Trải qua 17 năm hình thành phát triển, thương hiệu Mắt Sài Gòn đã trở thành lựa chọn tin cậy của gia đình Việt trên khắp cả nước. Cùng với sự phát triển không ngừng, bệnh viện mắt Sài Gòn chú trọng không kém vào công nghệ chuyển đổi số cho bệnh viện bằng phần mềm xử lý hóa đơn tổng thể và tự động – Bizzi.
1. Bệnh viện mắt Sài Gòn – Hệ thống Bệnh viện mắt hàng đầu Việt Nam
Được thành lập vào năm 2004, hệ thống Bệnh viện Mắt Sài Gòn tự hào là Hệ thống Bệnh viện chuyên khoa Mắt lớn nhất Việt Nam. Với 8 Bệnh viện và 2 Trung tâm nhãn khoa, Phòng khám trải dài khắp 3 miền trên toàn quốc, quy tụ đội ngũ hơn 500 bác sĩ, nhân viên y tế giỏi chuyên môn, giàu nhiệt huyết, bệnh viện Mắt Sài Gòn luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối từ phía khách hàng.
Trong bối cảnh xu hướng chuyển đổi số diễn ra trên toàn cầu và trở thành một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của nhiều doanh nghiệp, bệnh viện mặt Sài Gòn tuy đã trải qua nhiều thăng trầm để có được như hiện tại nhưng đội ngũ quản lý bệnh viện là những người có tầm nhìn xa, họ hiểu được rằng bệnh viện cũng không thể đứng ngoài cuộc cách mạng số này.
2. Đội ngũ quản lý với mục tiêu chuyển đổi số cho bệnh viện
Đại diện của Bệnh viện Mắt Sài Gòn cho biết: “Để đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như cung ứng các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, nhà cung cấp, hơn hết là bệnh nhân, đòi hỏi bộ máy vận hành của bệnh viện phải tối ưu cả về hiệu suất, thời gian và chi phí. Chúng tôi quyết định lựa chọn phần quản lý hóa đơn tổng thể và toàn diện cho doanh nghiệp đó là Bizzi”.
Đặc thù của của các bệnh viện là hệ thống y tế lớn do đó số lượng trang thiết bị vật tư y tế phải được nhập liên tục để đủ nguồn cung ứng cho các bệnh nhân và bệnh viện. Với hệ thống bệnh viện lớn và nhiều chi nhánh việc quản lý hóa đơn rải rác ở các chi nhánh khiến Mắt SG khó khăn trong việc quản lý, lưu trữ đặc biệt là đối chiếu hóa đơn giữa các bộ phận.
Với quy trình vận hành truyền thống, mọi thao tác phải làm thủ công, khiến bệnh viện gặp phải tình trạng:
- Nhân viên kế toán dù cẩn thận đến mấy nhưng vẫn không thể tránh khỏi sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn, chứng từ
- Tốn thời gian và công sức để xử lý khối lượng hóa đơn rất lớn mỗi ngày đặc biệt là khi đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp
- Tốn kém chi phí in ấn và lưu trữ bảo quản, công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn kém hiệu quả và tốn kém chi phí
- Bảo quản hóa đơn giấy số lượng lớn vô cùng phức tạp, khả năng thất lạc hóa đơn cao
- Đặc biệt với quy mô rộng lớn, việc thu thập và đối chiếu hóa đơn giữa các bộ phận khiến quy trình vận hành trong thời gian dài trở nên cồng kềnh, phức tạp, tốn kém nhân sự và chi phí nhân viên.
3. Bizzi đối chiếu 3 chiều tự động thông minh – chuyển đổi số cho Bệnh viện Mắt Sài Gòn.
Trước đây khi chưa ứng dụng phần mềm xử lý hóa đơn cho bệnh viện, nhận được email hóa đơn nhà cung cấp gửi, kế toán tải hóa đơn về sau đó tiến hành thu thập hóa đơn đặt hàng phối hợp với bộ phận mua hàng đối chiếu thông tin giữa 2 loại hóa đơn này để kiểm tra xem số lượng hàng hóa có được đặt đúng như hóa đơn nhà cung gửi hay không.
Kế tiếp, kế toán phối với với bộ phận kho thu thập thêm phiếu nhập kho và tiến hạnh đối chiếu 3 loại giấy tờ: hóa đơn đầu vào, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho để kiểm tra các trường thông tin: số lượng, mặt hàng, đơn giá thành tiền.
Như vậy quy trình làm việc thủ công thu thập và đối chiếu hoàn toàn bằng mắt khiến cho việc xử lý xong 1 hóa đơn đầu vào rất mất thời gian đồng thời ảnh hưởng các bộ phận khác.
Kể từ khi ứng dụng Bizzi, nhân viên kế toán của Mắt Sài Gòn đã loại bỏ được 90% thao tác thủ công. Cụ thể Bizzi cung cấp cho mỗi doanh nghiệp một địa chỉ email duy nhất. Tất cả hóa đơn của nhà cung cấp sẽ được gửi vào địa chỉ email này đảm bảo lưu trữ an toàn tránh tình trạng thất thoát hư hỏng hóa đơn.
Đặc biệt, Bizzi bot đã được training tiến hành thu thập 3 loại chứng từ: hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho tích hợp trên hệ thống. Hóa đơn chứng từ được kiểm tra và đối chiếu nhanh chóng chỉ trong vài giây, nếu có sai sót sẽ được phát hiện trong tích tắc. Hóa đơn sau khi được đối chiếu tự động trên Bizzi, kết quả trả về trên hệ thống kế toán chỉ cần nhấn nút xác nhận.
Nếu như trước đây một hóa đơn phải cần 3 người đại diện cho 3 team kế toán – mua hàng – kho thì giờ đây với Bizzi chỉ cần 1 nhân sự kế toán đã có thể xử lý rất nhiều hóa đơn.
4. Quản lý hóa đơn theo công ty
Mắt Sài Gòn chia nhỏ theo từng công ty để quản lý. Bizzi cho phép Mắt Sài Gòn linh động chọn nhân viên theo các công ty để mỗi nhân viên xem được hóa đơn của công ty mà họ được phân quyền. Người quản lý cấp trên dễ dàng truy cập xem thông tin tất cả hóa đơn hoặc tổng số đã tháng toán cho khách hàng không cần phải chờ đợi nhân viên làm báo cáo.
5. Đẩy dữ liệu tự động
Hóa đơn sau khi đc xác nhận, Bizzi tự động đẩy dữ liệu vào phần mềm kế toán. Kế toán muốn hạch toán hóa đơn chỉ cần truy cập vào phần mềm và thực hiện các thác mong muốn tiết kiệm thời gian nhập tên nhà cung cấp, đơn hàng, mã số thuế lên phần mềm kế toán như trước đây.
Trong đó, có 2 cách để Bizzi đẩy dữ liệu
- Tải file và up lên phần mềm kế toán
Bizzi xuất file excel, kế toán chỉ cần sử dụng file excel đó nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tạo chứng từ để thể hiện tất cả thông tin của hóa đơn. Thay vì nhập thủ công Bizzi trích xuất tự động file excel, kế toán chỉ cần upload lên hệ thống, tiết kiệm thời gian nhập từng file một.
- Đẩy dữ liệu tự động lên phần mềm kế toán
Bizzi cung cấp cổng kết nối API, phần mềm kế toán cho phép kết nối bằng đầu Bizzi. Những thông tin mà Bizzi đã xử lý xong và đẩy tự động về phần mềm kế toán. Kế toán chỉ cần bấm xác nhận sau cùng. Hiện tại Bizzi đã hỗ trợ Mắt Sài Gòn trong việc đẩy dữ liệu tự động lên hệ thống.
Như vậy, để bắt kịp công cuộc chuyển đổi số cho bệnh viện diễn ra đúng với mục tiêu, Bệnh viện Mắt Sài Gòn đã lựa chọn nền tảng số hóa quy trình trình xử lý hóa đơn Bizzi mang lại những biểu hiện tích cực đáng ghi nhận. Đây được xe là bước đi vô cùng đúng đắn trong chặng đua số hóa hoạt động vận hành doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại mạnh mẽ.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
