Không phải mọi trường hợp xử lý hóa đơn điện tử sai sót đều cần lập “biên bản hủy”. Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần căn cứ loại sai sót để thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn; văn bản thỏa thuận được lập khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
Bài viết cung cấp mẫu Word tham khảo, bảng chọn cách xử lý và hướng dẫn điền, ký, lưu hồ sơ để kế toán tránh dùng nhầm biên bản hủy, biên bản thu hồi, Mẫu 04/SS-HĐĐT và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa: thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định.
- Sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác: người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, trừ trường hợp được quy định riêng.
Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử Word mới nhất 2026
Quy định hiện hành không ban hành một mẫu có số hiệu riêng mang tên “biên bản hủy hóa đơn điện tử” để dùng chung cho mọi trường hợp. Mẫu tải dưới đây được trình bày theo hướng văn bản thỏa thuận xử lý hóa đơn điện tử sai sót và có thể đổi tên thành văn bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc văn bản thỏa thuận thay thế tùy phương án thực tế.
Mẫu Word cần được đối chiếu với tình huống, dữ liệu hóa đơn và quy trình nội bộ trước khi ký. Nội dung thỏa thuận không thay thế hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thông báo gửi cơ quan thuế.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì theo cách hiểu hiện hành?
“Biên bản hủy hóa đơn điện tử” là cách gọi người dùng và kế toán vẫn thường sử dụng khi cần ghi nhận việc xử lý một hóa đơn đã lập sai. Tuy nhiên, tên gọi này không tự quyết định phương án pháp lý. Doanh nghiệp phải xác định hóa đơn thuộc trường hợp chỉ cần thông báo, phải điều chỉnh hay phải thay thế.
Với trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế và người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hồ sơ giữa hai bên nên thể hiện đúng bản chất là văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Văn bản này là căn cứ nghiệp vụ để hai bên thống nhất thông tin, nhưng không làm thay chức năng của hóa đơn xử lý mới.
- “Biên bản hủy” là từ khóa tìm kiếm và cách gọi thực tế, không phải một mẫu bắt buộc dùng cho mọi lỗi hóa đơn.
- Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo gửi cơ quan thuế, không phải biên bản giữa người mua và người bán.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mới là chứng từ xử lý sai sót theo phương án doanh nghiệp lựa chọn.
Cách xác định có cần lập biên bản hủy hóa đơn hay không
Cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai, đối tượng người mua và bản chất giao dịch. Kế toán có thể đối chiếu theo bảng sau trước khi lập hồ sơ.
| Tình huống | Có lập lại hóa đơn? | Hồ sơ hoặc thao tác chính | Có cần văn bản hai bên? |
|---|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai thông tin trọng yếu | Không | Thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định | Không thuộc nhánh bắt buộc lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc thay thế |
| Sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác | Có | Chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế | Có, nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, trừ trường hợp được quy định riêng |
| Người mua là cá nhân không kinh doanh | Tùy loại sai sót | Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có | Không áp dụng yêu cầu lập văn bản hai bên như đối với tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh |
| Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa | Có nghiệp vụ hóa đơn tiếp theo | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh; trường hợp có thỏa thuận và đủ điều kiện, người mua có thể lập hóa đơn trả lại | Lưu thỏa thuận và hồ sơ trả lại hàng theo thực tế giao dịch |
| Đã lập hóa đơn khi thu tiền trước, sau đó hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ | Có nghiệp vụ hóa đơn tiếp theo | Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập | Lưu hồ sơ chứng minh việc hủy hoặc chấm dứt giao dịch |
| Nhiều hóa đơn trong cùng tháng sai cùng thông tin của một người mua | Có | Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn và đính kèm bảng kê theo mẫu áp dụng | Thực hiện yêu cầu văn bản thỏa thuận tương ứng với đối tượng người mua |
Phân biệt biên bản hủy, biên bản thu hồi và Mẫu 04/SS-HĐĐT
| Tài liệu hoặc tên gọi | Bản chất | Cách sử dụng phù hợp |
|---|---|---|
| Biên bản hủy hóa đơn | Cách gọi phổ biến trong thực tế | Không nên dùng như tên mặc định; cần đổi thành văn bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc thay thế nếu đúng nghiệp vụ |
| Biên bản thu hồi hóa đơn | Thuật ngữ thường gặp trong tài liệu cũ hoặc quy trình hóa đơn giấy | Không dùng như một bước mặc định khi xử lý hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành |
| Văn bản thỏa thuận | Ghi rõ nội dung sai và phương án xử lý giữa người bán và người mua | Lập trước khi điều chỉnh hoặc thay thế trong trường hợp pháp luật yêu cầu |
| Mẫu 04/SS-HĐĐT | Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai gửi cơ quan thuế | Dùng đúng trường hợp theo quy định; không thay thế văn bản thỏa thuận hoặc hóa đơn xử lý mới |
| Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn ghi nội dung cần điều chỉnh | Dùng khi người bán chọn hoặc thuộc trường hợp phải điều chỉnh |
| Hóa đơn thay thế | Hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai | Dùng khi người bán chọn phương án thay thế và trường hợp cho phép |
Để xử lý sâu hơn theo từng nghiệp vụ, có thể tham khảo thêm mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, quy định về hóa đơn thay thế và cách xử lý sai sót thường gặp trên hóa đơn.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử cần có nội dung gì?
Một văn bản thỏa thuận xử lý hóa đơn sai sót nên thể hiện đủ thông tin để xác định hóa đơn, nội dung sai, nội dung đúng và phương án hai bên thống nhất.
- Tên, mã số thuế, địa chỉ và người đại diện của bên bán và bên mua.
- Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn sai.
- Nội dung đã ghi sai, nội dung đúng và nguyên nhân sai sót.
- Phương án xử lý: điều chỉnh hoặc thay thế.
- Thông tin hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sau khi được lập.
- Cam kết phối hợp kê khai, lưu trữ và chịu trách nhiệm về thông tin.
- Chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
VĂN BẢN THỎA THUẬN XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SAI SÓT
Về việc: Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm ….., bên bán và bên mua thống nhất lập văn bản này để ghi nhận nội dung sai sót trên hóa đơn điện tử.
1. Thông tin bên bán
Tên đơn vị: …………………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: ………………………………………… Địa chỉ: …………………………………………
Người đại diện: …………………………………….. Chức vụ: ……………………………………..
2. Thông tin bên mua
Tên đơn vị hoặc hộ kinh doanh: ………………………………………………………………
Mã số thuế: ………………………………………… Địa chỉ: …………………………………………
Người đại diện: …………………………………….. Chức vụ: ……………………………………..
3. Thông tin hóa đơn đã lập sai
Ký hiệu: …………………… Số hóa đơn: …………………… Ngày lập: …../…../……….
Nội dung sai: …………………………………………………………………………………………
Nội dung đúng: ………………………………………………………………………………………
4. Phương án xử lý
Hai bên thống nhất người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn nêu trên theo phương án đã lựa chọn và quy định áp dụng. Văn bản được lập để hai bên lưu cùng hồ sơ hóa đơn và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
| Đại diện bên mua | Đại diện bên bán |
|---|---|
| Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ | Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ |
Cách điền mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
- Bước 1: Đối chiếu dữ liệu hóa đơn gốcKiểm tra file XML hoặc dữ liệu trên hệ thống để ghi đúng ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, mã số thuế, giá trị và tiền thuế. Không chỉ dựa vào bản PDF hiển thị.
- Bước 2: Ghi rõ từng nội dung saiNêu chính xác trường dữ liệu đã ghi sai và giá trị đúng. Tránh ghi chung chung như “do nhầm lẫn” mà không xác định nội dung cần xử lý.
- Bước 3: Chọn một phương án xử lýGhi rõ hai bên thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế. Không ghi đồng thời cả hai phương án mà không chốt cách thực hiện.
- Bước 4: Kiểm tra thẩm quyền người kýNgười ký là đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền phù hợp với quy chế và hồ sơ của doanh nghiệp.
- Bước 5: Cập nhật thông tin hóa đơn xử lýSau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, bổ sung số, ký hiệu và ngày lập vào bộ hồ sơ để thuận tiện tra cứu.
Cách ký biên bản hủy hóa đơn điện tử file PDF bằng chữ ký số
Văn bản thỏa thuận có thể được lập và ký ở dạng điện tử. Cách dễ kiểm soát là hai bên ký nối tiếp trên cùng một file PDF đã chốt nội dung.
- Bước 1: Hoàn thiện văn bản và xuất PDFKiểm tra toàn bộ dữ liệu trước khi xuất file. Không để nội dung còn thay đổi sau khi bên thứ nhất ký.
- Bước 2: Bên bán ký sốSử dụng chứng thư số hợp lệ của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền và đặt chữ ký tại phần xác nhận của bên bán.
- Bước 3: Gửi đúng file đã ký cho bên muaKhông chuyển đổi lại định dạng hoặc chỉnh sửa file sau chữ ký đầu tiên.
- Bước 4: Bên mua kiểm tra và ký xác nhậnKiểm tra trạng thái chữ ký của bên bán trước khi ký tại phần dành cho bên mua.
- Bước 5: Lưu bản hoàn chỉnhLưu file có đủ chữ ký cùng hóa đơn gốc, văn bản thỏa thuận, thông báo cơ quan thuế và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Xem thêm hướng dẫn về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và lưu trữ hồ sơ hóa đơn điện tử.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo 6 bước
- Bước 1: Xác định loại sai sótPhân biệt sai thông tin không trọng yếu với sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác.
- Bước 2: Xác định đối tượng người muaPhân biệt người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh với cá nhân không kinh doanh.
- Bước 3: Chọn thông báo, điều chỉnh hoặc thay thếKhông mặc định chọn “hủy hóa đơn”. Phương án phải phù hợp với tình huống và loại hóa đơn.
- Bước 4: Lập văn bản thỏa thuận nếu cầnGhi rõ nội dung sai và phương án hai bên thống nhất trước khi lập hóa đơn xử lý mới.
- Bước 5: Lập và gửi hóa đơn xử lýKý số, gửi người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã theo loại hóa đơn đang sử dụng.
- Bước 6: Đối chiếu, kê khai và lưu hồ sơKiểm tra trạng thái tiếp nhận, thực hiện kê khai phù hợp và lưu trọn bộ tài liệu liên quan.
Sai sót thường gặp khi lập biên bản hủy hóa đơn
| Lỗi | Rủi ro | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Dùng tên “biên bản hủy” cho mọi tình huống | Hồ sơ không phản ánh đúng nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế | Đổi tên văn bản theo phương án xử lý thực tế |
| Nhầm Mẫu 04/SS-HĐĐT với biên bản hai bên | Thiếu hồ sơ cần lưu hoặc gửi sai tài liệu | Tách rõ thông báo cơ quan thuế, văn bản thỏa thuận và hóa đơn xử lý mới |
| Chỉ ghi “xuất sai” hoặc “do nhầm lẫn” | Không xác định được nội dung cần điều chỉnh hoặc thay thế | Ghi rõ trường dữ liệu sai, giá trị sai và giá trị đúng |
| Dùng tiêu chí đã kê khai để quyết định toàn bộ quy trình | Chọn sai nhánh xử lý hóa đơn | Bắt đầu từ loại sai sót, đối tượng người mua và bản chất giao dịch |
| Người ký không có thẩm quyền | Hồ sơ khó chứng minh sự thống nhất giữa hai bên | Kiểm tra chức danh hoặc giấy ủy quyền trước khi ký |
| Chỉnh sửa PDF sau khi đã ký | Chữ ký số có thể mất trạng thái hợp lệ | Tạo file mới và ký lại đầy đủ |
Checklist trước khi hoàn tất hồ sơ xử lý hóa đơn
- Đã xác định đúng loại sai sót và phương án xử lý.
- Đã xác định đúng đối tượng người mua.
- Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và nội dung đúng.
- Thông tin hóa đơn gốc được đối chiếu từ dữ liệu chính xác.
- Người ký có đúng thẩm quyền.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế liên kết đúng với hóa đơn sai.
- Thông báo gửi cơ quan thuế được thực hiện đúng trường hợp.
- File PDF sau ký có thể kiểm tra trạng thái chữ ký.
- Hồ sơ được lưu cùng chứng từ giao dịch và dữ liệu kê khai liên quan.
B-Invoice hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu ra ở bước nào?
B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử của Bizzi, phù hợp với nghiệp vụ lập, phát hành, tra cứu và theo dõi trạng thái hóa đơn đầu ra. Trong quy trình xử lý sai sót, phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý dữ liệu hóa đơn và thực hiện các nghiệp vụ xử lý theo chức năng được cấu hình trên hệ thống.
Câu hỏi thường gặp về biên bản hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử có bắt buộc phải lập biên bản không?
Không phải mọi trường hợp đều phải lập biên bản. Nếu hóa đơn sai thông tin quan trọng và người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế, hai bên lập văn bản thỏa thuận khi người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, trừ trường hợp được quy định riêng.
Có mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử bắt buộc của Bộ Tài chính không?
Quy định yêu cầu văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trong trường hợp áp dụng nhưng không ban hành một mẫu có số hiệu riêng mang tên “biên bản hủy hóa đơn điện tử” để dùng chung. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu bảo đảm đủ thông tin.
Mẫu 04/SS-HĐĐT có phải là mẫu biên bản hủy hóa đơn không?
Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai gửi cơ quan thuế. Tài liệu này không thay thế văn bản thỏa thuận giữa hai bên hoặc hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử còn được sử dụng không?
“Biên bản thu hồi” là thuật ngữ thường gặp trong tài liệu cũ hoặc quy trình hóa đơn giấy. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên dùng đúng hồ sơ hiện hành gồm thông báo sai sót, văn bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Hủy hợp đồng thì có được hủy hóa đơn đã lập không?
Nếu đã lập hóa đơn khi thu tiền trước và sau đó giao dịch hoặc dịch vụ bị hủy, chấm dứt, người bán cần xác định nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn và lưu hồ sơ chứng minh việc hủy giao dịch, thay vì mặc định hủy hóa đơn rồi lập lại.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử có thể ký bằng chữ ký số không?
Có thể lập và ký văn bản ở dạng điện tử. Hai bên nên ký trên cùng file PDF, kiểm tra trạng thái chữ ký và lưu bản hoàn chỉnh cùng hồ sơ hóa đơn.
Biên bản điện tử có bắt buộc đóng dấu không?
Không có một yêu cầu chung rằng mọi văn bản thỏa thuận xử lý hóa đơn đều phải đóng dấu. Doanh nghiệp cần bảo đảm người ký có thẩm quyền và tuân thủ điều lệ, quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận giữa các bên.
Hóa đơn đã kê khai thuế có được điều chỉnh hoặc thay thế không?
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tình trạng đã kê khai để chọn phương án. Cần căn cứ loại sai sót và trường hợp cụ thể để điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó thực hiện kê khai theo quy định áp dụng.
Căn cứ pháp lý và ngày cập nhật
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành ngày 30/06/2026.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026; xem Điều 10 về xử lý hóa đơn điện tử đã lập.
Doanh nghiệp cần đối chiếu thêm loại hóa đơn, phương thức truyền dữ liệu và tình huống giao dịch cụ thể trước khi áp dụng. Khi hồ sơ có yếu tố phức tạp hoặc ảnh hưởng đáng kể đến nghĩa vụ thuế, nên trao đổi với bộ phận thuế hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn.
Kết luận
Biên bản hủy hóa đơn điện tử không phải là một mẫu dùng chung cho mọi sai sót. Kế toán cần xác định đúng trường hợp thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế; lập văn bản thỏa thuận khi thuộc diện áp dụng; sau đó lưu văn bản cùng hóa đơn gốc, hóa đơn xử lý mới và chứng từ liên quan.
