Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc kiểm soát và tối ưu hoá chi phí quản lý không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính mà còn là chìa khóa để phát triển bền vững. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và bao gồm những yếu tố nào? Cùng Bizzi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các khoản chi tiêu dùng cho việc điều hành và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh. Khoản này bao gồm việc chi trả cho đội ngũ quản lý (như lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, đào tạo, v.v.), chi phí thuê và duy trì văn phòng, đầu tư trang thiết bị văn phòng, chi phí marketing, thuế cùng các khoản chi pháp lý khác.
Đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Chi phí chung của doanh nghiệp: CPQLDN không thuộc về một đơn vị kinh doanh hay chức năng cụ thể nào, mà phục vụ cho toàn bộ doanh nghiệp.
- Chi phí cố định: Một phần CPQLDN được xem là cố định, vì chúng phát sinh bất kể mức độ sản xuất hoặc doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Chi phí gián tiếp: CPQLDN là những khoản chi phí gián tiếp, không thể trực tiếp gán vào một sản phẩm, dịch vụ hay phòng ban cụ thể.
- Chi phí cần thiết để duy trì hoạt động: Đây là những chi phí cần thiết để duy trì hoạt động chung của doanh nghiệp, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất.
2. Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp
Về cơ bản, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các loại sau:
- Chi phí quản lý nhân viên: Bao gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế và xã hội, nhằm đảm bảo quyền lợi và ổn định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Các khoản này được tính toán dựa trên hợp đồng lao động và chính sách phúc lợi nội bộ.
- Chi phí vật liệu quản lý: Gồm văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ hỗ trợ làm việc và vật liệu sửa chữa TSCĐ, đảm bảo cho hoạt động văn phòng và bảo trì tài sản được diễn ra suôn sẻ.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí này liên quan đến việc mua sắm đồ dùng và thiết bị văn phòng cần thiết, hỗ trợ tối ưu hóa công việc hàng ngày và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh sự giảm giá trị của máy móc, thiết bị, nhà xưởng dùng chung theo thời gian, giúp doanh nghiệp định giá chính xác tài sản và chi phí sử dụng.
- Thuế và các loại lệ phí: Bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản lệ phí khác theo quy định pháp luật, góp phần đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.
- Chi phí dự phòng: Dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi và các khoản phải trả nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính, đảm bảo doanh nghiệp luôn có sẵn nguồn dự phòng cho những tình huống bất thường.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí thuê dịch vụ bên ngoài, mua tài liệu kỹ thuật, sáng chế, thuê tài sản cố định, trả cho nhà thầu phụ nhằm bổ sung năng lực và hỗ trợ chuyên môn trong hoạt động quản lý.
- Các khoản chi bằng tiền khác: Bao gồm chi phí hội nghị, đi lại, tàu xe và các khoản chi hỗ trợ khác phục vụ cho công tác quản lý, tạo điều kiện cho giao tiếp và thực hiện các nhiệm vụ công việc hiệu quả.
3. Tại sao nên xác định chi phí quản lý doanh nghiệp?
Để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và minh bạch, nhà quản lý cần có sự rõ ràng trong quản lý chi phí. Các nhà quản lý phải theo dõi, kiểm tra và kiểm soát các khoản chi này nhằm tối ưu hóa lợi nhuận.
Việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp một cách cụ thể mang lại những lợi ích sau:
- Giúp nhà quản lý kiểm soát nhanh chóng các hoạt động kinh doanh của tổ chức.
- Hỗ trợ doanh nghiệp dự toán hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong việc xác định định mức nguyên vật liệu và chi phí nhân sự.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định đầu tư, định giá sản phẩm, đánh giá đơn hàng và phân tích hiệu quả kinh doanh.
- Tăng cường tiết kiệm trong quản lý và sử dụng nguồn lực của tổ chức.
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong việc sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả và tuân thủ định mức chi phí tiêu chuẩn.
4. Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện theo các nguyên tắc kế toán, cụ thể như sau:
Bên nợ:
- Ghi nhận các chi phí quản lý kinh doanh thực tế phát sinh trong kỳ.
- Ghi nhận số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả nếu số dự phòng cần lập trong kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết.
Bên có:
- Ghi nhận các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh.
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả nếu số dự phòng cần lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết.
Tài khoản 642:
- Không có số dư cuối kỳ, tức là sau khi kết chuyển, số dư của tài khoản này sẽ bằng 0.
Tài khoản cấp 2 của TK 642:
- Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và thông tư hướng dẫn hiện hành, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Chi phí mua ngoài: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: chi phí hội nghị, di chuyển, các khoản chi cho nhân viên.
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (nếu số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
Bên có của Tài khoản 642 ghi nhận:
- Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh.
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (nếu số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các hoạt động kinh doanh, dự toán chi phí, đưa ra quyết định đầu tư hợp lý, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong việc sử dụng tài nguyên.
5. Ảnh hưởng của chi phí quản lý đến giá sản phẩm, dịch vụ
Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm và dịch vụ. Những khoản chi này có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến giá cả, đồng thời ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Ảnh hưởng trực tiếp
Các khoản chi phí như tiền thuê văn phòng, lương nhân viên quản lý và chi phí marketing thường được tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm/dịch vụ. Đây là những chi phí bắt buộc để duy trì hoạt động doanh nghiệp, đảm bảo vận hành ổn định và duy trì sự hiện diện trên thị trường.
Ảnh hưởng gián tiếp
Ngoài các chi phí trực tiếp, doanh nghiệp còn phải gánh các khoản chi như nghiên cứu & phát triển (R&D), hỗ trợ khách hàng, và chi phí hành chính. Dù không được tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm, nhưng chúng tác động đến tổng chi phí vận hành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi tổng chi phí tăng, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh giá bán để duy trì lợi nhuận.
Ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh
Chi phí quản lý hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí không cần thiết và cải thiện hiệu quả kinh doanh. Một doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí quản lý sẽ có lợi thế cạnh tranh về giá, giúp thu hút khách hàng và mở rộng thị phần. Ngược lại, nếu chi phí quản lý quá cao, giá sản phẩm/dịch vụ có thể bị đẩy lên, làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường.
6. Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Để tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả, các doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược sau:
6.1 Tối ưu hóa các hoạt động quản lý
- Kiểm soát quy trình: Xây dựng và duy trì các quy trình làm việc rõ ràng, hiệu quả giúp giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất.
- Loại bỏ công việc không quan trọng: Đánh giá và loại bỏ các hoạt động không cần thiết để tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn.
- Xây dựng hệ thống quản trị chất lượng: Áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng giúp đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đạt chất lượng cao, giảm thiểu sai sót và chi phí liên quan.
6.2 Sử dụng công nghệ hiện đại
- Phần mềm quản lý dữ liệu, nhân sự, tài chính, ERP: Áp dụng các giải pháp công nghệ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý.
- Bizzi Expense: Đây là một giải pháp quản lý chi phí hiện đại, giúp kiểm tra hóa đơn, tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí và quản lý chi phí theo phòng ban/dự án và ngân sách.
6.3 Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất
- Xem xét mục tiêu: Đảm bảo rằng nhà cung cấp hiểu rõ và đáp ứng được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đánh giá dịch vụ, chất lượng, chi phí: Thực hiện đánh giá toàn diện về chất lượng dịch vụ, sản phẩm và chi phí để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất
6.4 Giải pháp khác
- Tăng doanh thu, giảm chi phí: Tập trung vào việc tăng doanh thu thông qua mở rộng thị trường, cải thiện sản phẩm/dịch vụ và đồng thời giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa quy trình và nguồn lực.
- Xác định định mức chi phí quản lý: Thiết lập các định mức chi phí cụ thể giúp kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực.
- Cân nhắc tiêu dùng hợp lý hoặc tiết kiệm: Khuyến khích việc sử dụng tài nguyên một cách hợp lý, tránh lãng phí và thúc đẩy văn hóa tiết kiệm trong doanh nghiệp.
Việc áp dụng các chiến lược trên không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.
Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ giúp giảm thiểu lãng phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bằng cách kiểm soát quy trình, ứng dụng công nghệ hiện đại, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và áp dụng các giải pháp tài chính hợp lý, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng lợi nhuận.
Nếu doanh nghiệp đang cần giải pháp để tăng tính hiệu quả trong quy trình quản lý chi phí doanh nghiệp thì Bizzi Expense là lựa chọn hàng đầu. Với Bizzi Expense, nhà quản lý có thể quản lý chi phí hiệu quả với tính năng theo dõi thời gian thực, tự động hóa duyệt chi, tích hợp linh hoạt và báo cáo thông minh.
Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử Bizzi Expense tại:https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Việc xây dựng một chiến lược quản lý chi phí chặt chẽ không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững trong dài hạn. Hãy chủ động trong việc đánh giá, cải tiến và đổi mới để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và vững mạnh hơn trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
