Chi phí cố định là gì? Toàn tập về Fixed Cost cho doanh nghiệp (2025)

Chi phí cố định (Fixed Cost) là toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả định kỳ, không phụ thuộc vào sự thay đổi của sản lượng sản xuất hay mức độ hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định. Việc hiểu rõ và kiểm soát tốt loại chi phí này là nền tảng cốt lõi để tối ưu lợi nhuận và ra quyết định chiến lược hiệu quả.

Bài viết này sẽ cung cấp một góc nhìn toàn diện từ định nghĩa, cách tính, so sánh với chi phí biến đổi, đến các chiến lược quản lý và tối ưu chi phí cố định, giúp chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý tài chính xây dựng một nền tảng vận hành vững chắc.

1. Định nghĩa chi phí cố định

Chi phí cố định (Fixed Cost) là các khoản chi mà doanh nghiệp phải thanh toán định kỳ, không thay đổi theo sản lượng sản xuất hay doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định. Dù doanh nghiệp hoạt động mạnh hay yếu, các khoản phí này vẫn cần được chi trả để duy trì sự tồn tại của bộ máy vận hành.

Ví dụ phổ biến về chi phí cố định bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng, nhà xưởng
• Lương nhân viên khối văn phòng, quản lý (không tính theo sản phẩm)
• Chi phí khấu hao tài sản cố định (máy móc, nhà xưởng)
• Chi phí bảo trì định kỳ, bảo hiểm tài sản
• Các khoản phí hành chính, pháp lý, lãi vay ngân hàng

2. Đặc điểm chính của chi phí cố định

Chi phí cố định có những đặc trưng riêng biệt mà doanh nghiệp cần nắm vững để quản lý tài chính hiệu quả. Các đặc điểm này giúp phân biệt rõ ràng với các loại chi phí khác và là cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh.

• Tính ổn định và định kỳ: Chi phí cố định duy trì một mức gần như không đổi trong một kỳ kế toán (tháng, quý, năm). Doanh nghiệp phải thanh toán các khoản này theo chu kỳ, bất kể tình hình kinh doanh thuận lợi hay khó khăn.
• Không thay đổi theo sản lượng: Đây là đặc điểm cốt lõi. Dù sản lượng tăng gấp đôi hay giảm một nửa, các khoản như tiền thuê nhà xưởng, bảo hiểm vẫn giữ nguyên. Điều này tạo ra lợi thế kinh tế nhờ quy mô (economies of scale) khi sản lượng tăng.
• Vẫn tồn tại khi không có hoạt động: Ngay cả khi doanh nghiệp tạm ngưng sản xuất (sản lượng bằng 0), chi phí cố định vẫn phát sinh. Đây là gánh nặng tài chính lớn nhất trong các giai đoạn khủng hoảng.
• Có thể điều chỉnh theo chiến lược dài hạn: Mặc dù “cố định” trong ngắn hạn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi các chi phí này trong dài hạn thông qua các quyết định chiến lược như mở rộng nhà máy, thu hẹp quy mô, hoặc tái đàm phán hợp đồng thuê.

3. Các thành phần chính cấu tạo nên chi phí cố định

Chi phí cố định được cấu thành từ nhiều khoản mục khác nhau. Doanh nghiệp cần nhận diện rõ từng thành phần để có kế hoạch kiểm soát và phân bổ ngân sách hợp lý.

• Tiền lương nhân công gián tiếp: Gồm lương của nhân viên hành chính, kế toán, quản lý, bảo vệ… những vị trí không trực tiếp tạo ra sản phẩm.
• Tiền thuê mặt bằng: Bao gồm chi phí thuê văn phòng, kho bãi, nhà xưởng theo hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là việc phân bổ giá trị của tài sản (máy móc, thiết bị, nhà xưởng) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng hữu ích.
• Tiền bảo hiểm: Các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT) cho nhân viên và các loại bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cháy nổ cho nhà xưởng.
• Lãi vay ngân hàng: Nếu doanh nghiệp vay vốn để đầu tư vào tài sản cố định hoặc bổ sung vốn lưu động, khoản lãi vay phải trả định kỳ là một chi phí cố định.
• Chi phí dịch vụ hành chính: Bao gồm các khoản như tiền điện, nước, internet, điện thoại, phần mềm quản lý… Dù có yếu tố biến đổi nhỏ, chúng thường được xếp vào chi phí cố định vì tính chất phát sinh thường xuyên để duy trì hoạt động.

4. Phân loại chi phí cố định phổ biến trong doanh nghiệp

Việc phân loại chi phí cố định giúp doanh nghiệp có góc nhìn chi tiết hơn để quản lý. Dựa trên tính chất và mục đích quản lý, chi phí cố định có thể được chia thành các loại sau:

4.1. Dựa trên yếu tố quản lý

• Chi phí cố định bắt buộc (Committed Fixed Costs): Là những chi phí phát sinh từ việc sở hữu cơ sở vật chất, máy móc và tổ chức cơ bản của doanh nghiệp. Chúng không thể cắt giảm trong ngắn hạn mà không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động. Ví dụ: chi phí khấu hao, tiền thuê nhà xưởng dài hạn.
• Chi phí cố định không bắt buộc (Discretionary Fixed Costs): Là những chi phí phát sinh từ các quyết định quản lý hàng năm và có thể thay đổi hoặc cắt giảm mà không ảnh hưởng tức thì đến hoạt động cốt lõi. Ví dụ: chi phí quảng cáo, nghiên cứu phát triển, đào tạo nhân viên.

4.2. Dựa trên yếu tố phân bổ

Chi phí cố định định kỳ:

• Là các khoản chi được tính toán và thực hiện đều đặn trong một khoảng thời gian. Ví dụ: tiền thuê văn phòng, lương nhân viên khối quản lý trả hàng tháng.

• Chi phí cố định có thể phân bổ: Thường là khoản đầu tư một lần nhưng giá trị được phân bổ dần vào chi phí qua nhiều kỳ. Ví dụ điển hình nhất là chi phí khấu hao máy móc, thiết bị.

4.3. Chi phí cố định cấp bậc (Step-Fixed Costs)

Đây là loại chi phí cố định chỉ trong một phạm vi hoạt động nhất định và sẽ thay đổi (nhảy bậc) khi mức độ hoạt động vượt qua một ngưỡng tới hạn.

Ví dụ minh họa: Một xưởng may có 1 giám sát viên (lương 15 triệu/tháng) có thể quản lý tối đa 20 công nhân. Chi phí lương giám sát là 15 triệu/tháng khi quy mô xưởng từ 1-20 công nhân. Tuy nhiên, khi công ty tuyển thêm công nhân thứ 21, họ cần thuê thêm một giám sát viên nữa. Lúc này, chi phí cố định cho lương giám sát sẽ “nhảy bậc” lên 30 triệu/tháng.

5. Công thức tính chi phí cố định chính xác nhất

Xác định chính xác chi phí cố định là bước đầu tiên để kiểm soát tài chính. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công thức sau đây để tính toán.

5.1. Phương pháp trực tiếp (công thức cơ bản)

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất, dựa trên việc lấy tổng chi phí trừ đi các chi phí biến đổi.

Chi phí cố định (FC) = Tổng chi phí (TC) – Tổng chi phí biến đổi (VC)

• Tổng chi phí (TC): Toàn bộ chi phí vận hành trong kỳ.
• Tổng chi phí biến đổi (VC): Toàn bộ chi phí thay đổi trực tiếp theo sản lượng.

Ví dụ: Trong tháng 5, tổng chi phí của công ty A là 800 triệu đồng. Kế toán xác định tổng chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, lương công nhân sản xuất…) là 450 triệu đồng. Vậy chi phí cố định sẽ là:

FC = 800 – 450 = 350 triệu đồng.

5.2. Phương pháp điểm cao – điểm thấp (dựa trên mức hoạt động)

Phương pháp này phức tạp hơn nhưng cho kết quả chính xác khi cần tách bạch chi phí hỗn hợp. Nó giúp xác định chi phí cố định bằng cách phân tích sự thay đổi chi phí ở mức hoạt động cao nhất và thấp nhất.

Bước 1: Tính chi phí biến đổi trên một đơn vị

(Mức phí hoạt động cao nhất – Mức phí hoạt động thấp nhất) / (Đơn vị hoạt động cao nhất – Đơn vị hoạt động thấp nhất)

Bước 2: Tính tổng chi phí cố định

FC = Mức phí hoạt động cao nhất – (Chi phí biến đổi trên một đơn vị x Đơn vị hoạt động cao nhất)

Ví dụ: Một doanh nghiệp có chi phí hoạt động cao nhất là 600 triệu đồng khi sản xuất 5.000 sản phẩm và chi phí thấp nhất là 400 triệu khi sản xuất 3.000 sản phẩm.

• Bước 1: Chi phí biến đổi/sản phẩm = (600 – 400) / (5.000 – 3.000) = 200 / 2.000 = 0,1 triệu đồng (100.000 đồng).
• Bước 2: Chi phí cố định = 600 – (0,1 x 5.000) = 600 – 500 = 100 triệu đồng.

6. Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi (Fixed Cost vs. Variable Cost)

Hiểu rõ sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi là yêu cầu bắt buộc trong quản trị tài chính. Sự nhầm lẫn có thể dẫn đến các quyết định sai lầm về giá bán, sản lượng và lợi nhuận.

Bảng so sánh Chi phí cố định (Fixed Cost) và Chi phí biến đổi (Variable Cost)

7. Tầm quan trọng của chi phí cố định trong quản trị tài chính

Chi phí cố định không chỉ là một con số trên báo cáo tài chính, nó còn là một yếu tố chiến lược, ảnh hưởng sâu sắc đến mọi quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

7.1. Xác định mức chi phí tối thiểu để duy trì hoạt động

Chi phí cố định chính là “ngưỡng tồn tại” của doanh nghiệp. Bằng cách xác định tổng chi phí cố định hàng tháng, ban lãnh đạo biết chính xác họ cần tạo ra bao nhiêu doanh thu để hòa vốn. Đây là cơ sở để lập ngân sách hiệu quả và đặt ra các mục tiêu kinh doanh khả thi.

7.2. Là cơ sở để ra quyết định kinh doanh chiến lược

Việc phân tích chi phí cố định giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quan trọng như:

• Định giá sản phẩm: Giá bán phải đủ cao để bù đắp cả chi phí biến đổi và chi phí cố định phân bổ trên mỗi sản phẩm.
• Mở rộng hay thu hẹp: Quyết định đầu tư thêm máy móc (tăng chi phí cố định) chỉ được đưa ra khi dự báo sản lượng đủ lớn để “gánh” phần chi phí tăng thêm đó.
• Tiếp tục hay ngừng sản xuất một dòng sản phẩm: Nếu doanh thu từ một sản phẩm không đủ bù đắp chi phí biến đổi của nó, việc ngừng sản xuất là cần thiết.

7.3. Ứng dụng chi phí cố định trong phân tích điểm hòa vốn

Một trong những ứng dụng quan trọng nhất của chi phí cố định là nền tảng để tính điểm hòa vốn (Break-Even Point) – mức sản lượng hoặc doanh thu mà tại đó tổng doanh thu bằng tổng chi phí. Việc phân tích điểm hòa vốn giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “Cần bán bao nhiêu sản phẩm để không bị lỗ?”.

Công thức tính điểm hòa vốn sản lượng = Tổng chi phí cố định / (Đơn giá bán – Chi phí biến đổi trên một đơn vị)

Kiểm soát tốt chi phí cố định (giữ ở mức thấp) sẽ trực tiếp làm giảm điểm hòa vốn, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được lợi nhuận hơn.

8. 5 Mẹo tối ưu chi phí cố định hiệu quả cho doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí cố định không có nghĩa là cắt giảm mù quáng, mà là chi tiêu một cách thông minh để tối đa hóa hiệu quả. Dưới đây là những chiến lược đã được chứng minh giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng này.

• Thuê ngoài (Outsourcing) thay vì tuyển dụng cố định: Các công việc không thuộc chuyên môn cốt lõi như kế toán thuế, IT, marketing, pháp lý có thể thuê dịch vụ bên ngoài để tiết kiệm chi phí lương, bảo hiểm, văn phòng và đào tạo.
• Tái đàm phán hợp đồng: Định kỳ xem xét lại các hợp đồng thuê mặt bằng, nhà cung cấp dịch vụ (internet, phần mềm). Thị trường luôn thay đổi và bạn có thể tìm được những thỏa thuận tốt hơn.
• Chuyển sang không gian làm việc linh hoạt: Thay vì thuê văn phòng truyền thống dài hạn, hãy cân nhắc mô hình co-working space hoặc cho phép nhân viên làm việc từ xa để giảm đáng kể chi phí thuê mặt bằng và tiện ích.
• Thanh lý tài sản không sử dụng: Rà soát lại toàn bộ tài sản, máy móc, thiết bị. Những gì không còn cần thiết hoặc hoạt động không hiệu quả nên được thanh lý để giảm chi phí bảo trì và khấu hao.
• Ứng dụng công nghệ để tự động hóa: Đầu tư vào phần mềm quản lý, hệ thống tự động hóa có thể làm tăng chi phí cố định ban đầu nhưng sẽ giúp giảm chi phí nhân sự và vận hành trong dài hạn, mang lại hiệu quả cao hơn.

Bạn đang tìm cách tự động hóa quy trình quản lý chi phí để cắt giảm sai sót và tiết kiệm thời gian? Hãy khám phá giải pháp ngay bên dưới.

9. Bizzi: Giải pháp tự động hóa quản lý chi phí cố định

Sau khi đã xác định và lên kế hoạch tối ưu, việc áp dụng một công cụ mạnh mẽ để thực thi và kiểm soát là bước đi tiếp theo. Bizzi là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quản lý chi phí cố định, tăng tính minh bạch và tối ưu dòng tiền.

Tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí

Bizzi giúp đơn giản hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình tạo – duyệt chi phí, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Nhờ đó, mọi khoản chi đều được kiểm soát chặt chẽ, phê duyệt nhanh chóng, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Thiết lập chính sách chi tiêu linh hoạt

Doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập các chính sách chi tiêu riêng cho từng bộ phận, dự án hoặc loại chi phí cố định như tiền thuê văn phòng, khấu hao tài sản cố định. Chính điều này đã giúp tối ưu ngân sách và tránh lãng phí không cần thiết.

Lập ngân sách và theo dõi chi phí theo thời gian thực

Bizzi cho phép doanh nghiệp lập ngân sách chi tiết theo từng phòng ban và dự án, đồng thời theo dõi dòng tiền theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận diện các khoản chi không hiệu quả và điều chỉnh kịp thời để tối ưu tài chính.

Tích hợp liền mạch với hệ thống ERP

Bizzi kết nối dễ dàng với các hệ thống ERP, giúp đồng bộ dữ liệu tài chính một cách chính xác và liên tục. Điều này mang lại cho doanh nghiệp tiếp cận toàn diện hơn về tình hình tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.

Tăng cường minh bạch và trách nhiệm trong chi tiêu

Với Bizzi, doanh nghiệp có thể thiết lập một quy trình kiểm soát chi phí rõ ràng và minh bạch. Nó không chỉ giúp ngăn chặn tình trạng sử dụng sai mục đích quỹ mà còn thúc đẩy trách nhiệm trong quản lý tài chính nội bộ.

Tìm hiểu cách Bizzi giúp bạn tự động hóa 90% quy trình quản lý chi phí và tiết kiệm giờ làm việc cho bộ phận kế toán.

Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/

Kết luận

Tóm lại, chi phí cố định là một phần không thể thiếu trong cấu trúc tài chính của mọi doanh nghiệp. Thay vì xem nó là gánh nặng, doanh nghiệp nên nhìn nhận đây là một khoản đầu tư để duy trì bộ máy hoạt động. Quản lý tốt chi phí cố định từ việc nhận diện, phân loại, tính toán chính xác đến việc áp dụng các chiến lược tối ưu và công cụ tự động hóa sẽ tạo ra đòn bẩy mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững trong một thị trường đầy biến động.

Ghi chú: Các định nghĩa và phương pháp trong bài viết tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung và tham khảo các chuẩn mực từ Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam. Nội dung mang tính chất tham khảo và nên được điều chỉnh cho phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.

Xem thêm:

• Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
• Chi phí cận biên là gì? 6 cách giảm chi phí cận biên hiệu quả