Việc theo dõi các khoản thu – chi trong doanh nghiệp giúp sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích. Vì thế, khi sử dụng nguồn tiền của doanh nghiệp để phục vụ cho công việc chung, nhân viên phải trải qua các quy trình phức tạp từ đề nghị tạm ứng cho đến tổng hợp chứng từ và thanh toán tạm ứng. Vậy làm sao để tạo – duyệt chi phí trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn?
1. Thực tế về các quy trình phức tạp tạo – duyệt chi phí trong doanh nghiệp
1.1 Quy trình tạm ứng:
Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng để thực hiện công việc công ty phát sinh.
Bước 2: Trình ký duyệt
Sau khi làm Giấy đề nghị tạm ứng, nhân viên trình trưởng phòng hoặc quản lý của bộ phận duyệt và ký sau đó giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng
Bước 3: Thủ tục duyệt chi
– Kiểm tra và viết phiếu chi
+ Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng thì Kế toán thanh toán và viết phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty.
+ Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng
– Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi
– Chi tiền tạm ứng cho nhân viên
Sau khi nhận được phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ thực hiện chi số tiền bằng với số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên.
Bước 4: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ
+ Kế toán có trách nhiệm thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán và ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng.
+ Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia nói trên được lưu văn thư theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
1.2 Quy trình chứng từ và thanh toán tạm ứng:
Sau đó, quy trình chứng từ và thanh toán tạm ứng cũng phức tạp không kém:
Bước 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán
Khi thực hiện xong công việc được giao, nhân viên sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan để làm đề nghị thanh toán xem tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu
Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ
Các chứng từ được nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ
Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp
Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)
Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt
Kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ thanh toán tạm ứng cho kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán
Bước 4: Giám đốc ký duyệt
Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để giám đốc ký
Bước 5: Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị hoàn ứng
Nếu cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì:
– Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)
– Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp
Nếu cuối kỳ phát sinh chi quá số tạm ứng thì:
– Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)
– Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp.
2. Bizzi Expense – Số hóa quy trình tạo – duyệt chi phí trong một nốt nhạc
2.1 Tạo chi phí chỉ trong 3s
Bizzi hỗ trợ quá trình tạo và đề nghị duyệt chi phí cho cấp trên nhanh chóng. Bạn có thể tạo trực tiếp các loại chi phí đã chi ngay trên app Bizzi Expense trên điện thoại, đính kèm thêm hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy nhanh chóng để cấp trên có đủ cơ sở giấy tờ để phê duyệt. Bizzi kiểm tra thông tin tự động và lưu trữ hóa đơn, bạn không cần lo lắng về vấn đề thiếu sót, mất, sai thông tin hóa đơn
2.2 Duyệt chi phí mọi lúc, mọi nơi qua mobile
Sếp hay kế toán trưởng sẽ dễ dàng phê duyệt tờ trình công tác, hay các khoản thu – chi cho nhân viên mọi lúc mọi nơi thông qua máy tính hay điện thoại. Đồng thời nhờ Bizzi Expense, các cấp quản lý cũng có thể dễ dàng kiểm soát chi phí theo thời gian thực với hệ thống báo cáo realtime, tự động thông báo tiến độ của quá trình phê duyệt.
Từ đó, Bizzi mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý chi tiêu:
– QUẢN LÝ HIỆU QUẢ: Đối soát và quản lý chi phí dễ dàng theo thời gian thực, theo từng phòng ban.
– TIẾT KIỆM CHI PHÍ: Các khoản chi phí về nhân lực và vật tư giấy tờ sẽ được tiết kiệm tối đa nhờ thực hiện hoàn toàn trên ứng dụng Bizzi Expense
– TỰ ĐỘNG HOÁ: Giảm tối đa thời gian tập hợp chứng từ, hóa đơn để làm đề nghị thanh toán
Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm xử lý hóa đơn Bizzi FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
