Hóa đơn điện tử đã trở thành xu thế tất yếu trong thời đại chuyển đổi số. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp cụ thể, doanh nghiệp vẫn cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ các quy trình nội bộ và yêu cầu pháp lý.
Bài viết này của Bizzi sẽ hướng dẫn chi tiết cách in hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, nền tảng cho việc quản lý chi phí hiệu quả và minh bạch.
Giới thiệu chung về hóa đơn điện tử và nhu cầu in ấn
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Với những ưu điểm vượt trội, hóa đơn điện tử đã thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống, góp phần đáng kể vào việc cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp:
- Tiện lợi, an toàn và tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho.
- Giảm thiểu rủi ro giả mạo, cháy, hỏng hoặc mất mát, tránh các tổn thất tài chính không đáng có.
- Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, ERP để tự động hóa xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Xem thêm bài viết về Top 13 điểm mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hoá đơn điện tử tại đây
Tại sao cần biết cách in hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử chỉ cần in trong các trường hợp đặc biệt nhằm mục đích lưu trữ chứng từ kế toán, trình xuất cho cơ quan thuế khi kiểm tra, hoặc để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường.
Việc in hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy (hóa đơn điện tử bản chuyển đổi) là một mắt xích quan trọng trong việc đảm bảo dòng chảy thông tin và kiểm soát chi tiêu:
- Trình xuất cho cơ quan chức năng: Phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của Cơ quan Thuế, đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro bị phạt, ảnh hưởng đến chi phí tuân thủ.
- Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa: Kèm theo hàng hóa khi lưu thông trên đường, giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng và các chi phí phát sinh liên quan.
- Lưu trữ chứng từ kế toán: Theo quy định của Luật Kế toán, doanh nghiệp có thể lựa chọn in bản chuyển đổi để lưu trữ cùng các bộ chứng từ giấy khác, đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ chi phí khi quyết toán. Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần nắm rõ cách lưu trữ hóa đơn điện tử cả bản gốc (file XML) và bản chuyển đổi.
- Hoàn thiện hồ sơ thanh toán nội bộ: Một số quy trình thanh toán cho nhà cung cấp theo chính sách chi tiêu nội bộ vẫn yêu cầu chứng từ giấy kẹp cùng bộ hồ sơ đề nghị thanh toán. Việc này đảm bảo đối soát chặt chẽ trước khi chi tiền, là một bước quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền ra.
- Phục vụ công tác điều tra: Cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền trong các vụ án kinh tế.
- Đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Bên mua có thể cần bản giấy để phục vụ quy trình xử lý hoá đơn đầu vào và lưu trữ nội bộ của họ.
Hướng dẫn các bước in hóa đơn điện tử chi tiết từ phần mềm Bizzi
Quy trình và cách in hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy thường được thực hiện trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Dưới đây là 2 bước đơn giản trên hệ thống của Bizzi.
- Bước 1: Chọn hoá đơn cần in
Trong giao diện “Quản lý hoá đơn” của Bizzi, bạn tìm và chọn hóa đơn điện tử cần in từ danh sách các hóa đơn đã phát hành.
- Bước 2: Tải và in hóa đơn
– Để tải file gốc XML (có giá trị pháp lý cao nhất), bạn nhấn vào biểu tượng Mũi tên đi xuống để lưu về máy.
– Để thực hiện cách in hóa đơn điện tử PDF, bạn nhấn vào biểu tượng con mắt để xem trước. Hóa đơn sẽ mở ra ở một tab mới. Tại đây, bạn có thể chọn Tải xuống (để lưu file PDF) hoặc nhấn vào biểu tượng máy in để in trực tiếp.
Phân biệt các loại bản in hóa đơn điện tử
Để sử dụng đúng mục đích, đảm bảo tuân thủ và tránh các sai sót gây tốn kém chi phí, doanh nghiệp cần phân biệt rõ các loại bản in của hóa đơn điện tử:
| Loại bản in | Mục đích | Giá trị pháp lý | Đặc điểm nhận dạng |
| Bản thể hiện (Bản in tham khảo) | Dùng để xem, đối chiếu thông tin nội bộ, kẹp hồ sơ thanh toán, gửi cho đối tác kiểm tra. | Không có giá trị pháp lý để giao dịch, kê khai thuế. Chỉ mang tính chất tham khảo. | In trực tiếp từ file PDF/XML.Không có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI…”.Không yêu cầu chữ ký và dấu của người bán. |
| Hóa đơn điện tử bản chuyển đổi | Dùng để:
|
Có giá trị pháp lý nếu được chuyển đổi đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. | Bắt buộc phải có:
|
| In từ phần mềm bán hàng (POS) | In tại điểm bán lẻ, siêu thị, nhà hàng để giao cho khách hàng ngay lúc thanh toán. | Thường là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý cho mục đích kế toán trừ khi hệ thống POS được tích hợp và khởi tạo trực tiếp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. | Thường có dạng bill nhỏ, chỉ chứa thông tin cơ bản về giao dịch. Cần đối chiếu với hóa đơn điện tử gốc (gửi qua email/SMS) để hạch toán. |
Thay vì thao tác thủ công, phần mềm Bizzi tự động tạo bản chuyển đổi hợp lệ, gắn chữ ký số và dòng chữ xác nhận theo Thông tư 78, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ. [Trải nghiệm miễn phí ngay].
Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử khi in ra giấy
Giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào việc nó là “bản thể hiện” hay “hóa đơn điện tử bản chuyển đổi”. Việc hiểu rõ điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý có thể dẫn đến các khoản phạt tài chính.
- Hóa đơn điện tử gốc (file XML): Là bản có giá trị pháp lý cao nhất, được dùng làm căn cứ để kê khai, hạch toán thuế và ghi nhận chi phí hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử bản chuyển đổi: Chỉ có giá trị pháp lý khi được chuyển đổi đúng theo các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nó có giá trị để chứng minh giao dịch nhưng không thể thay thế hóa đơn gốc để kê khai thuế.
- Bản thể hiện (PDF in ra): Không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để tham khảo, đọc thông tin.
In hóa đơn điện tử có cần đóng dấu đỏ không?
Có, hóa đơn điện tử bản chuyển đổi sang giấy bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán (bên phát hành hóa đơn).
Đây là một trong những yêu cầu tiên quyết để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ giấy theo quy định của Tổng cục Thuế, được nêu rõ trong Thông tư 78 và Nghị định 123. Nếu thiếu hai yếu tố này, bản in sẽ không hợp lệ để trình xuất, có thể dẫn đến việc chi phí tương ứng không được chấp nhận khi quyết toán thuế.
Hóa đơn điện tử được phép in chuyển đổi mấy lần?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bản chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ được thực hiện duy nhất 01 lần.
Việc giới hạn số lần chuyển đổi nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, duy nhất của chứng từ, tránh các rủi ro về việc sử dụng một hóa đơn cho nhiều mục đích gian lận khác nhau, giúp công tác quản lý tài chính và chi phí được minh bạch.
Những lưu ý pháp lý quan trọng khi thực hiện cách in hóa đơn điện tử (Theo Thông tư 78)
Tuân thủ các quy định pháp lý không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách doanh nghiệp bảo vệ mình khỏi các khoản phạt không đáng có, một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí. Doanh nghiệp cần ghi nhớ các quy định cốt lõi sau:
- Toàn vẹn nội dung: Bản chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn, chính xác 100% nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Ký hiệu bắt buộc: Phải có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” để phân biệt.
- Thông tin người chuyển đổi: Cần có đầy đủ họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi và thời gian chuyển đổi.
- Xác thực từ bên bán: Bản chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên người đại diện pháp luật, cùng với dấu của người bán.
- Tuân thủ quy định hiện hành: Mọi thao tác phải tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Các văn bản cũ hơn đã hết hiệu lực. Trong trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn đã phát hành, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn sai nội dung theo đúng quy trình trước khi in chuyển đổi.
- Lưu trữ song song: Doanh nghiệp phải lưu trữ cả hóa đơn điện tử gốc (file XML) và bản chuyển đổi (nếu có) theo thời gian quy định của pháp luật.
Xem thêm về Mẫu biên bản huỷ hoá đơn điện tử mới nhất 2025 tại đây
Kết luận
Dù hóa đơn điện tử là xu thế không thể đảo ngược, nhu cầu và cách in hóa đơn điện tử ra giấy vẫn tồn tại và đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động quản trị cụ thể. Việc nắm vững quy trình và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp lý là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tránh rủi ro và tối ưu hóa vận hành.
Các nền tảng tự động hóa như Bizzi.vn không chỉ đơn thuần giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn, mà còn là một giải pháp toàn diện cho việc xử lý hoá đơn đầu vào và quản lý chi phí. Bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công như kiểm tra, đối chiếu và cả việc in chuyển đổi đúng chuẩn khi cần, Bizzi giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, và đảm bảo tuân thủ, từ đó tối ưu hóa hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.
