Hoá đơn điện tử đã trở thành xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ phát triển. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên, vẫn có những trường hợp cụ thể cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy (bản in).
Bài viết này của Bizzi sẽ hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử theo quy định và những lưu ý cần thiết trong bối cảnh quản lý tài chính, chi phí của doanh nghiệp.
Giới thiệu chung về hóa đơn điện tử và nhu cầu in ấn
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, không có hình thức giấy, theo đúng chuẩn quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử hiện nay đã trở thành chuẩn mực bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam, và thay thế dần hóa đơn giấy truyền thống nhờ:
- Tính tiện lợi, an toàn, tiết kiệm chi phí.
- Giảm thiểu rủi ro giả mạo, mất mát.
- Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, quản lý thuế.
Tại sao cần in hóa đơn điện tử?
Việc in hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy (bản chuyển đổi hoặc bản thể hiện) là cần thiết cho nhiều mục đích, bao gồm cả trong hoạt động quản lý tài chính và chi phí của doanh nghiệp:
- Phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát, điều tra của Cơ quan chức năng (đặc biệt là Cơ quan Thuế). Việc này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong quản lý tài chính.
- Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm phục vụ việc phân phối, bán hàng hoặc lưu thông hàng hóa trên đường. Đây là hoạt động liên quan đến chi phí vận chuyển, bán hàng, cần chứng từ đi kèm.
- In theo yêu cầu của khách hàng. Khách hàng (bên mua) có thể cần bản giấy cho mục đích nội bộ hoặc lưu trữ, liên quan đến việc quản lý chi phí mua hàng của họ.
- Phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Hóa đơn (đầu ra hoặc đầu vào) là chứng từ quan trọng trong việc hạch toán kế toán, quản lý chi phí và doanh thu.
- Cần chứng từ để kẹp vào các giấy tờ thanh toán hoặc các quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp (chi phí đầu vào), bản in có thể cần thiết để đính kèm vào hồ sơ thanh toán nội bộ. Bizzi.vn tập trung vào tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào và quản lý chi phí, việc có bản in (dù chỉ là bản thể hiện) có thể hỗ trợ các quy trình xác minh, đối chiếu nội bộ này trước khi thanh toán.
- Phục vụ công tác điều tra trong các vụ án.
Hướng dẫn các bước in hóa đơn điện tử
Quy trình in hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy thường được thực hiện thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Dưới đây là 02 bước đơn giản trong cách in hoá đơn điện tử trên hệ thống Bizzi.
- Bước 1: Chọn hoá đơn cần in
Trong giao diện Quản lý hoá đơn của Bizzi, bạn ấn chọn hoá đơn điện tử cần in trong danh sách các hoá đơn bán hàng
- Bước 2: Tải hoá đơn
– Nếu bạn muốn cách in hoá đơn điện tử dưới dạng XML, chỉ cần nhấn vào biểu tượng Mũi tên đi xuống để tải hoá đơn xuống thiết bị. 
– Nếu bạn muốn cách in hoá đơn điện tử dưới dạng PDF, nhấn vào biểu tượng mắt xem bên cạnh, hoá đơn sẽ được chuyển sang một Tab mới. Từ đây, bạn nhấn vào biểu tượng Tải xuống nếu muốn lưu trữ trên thiết bị hoặc in trực tiếp.
Phân biệt các cách in hóa đơn điện tử
Dưới đây là phần phân biệt các cách in hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp hiểu rõ mục đích, giá trị pháp lý và cách sử dụng phù hợp:
| Cách in | Mục đích | Giá trị pháp lý | Đặc điểm |
| Bản in để tra cứu (tham khảo) | Dùng để xem thông tin, đối chiếu nội bộ, kèm theo chứng từ thanh toán, hoặc gửi cho đối tác kiểm tra thông tin. | Không có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy. Không được dùng làm chứng từ kế toán chính thức hoặc khi làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán. |
Được in từ file PDF/XML của hóa đơn điện tử. Không có ký hiệu “hóa đơn chuyển đổi”, không cần ký tên, đóng dấu. Phù hợp cho nhu cầu lưu trữ giấy tạm thời, hoặc khách hàng cá nhân cần bản cứng. |
| Hoá đơn chuyển đổi (in theo quy định) | Dùng trong các trường hợp doanh nghiệp cần:
|
Có giá trị như hóa đơn giấy nếu được chuyển đổi đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. |
Phải đáp ứng đủ điều kiện:
|
| In trực tiếp từ phần mềm bán hàng/hệ thống ERP | Dành cho hoạt động in hóa đơn tại điểm bán (POS), siêu thị, cửa hàng, hoặc in kèm đơn giao hàng. | Phụ thuộc vào tính liên kết với hệ thống HĐĐT gốc. Nếu chỉ là bản in sơ bộ mà không trích xuất từ hệ thống hóa đơn điện tử chính thức → không có giá trị pháp lý. |
In ngay tại thời điểm bán hàng, có thể là hóa đơn bán lẻ hoặc bản tra cứu đơn hàng. Cần đối chiếu lại với hóa đơn điện tử gốc nếu dùng cho kế toán hay kiểm tra thuế. |
Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm như Bizzi, bạn sẽ được hỗ trợ:
- In hóa đơn chuyển đổi đúng chuẩn pháp lý.
- Tự động gắn chữ ký số, mã xác thực, logo thương hiệu.
- Quản lý và phân loại bản in rõ ràng, tránh nhầm lẫn khi sử dụng trong nội bộ hay với cơ quan nhà nước.
Những lưu ý quan trọng trong cách in hóa đơn điện tử
Để đảm bảo việc in hóa đơn điện tử tuân thủ pháp luật và phục vụ hiệu quả công tác quản lý tài chính/chi phí, cần lưu ý:
- Cách in hóa đơn điện tử cần thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật.
- Bản chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy chỉ được thực hiện 01 lần.
- Hóa đơn được in (bản chuyển đổi) phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc để có giá trị pháp lý.
- Bản chuyển đổi cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi (“HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, thông tin người chuyển đổi, thời gian chuyển đổi).
- Chứng từ giấy sau khi in (bản chuyển đổi) phải có chữ ký, họ tên, đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý của người bên bán để đảm bảo tính pháp lý.
- Quy trình in có thể khác nhau tùy thuộc vào hệ thống phần mềm bạn sử dụng.
- Người dùng cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương. (Các nguồn có nhắc đến Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 78, Thông tư 37/2017/TT-BTC và các văn bản khác liên quan đến hóa đơn điện tử). Sự tuân thủ pháp luật là yếu tố cốt lõi trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Kiểm tra lại thông tin đã nhập/hiển thị trước khi in để đảm bảo tính chính xác.
- Nếu sử dụng máy in chuyên dụng, cần cài đặt trình điều khiển phù hợp.
- Nếu gặp vấn đề kỹ thuật, tìm sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm hoặc chuyên gia kỹ thuật.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử (bản gốc và bản chuyển đổi nếu có) trong thời gian quy định bởi pháp luật (thường kéo dài nhiều năm) và cần có khả năng truy cập/lưu trữ dữ liệu dài hạn. Việc lưu trữ này là một phần quan trọng của quản lý chứng từ tài chính.
Kết luận
Dù hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số, nhu cầu in ấn vẫn tồn tại và cần được quản lý hợp lý, đúng pháp luật. Doanh nghiệp nên kết hợp quản lý điện tử hiện đại với khả năng linh hoạt in ấn, nhằm tối ưu vận hành và đảm bảo tuân thủ.
Nắm vững cách in hóa đơn điện tử đúng quy trình và tuân thủ pháp luật (bao gồm cả việc phân biệt bản chuyển đổi và bản thể hiện) giúp đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, và tính toàn vẹn của chứng từ. Việc này là một phần của bức tranh lớn về quản lý tài chính doanh nghiệp, bao gồm cả các hoạt động xử lý hóa đơn (đầu ra và đầu vào) và quản lý chi phí, các lĩnh vực mà các nền tảng như Bizzi.vn đang hỗ trợ tự động hóa.
Để tiết kiệm thời gian xử lý và tự động hoá quy trình quản lý hoá đơn, đăng ký trải nghiệm và dùng thử bộ giải pháp đắc lực cho kế toán của Bizzi ngay tại đây:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
