Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động ngày nay, vai trò của Giám đốc điều hành (CEO) không chỉ dừng lại ở việc hoạch định chiến lược và thúc đẩy tăng trưởng, mà còn bao gồm việc đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp thông qua quản lý tài chính hiệu quả.
Có thể nói, năng lực tài chính vững vàng giúp CEO thấu hiểu sâu sắc hoạt động kinh doanh, đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt và giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan. CEO chịu trách nhiệm quản lý tài chính của công ty, bao gồm lập ngân sách, hoạch định tài chính và báo cáo tài chính.
Sự am hiểu tường tận về tình hình tài chính hiện tại và dự báo tương lai cho phép CEO đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu, điều này vô cùng quan trọng để vượt qua những bất ổn kinh tế như suy thoái hay lạm phát.
Thực tế chứng minh, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với nguy cơ đóng cửa do năng lực quản trị tài chính yếu kém, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế khó khăn. Việc thiếu kiểm soát tài chính có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng như mất cân đối dòng tiền, tăng lãi suất vay, giảm sức mua thị trường và thậm chí mất khả năng thanh toán.
Do đó, việc CEO ưu tiên xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát tài chính vững chắc, được hỗ trợ bởi “chiến lược ba lớp phòng thủ”, không chỉ bảo vệ tài sản của doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng cho sự tin cậy và phát triển bền vững. Các CEO có kiến thức và sự tự tin về các con số tài chính của doanh nghiệp sẽ có thể điều hành công ty một cách hiệu quả hơn, đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác, từ đó nâng cao cơ hội thành công và thịnh vượng cho doanh nghiệp.
“Chiến lược Ba lớp” trong kiểm soát tài chính: Khái niệm và vai trò
“Chiến lược Ba lớp” là khái niệm về một chiến lược phòng thủ nhiều lớp đã được công nhận rộng rãi trong lĩnh vực quản trị rủi ro và quản trị doanh nghiệp. Một mô hình tiêu biểu là “Mô hình ba tuyến” (Three Lines Model) của Viện Kiểm toán Nội bộ (Institute of Internal Auditors – IIA).
Mô hình này phân chia trách nhiệm quản lý rủi ro thành ba tuyến: tuyến thứ nhất là quản lý hoạt động, tuyến thứ hai là các chức năng hỗ trợ quản lý rủi ro như tuân thủ và quản lý rủi ro, và tuyến thứ ba là kiểm toán nội bộ, cung cấp sự đảm bảo độc lập về hiệu quả của các quy trình quản lý rủi ro và kiểm soát.
Trong bối cảnh kiểm soát tài chính cho CEO, “Chiến lược Ba lớp” có thể được hiểu là việc áp dụng các nguyên tắc của mô hình đa lớp này một cách cụ thể vào các khía cạnh tài chính của doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào một biện pháp kiểm soát duy nhất, chiến lược này xây dựng một hệ thống phòng thủ kiên cố với nhiều tầng lớp, nhằm ngăn chặn rủi ro tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tài chính.
Sự phát triển của mô hình Three Lines Model cho thấy sự tiếp cận tích cực hơn, không chỉ ngăn ngừa tổn thất mà còn hướng đến việc tạo ra giá trị và nâng cao hiệu quả hoạt động. Do đó, một “chiến lược Ba lớp” hiện đại trong kiểm soát tài chính không chỉ giúp CEO bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro tài chính mà còn góp phần vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh và tăng trưởng bền vững.
Mô hình quản lý chi phí chặt chẽ bắt nguồn từ nền tảng chiến lược Ba lớp
Theo Bizzi Việt Nam, một mô hình quản lý chi phí được thiết kế để quản lý toàn bộ vòng đời của chi phí, từ giai đoạn trước, trong và sau khi phát sinh, nhằm đảm bảo khả năng kiểm soát chặt chẽ. Mô hình này bao gồm ba lớp chính:
Lớp 1 – Thiết lập:
Đây là giai đoạn quan trọng để xây dựng nền tảng cho việc quản lý chi phí hiệu quả. Lớp này bao gồm việc thiết lập các quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng theo từng phòng ban và cấp bậc, nhằm tạo ra một hệ thống quản lý tài chính có trật tự, minh bạch và hiệu quả.
Dựa trên kế hoạch kinh doanh và các quy chế tài chính đã được thiết lập, doanh nghiệp cần lập ngân sách hoạt động chi tiết, phân bổ theo từng đơn vị kinh doanh và phòng ban. Cuối cùng, việc lập kế hoạch dự chi cụ thể cho các hoạt động và dự án cũng là một phần không thể thiếu của lớp thiết lập này.
Lớp 2 – Kiểm soát:
Lớp này tập trung vào việc thực hiện các biện pháp kiểm soát chi phí trong quá trình hoạt động. Một yếu tố then chốt là việc phân quyền và giao trách nhiệm phê duyệt các khoản chi tiêu. Việc này đảm bảo rằng mọi chi phí đều được xem xét và phê duyệt bởi người có thẩm quyền, tuân thủ các nguyên tắc quản lý tài chính. Một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả cần đảm bảo tính tổ chức, hiệu quả và tuân thủ các quy định tài chính.
Lớp 3 – Giám sát:
Lớp cuối cùng này đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo rằng các biện pháp quản lý chi phí đang hoạt động hiệu quả. Nó bao gồm việc theo dõi định kỳ và theo thời gian thực các chỉ số và hạng mục chi phí quan trọng. Việc phân tích đa chiều các dữ liệu chi phí, so sánh với ngân sách đã được phê duyệt, xác định tỷ trọng của từng hạng mục chi phí và phát hiện các chi phí phát sinh bất thường là những hoạt động chính của lớp giám sát.
Đóng gói “Ba lớp phòng thủ” của Bizzi
Sau khi phân tách từ mô hình quản lý chi phí, Bizzi Việt Nam sau quá trình làm việc và tư vấn với nhiều doanh nghiệp đa ngành nghề ở các quy mô khác nhau,đã đúc kết mô hình “Ba lớp phòng thủ”. Mô hình được thiết kế đặc biệt để trao quyền cho CEO kiểm soát tài chính hiệu quả.
Mô hình của Bizzi cung cấp một khung hành động thực tế để hiện thực hóa ý tưởng về một hệ thống phòng thủ tài chính vững chắc.
Lớp “Thiết lập” trong mô hình quản lý chi phí tương ứng với việc xây dựng các biện pháp kiểm soát và hướng dẫn cơ bản cho các hoạt động tài chính. Nó tương tự như tuyến phòng thủ đầu tiên trong mô hình ba tuyến quản lý rủi ro, nơi quản lý hoạt động (dưới sự chỉ đạo của CEO) thiết lập các quy trình và thủ tục cần thiết để đảm bảo sự thận trọng trong tài chính.
Lớp “Kiểm soát” tập trung vào việc thực thi các biện pháp kiểm soát đối với chi tiêu, đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được phê duyệt và tuân thủ các quy định đã đặt ra. Điều này có thể được xem như một phần của tuyến phòng thủ thứ hai, nơi các chức năng giám sát (có thể là bộ phận tài chính hoặc các nhà quản lý được chỉ định) đảm bảo việc tuân thủ khung khổ đã được thiết lập.
Cuối cùng, lớp “Giám sát” liên quan đến việc theo dõi hiệu quả tài chính so với các kế hoạch và ngân sách đã được duyệt. Điều này tương ứng với cả tuyến phòng thủ thứ hai và thứ ba, nơi việc xem xét thường xuyên và sự đảm bảo độc lập (có thể thông qua kiểm toán nội bộ hoặc báo cáo tài chính chi tiết được CEO xem xét) xác minh tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát và xác định bất kỳ sai lệch hoặc vấn đề nào.
Mô hình của “Ba lớp phòng thủ” do Bizzi cung cấp một khuôn khổ cụ thể và có thể hành động để triển khai khái niệm trừu tượng về “phòng thủ ba lớp” trong lĩnh vực kiểm soát tài chính, đặc biệt tập trung vào quản lý chi phí. Bằng cách tích hợp các nguyên tắc quản lý chi phí chặt chẽ vào một chiến lược phòng thủ đa tầng, CEO có thể tạo ra một hệ thống mạnh mẽ không chỉ ngăn chặn các thất thoát tài chính mà còn nuôi dưỡng một văn hóa trách nhiệm tài chính trong toàn bộ tổ chức.
Áp dụng mô hình Ba lớp phòng thủ trong hoạt động quản lý chi phí của doanh nghiệp
Lớp 1 – Thiết lập (Setup):
Để áp dụng hiệu quả lớp thiết lập này, CEO cần chủ động trong việc xây dựng các quy định và kế hoạch tài chính cơ bản.
Hành động chi tiết cho CEO:
- Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ toàn diện: Quy chế này cần xác định rõ ràng ai có quyền chi tiêu, trong trường hợp nào và cần những chứng từ gì. Nó nên được điều chỉnh phù hợp với đặc thù của từng phòng ban và cấp bậc.
- Lập Ngân sách hoạt động thực tế: Quá trình này bao gồm việc dự báo doanh thu và chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể, phân bổ nguồn lực cho các phòng ban và dự án khác nhau dựa trên các ưu tiên chiến lược. CEO đóng vai trò then chốt trong việc định hướng tài chính tổng thể và phê duyệt ngân sách.
- Xây dựng Kế hoạch dự chi chi tiết: Đối với các dự án lớn hoặc các khoản chi phí định kỳ, cần xây dựng kế hoạch chi tiết, phác thảo các chi phí dự kiến và được phê duyệt trước.
=> Phân tích: Lớp thiết lập này rất quan trọng để kiểm soát tài chính một cách chủ động. Bằng cách xác định rõ các quy tắc và thiết lập các mục tiêu tài chính, CEO có thể ngăn chặn nhiều vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Sự tham gia của CEO trong việc thiết lập các quy tắc và phê duyệt các chính sách và ngân sách quan trọng đảm bảo rằng toàn bộ tổ chức tuân theo các mục tiêu kiểm soát tài chính.
Lớp 2 – Kiểm soát (Control):
Để thực hiện lớp kiểm soát hiệu quả, CEO cần thiết lập các cơ chế phê duyệt và phân quyền rõ ràng.
Hành động chi tiết cho CEO:
- Thiết lập Hệ thống phê duyệt chi tiêu rõ ràng: Xác định ai có thẩm quyền phê duyệt các loại và số tiền chi tiêu khác nhau. Điều này đảm bảo rằng việc chi tiêu được xem xét và phê duyệt bởi cấp quản lý phù hợp.
- Thực hiện Nguyên tắc phân tách trách nhiệm: Tránh việc một cá nhân duy nhất đảm nhận tất cả các trách nhiệm tài chính. Phân chia các nhiệm vụ như khởi tạo thanh toán, phê duyệt và đối chiếu tài khoản để giảm nguy cơ sai sót hoặc gian lận.
- Ứng dụng Công nghệ cho quy trình phê duyệt: Triển khai các giải pháp phần mềm tự động hóa quy trình phê duyệt, giúp nó hiệu quả và minh bạch hơn.
=> Phân tích: Lớp kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các khoản chi tiêu không được phép hoặc không phù hợp trong thời gian thực. Bằng cách thiết lập các cơ chế kiểm tra và cân bằng, CEO có thể đảm bảo rằng các nguồn lực tài chính được sử dụng một cách có trách nhiệm. Việc đầu tư vào công nghệ có thể nâng cao đáng kể hiệu quả và năng suất của lớp kiểm soát, cung cấp khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình tốt hơn đối với các khoản chi tiêu.
Lớp 3 – Giám sát (Monitoring):
Để đảm bảo hiệu quả của các lớp phòng thủ trước, CEO cần thiết lập các hệ thống giám sát và báo cáo chặt chẽ.
Hành động chi tiết cho CEO:
- Thường xuyên Xem xét các chỉ số tài chính quan trọng: Theo dõi các số liệu như chi tiêu thực tế so với ngân sách, tỷ lệ chi phí và bất kỳ chi phí bất thường hoặc không mong đợi nào. Điều này cho phép xác định kịp thời các vấn đề tiềm ẩn.
- Triển khai Hệ thống giám sát theo thời gian thực: Sử dụng phần mềm kế toán và các bảng điều khiển để có được cái nhìn liên tục về hiệu quả tài chính của công ty.
- Thực hiện Phân tích biến động: Thường xuyên so sánh kết quả tài chính thực tế với ngân sách và điều tra bất kỳ sự khác biệt đáng kể nào. Điều này giúp hiểu rõ nguyên nhân của các sai lệch và thực hiện các hành động khắc phục.
- Thiết lập Cơ chế báo cáo: Đảm bảo rằng các báo cáo tài chính kịp thời và chính xác được tạo ra và xem xét bởi CEO và các bên liên quan khác.
=> Phân tích: Lớp giám sát cung cấp phản hồi quan trọng về hiệu quả của hai lớp đầu tiên. Bằng cách theo dõi hiệu quả tài chính và xác định các sai lệch, CEO có thể đưa ra các quyết định sáng suốt và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Khả năng giám sát dữ liệu tài chính theo thời gian thực giúp CEO linh hoạt và phản ứng nhanh hơn với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Bàn luận và khuyến nghị cho CEO về triển khai mô hình Ba lớp phòng thủ
Để triển khai thành công chiến lược Ba lớp phòng thủ trong kiểm soát tài chính, CEO cần lưu ý một số yếu tố quan trọng. Sự cam kết từ cấp cao nhất của công ty, đặc biệt là từ chính CEO và đội ngũ quản lý, là yếu tố then chốt. Nếu không có sự ủng hộ và quyết tâm từ lãnh đạo, việc thực hiện chiến lược này sẽ gặp nhiều khó khăn.
Bên cạnh đó, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty cũng đóng vai trò quan trọng. Kiểm soát tài chính không chỉ là trách nhiệm của riêng bộ phận kế toán mà cần sự tham gia và ý thức của tất cả các bộ phận.
Việc áp dụng công nghệ phù hợp, chẳng hạn như phần mềm kế toán và các công cụ quản lý chi phí, có thể tăng cường đáng kể hiệu quả và năng suất của hệ thống phòng thủ ba lớp. Tuy nhiên, CEO cũng cần nhận thức được những thách thức tiềm ẩn, chẳng hạn như sự phản đối thay đổi từ nhân viên hoặc các vấn đề liên quan đến tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu. Việc cân bằng giữa kiểm soát chặt chẽ và sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh cũng là một bài toán mà CEO cần giải quyết.
Khuyến nghị cho CEO:
- Làm gương: CEO cần thể hiện sự cam kết cá nhân đối với việc quản lý tài chính một cách thận trọng và có trách nhiệm.
- Xây dựng văn hóa trách nhiệm tài chính: Khuyến khích tất cả nhân viên ý thức về chi phí và tuân thủ các chính sách tài chính của công ty.
- Trao quyền cho bộ phận tài chính: Đảm bảo rằng bộ phận tài chính có đủ nguồn lực và quyền hạn để thực hiện và giám sát hiệu quả chiến lược kiểm soát tài chính.
- Thường xuyên trao đổi về hiệu quả tài chính: Cập nhật thông tin về tình hình tài chính của công ty cho tất cả các bên liên quan.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài: Cân nhắc việc hợp tác với các chuyên gia hoặc tư vấn tài chính để xây dựng và triển khai chiến lược phòng thủ ba lớp.
Kết luận
Kiểm soát tài chính hiệu quả là một yếu tố then chốt để CEO dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công và bền vững.
Chiến lược Ba lớp phòng thủ là một mô hình quản lý chi phí hiệu quả, tinh gọn và hiện đại. Nó giúp CEO kiểm soát tài chính toàn diện mà không cần phải “soi” từng con số hàng ngày. Bằng cách:
- Lớp 1: Nhìn đúng báo cáo tài chính cốt lõi (báo cáo dòng tiền, báo cáo lãi lỗ, báo cáo công nợ & vay nợ) và thiết lập các quy tắc, kế hoạch chi tiết (quy chế chi tiêu nội bộ, ngân sách hoạt động, kế hoạch dự chi).
- Lớp 2: Sử dụng công nghệ (phần mềm tài chính & kế toán, cảnh báo dòng tiền) để tự động hóa quy trình và phân quyền kiểm soát chi phí (phân quyền phê duyệt).
- Lớp 3: Áp dụng chiến lược giám sát (theo dõi định kỳ, phân tích đa chiều) và tối ưu hóa chi phí, lợi nhuận một cách thông minh (đặt giới hạn chi phí, theo dõi tỷ lệ lợi nhuận, duy trì quỹ dự phòng).
Khi CEO hiểu và triển khai hiệu quả hệ thống này, tài chính doanh nghiệp sẽ vận hành đúng hướng, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Các công cụ như Bizzi Expense có thể hỗ trợ CEO trong việc lập kế hoạch ngân sách, kiểm soát dòng tiền, phân tích chi phí và quản trị nội bộ một cách sát sao.
Để triển khai mô hình “Ba lớp phòng thủ” thành công, các doanh nghiệp cần có sự cam kết từ ban lãnh đạo, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự đầu tư vào công nghệ phù hợp. Giờ đây, CEO có thể xây dựng một hệ thống quản trị vững chắc, tài chính vững mạnh đưa doanh nghiệp kinh doanh bứt phá!.
Việc chủ động áp dụng và điều chỉnh khung khổ này phù hợp với nhu cầu và bối cảnh cụ thể của từng tổ chức sẽ giúp CEO xây dựng một hệ thống tài chính vững chắc, tạo tiền đề cho sự thịnh vượng của doanh nghiệp.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
