Cách Xử Lý Nợ Khó Đòi Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Trong quá trình vận hành, việc phát sinh các khoản nợ khó đòi là vấn đề không thể tránh khỏi đối với nhiều doanh nghiệp. Nếu không có phương án xử lý kịp thời và hiệu quả, các khoản công nợ này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền, hiệu quả kinh doanh và thậm chí là sự tồn tại của doanh nghiệp. Vậy đâu là cách xử lý nợ khó đòi vừa tuân thủ pháp luật, vừa đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây từ Bizzi sẽ cung cấp các bước xử lý cụ thể, từ khâu rà soát công nợ, thương lượng, đến phương án pháp lý và hạch toán kế toán phù hợp.

Mục lục

1. Nợ khó đòi là gì?

Nợ khó đòi (hay còn gọi là nợ xấu) là những khoản phải thu từ khách hàng mà doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu hồi, với khả năng rất thấp để thu được đầy đủ hoặc đúng hạn. Đây là một phần tất yếu trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt nếu doanh nghiệp chưa có quy trình quản lý công nợ hiệu quả. Theo chuẩn mực kế toán, nợ khó đòi thường được ghi nhận là một loại chi phí và cần được trích lập dự phòng phù hợp để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính. Hiểu rõ nguyên nhân và tác động của nợ khó đòi là bước đầu tiên trong cách xử lý nợ khó đòi hiệu quả.

1.1 Nguyên nhân phổ biến dẫn đến nợ khó đòi

Nợ khó đòi không chỉ xuất phát từ yếu tố khách quan mà còn có thể đến từ sai sót trong quy trình quản lý nội bộ. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu hồi công nợ:

Khách hàng mất khả năng thanh toán: Do phá sản, thua lỗ kéo dài, hoặc thu nhập giảm sút nghiêm trọng khiến không thể thực hiện nghĩa vụ tài chính đúng hạn.
Hợp đồng thiếu rõ ràng: Các điều khoản không chặt chẽ, thiếu ràng buộc pháp lý, dẫn đến khó đòi hoặc tranh chấp.
Không thẩm định tín dụng khách hàng: Thiếu thông tin về lịch sử thanh toán, tình hình tài chính khiến doanh nghiệp chấp nhận rủi ro quá lớn.
Quy trình quản lý công nợ kém: Thiếu công cụ giám sát, nhắc nhở định kỳ hoặc quy trình thu hồi nợ không bài bản.
Biến động thị trường và yếu tố bất khả kháng: Khủng hoảng kinh tế, dịch bệnh, thiên tai có thể khiến khách hàng rơi vào khủng hoảng tài chính.
Gian lận hoặc cố ý chây ì: Một số đối tượng lợi dụng lòng tin để trốn tránh nghĩa vụ trả nợ, cố tình kéo dài thời gian chiếm dụng vốn.

1.2 Tác động của nợ khó đòi đến doanh nghiệp

Nợ khó đòi không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn tác động tiêu cực đến mọi mặt hoạt động và chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp:

Dòng tiền bị gián đoạn: Thiếu hụt vốn lưu động để duy trì hoạt động, chi trả chi phí vận hành, trả lương, nhập hàng,…
Hạn chế khả năng tái đầu tư: Không thể mở rộng quy mô, cải tiến sản phẩm hay nâng cấp công nghệ.
Tăng chi phí xử lý pháp lý: Bao gồm phí luật sư, án phí, chi phí đàm phán hoặc kiện tụng thu hồi nợ.
Mất uy tín trên thị trường: Đối tác, nhà đầu tư và khách hàng có thể e ngại, yêu cầu điều khoản nghiêm ngặt hơn.
Ảnh hưởng điểm tín dụng doanh nghiệp: Làm khó khăn trong việc vay vốn ngân hàng hoặc bị áp lãi suất cao.
Tác động tiêu cực đến nhân sự: Tình hình tài chính không ổn định gây tâm lý bất an và giảm hiệu suất làm việc.

Nợ khó đòi là vấn đề không thể tránh khỏi, nhưng có thể quản lý và hạn chế nếu doanh nghiệp áp dụng đúng cách xử lý nợ khó đòi như xây dựng quy trình thu hồi chuyên nghiệp, kiểm soát rủi ro tín dụng, và thường xuyên đánh giá chất lượng các khoản phải thu. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết các phương pháp xử lý nợ khó đòi mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

2. Các phương pháp xử lý nợ khó đòi phổ biến

Doanh nghiệp cần cân nhắc rất kỹ về những thứ được và mất cũng như tính chất phức tạp khi thực hiện từng phương án xử lý nợ.

2.1. Trích lập khoản dự phòng nợ khó đòi

Để giảm thiểu rủi ro và tổn thất tài chính, trích lập khoản dự phòng nợ khó đòi là một trong những cách xử lý nợ khó đòi hiệu quả và chủ động nhất mà doanh nghiệp nên áp dụng. Việc này không chỉ giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính mà còn tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:

Định nghĩa: Trích lập dự phòng nợ khó đòi là việc doanh nghiệp chủ động ghi nhận một khoản chi phí nhằm dự phòng tổn thất có thể xảy ra từ các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi.
Điều kiện trích lập dự phòng (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 228/2009/TT-BTC và Thông tư 48/2019/TT-BTC):
- Có căn cứ chứng minh là khoản nợ khó đòi như: khách nợ mất tích, phá sản, bị truy tố hoặc đã chết.
- Khoản nợ đã quá hạn thanh toán theo hợp đồng, khế ước vay hoặc cam kết nợ.
- Có đầy đủ chứng từ gốc và xác nhận đối chiếu công nợ từ khách nợ.
Phương pháp trích lập dự phòng:
- Doanh nghiệp phải xác định tuổi nợ và mức tổn thất có thể xảy ra cho từng khoản nợ.
- Mức trích cụ thể:
  - Quá hạn từ 6 tháng đến < 1 năm: 30%.
  - Từ 1 đến < 2 năm: 50%.
  - Từ 2 đến < 3 năm: 70%.
  - Từ 3 năm trở lên: 100%.
- Đối với nợ chưa đến hạn nhưng khách nợ đã rơi vào tình trạng nghiêm trọng (phá sản, mất tích…): trích lập theo mức tổn thất dự kiến.
- Doanh nghiệp bán lẻ, viễn thông: có hướng dẫn riêng cho nợ quá hạn từ 3 tháng trở lên.
Hạch toán kế toán:
- Khi trích lập: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp; Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi.
- Khi hoàn nhập (khoản nợ thu hồi được hoặc không còn cần dự phòng): Nợ TK 2293; Có TK 642.
Lưu ý thực hiện:
- Việc trích lập cần kèm theo bảng kê chi tiết các khoản nợ và chứng cứ liên quan.
- Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên và đánh giá lại các khoản nợ để điều chỉnh dự phòng phù hợp.

Việc trích lập dự phòng không chỉ là bước đầu tiên trong cách xử lý nợ khó đòi mà còn giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ tài chính, nâng cao tính minh bạch báo cáo và đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam.

2.2. Xử lý nợ khó đòi thông qua các dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp

Một trong những cách xử lý nợ khó đòi hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp là sử dụng dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp. Đây là giải pháp hợp pháp, được nhiều công ty lựa chọn khi gặp khó khăn trong việc đòi lại khoản nợ tồn đọng từ khách hàng hoặc đối tác chây ì. Dưới đây là các hình thức phổ biến và các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi lựa chọn đối tác thu hồi nợ:

Các hình thức hoạt động phổ biến: Bao gồm tư vấn thu hồi nợ (hướng dẫn doanh nghiệp cách tiếp cận và xử lý nợ), thu hồi nợ qua điện thoại (gọi nhắc nợ chuyên nghiệp) và dịch vụ thám tử thu hồi nợ (truy vết đối tượng trốn tránh trách nhiệm). Tùy vào mức độ nghiêm trọng và giá trị khoản nợ, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp để tăng khả năng thu hồi vốn.
Đảm bảo tính pháp lý và uy tín: Các công ty thu hồi nợ chuyên nghiệp phải được cấp phép kinh doanh, tuân thủ pháp luật và có chính sách bảo mật thông tin khách hàng rõ ràng. Việc sử dụng đơn vị uy tín giúp đảm bảo quá trình thu nợ không gây ảnh hưởng đến danh tiếng hay quan hệ đối tác của doanh nghiệp.
Chuyên môn theo từng lĩnh vực nợ: Mỗi đơn vị thu hồi nợ thường có thế mạnh riêng, như xử lý nợ ngân hàng, nợ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), hoặc nợ của các hộ kinh doanh nhỏ. Doanh nghiệp cần lựa chọn đúng đơn vị có kinh nghiệm với nhóm khách hàng nợ tương ứng để đạt hiệu quả tối ưu.
Khả năng theo dõi và đàm phán: Đối tượng nợ khó đòi thường cố tình tránh né liên hệ. Vì vậy, bên cung cấp dịch vụ cần có kỹ năng theo dõi, nắm bắt hành vi và kỹ năng đàm phán để buộc đối tượng hợp tác mà không gây xung đột pháp lý.
Chi phí và phí dự phòng: Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa khoản nợ mong muốn thu hồi và chi phí dịch vụ. Các công ty thu hồi nợ thường thu phí cố định hoặc phần trăm trên số tiền đòi được. Số tiền thực nhận chắc chắn sẽ thấp hơn giá trị gốc khoản nợ, nên cần tính toán kỹ lưỡng để đạt hiệu quả tài chính.

Sử dụng dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp là một trong những cách xử lý nợ khó đòi có chiến lược và kiểm soát được rủi ro. Với sự hỗ trợ từ các đối tác uy tín, doanh nghiệp có thể cải thiện dòng tiền, giảm thiểu áp lực tài chính mà vẫn bảo vệ được hình ảnh thương hiệu trên thị trường.

2.3. Tiến hành khởi kiện

Khi mọi biện pháp nhắc nhở, đàm phán hoặc thương lượng đều không mang lại kết quả và khách nợ không có thiện chí hợp tác, doanh nghiệp nên cân nhắc đến phương án cuối cùng: khởi kiện để thu hồi nợ khó đòi. Đây là bước đi cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp và giảm thiểu tổn thất tài chính.

Thời hiệu khởi kiện: Theo quy định tại Luật Thương mại, thời hiệu để khởi kiện yêu cầu tòa án giải quyết tranh chấp liên quan đến nợ khó đòi phát sinh từ hợp đồng là 2 năm kể từ ngày quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp bị xâm phạm. Việc bỏ lỡ mốc thời gian này khiến nhiều doanh nghiệp mất quyền khởi kiện, nhất là khi vẫn hy vọng vào việc thương lượng.
Tâm lý phổ biến gây hại: Nhiều doanh nghiệp có xu hướng trì hoãn khởi kiện với tâm lý “để từ từ”, “còn nước còn tát”. Tuy nhiên, việc kéo dài thời gian sẽ khiến rủi ro pháp lý tăng lên và ảnh hưởng đến khả năng thu hồi công nợ.
Cách xác lập lại thời hiệu khởi kiện: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể xác lập lại thời hiệu khởi kiện mới, nếu có căn cứ cho thấy bên nợ đã thừa nhận nghĩa vụ. Các hành vi có thể giúp tái lập thời hiệu bao gồm:
- Bên nợ thừa nhận một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ trả nợ.
  Bên nợ đã thực hiện một phần nghĩa vụ (như thanh toán một phần số tiền nợ).
- Hai bên tự thỏa thuận hòa giải, có biên bản xác nhận.
Các tài liệu làm bằng chứng: Doanh nghiệp nên lưu giữ các văn bản có giá trị pháp lý như biên bản đối chiếu công nợ, bản thỏa thuận thanh toán, giấy xác nhận nợ… để chứng minh việc xác lập nghĩa vụ và phục vụ cho quá trình khởi kiện sau này.

2.4. Xóa nợ phải thu khó đòi

Xóa nợ phải thu khó đòi là một trong những bước quan trọng trong quy trình xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi nhằm đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ đúng quy định kế toán. Việc thực hiện đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất mà còn tránh các rủi ro kiểm toán, thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý nợ khó đòi theo đúng quy định pháp luật:

Xác định đúng đối tượng nợ khó đòi: Bao gồm các khoản nợ đã quá hạn thanh toán hoặc chưa đến hạn nhưng rơi vào các trường hợp như: doanh nghiệp nợ đã giải thể, phá sản; cá nhân nợ đã chết, mất tích, đang bị truy tố hoặc mất năng lực hành vi dân sự; nợ đã trích lập dự phòng 100% nhưng quá 3 năm (hoặc 1 năm với nợ viễn thông, bán lẻ) vẫn không thu hồi được.
Chuẩn bị hồ sơ chứng minh đầy đủ: Doanh nghiệp cần lưu giữ các chứng từ như hợp đồng kinh tế, văn bản đối chiếu công nợ, văn bản đòi nợ có xác nhận chuyển phát, quyết định phá sản của Tòa án, giấy chứng tử hoặc các giấy tờ pháp lý liên quan tùy theo đối tượng nợ là tổ chức hay cá nhân.
Thẩm quyền quyết định xóa nợ: Các khoản nợ khó đòi chỉ được xử lý khi có quyết định hợp lệ từ Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc hoặc người đại diện có thẩm quyền khác. Việc quyết định phải dựa trên biên bản của Hội đồng xử lý và có tài liệu chứng minh đầy đủ.
Cách xử lý tài chính khi xóa nợ: Doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi để bù đắp tổn thất, phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản nợ đã xóa vẫn phải tiếp tục theo dõi trong báo cáo tài chính tối thiểu 10 năm và tiếp tục thực hiện biện pháp thu hồi nếu có thể.
Hạch toán nghiệp vụ xóa nợ: Căn cứ vào quyết định xóa nợ, kế toán ghi nhận Nợ TK 229 (dự phòng đã lập), Nợ TK 642 (chi phí quản lý), hoặc các tài khoản tổ chức/cá nhân phải bồi thường. Có các TK 131, 138, 128, 244 tương ứng với khoản nợ bị xóa. Trường hợp doanh nghiệp thu hồi lại được khoản nợ đã xóa, ghi nhận thu nhập vào TK 711 – “Thu nhập khác” sau khi trừ các chi phí liên quan.

2.5. Bán nợ

Trong trường hợp không thể thu hồi được nợ, doanh nghiệp có thể xem xét việc bán các khoản nợ này cho các công ty thu mua nợ xấu.

Đây là giải pháp giúp giảm bớt gánh nặng tài chính, mặc dù có thể phải chấp nhận việc bán nợ với giá thấp hơn giá trị thực tế.

Hạch toán bán các khoản nợ phải thu quá hạn:

Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng: Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận); Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ); Có các TK 131, 138, 128, 244….
Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ: Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận); Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng); Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ); Có các TK 131, 138, 128, 244….

3. Phòng tránh nợ khó đòi ngay từ đầu

Phòng tránh nợ khó đòi ngay từ đầu là một trong những chiến lược hiệu quả nhất trong cách xử lý nợ khó đòi cho doanh nghiệp. Khi các khoản công nợ được kiểm soát chặt chẽ từ trước, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa rủi ro thất thoát dòng tiền và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Dưới đây là những biện pháp chủ động giúp phòng tránh nợ khó đòi một cách hiệu quả:

Thẩm định khách hàng kỹ lưỡng trước khi giao dịch: Doanh nghiệp nên kiểm tra tình hình tài chính, lịch sử tín dụng và mức độ uy tín của đối tác thông qua báo cáo tài chính, đánh giá từ ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dữ liệu tín dụng.
Xây dựng hợp đồng rõ ràng và đầy đủ điều khoản: Hợp đồng nên quy định chi tiết về thời hạn thanh toán, lãi phạt chậm trả, biện pháp chế tài và các hình thức đảm bảo như đặt cọc, bảo lãnh ngân hàng hoặc bảo hiểm tín dụng.
Thiết lập chính sách tín dụng nội bộ: Doanh nghiệp cần xác định rõ hạn mức tín dụng, thời gian thanh toán tối đa và quy trình phê duyệt công nợ cho từng loại khách hàng dựa trên mức độ rủi ro.
Yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán trước với khách hàng mới hoặc có lịch sử thanh toán không tốt: Điều này giúp giảm thiểu áp lực dòng tiền và rủi ro phát sinh nợ xấu.
Theo dõi công nợ thường xuyên và nhắc nhở đúng hạn: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc quản lý công nợ để cập nhật trạng thái thanh toán theo thời gian thực, đồng thời gửi thông báo nhắc nợ đúng quy trình để kịp thời xử lý.
Phân loại khách nợ để có phương án quản lý riêng biệt: Nhóm khách hàng có lịch sử thanh toán chậm cần được giám sát chặt hơn, trong khi nhóm uy tín có thể được ưu đãi chính sách tín dụng linh hoạt hơn.
Tạo dựng mối quan hệ lâu dài và tin cậy với khách hàng: Khi có nền tảng quan hệ tốt, doanh nghiệp dễ dàng thương lượng gia hạn hoặc tìm giải pháp xử lý công nợ trước khi phải dùng đến biện pháp pháp lý.
Đánh giá định kỳ hiệu quả quản lý công nợ: Việc kiểm tra lại các khoản nợ quá hạn, theo dõi dòng tiền và cập nhật lại chính sách tín dụng sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược phù hợp với tình hình thực tế.
Áp dụng bảo hiểm tín dụng hoặc bảo lãnh ngân hàng: Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp bảo vệ tài chính trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán.
Tích hợp kiểm soát công nợ vào quy trình bán hàng: Nhân viên kinh doanh cần được đào tạo để hiểu quy định tín dụng và phối hợp cùng bộ phận kế toán nhằm hạn chế rủi ro phát sinh nợ khó đòi từ khâu chào bán.

Việc chủ động phòng tránh nợ khó đòi không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ dòng tiền mà còn góp phần nâng cao uy tín, tăng hiệu quả quản trị tài chính và giảm áp lực trong việc xử lý các khoản công nợ sau này. Đây chính là bước đầu tiên nhưng mang tính quyết định trong cách xử lý nợ khó đòi hiệu quả, bền vững cho mọi doanh nghiệp.

4. Ứng dụng công nghệ trong quản lý và xử lý nợ khó đòi: Giải pháp Bizzi

Nền tảng Bizzi cung cấp một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi và là nền tảng tích hợp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B.

4.1 Quản lý công nợ (ARM) của Bizzi:

Là trợ lý AI dành cho phòng tài chính – kế toán, Bizzi cung cấp giải pháp toàn diện giúp tự động hóa quy trình quản lý công nợ và thu chi doanh nghiệp. Với hơn 30 tính năng thông minh, nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp:

Nhắc nợ tự động: Thiết lập kịch bản gửi email hoặc tin nhắn theo từng đối tượng và thời điểm, giảm thiểu công nợ quá hạn.
Quản lý công nợ hiệu quả: Theo dõi công nợ phải thu, phải trả, phân tích các chỉ số quan trọng như DSO, báo cáo độ tuổi nợ.

Theo dõi chi tiết từng khách hàng, nhà cung cấp: Tự động ghi nhận công nợ mới, theo dõi tiến độ thanh toán, dễ dàng đối chiếu khi cần.
Cảnh báo công nợ đến hạn: Hệ thống gửi cảnh báo sớm về các khoản sắp đến hạn hoặc có nguy cơ quá hạn, giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý.
Đối chiếu công nợ nhanh chóng: So sánh và xác nhận số dư công nợ giữa doanh nghiệp và đối tác một cách chính xác, minh bạch.

Báo cáo công nợ linh hoạt: Tạo báo cáo tùy chỉnh theo kỳ, theo đối tượng hoặc loại công nợ, phục vụ cho công tác điều hành và kiểm soát tài chính.

Ngoài ra, Bizzi còn hỗ trợ nhiều tác vụ khác như xử lý hóa đơn đầu vào bằng công nghệ IPA + 3way matching, quản lý hóa đơn điện tử (B-invoice), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình kế toán – tài chính.

4.2 Các tính năng khác của Bizzi hỗ trợ quản lý tài chính liên quan

Để giải quyết các bài toán tài chính phức tạp như cách xử lý nợ khó đòi, doanh nghiệp cần một nền tảng hỗ trợ toàn diện trong quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong đối soát hóa đơn. Bizzi cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ với nhiều tính năng liên quan trực tiếp đến việc kiểm soát nợ, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp chủ động phòng ngừa và xử lý nợ xấu hiệu quả:

Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3Way): Hệ thống tự động kiểm tra hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR), phát hiện chênh lệch bất thường, xác minh nhà cung cấp hợp lệ, cảnh báo hóa đơn rủi ro – tất cả nhằm ngăn chặn sai sót và gian lận trong giai đoạn đầu, từ đó giảm thiểu rủi ro phát sinh công nợ khó đòi.

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Bizzi Expense): Giúp doanh nghiệp lập ngân sách theo từng phòng ban hoặc dự án, theo dõi chi phí theo thời gian thực và kiểm soát các khoản chi thông qua hệ thống phê duyệt tự động. Nhờ đó, các khoản thanh toán không hợp lệ hoặc vượt ngân sách được kiểm soát chặt chẽ, góp phần giảm thiểu tình trạng công nợ phát sinh từ các khoản chi ngoài dự toán.

Hóa đơn điện tử (B-invoice): Tạo, xuất và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn pháp lý; dễ dàng tra cứu, theo dõi lịch sử giao dịch và đối chiếu nhanh chóng với hệ thống kế toán hoặc ERP. Việc minh bạch và tự động hóa trong hóa đơn giúp hạn chế tranh chấp, rút ngắn thời gian thu hồi công nợ và giảm tỷ lệ nợ quá hạn.

Tổng thể, Bizzi không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu xử lý công nợ mà còn chủ động giúp ngăn ngừa các khoản nợ khó đòi ngay từ giai đoạn đầu bằng cách kiểm soát chặt chi tiêu, hợp thức hóa giao dịch và tăng tính minh bạch tài chính. Đây chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản lý tài chính bền vững.

5. Trách nhiệm pháp lý khi xử lý nợ khó đòi

Việc không thu hồi được các khoản nợ phải thu không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và kết quả kinh doanh mà còn kéo theo trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng đối với cá nhân, bộ phận liên quan. Để thực hiện đúng cách xử lý nợ khó đòi và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung sau:

Ban hành quy chế quản lý nợ phải thu: Doanh nghiệp cần xây dựng và thực thi quy chế quản lý nợ phải thu, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan đến việc theo dõi, phân loại, đôn đốc và thu hồi công nợ.
Mở sổ theo dõi và phân loại nợ: Các khoản nợ cần được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng hoặc đối tượng nợ, thường xuyên phân loại theo thời hạn (chưa đến hạn, đến hạn, quá hạn, khó đòi, không có khả năng thu hồi) để kịp thời có biện pháp xử lý phù hợp.
Trách nhiệm của người quản lý: Hội đồng thành viên, Chủ tịch HĐTV/Công ty, Giám đốc/Tổng Giám đốc phải có trách nhiệm xử lý các khoản nợ khó đòi và nợ không thu hồi được. Trường hợp không xử lý kịp thời, họ có thể bị xem xét kỷ luật tùy theo mức độ ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp.
Hậu quả khi xử lý chậm hoặc không xử lý: Nếu để chủ sở hữu doanh nghiệp phải nhắc nhở bằng văn bản nhiều lần, hoặc việc xử lý chậm làm ảnh hưởng xấu đến tài chính công ty, các cá nhân liên quan có thể bị xử lý kỷ luật. Nghiêm trọng hơn, nếu gây thất thoát vốn cho doanh nghiệp, người chịu trách nhiệm còn phải bồi thường bằng tài sản cá nhân và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Lưu trữ hồ sơ xử lý nợ: Tất cả các bước xử lý nợ cần được lưu hồ sơ đầy đủ để phục vụ kiểm toán, thanh tra và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính.

Việc hiểu rõ trách nhiệm pháp lý là bước không thể thiếu trong cách xử lý nợ khó đòi hiệu quả và an toàn pháp lý. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng, gắn trách nhiệm cụ thể, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành.

Kết luận

Quản lý và xử lý nợ khó đòi không chỉ là bài toán về tài chính mà còn là yếu tố sống còn trong chiến lược vận hành của doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng cách xử lý nợ khó đòi sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro, cải thiện dòng tiền và duy trì quan hệ với đối tác. Đừng để các khoản nợ xấu trở thành gánh nặng – hãy chủ động xây dựng quy trình thu hồi công nợ chuyên nghiệp và ứng dụng công nghệ để tối ưu hiệu quả. Nếu bạn cần một giải pháp hỗ trợ quản lý công nợ thông minh, Bizzi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp.

Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!

Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/