khác liên quan. Sau đó, nó được chuyển đến trưởng bộ phận, quản lý trực tiếp và bộ phận tài chính để phê duyệt. Sau khi xác minh ban đầu, người quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận chuyển tiếp báo cáo cho kế toán. Bộ phận kế toán sau đó phải xem xét tỉ mỉ các bằng chứng do nhân viên gửi và đảm bảo rằng nó tuân thủ chính sách chi phí của công ty bạn.

Trong quá trình này, nhân viên kế toán phải xem xét mọi bằng chứng do nhân viên gửi và đảm bảo nó khớp với các số liệu được đề cập trong báo cáo. Toàn bộ quá trình này kéo dài và tốn thời gian. Điều này nghe có vẻ đơn giản đối với nhiều người, nhưng trên thực tế, nhiệm vụ này có đầy thách thức và khó khăn.

Hãy tưởng tượng bộ phận kế toán mỗi ngày đều làm điều này cho toàn bộ công ty, tong khi đó, lượng thời gian và công sức dành cho việc này có thể được dành cho một cái gì đó hữu ích hơn. Để tiết kiệm thời gian, công sức và tất nhiên là tiền bạc, tốt nhất bạn nên tự động hóa hệ thống phê duyệt chi phí của mình. Hợp lý hóa quy trình phê duyệt chi phí có thể giúp tổ chức của bạn tối ưu hóa quản lý tài chính, tăng tính hiệu quả và minh bạch, và giảm thiểu nguy cơ sai sót và lãng phí thời gian.

Tại sao bạn nên tự động hóa hệ thống phê duyệt chi phí của mình?

Quy trình hoàn trả chi phí thủ công không chỉ gây lãng phí thời gian quan trọng mà còn lãng phí nguồn tài nguyên về nhân lực và tiền bạc.

Tự động hóa loại bỏ hoặc giảm bớt công việc thủ công trong quy trình phê duyệt, giúp nhân viên của bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn. Con người có thể mắc sai lầm trong quá trình phê duyệt, như nhập sai số liệu hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Tự động hóa giúp giảm nguy cơ này và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Hơn nữa, tự động hóa giúp bạn xây dựng quy trình phê duyệt có tính nhất quán và hiệu quả, đồng thời giảm nguy cơ thất thoát thời gian do đợi chờ.

5 bước để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí của bạn

Dưới đây là 5 bước quan trọng mà bạn phải làm theo để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí trong công ty của bạn:

5 bước để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí của bạn
5 bước để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí của bạn

1. Chọn những gì cần được tự động hóa

Nếu bạn vẫn đang yêu cầu nhân viên nộp báo cáo chi phí theo cách thức truyền thống hay sử dụng bảng tính Excel để theo dõi chi phí thì giờ chính là lúc bạn nên dừng lại.. Bước đầu tiên để làm cho hệ thống phê duyệt chi phí của bạn trở nên linh hoạt là chọn đúng “vùng” cần tự động hóa. Nói chuyện với nhân viên, người quản lý và nhóm kế toán của bạn và tìm hiểu những khó khăn của họ để hiểu rõ hơn về điều này.

2. Kiểm tra chính sách chi phí của bạn

Sử dụng chính sách chi phí được xác định rõ ràng và đưa nhân viên, kế toán, quản lý vào cùng để đưa tất cả nhân viên, kế và người quản lý của bạn vào cùng một “nơi”. Ngoài ra, hãy tạo một chính sách chi phí dễ hiểu và dễ thực hiện, áp dụng cho toàn công ty. Trong chính sách chi phí của bạn, hãy xác định rõ ràng người quản lý nào phải đưa ra quyết định cuối cùng và đảm bảo bao gồm thông tin chi tiết về quy trình phê duyệt trong công ty của bạn.

3. Xây dựng quy trình làm việc

Hãy xây dựng quy trình làm việc mới dễ dàng hơn cho mọi người. Tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính và người quản lý của bạn trong khi xây dựng quy trình làm việc mới. Mục tiêu chính của việc làm lại quy trình làm việc của bạn là giảm thời gian phê duyệt.

4. Chọn công cụ phù hợp

Chọn đúng công cụ sẽ giúp bạn trong quá trình này. Chọn phần mềm tự động hóa chi phí có thể tích hợp phần mềm kế toán hiện có của bạn nhằm giúp bạn có thể báo cáo tự động.

Chọn một phần mềm cung cấp trải nghiệm người dùng tốt nhất cho nhóm của bạn và đồng thời, cung cấp cho bạn khả năng hiển thị tuyệt vời.

5. Tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu

Sau khi chọn đúng phần mềm, hãy tự làm quen với phần mềm. Ngoài ra, chọn đơn vị có thể cung cấp khả năng tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, sắp xếp và tiến hành các buổi đào tạo toàn công ty và cung cấp cho người dùng tài liệu đọc.

Tại sao doanh nghiệp nên tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí ?

1. Giảm thời gian phê duyệt

Thông thường các tổ chức vẫn sử dụng phương pháp thủ công, việc phê duyệt chi phí thường mất đến vài ngày. Sự chậm trễ này có thể do người quản lý, nhóm kế toán và các báo cáo chi phí không chính xác. Trong những trường hợp như vậy, các nhân viên phải mất nhiều thời gian để chờ đợi hoàn duyệt.

Tuy nhiên, bằng cách tự động hóa quy trình, bạn có thể giảm đáng kể thời gian phê duyệt chi phí trong công ty của mình. Hơn nữa, nhân viên của bạn có thể tìm ra ai chưa phê duyệt yêu cầu chi phí để liên hệ trực tiếp với họ.

2. Tăng hiệu quả

Bằng cách tự động hóa quy trình phê duyệt, bạn có thể giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận tài chính. Họ không phải ngập lặn trong đống báo cáo hóa đơn, chứng từ do nhân viên gửi.

Nhân viên kế toán giờ đây có thể xem các báo cáo và chứng từ trên phần mềm quản lý chi phí và kiểm tra chúng một cách dễ dàng. Ngoài ra, giờ đây họ có thể phê duyệt hoặc từ chối báo cáo chi phí chỉ với một click.

3. Tỷ lệ tuân thủ cao hơn và chính xác hơn

Qua hệ thống quản lý chi phí, nó có thể tự động nhắc nhở cảnh báo và gắn cờ vi phạm chính sách cho các loại chi phí sai. Đồng thời gửi thông báo cho nhân viên và nhóm tài chính kế toán. Kế toán có thể từ chối các báo cáo chi phí không tuân thủ chính sách chi phí công tác. Do đó, bằng cách tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí, bạn có thể tăng tỷ lệ tuân thủ chính sách trong công ty của mình.

4. Nhắc nhở tự động

Phần mềm quản lý chi phí có tính năng nhắc nhở tự động. Điều này có nghĩa là sẽ không xảy ra tình trạng tắc nghẽn các yêu cầu chi phí hay đề nghị thanh toán. Ngoài ra, nhân viên của bạn không cần phải bị mắc kẹt trong khoảng thời gian chờ đợi kéo dài vô tận khi chưa được sếp duyệt chi phí.

5. Dữ liệu tập trung

Bạn có thể truy cập dữ liệu theo thời gian thực liên quan đến chi phí của bạn trên các hệ thống quản lý chi phí. Là một CFO, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để kiểm soát chi phí hiện tại hoặc dự báo chi phí, dự trù ngân sách trong tương lai.

6. Tăng sự hạnh phúc của nhân viên

Giảm thời gian phê duyệt chi phí + quy trình phê duyệt nhanh hơn = Nhân viên hạnh phúc.

Nhân viên của bạn không phải điền hàng tá thông tin và tờ đề nghị thanh toán và chờ nhiều ngày để nhận được số tiền hoàn trả.

Tại sao nên tự động hóa việc phê duyệt chi phí của bạn với Bizzi Expense?

Bizzi Expense là ứng dụng quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp. Dưới đây là cách tự động hóa phê duyệt chi phí mà Bizzi Expense có thể giúp tổ chức của bạn:

Hỗ trợ xây dựng chính sách chi tiêu cho tổ chức

  • Dễ dàng cài đặt chính sách sử dụng chi phí cho tổ chức
  • Quản lý thông tin xuất hóa đơn của từng người dùng: MST, email nhận hóa đơn, địa chỉ, thông tin cá nhân
  • Quản lý danh mục chi phí theo nhu cầu của tổ chức

Chuẩn hóa quy trình tự động tạo – duyệt chi phí

  • Xây dựng luồng quy trình duyệt theo từng hạn mức chi tiêu, phù hợp với tính chất chi phí của công ty
  • Phân quyền phê duyệt và quản lý nhóm quyền theo từng cấp bậc phòng ban
  • Tạo và gửi yêu cầu chi tiêu theo đa dạng danh mục: di chuyển, công tác, tiếp khác, văn phòng phẩm,…
  • Tạo và duyệt đề nghị thanh toán, chi phí thuận tiện mọi lúc, mọi nơi, tức thì qua mobile app
  • Thuận tiện đính kèm thông tin hóa đơn, chứng từ theo từng chi phí

Quản lý chi phí phòng ban và dự án theo thời gian thực

  • Ghi nhận chi phí nhanh chóng theo thời gian thực
  • Quản lý chi phí theo từng danh mục/phòng ban/dự án
  • Giảm thiểu rủi ro và đối chiếu các khoản thanh toán nhanh hơn
  • Cho phép xuất file excel bảng kê chi phí.

Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo ngân sách

  • Thiết lập và phân bộ ngân sách theo năm tài chính với quy mô tổ chức/dự án/phòng ban
  • Chủ động kiểm soát ngân sách với tính năng đặt giới hạn chi tiêu và chỉ định ngân sách cho từng danh mục/phòng ban/dự án
  • Tự động cảnh báo khi vượt chi so với ngân sách phân bổ
  • Dễ dàng theo thông tin ngân sách còn lại và chi phí đã sử dụng
  • Hệ thống Dashboard báo cáo ngân sách so với thực tế giúp đánh giá hiệu suất, hoạt động tài chính hiệu quả
  • Đồng bộ với hệ thống quản lý chi phí và quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán của tổ chức

Để tìm hiểu thêm về cách tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí cho công ty của bạn, hãy book lịch demo với Bizzi ngay hôm nay!

Trở lại