Bài toán xử lý hóa đơn của GS25 – đại diện tiêu biểu cho hệ thống cửa hàng tiện lợi xứ sở kim chi tại Việt Nam
GS25 chính thức “đổ bộ” vào Việt Nam từ đầu tháng 01/2018. Từ năm 2018, đến nay GS25 đã có hơn 130 cửa hàng, với số lượng cửa hàng được trải đều khắp các quận/huyện, GS25 có thể đáp ứng được đầy đủ nhu cầu về tất cả các mặt hàng nhu yếu phẩm cần thiết cho khách hàng.
Có thể nói GS25 là một trong những chuỗi cửa hàng tiện lợi hàng đầu tại Việt Nam có tốc độ tăng trưởng cao về số cửa hàng lẫn số lượng nhà cung cấp. Với số lượng khách hàng lớn, các chi nhánh trải dài khắp các GS25 đón nhận hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày là điều hoàn toàn bình thường.
Áp lực tăng trưởng, mở rộng số lượng cửa hàng và đội ngũ nhân sự bán lẻ đã tạo ra một áp lực quản lý vận hành quy trình hoạt động kinh doanh của GS25. Thách thức lớn với phòng kế toán (đặc biệt là kế toán công nợ phải trả, thuế) trong việc xử lý kịp thời, chính xác số lượng hóa đơn đầu vào ngày càng tăng (hơn 20.000 – 23.000 hóa đơn/tháng).
Lời giải từ công nghệ chuyển đổi số: Bizzi phần mềm xử lý hóa đơn cho cửa hàng tiện lợi
COVID-19 đã có nhiều tác động lớn đối với chuỗi cung ứng của cả nền kinh tế. Từ sau đại dịch, ngành bán lẻ Việt Nam nói chung và những doanh nghiệp bán lẻ như GS25 đã phải chịu áp lực chưa từng có khi các doanh nghiệp ngày càng gặp nhiều trở ngại trong quá trình vận hành và duy trì hoạt động kinh doanh.
Trong bối cảnh ấy, chuyển đổi số nổi lên là một chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm và được xem là một xu hướng trên toàn thế giới phù hợp với bối cảnh thị trường cũng như mở ra cơ hội mới cho nhiều doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ tự động hóa (RPA) trong hoạt động bán lẻ.
Nhìn nhận trước nhiệm vụ này, ban lãnh đạo GS25 đã có chú trọng áp dụng công nghệ chuyển đổi số kịp thời vào quy trình xử lý, lưu trữ, kiểm tra, đối chiếu hóa đơn.
Có thể nói Bizzi chính là vị cứu tinh cho phòng Kế toán – Tài chính của GS25. Sử dụng Bizzi từ những ngày đầu tiên, kế toán quản lý công nợ phải trả của chuỗi bán lẻ GS25, chị Nguyễn Thị Phương Thảo cho biết – Bizzi giúp bộ phận kế toán của GS25 giảm thời gian trong việc booking hóa đơn, kiểm tra thông tin và hóa đơn trên hệ thống. Tốc độ xử lý nhanh chỉ 10s/ mỗi hóa đơn, hóa đơn điện tử chỉ cần qua hộp thư email Bizzi đã có thể xử lý trong vài giây, thể hiện đầy đủ thông tin và kiểm tra tính chính xác của thông tin như mã số thuế, chứng thư số là những tiêu chí cực kỳ quan trọng của hóa đơn điện tử. Thêm vào đó Bizzi giúp khắc phục lỗi nhập liệu sai khi thực hiện thủ công đây là tính năng là chị Thảo yêu thích nhất khi sử dụng Bizzi
Chị Thảo mong rằng trong tương lai phần mềm xử lý hóa đơn cho cửa hàng tiện lợi Bizzi có thể hỗ trợ kế toán kiểm tra công nợ phải trả tới hạn cần thanh toán là bao nhiêu và không bị miss bất kỳ thông tin từ nhà cung cấp.
Với vai trò của một startup, Bizzi hiểu rõ những khó khăn của doanh nghiệp và từ đó nghiên cứu, xây dựng và phát triển phần mềm xử lý hóa đơn tự động để đáp ứng được nhu cầu của nhiều doanh nghiệp trong ngành bán lẻ, logistics, xây dựng,…
- Xử lý tự động hóa đơn đầu vào bằng công nghệ Cloud RPA của Bizzi để tải, kiểm tra, đối chiếu tự động hóa đơn
- Cập nhật trạng thái hóa đơn tức thì cho các nhà cung cấp chính
- Quản lý hóa đơn theo hạn thanh toán
- Đối chiếu tự động hóa đơn 3 chiều ( hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng )
Xem thêm: BIZZI – Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào tự động trong 3 nốt nhạc
Bizzi với luồng gió công nghệ RPA và AI mang đến chuyển đổi tích cực cho doanh nghiệp
Chỉ sau 2 tháng thử nghiệm phần mềm xử lý hóa đơn cho cửa hàng tiện lợi – kể từ tháng 4/2020, hiệu suất làm việc của phòng kế toán chuỗi cửa hàng GS25 có những dấu hiệu tích cực to lớn:
- 100% hóa đơn đầu vào đã được kiểm tra tính hợp lệ, xác thực với cơ sở dữ liệu của thuế
- Năng suất xử lý hóa đơn/kế toán tăng gấp 3 lần so với khi phương pháp thủ công
- Thời gian xử lý hóa đơn trung bình chỉ 10 giây trên hóa đơn
- Chi phí xử lý hóa đơn trung bình: giảm 80% từ 6.000vnđ còn 2.000vnđ
Cụ thể Bizzi tập trung vào việc giúp kế toán tự động hóa các quy trình tài chính sau:
- Tự động lấy/ tải hóa đơn điện tử email
- Tự động kiểm tra các thông tin hóa đơn
- Tự động đối chiếu với hệ thống tra cứu hóa đơn của thuế
- Tự động chiết xuất dữ liệu để import vào các phần mềm kế toán thông dụng FAST, MISA, VACOM
- Tuân thủ và lưu giữ sổ sách bằng công nghệ RPA (tự động hóa bằng quy trình robot)
Đối với các công ty lớn có mức độ phát triển nhanh như GS25 thì công việc của kế toán sẽ có nhiều áp lực và phức tạp trong thao tác thủ công dễ dẫn đến sai sót. Bizzi là phần mềm xử lý hóa đơn cho cửa hàng tiện lợi toàn diện và thân thiện để đáp ứng nhu cầu tự động hóa xử lý hóa đơn mỗi ngày.
Với những kết quả mà chuỗi bán lẻ tự động GS25 đạt được sau khi ứng dụng công nghệ chuyển đối số vào quy trình đã giúp GS25 tự động hóa 90% quy trình quản lý hóa đơn có ý nghĩa to lớn trong việc giảm tác áp lực cho bộ phận kế toán, tiết kiệm 80% thời gian nâng độ chính xác lên đến 99,9%.
Bizzi tự hào là công ty cung cấp các giải pháp công nghệ về tự động hóa các nghiệp vụ kế toán và tài chính với sứ mệnh trở thành trợ lý đắc lực xử lý hóa đơn cho các cửa hàng tiện lợi cũng như hỗ cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
