Việc xác định đúng bản chất khoản chi giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác giá trị hàng tồn kho, giá vốn hàng bán và lợi nhuận của kỳ kế toán.
Chi phí mua hàng là gì?
Chi phí mua hàng là các khoản chi có quan hệ trực tiếp với quá trình mua và đưa hàng về địa điểm, trạng thái hiện tại. Trong thực tế, cần phân biệt giá mua hàng hóa với chi phí thu mua để tránh tính trùng khi hạch toán hoặc phân bổ.
Giá mua là số tiền doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp sau khi điều chỉnh các khoản giảm trừ. Chi phí thu mua là các khoản phát sinh thêm như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm và bảo quản hàng trong quá trình mua.
Giá gốc hàng mua = Giá mua + Chi phí thu mua + Thuế không được hoàn lại − Chiết khấu thương mại − Giảm giá hàng mua
Chi phí mua hàng gồm những khoản nào?
Một khoản chi chỉ nên được tính vào giá gốc khi có quan hệ trực tiếp với hàng mua và cần thiết để đưa hàng về địa điểm, trạng thái hiện tại. Không phải mọi chi phí phát sinh gần thời điểm mua đều là chi phí mua hàng.
| Khoản phát sinh | Cách xem xét | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Giá mua theo hóa đơn | Cấu thành giá gốc sau khi trừ các khoản giảm trừ | Đối chiếu hợp đồng, đơn hàng và hóa đơn |
| Vận chuyển hàng từ nơi mua về kho | Thường tính vào giá gốc hoặc chi phí thu mua | Phân biệt với cước giao hàng cho khách |
| Bốc xếp, bảo hiểm và bảo quản trong quá trình mua | Có thể là chi phí thu mua nếu liên quan trực tiếp | Cần gắn với lô hàng và có chứng từ |
| Thuế nhập khẩu và thuế không được hoàn lại | Có thể tính vào giá gốc | Không đồng nhất với thuế GTGT được khấu trừ |
| Thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ | Không tính vào giá gốc | Theo dõi ở TK 133 |
| Chi phí giao hàng cho khách | Gắn với hoạt động bán hàng | Không ghi nhận như chi phí đưa hàng mua về kho |
Chi phí mua hàng hạch toán vào tài khoản nào?
Tài khoản sử dụng phụ thuộc vào đối tượng mua, bản chất khoản chi và chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng. Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200, hàng hóa thường được theo dõi chi tiết qua TK 1561 và TK 1562.
| Đối tượng hoặc khoản chi | Tài khoản thường dùng | Nội dung phản ánh |
|---|---|---|
| Giá mua hàng hóa | TK 1561 | Trị giá mua của hàng hóa |
| Chi phí thu mua hàng hóa | TK 1562 | Chi phí thu mua liên quan đến hàng hóa |
| Nguyên liệu, vật liệu nhập kho | TK 152 | Giá gốc nguyên liệu, vật liệu |
| Công cụ, dụng cụ nhập kho | TK 153 | Giá gốc công cụ, dụng cụ |
| Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ | TK 133 | Khoản thuế không cộng vào giá gốc khi đủ điều kiện khấu trừ |
| Phải trả nhà cung cấp | TK 331 | Nghĩa vụ thanh toán cho người bán |
| Thanh toán ngay | TK 111, 112 | Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng đã chi |
TK 1561 và TK 1562 khác nhau thế nào?
TK 1561 phản ánh giá mua hàng hóa, còn TK 1562 phản ánh chi phí thu mua gắn với hàng hóa và việc phân bổ chi phí đó. Tách riêng hai tài khoản giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng đã bán.
| Tiêu chí | TK 1561 – Giá mua hàng hóa | TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa |
|---|---|---|
| Nội dung phản ánh | Trị giá mua của hàng hóa | Vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm và chi phí thu mua trực tiếp khác |
| Cách theo dõi | Chi tiết theo loại, nhóm hoặc mặt hàng | Theo lô hàng hoặc nhóm chi phí để phân bổ |
| Xử lý cuối kỳ | Phần hàng còn tồn tiếp tục nằm trong hàng tồn kho | Phân bổ cho hàng đã bán và hàng còn tồn theo tiêu thức hợp lý |
| Rủi ro nếu ghi sai | Sai trị giá hàng hóa | Sai giá vốn, lợi nhuận và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ |
Cách hạch toán chi phí mua hàng theo từng trường hợp
Trước khi định khoản, kế toán cần xác định loại tài sản mua, mục đích của khoản chi và khả năng khấu trừ thuế GTGT. Đây là ba yếu tố quyết định tài khoản ghi nhận.
Mua hàng hóa nhập kho, chưa thanh toán
Nợ TK 1561: Giá mua hàng hóa
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ, nếu đủ điều kiện
Có TK 331: Tổng số tiền phải trả người bán
Phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp đưa hàng về kho
Nợ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ, nếu đủ điều kiện
Có TK 111, 112 hoặc 331: Tổng số tiền thanh toán hoặc phải trả
Mua nguyên vật liệu nhập kho
Nợ TK 152: Giá gốc nguyên vật liệu
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ, nếu đủ điều kiện
Có TK 111, 112 hoặc 331
Mua vật tư sử dụng ngay, không qua kho
Khoản mua được ghi nhận vào tài khoản chi phí hoặc đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với mục đích sử dụng, chẳng hạn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung hoặc chi phí quản lý.
Chi phí vận chuyển hàng bán cho khách
Cước giao hàng cho khách phát sinh sau khâu mua có bản chất khác với cước đưa hàng mua về kho. Doanh nghiệp cần phân loại theo mục đích kinh tế và điều khoản giao hàng, không chỉ dựa vào tên dịch vụ trên hóa đơn.
Cách phân bổ chi phí mua hàng hợp lý
Chi phí thu mua cần được phân bổ theo tiêu thức có quan hệ hợp lý với nguyên nhân phát sinh chi phí và được áp dụng nhất quán. Không có một tiêu thức duy nhất phù hợp cho mọi lô hàng.
Chi phí thu mua phân bổ cho đối tượng A = Tổng chi phí thu mua cần phân bổ × Tiêu thức của A / Tổng tiêu thức của toàn bộ đối tượng
| Tiêu thức | Phù hợp khi | Rủi ro cần tránh |
|---|---|---|
| Trị giá hàng mua | Chi phí có xu hướng tỷ lệ với giá trị từng mặt hàng | Hàng giá cao nhưng nhẹ có thể gánh quá nhiều cước |
| Số lượng | Các đơn vị hàng tương đối đồng đều | Không phù hợp khi kích thước hoặc trọng lượng chênh lệch lớn |
| Trọng lượng | Cước vận chuyển được tính chủ yếu theo khối lượng | Cần dữ liệu trọng lượng đáng tin cậy |
| Thể tích | Hàng cồng kềnh và cước phụ thuộc không gian chiếm chỗ | Phải thống nhất đơn vị đo |
Phân bổ chi phí thu mua cuối kỳ
Phần chi phí thu mua liên quan đến hàng đã bán được tính vào giá vốn. Phần liên quan đến hàng còn tồn tiếp tục nằm trong giá trị hàng tồn kho.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán = Chi phí thu mua cần phân bổ × Tiêu thức của hàng đã bán / Tổng tiêu thức của hàng đã bán và hàng tồn cuối kỳ
Ví dụ phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng
Ví dụ dưới đây minh họa cách phân bổ theo trị giá hàng mua. Doanh nghiệp chỉ nên sử dụng tiêu thức này khi nó phản ánh hợp lý mối quan hệ giữa chi phí phát sinh và từng mặt hàng.
- Bước 1: Xác định tổng tiêu thức phân bổTổng trị giá hàng mua = 200 + 300 = 500 triệu đồng.
- Bước 2: Phân bổ cho mặt hàng A25 × 200 / 500 = 10 triệu đồng.
- Bước 3: Phân bổ cho mặt hàng B25 × 300 / 500 = 15 triệu đồng.
- Bước 4: Xác định giá gốc sau phân bổMặt hàng A có giá gốc 210 triệu đồng; mặt hàng B có giá gốc 315 triệu đồng.
Sai sót thường gặp khi hạch toán và phân bổ
Sai sót phổ biến nhất là phân loại khoản chi theo tên chứng từ thay vì mục đích kinh tế. Điều này có thể làm lệch giá trị hàng tồn kho, giá vốn và lợi nhuận.
| Sai sót | Ảnh hưởng | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Gộp giá mua với chi phí thu mua | Có nguy cơ tính trùng khi phân bổ | Tách rõ giá mua và khoản thu mua cần phân bổ |
| Đưa mọi cước vận chuyển vào chi phí bán hàng | Bỏ sót chi phí cần cấu thành giá gốc hàng mua | Xác định điểm đi, điểm đến và mục đích chuyến vận chuyển |
| Cộng thuế GTGT được khấu trừ vào giá gốc | Làm tăng sai giá trị hàng tồn kho | Kiểm tra điều kiện khấu trừ và theo dõi ở TK 133 |
| Không phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ | Làm sai giá vốn và lợi nhuận của kỳ | Phân bổ giữa hàng đã bán và hàng còn tồn |
| Dùng một tiêu thức cho mọi loại chi phí | Chi phí phân bổ không phản ánh nguyên nhân phát sinh | Chọn tiêu thức riêng theo bản chất khoản chi |
Checklist kiểm soát chi phí mua hàng
Doanh nghiệp nên kiểm tra đầy đủ chứng từ, mục đích khoản chi và tiêu thức phân bổ trước khi ghi sổ. Checklist dưới đây giúp giảm rủi ro thiếu chứng từ hoặc phân loại sai.
Để giảm sai lệch giữa chứng từ mua hàng, phiếu nhập và đề nghị thanh toán, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình mua hàng, xác định rõ trách nhiệm của kế toán mua hàng và đối chiếu đầy đủ hóa đơn đầu vào. Ở cấp quản trị, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm hướng dẫn phân loại và quản lý các loại chi phí doanh nghiệp.
Kết nối hạch toán với quy trình chứng từ và thanh toán
Hạch toán chính xác phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào. Doanh nghiệp cần kết nối đơn mua, phiếu nhập, hóa đơn đầu vào, chứng từ vận chuyển và đề nghị thanh toán thay vì xử lý từng tài liệu rời rạc.
Việc chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn giúp kế toán kiểm tra thông tin nhà cung cấp, giá trị, thuế và chứng từ liên quan trước khi ghi nhận. Sau bước đối chiếu, doanh nghiệp có thể tổ chức quy trình đề nghị thanh toán theo ngân sách và thẩm quyền phê duyệt.
Câu hỏi thường gặp về chi phí mua hàng
Các câu hỏi dưới đây tập trung vào tài khoản hạch toán, chi phí vận chuyển, thuế GTGT và tiêu thức phân bổ.
Chi phí mua hàng hạch toán vào tài khoản nào?
Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200, giá mua hàng hóa thường được phản ánh ở TK 1561, còn chi phí thu mua hàng hóa có thể được tập hợp ở TK 1562. Với nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ, tài khoản thường dùng là TK 152 hoặc TK 153.
Chi phí vận chuyển khi mua hàng hạch toán vào đâu?
Cước vận chuyển trực tiếp để đưa hàng mua về địa điểm và trạng thái hiện tại thường được tính vào giá gốc hoặc tập hợp vào chi phí thu mua. Cước giao hàng cho khách cần được phân loại theo hoạt động bán hàng.
Thuế GTGT đầu vào có tính vào chi phí mua hàng không?
Thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ thường được theo dõi ở TK 133 và không tính vào giá gốc. Phần thuế không được khấu trừ cần được xử lý theo bản chất tài sản hoặc chi phí liên quan.
Chi phí thu mua của hàng tồn cuối kỳ xử lý thế nào?
Phần chi phí thu mua liên quan đến hàng còn tồn được giữ trong giá trị hàng tồn kho. Phần liên quan đến hàng đã bán được phân bổ vào giá vốn theo tiêu thức hợp lý.
Nên phân bổ theo trị giá, số lượng hay trọng lượng?
Doanh nghiệp nên chọn tiêu thức phản ánh tốt nhất nguyên nhân phát sinh chi phí. Trị giá phù hợp khi chi phí có quan hệ với giá trị hàng; trọng lượng hoặc thể tích thường phù hợp hơn với cước vận chuyển.
