Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc kiểm soát và hạch toán chi phí bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lợi nhuận và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ chi phí bán hàng gồm những gì và cách phân loại, ghi nhận cụ thể theo quy định hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng khoản mục chi phí bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC – văn bản pháp lý quan trọng hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp đang được áp dụng phổ biến hiện nay.
1. Chi phí bán hàng là gì?
Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình doanh nghiệp đưa sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ đến tay khách hàng. Đây là loại chi phí cần thiết để hỗ trợ hoạt động bán hàng, góp phần duy trì và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Việc hiểu rõ khái niệm và các thành phần của chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí, tối ưu lợi nhuận và xây dựng chiến lược kinh doanh bền vững.
Việc theo dõi và hạch toán chi phí bán hàng không chỉ đảm bảo tính minh bạch tài chính mà còn là cơ sở để doanh nghiệp phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
2. Các loại Chi phí bán hàng chi tiết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Tài khoản 641)
Chi phí bán hàng bao gồm những gì? Chi phí bán hàng sẽ bao gồm toàn bộ các khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể tại khoản 2 Điều 91, các khoản này được ghi nhận và theo dõi qua Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
Việc nắm rõ chi phí bán hàng gồm những gì sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện hạch toán chi phí bán hàng một cách minh bạch, đúng quy định và dễ dàng đối chiếu với sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng.
Dưới đây là các khoản chi phí được tính trong Chi phí bán hàng:
2.1 Chi phí nhân viên (Tài khoản 6411)
Đây là khoản chi trả cho nhân sự trực tiếp tham gia vào quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Việc hiểu rõ khoản mục này là cơ sở quan trọng trong hạch toán chi phí bán hàng theo đúng quy định.
- Tiền lương, tiền công và phụ cấp cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm.
- Tiền ăn giữa ca cho bộ phận nhân sự bán hàng.
- Các khoản trích theo lương: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
- Các khoản hỗ trợ khác: bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho nhân viên.
2.2 Chi phí vật liệu, bao bì (Tài khoản 6412)
Phản ánh các khoản chi cho vật liệu phục vụ hoạt động bảo quản, đóng gói và vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng – đây là một phần thiết yếu trong trả lời cho câu hỏi chi phí bán hàng gồm những gì.
- Vật liệu đóng gói: giấy, nhựa, thùng carton, băng keo.
- Vật liệu và nhiên liệu phục vụ bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm.
- Vật liệu phục vụ sửa chữa, bảo trì tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng.
2.3 Chi phí dụng cụ, đồ dùng (Tài khoản 6413)
Khoản mục này bao gồm các công cụ hỗ trợ quá trình bán hàng, lưu kho, giao nhận hàng hóa, phục vụ mục tiêu tối ưu hiệu suất bán hàng.
- Dụng cụ đo lường như cân điện tử, đồng hồ đo.
- Phương tiện tính toán: máy tính cầm tay, thiết bị hỗ trợ thanh toán.
- Dụng cụ làm việc như xe đẩy, kệ trưng bày, bảng quảng cáo di động.
2.4 Chi phí khấu hao tài sản cố định (Tài khoản 6414)
Phản ánh giá trị khấu hao của tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng, góp phần hoàn chỉnh sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng.
- Nhà kho, cửa hàng phục vụ lưu trữ và trưng bày hàng hóa.
- Bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa.
- Thiết bị kiểm tra chất lượng, đo lường, thử nghiệm tại điểm bán.
2.5 Chi phí bảo hành (Tài khoản 6415)
Ghi nhận các khoản chi nhằm thực hiện nghĩa vụ bảo hành sản phẩm đã bán. Đây là phần thường bị bỏ sót khi doanh nghiệp tự tìm hiểu chi phí bán hàng gồm những gì.
- Chi phí sửa chữa sản phẩm trong thời gian bảo hành.
- Chi phí thay thế linh kiện, phụ tùng.
- Dịch vụ thuê ngoài thực hiện công việc bảo hành.
- (Lưu ý: Chi phí bảo hành công trình xây lắp không phản ánh ở tài khoản này mà ghi nhận tại Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.)
2.6 Chi phí dịch vụ mua ngoài (Tài khoản 6417)
Ghi nhận các khoản chi phí thuê ngoài phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng, phù hợp với cả hệ thống hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 133 và Thông tư 200.
- Chi phí thuê sửa chữa tài sản cố định phục vụ bán hàng.
- Chi phí thuê kho, thuê bãi lưu trữ hàng hóa.
- Chi phí thuê ngoài bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa.
- Hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu.
- Các chi phí dịch vụ khác như: điện, nước, quảng cáo, fax, bảo trì phần mềm sử dụng tại bộ phận bán hàng.
2.7 Chi phí bằng tiền khác (Tài khoản 6418)
Phản ánh các khoản chi tiền mặt phát sinh trong hoạt động bán hàng, nhưng không nằm trong các nhóm chi phí đã kể trên.
- Chi phí tiếp khách tại bộ phận bán hàng.
- Chi phí quảng cáo trên báo, đài, mạng xã hội, in ấn tờ rơi, banner.
- Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng.
- Chi phí tổ chức hội chợ, triển lãm, chương trình khuyến mãi, tặng quà.
- Chi phí tài trợ, phát triển thương hiệu.
- Các khoản chi tiền mặt khác phục vụ hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
3. Quy định chung về Tài khoản 641
Tài khoản 641 được sử dụng để phản ánh toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp, giúp theo dõi và kiểm soát các khoản chi liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc nắm rõ chi phí bán hàng gồm những gì cũng như cách hạch toán cụ thể giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và tối ưu hiệu quả tài chính.
Kết cấu Tài khoản 641:
- Bên Nợ: Ghi nhận toàn bộ các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng trong kỳ như lương nhân viên bán hàng, chi phí vật tư, quảng cáo, khuyến mãi, chi phí vận chuyển, bảo hành, chi phí biếu tặng,…
- Bên Có: Ghi giảm các khoản chi phí bán hàng nếu có hoàn nhập hoặc điều chỉnh.
- Kết chuyển: Cuối kỳ, toàn bộ chi phí bán hàng sẽ được kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Số dư cuối kỳ của Tài khoản 641:
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ. Tất cả chi phí ghi nhận trong kỳ đều được kết chuyển về tài khoản 911 để xác định lợi nhuận hoặc lỗ kinh doanh.
Hạch toán một số nghiệp vụ cơ bản:
Trong thực tế, hạch toán chi phí bán hàng có thể thực hiện cho nhiều nghiệp vụ như:
- Tính lương, thưởng cho bộ phận bán hàng;
- Xuất kho vật tư, dụng cụ cho hoạt động bán hàng;
- Trích khấu hao tài sản phục vụ bán hàng;
- Chi phí thuê ngoài, quảng cáo, chi phí khuyến mãi, hoa hồng đại lý;
- Chi phí bảo hành sản phẩm;
- Chi phí biếu tặng sản phẩm mẫu.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 133 cần tuân thủ hướng dẫn cụ thể, trong đó Tài khoản 641 cũng là tài khoản trọng yếu trong hệ thống tài khoản kế toán.
Lưu ý về thuế thu nhập doanh nghiệp:
Một số khoản chi phí bán hàng tuy không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định, nhưng nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và được hạch toán đúng theo Chế độ kế toán, thì doanh nghiệp không được loại trừ khỏi chi phí kế toán mà chỉ thực hiện điều chỉnh khi lập quyết toán thuế TNDN.
Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí bán hàng:
Việc nắm rõ sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng và theo dõi sát sao từng khoản mục giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn. Đây cũng là yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Sơ đồ hạch toán chi phí bán hành
4. Bizzi – Giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp quản lý chi phí bán hàng hiệu quả
Trong hoạt động kinh doanh, việc kiểm soát chi phí bán hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận và tối ưu hiệu suất. Dù không quản lý toàn bộ chi phí trong doanh nghiệp, Bizzi vẫn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các khoản chi phí bán hàng không liên quan trực tiếp đến thương mại (non-trade) như tiếp khách, mua đồ dùng văn phòng, tổ chức sự kiện, in POSM hay quà tặng khách hàng. Nhờ khả năng tự động hóa quy trình kế toán và quản lý hóa đơn, Bizzi giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh thất thoát và dễ dàng kiểm soát ngân sách.
Bizzi đặc biệt hữu ích trong việc:
- Quản lý tập trung các khoản chi phí bán hàng thường phát sinh hàng ngày như chi phí văn phòng phẩm, nước uống, vật tư tiêu hao, giúp kế toán dễ dàng tổng hợp và phân loại.
- Kiểm soát các khoản chi phí tổ chức sự kiện như in ấn tài liệu, thiết kế POSM, mua quà tặng khách hàng,… đảm bảo đúng ngân sách đã phê duyệt.
- Tự động hóa quy trình phê duyệt và hạch toán, giúp đảm bảo các khoản chi phí được ghi nhận kịp thời và chính xác theo chuẩn mực kế toán hiện hành.
Nếu bạn đang thắc mắc chi phí bán hàng gồm những gì, thì ngoài các khoản như lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, quảng cáo,… thì những khoản chi phí non-trade kể trên cũng là phần không thể thiếu. Khi áp dụng phần mềm như Bizzi, kế toán có thể dễ dàng thực hiện hạch toán chi phí bán hàng minh bạch hơn, đồng thời tuân thủ đúng quy định về hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 133 hoặc Thông tư 200 tùy theo chế độ kế toán áp dụng.
Kết luận
Hiểu rõ chi phí bán hàng gồm những gì theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC là bước nền quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác, kiểm soát ngân sách hiệu quả và tuân thủ pháp luật về kế toán. Từ các khoản chi như lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, quảng cáo cho đến các khoản tiếp khách, khuyến mãi – tất cả đều cần được phân loại rõ ràng và ghi nhận đúng thời điểm. Để hỗ trợ công tác quản lý và hạch toán chi phí bán hàng minh bạch, doanh nghiệp có thể ứng dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi, giúp tự động hóa quy trình, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả tài chính toàn diện.
Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
