Chi Phí Mua Hàng Là Gì? Cách Hạch Toán và Phân Bổ Chi Phí Mua Hàng Hiệu Quả

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh chi phí mua hàng liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ. Việc hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn tối ưu lợi nhuận và tuân thủ quy định kế toán. 

Vậy chi phí mua hàng là gì và cách hạch toán chi phí mua hàng như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và cách phân bổ chi phí mua hàng một cách hợp lý.

1. Chi phí mua hàng là gì?

Khái niệm chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong quản lý tài chính và ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán cũng như lợi nhuận doanh nghiệp.

Các loại chi phí mua hàng phổ biến

Chi phí mua hàng bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, có thể kể đến:

• Giá mua hàng hóa: Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp.
• Chi phí vận chuyển: Cước phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa từ nơi cung cấp về kho doanh nghiệp.
• Chi phí bảo hiểm hàng hóa: Phí bảo hiểm nhằm bảo vệ hàng hóa khỏi rủi ro hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển.
• Chi phí lưu kho, bến bãi: Phí lưu trữ hàng hóa tại kho trước khi phân phối hoặc sử dụng.
• Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng với hàng hóa nhập khẩu hoặc trong nước theo quy định.
• Chi phí kiểm định, chứng nhận chất lượng: Đối với một số loại hàng hóa đặc thù yêu cầu chứng nhận tiêu chuẩn.

2. Đặc điểm của Chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng có một số đặc điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:

2.1. Gắn liền với quá trình thu mua

Chi phí mua hàng chỉ phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua nguyên vật liệu, hàng hóa. Chúng có thể bao gồm giá mua, vận chuyển, bảo hiểm, thuế và các chi phí liên quan khác. Do đó, quản lý tốt quá trình thu mua sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được khoản chi này.

2.2. Có thể thay đổi theo điều kiện thị trường

Các yếu tố bên ngoài như biến động giá nguyên liệu, chi phí vận chuyển, thuế suất nhập khẩu đều có thể ảnh hưởng đến chi phí mua hàng. Ví dụ, khi giá nhiên liệu tăng, chi phí vận chuyển cũng tăng theo, làm đội giá hàng hóa. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi xu hướng thị trường để có chiến lược mua hàng phù hợp.

2.3. Ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận

Chi phí mua hàng là một phần quan trọng cấu thành giá vốn hàng bán (COGS). Nếu chi phí này quá cao mà không được kiểm soát, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì mức giá cạnh tranh và lợi nhuận. Ngược lại, nếu tối ưu được chi phí mua hàng, doanh nghiệp có thể tăng biên lợi nhuận mà không cần tăng giá bán.

2.4. Cần được hạch toán và phân bổ hợp lý

Để phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho và chi phí sản xuất, doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí mua hàng đúng thời điểm và phân bổ phù hợp theo các phương pháp kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả tài chính một cách minh bạch và chính xác hơn.

2.5. Tác động đến dòng tiền doanh nghiệp

Chi phí mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền ra của doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch mua hàng hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thiếu hụt dòng tiền, dẫn đến khó khăn trong việc chi trả cho nhà cung cấp, lương nhân viên hoặc các chi phí hoạt động khác. Việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí mua hàng giúp duy trì dòng tiền ổn định.

3. Chi phí mua hàng nhập khẩu và trong nước là gì?

3.1 Chi phí mua hàng đối với hàng hóa trong nước

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ các nhà cung cấp nội địa, các khoản chi phí có thể bao gồm:

• Giá mua hàng hóa theo hợp đồng.
• Chi phí vận chuyển nội địa từ nhà cung cấp đến kho.
• Thuế VAT (có thể khấu trừ tùy trường hợp).
• Chi phí bốc dỡ, lưu kho, bảo quản.
• Các khoản chi phí khác như phí kiểm định, kiểm tra chất lượng nếu có.

3.2 Chi phí mua hàng nhập khẩu

Hàng nhập khẩu có thêm một số khoản chi phí đặc thù như:

• Giá FOB (Free on Board): Giá hàng hóa tại cảng xuất khẩu chưa bao gồm phí vận chuyển quốc tế.
• Chi phí vận chuyển quốc tế: Phí giao hàng từ nước ngoài về Việt Nam.
• Thuế nhập khẩu: Tùy thuộc vào loại hàng hóa và hiệp định thương mại.
• Phí bảo hiểm hàng hóa: Bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Phí lưu kho tại cảng, phí hải quan: Chi phí lưu trữ hàng hóa tại cảng, phí thông quan hải quan.
• Chi phí kiểm định, chứng nhận chất lượng: Đối với hàng hóa nhập khẩu cần tuân thủ tiêu chuẩn Việt Nam.

4. Cách hạch toán Chi phí mua hàng

4.1 Hạch toán chi phí mua hàng nhập kho

Khi doanh nghiệp mua hàng nhập kho và nhận hóa đơn nhưng chưa thanh toán, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ các tài khoản:

• TK 156: Hàng hóa (nếu là hàng hóa kinh doanh);
• TK 152: Nguyên vật liệu (nếu là nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc chế biến);
• TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có thuế GTGT được khấu trừ).

Có tài khoản:

• TK 331: Phải trả người bán.

Khi thanh toán cho nhà cung cấp:

Nợ tài khoản:

• TK 331: Phải trả người bán.

Có các tài khoản:

• TK 111: Tiền mặt;
• TK 112: Tiền gửi ngân hàng.

4.2. Hạch toán chi phí vận chuyển, bốc dỡ

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ có thể được hạch toán vào giá trị hàng mua hoặc ghi nhận riêng, tùy thuộc vào chính sách kế toán của doanh nghiệp:

a) Nếu chi phí vận chuyển được cộng vào giá trị hàng mua:

Nợ các tài khoản:

• TK 156: Hàng hóa;
• TK 152: Nguyên vật liệu;
• TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

• TK 331: Phải trả người bán;
• TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (tùy thuộc vào phương thức thanh toán).

b) Nếu chi phí vận chuyển được ghi nhận riêng vào chi phí bán hàng:

Nợ các tài khoản:

• TK 641: Chi phí bán hàng;
• TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

• TK 331: Phải trả người bán;
• TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

4.3. Hạch toán chi phí mua hàng không nhập kho

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu nhưng không nhập kho (sử dụng ngay cho sản xuất hoặc quản lý), kế toán ghi nhận:

1. a) Nếu hàng hóa phục vụ sản xuất:

Nợ các tài khoản:

• TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;
• TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

• TK 331: Phải trả người bán;
• TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

1. b) Nếu hàng hóa phục vụ quản lý doanh nghiệp:

Nợ các tài khoản:

• TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

• TK 331: Phải trả người bán;
• TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

5. Cách phân bổ Chi phí mua hàng

Việc phân bổ chi phí mua hàng một cách hợp lý giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt giá vốn hàng bán, tối ưu chi phí và đảm bảo báo cáo tài chính chính xác. Dưới đây là hai phương pháp phổ biến mà kế toán và chủ doanh nghiệp có thể áp dụng.

5.1 Phân bổ theo tiêu thức trị giá hàng mua

Phương pháp này phân bổ chi phí mua hàng dựa trên tổng giá trị hàng hóa nhập kho. Cách thực hiện:

• Xác định tổng chi phí mua hàng, bao gồm giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, v.v. 
• Tính tỷ lệ phân bổ chi phí theo công thức:

Chi phí phân bổ cho từng mặt hàng = (Trị giá hàng nhập của mặt hàng đó / Tổng trị giá hàng nhập) × Tổng chi phí mua hàng

• Áp dụng cho các doanh nghiệp nhập khẩu hoặc mua hàng có giá trị cao với sự chênh lệch lớn giữa các mặt hàng.

5.2 Phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng nhập kho

Phương pháp này dựa trên số lượng hàng nhập để phân bổ chi phí mua hàng, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa có giá trị tương đương.

• Xác định tổng chi phí mua hàng cần phân bổ. 
• Tính chi phí phân bổ cho từng sản phẩm theo công thức:

Chi phí phân bổ cho từng mặt hàng = (Số lượng nhập của mặt hàng đó / Tổng số lượng nhập) × Tổng chi phí mua hàng

• Phù hợp với ngành hàng tiêu dùng, nguyên vật liệu hoặc các mặt hàng có giá trị đồng đều.

6. Phân bổ chi phí mua hàng dễ dàng hơn với phần mềm quản lý chi phí Bizzi Expense

Quản lý chi phí mua hàng hiệu quả hơn với Bizzi Expense – phần mềm tự động hóa giúp doanh nghiệp theo dõi, phê duyệt và tối ưu ngân sách nhanh chóng. Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và kiểm soát chi tiêu dễ dàng chỉ với vài thao tác. Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý chi phí Bizzi Expense:

6.1. Tự động hóa quy trình hạch toán chi phí mua hàng

Bizzi Expense cho phép tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn điện tử và biên lai, giúp doanh nghiệp thu thập đầy đủ thông tin chi phí một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống có khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm email, ứng dụng di động và phần mềm kế toán, giúp việc quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

6.2. Phân bổ chi phí mua hàng dễ dàng và chính xác

Phần mềm cho phép thiết lập ngân sách từng danh mục theo đơn vị phòng ban hoặc dự án, phân bổ ngân sách hợp lý theo năm tài chính. Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình ngân sách còn lại, chi phí đã sử dụng và sử dụng tính năng lọc các chỉ số trong một khoảng thời gian cụ thể khi cần đánh giá.

6.3. Kiểm soát ngân sách và tuân thủ quy định

Bizzi Expense giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt theo quy chế chi tiêu, hệ thống tự động cảnh báo khi vượt chi, đảm bảo tuân thủ các quy định về hạch toán, báo cáo tài chính và thuế một cách chính xác, giảm thiểu nguy cơ phạt do vi phạm và tăng cường uy tín của doanh nghiệp với cơ quan quản lý.

6.4. Giảm thiểu sai sót và gian lận trong chi tiêu

Việc tự động hóa quy trình quản lý chi phí giúp giảm thiểu sai sót và gian lận trong chi tiêu. Phần mềm giúp kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình hạch toán chi phí mua hàng.

6.5. Tăng cường hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Với Bizzi Expense, việc tạo, quản lý chi phí, làm đề nghị thanh toán và phê duyệt từ xa trở nên đơn giản và dễ dàng chỉ với vài cú click. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả công việc cho nhân viên và bộ phận kế toán.

Trải nghiệm Bizzi Expense ngay hôm nay: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/ 

Đừng để việc quản lý chi phí trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp của bạn. Hãy để Bizzi Expense đồng hành cùng bạn trong hành trình tối ưu hóa tài chính và phát triển bền vững.

7. Các lưu ý về Chi phí mua hàng

Hạch toán chi phí mua hàng chính xác

• Đảm bảo ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí mua hàng vào sổ sách kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán.
• Xác định chi phí mua hàng thuộc loại nào: chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho hay chi phí dịch vụ liên quan.
• Đối chiếu hóa đơn, chứng từ với các đơn hàng để tránh sai sót trong hạch toán.

Phân bổ chi phí mua hàng hợp lý

• Xác định phương pháp phân bổ chi phí mua hàng phù hợp, như theo số lượng, trọng lượng hoặc giá trị đơn hàng.
• Phân bổ chi phí vận chuyển, lưu kho, bốc dỡ vào giá vốn hàng bán để tính toán lợi nhuận chính xác.
• Sử dụng phần mềm kế toán tự động để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình phân bổ chi phí.

Kiểm soát chi phí phát sinh khi mua hàng

• So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp để lựa chọn đơn vị có mức giá tốt nhất.
• Đàm phán chính sách chiết khấu, ưu đãi khi mua số lượng lớn hoặc đặt hàng định kỳ.
• Kiểm soát các khoản chi phí đi kèm như phí vận chuyển, thuế nhập khẩu để tránh đội chi phí không cần thiết.

Lưu trữ và đối chiếu chứng từ hợp lệ

• Đảm bảo đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận để tránh rủi ro về thuế và kế toán.
• Đối chiếu định kỳ giữa các chứng từ mua hàng với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch.
• Ứng dụng phần mềm quản lý chi phí giúp số hóa chứng từ, giảm thiểu thất lạc và tối ưu quy trình kế toán.

Đánh giá hiệu quả của chi phí mua hàng

• Phân tích tỷ trọng chi phí mua hàng trên tổng chi phí để đánh giá hiệu quả hoạt động.
• Điều chỉnh chiến lược mua hàng theo biến động giá cả thị trường nhằm tối ưu chi phí.
• Kết hợp dữ liệu mua hàng với phân tích tài chính để cải thiện lợi nhuận doanh nghiệp.

8. Các câu hỏi thường gặp

Câu 1: Điều kiện để ghi nhận chi phí mua hàng hợp lý?

Chi phí mua hàng được coi là hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Phát sinh thực tế và có đầy đủ chứng từ hợp lệ (hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận).
• Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Được ghi nhận đúng thời điểm và đúng quy định kế toán, thuế.

Câu 2: Tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng là gì?

Phân bổ chi phí mua hàng là việc chia nhỏ và ghi nhận chi phí vào từng loại hàng hóa hoặc bộ phận phù hợp. Một số tiêu thức phổ biến bao gồm:

• Theo số lượng hàng hóa nhập kho: Chia chi phí theo số lượng thực tế của từng lô hàng.
• Theo giá trị hàng hóa: Phân bổ theo tỷ lệ giá trị hàng nhập trên tổng giá trị lô hàng.
• Theo trọng lượng hoặc thể tích: Áp dụng với hàng hóa có đặc tính về kích thước, trọng lượng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển.

Câu 3: Làm thế nào để giảm chi phí mua hàng trong doanh nghiệp?

Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí mua hàng bằng các cách sau:

• Đàm phán với nhà cung cấp: Tìm kiếm mức giá cạnh tranh nhất và chính sách chiết khấu tốt.
• Mua hàng số lượng lớn: Giúp giảm đơn giá nhờ lợi thế quy mô.
• Tối ưu quy trình mua hàng: Sử dụng phần mềm quản lý tự động hóa quy trình, tránh sai sót và phát sinh chi phí không cần thiết.
• Tận dụng các chương trình ưu đãi, giảm giá: Theo dõi các đợt khuyến mãi, chính sách hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Câu 4: Các chi phí mua hàng thường gặp nhất là gì?

Chi phí mua hàng có thể bao gồm:

• Giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
• Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa.
• Chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa.
• Chi phí hải quan, thuế nhập khẩu (nếu có).
• Chi phí bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Câu 5: Chi phí mua hàng có ảnh hưởng đến giá bán sản phẩm không?

Có. Chi phí mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán (COGS) và từ đó tác động đến giá bán sản phẩm. Nếu doanh nghiệp không tối ưu chi phí, giá bán có thể cao hơn đối thủ, làm giảm sức cạnh tranh trên thị trường.

Câu 6: Các chi phí mua hàng có thể được giảm thiểu như thế nào?

• So sánh nhiều nhà cung cấp để lựa chọn mức giá hợp lý.
• Tăng cường kiểm soát quy trình nhập hàng nhằm tránh thất thoát, hư hỏng.
• Sử dụng phần mềm quản lý tài chính tự động để theo dõi và tối ưu chi phí.
• Tận dụng nguồn cung ứng nội địa nếu chất lượng tương đương, giúp giảm chi phí vận chuyển và thuế nhập khẩu.

Kết luận

Việc quản lý chi phí mua hàng một cách hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn mà còn tối ưu lợi nhuận và nâng cao tính cạnh tranh. Hạch toán chi phí mua hàng đúng chuẩn và phân bổ chi phí hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, tuân thủ quy định kế toán – thuế và đưa ra các quyết định tài chính chính xác.

Để đơn giản hóa quá trình quản lý chi phí, doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ vào quy trình hạch toán. Phần mềm Bizzi Expense giúp tự động hóa việc theo dõi, phân bổ và kiểm soát chi phí, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho kế toán. Hãy trải nghiệm ngay để nâng cao hiệu suất tài chính và tối ưu chi phí mua hàng một cách thông minh hơn!