Doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp SMEs nói riêng hàng năm đều tốn nhiều khoản chi phí để vận hành, từ các khoản lãi vay, chi phí vận tải, chi phí thủ tục hành chính, chi phí nhân sự…Trong đó, chi phí về nhân sự, in ấn, và chi phí “cơ hội” cũng là các yếu tố đáng lo ngại trong hoạt động xử lý hóa đơn của doanh nghiệp hiện nay. Bizzi – phần mềm xử lý hóa đơn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp như thế nào? Theo dõi bài viết bên dưới của Bizzi để biết thêm thông tin chi tiết nhé!
1. Phần mềm xử lý hóa đơn tiết kiệm chi phí lao động
Ở doanh nghiệp có quy mô lớn, với hàng nghìn hoá đơn từ nhà cung cấp đổ về mỗi ngày, chủ doanh nghiệp thường chọn giải pháp thuê thêm nhân sự để đảm bảo công việc đi đúng tiến độ, thanh toán đúng và đủ cho nhà cung cấp mỗi tháng để không ảnh hưởng đến nguyên liệu đầu vào tháng sau, đảm bảo ổn định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Có những khoản phí tưởng chừng nhỏ, nhưng với số lượng và tần suất lớn sẽ tạo nên một khoản chi phí không hề nhỏ. Điển hình là chi phí trả lương nhân sự kế toán, nếu mỗi ngày có hàng trăm hóa đơn phải cần từ 3 – 4 nhân viên để xử lý, chi phí phân sự cũng sẽ tăng đáng kể.
Giả sử lương của một nhân viên kế toán dao động từ 8-10 triệu/tháng, một năm doanh nghiệp sẽ tiêu tốn 90-120 triệu/ mỗi nhân sự kế toán dành cho các công việc lặp đi lặp lại: kiểm tra hóa đơn bằng mắt, thu thập hóa đơn giữa các bộ phận liên quan để đối chiếu trực tiếp, nhập thông tin, số liệu lên phần mềm kế toán,…
Với Bizzi phần mềm xử lý hóa đơn tiết kiệm chi phí giúp kế toán tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại, tăng năng suất làm việc, đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ đồng thời tiết kiệm 50% chi phí cho doanh nghiệp. Chỉ cần 1 Bizzi là đã có thể cân cả phòng kế toán cho dù ngày mưa hay ngày nắng, ngày lễ hay ngày tết Bizzi làm việc 24/7/365 ngày mà không cần đòi tăng lương hay giảm giờ làm.
2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ với phần mềm xử lý hóa đơn Bizzi
Theo cách xử lý thủ công trước đây, phần lớn hóa đơn được nhà cung cấp gửi đến bao gồm file PDF và XML. Trong đó file XML tuy có giá trị về mặt pháp lý nhưng do một số doanh nghiệp vẫn chưa có phần mềm đọc hóa đơn điện tử cho nên kế toán sẽ tải cả 2 file XML và file PDF sau đó in ra bản giấy. File PDF chính là bản việt hóa của file XML, kế toán tiến hành xử lý, kiểm tra, đối chiếu bằng file PDF này.
Phần lớn các doanh nghiệp hiện giờ đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, tuy nhiên một số nhà cung cấp truyền thống họ vẫn giữ thói quen gửi hóa đơn giấy bắt buộc doanh nghiệp vẫn phải xử lý như thường lệ.
Thêm vào đó kế toán cũng sẽ thu thập các loại hóa đơn tài liệu chứng từ liên quan in ra bản cứng làm thành từng bộ gửi lên cấp trên phê duyệt sau đó đưa vào kho lưu trữ. Như vậy hóa đơn tăng theo thời gian đồng nghĩa với việc chi phí in ấn, lưu trữ cũng tăng dần.
Bizzi cung cấp cho mỗi khách hàng một nền tảng lưu trữ và quản lý hóa đơn miễn phí, tất cả các hóa đơn đều được lưu trữ duy nhất tại một nơi đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Mọi thao tác liên quan đến hóa đơn đều được Bizzi xử lý trên nền tảng này. Đặc biệt Bizzi là nền tảng lưu trữ hóa đơn không tốn phí, không giới hạn dung lượng với thời hạn lên đến 10 năm tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và lưu trữ cho doanh nghiệp.
3. Phần mềm xử lý hóa đơn tối ưu chi phí cơ hội
Việc tập trung nguồn lực và chi phí cho các công việc lặp đi lặp lại đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang tiêu tốn nguồn lực của mình vào những hoạt động không mang lại giá trị cao. Ở các doanh nghiệp khi chưa ứng dụng công nghệ vào quy trình vận hành, công việc xử lý hóa đơn đầu vào được các kế toán làm hoàn toàn bằng thủ công và chiếm đến 60% khối lượng công việc và tốn 70%-80% thời gian làm việc của họ trong ngày.
Vào những giai đoạn cao điểm của mùa kế toán có thể kế đến như các đợt thanh toán cho nhà cung cấp, đợt kê khai thuế cuối tháng 3, hay các tháng dịp cuối năm, phần lớn nhân viên kế toán dành đến 80% thời gian để xử lý cho công việc xử lý hóa đơn sao cho kịp kỳ kê khai thuế, quyết toán cho nhà cung cấp. Việc làm thêm giờ hay làm thêm vào cuối tuần thường xuyên xảy ra khiến cho một số nhân sự kế toán bị áp lực bởi khối lượng công việc quá tải dẫn đến việc cân bằng giữa cuộc sống và công việc không đảm bảo.
Bizzi – phần mềm xử lý hóa đơn tiết kiệm chi phí với tốc độ xử lý nhanh chóng chỉ vài giây trên mỗi hóa đơn, Bizzi giúp các doanh nghiệp tự động hóa 90% quy trình làm việc, loại bỏ các thao tác thủ công với độ chính xác lên đến 99,9%. Nhờ vậy, dù hàng nghìn hóa đơn đến hạn thanh toán cần xử lý cũng được giải quyết một cách nhẹ nhàng. Kế toán chỉ cần xem xét kết quả cuối cùng Bizzi trả về và ra quyết định cho duyệt hóa đơn đó hay không.
Từ việc tiết kiệm 80% thời gian và 50% chi phí, doanh nghiệp có thể dồn nguồn lực vào việc phát triển các bộ phận mang lại doanh thu cao hơn ví dụ như bộ phần kinh doanh, bán hàng. Ngoài ra Bizzi góp phần giảm tải áp lực công việc của bộ phận kế toán, mỗi nhân viên có cơ hội tối ưu thời gian làm việc cho các đầu việc quan trọng, có ý nghĩa để phát triển chuyên môn cao hơn cũng như cân bằng cuộc sống sau giờ làm việc.
Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin ISO 27001, Bizzi đã hợp tác thành công với nhiều khách hàng lớn có yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt như các công ty niêm yết hay các công ty đa quốc gia, mang đến sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp.
Bizzi phần mềm xử lý hóa đơn tiết kiệm chi phí với sứ mệnh trở thành trợ lý đắc lực của bộ phận tài chính – kế toán, người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay FORM ĐĂNG KÝ
