Cập nhật quy định áp dụng năm 2026
Công tác phí có tính thuế TNCN không năm 2026?
Không phải mọi khoản công tác phí đều tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ khoản khoán công tác phí và khoản thanh toán hoặc hoàn trả chi phí thực tế phục vụ chuyến công tác.
Với khoản khoán, phần vượt mức quy định áp dụng được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Với chi phí thực tế, khoản doanh nghiệp trả cho nhà cung cấp hoặc hoàn trả cho người lao động không tính vào thu nhập chịu thuế khi việc đi công tác có căn cứ phù hợp và có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
| Tình huống | Cách xử lý TNCN | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Khoán công tác phí trong phạm vi mức được áp dụng | Không phát sinh phần khoán vượt mức để tính thuế | Căn cứ xác định mức khoán |
| Khoán cao hơn mức được áp dụng | Phần vượt mức được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN | Xác định đúng phần vượt |
| Doanh nghiệp thanh toán trực tiếp vé, khách sạn hoặc dịch vụ phục vụ chuyến công tác | Không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện | Căn cứ cử đi công tác và hóa đơn, chứng từ |
| Người lao động tự thanh toán rồi doanh nghiệp hoàn trả | Không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện | Căn cứ đi công tác, chính sách nội bộ và chứng từ phù hợp |
| Khoản tiền chi cho cá nhân nhưng không chứng minh được là phục vụ chuyến công tác | Không nên tự động coi là khoản không chịu TNCN | Xác định lại bản chất khoản chi và hồ sơ |
Căn cứ pháp lý về công tác phí và thuế TNCN năm 2026
Khung pháp lý về thu nhập từ tiền lương, tiền công đã thay đổi trong năm 2026. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tiếp tục dùng Thông tư 111/2013/TT-BTC như căn cứ hiện hành cho phần công tác phí.
Nền tảng hiện hành là Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2026; các nội dung liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 theo văn bản hướng dẫn thi hành.
Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Quy định chi tiết Luật Thuế TNCN, trong đó có nội dung liên quan trực tiếp đến khoản khoán công tác phí và các khoản thanh toán phục vụ việc đi công tác.
Xem Nghị định 253/2026/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
Thông tư 87/2026/TT-BTC
Có hiệu lực từ 01/07/2026. Nội dung liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 và Thông tư này thay thế Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Xem Thông tư 87/2026/TT-BTC trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
Khoán công tác phí: phần nào không tính và phần nào phải tính TNCN?
Với hình thức khoán, điểm cần xác định là mức khoán được áp dụng và phần vượt mức. Không nên hiểu rằng doanh nghiệp chỉ cần ghi một con số vào quy chế nội bộ là toàn bộ số tiền đó tự động không tính TNCN.
Xác định đúng nhóm người lao động
Người lao động tại doanh nghiệp, cán bộ công chức viên chức và người làm việc tại tổ chức quốc tế có căn cứ xác định mức khoán khác nhau.
Xác định mức khoán được áp dụng
Đối với người lao động tại doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh, mức khoán được gắn với quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Tách riêng phần vượt
Nếu doanh nghiệp trả cao hơn mức quy định áp dụng, phần chênh lệch vượt mức được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Ví dụ về khoản khoán công tác phí
Giả sử sau khi đối chiếu quy chế và điều kiện pháp luật liên quan, doanh nghiệp xác định mức khoán phù hợp cho một nhóm nhân viên là 500.000 đồng/ngày.
- Nhân viên đi công tác 3 ngày và nhận 1.500.000 đồng: theo giả định này không phát sinh phần khoán vượt mức.
- Nhân viên nhận 700.000 đồng/ngày trong 3 ngày: phần chênh 200.000 đồng/ngày, tương ứng 600.000 đồng, là phần vượt mức và được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo giả định của ví dụ.
Ví dụ trên chỉ minh họa cách tách phần vượt. Trước khi áp dụng, doanh nghiệp vẫn phải xác định căn cứ cho mức khoán của chính mình.
Chi phí đi công tác thực tế khi nào không tính vào thu nhập chịu thuế?
Khoản doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc hoàn trả cho người lao động để phục vụ chuyến công tác không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN khi việc đi công tác có căn cứ phù hợp và khoản chi có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Căn cứ nghiệp vụ có thể nằm trong quyết định hoặc văn bản cử đi công tác, quy chế tài chính, quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động, tùy trường hợp áp dụng. Kế toán nên kiểm tra đồng thời ba lớp:
1. Có chuyến công tác thực tế
Khoản chi phải gắn với nhiệm vụ công việc, địa điểm, thời gian hoặc mục đích công tác có thể kiểm tra được.
2. Có căn cứ chi trả
Doanh nghiệp cần có chính sách, phê duyệt hoặc văn bản phù hợp làm căn cứ thanh toán hay hoàn trả.
3. Có chứng từ phù hợp
Hóa đơn, vé, booking hoặc chứng từ liên quan phải phản ánh đúng khoản chi thực tế phục vụ chuyến công tác.
Có hóa đơn là đủ để không tính TNCN?
Không. Hóa đơn là một phần của hồ sơ. Doanh nghiệp còn cần chứng minh khoản chi thực sự phục vụ chuyến công tác và được thanh toán theo cơ chế phù hợp.
Ví dụ, một hóa đơn ăn uống hoặc taxi đứng riêng lẻ chưa đủ để kết luận về TNCN nếu không xác định được khoản chi thuộc chuyến công tác nào, có nằm trong chính sách hay không và được phê duyệt theo cách nào.
Những khoản nào thường cần kiểm tra theo hướng chi phí thực tế?
- Vé máy bay, vé tàu xe hoặc phương tiện di chuyển phục vụ chuyến đi.
- Chi phí khách sạn, lưu trú.
- Taxi, phương tiện đi lại tại nơi công tác hoặc chi phí di chuyển ra sân bay.
- Chi phí ăn uống hoặc khoản phát sinh khác nếu thuộc phạm vi được doanh nghiệp thanh toán theo chính sách.
Không nên kết luận dựa vào tên khoản chi. Kế toán cần nhìn vào bản chất, căn cứ và hồ sơ.
Công tác phí cần những hồ sơ, chứng từ nào?
Không có một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi doanh nghiệp và mọi chuyến đi. Cách an toàn hơn là tổ chức hồ sơ theo ba mục tiêu: chứng minh việc đi công tác, chứng minh khoản chi và chứng minh quá trình phê duyệt hoặc thanh toán.
| Nhóm hồ sơ | Ví dụ | Vai trò |
|---|---|---|
| Căn cứ chuyến công tác | Đề nghị, quyết định hoặc văn bản cử đi công tác | Chứng minh người lao động thực hiện nhiệm vụ công việc |
| Chính sách nội bộ | Quy chế tài chính, quy chế công tác phí, điều khoản liên quan trong hợp đồng hoặc thỏa ước nếu có | Xác định điều kiện, mức chi và cách thanh toán |
| Chứng từ chi phí | Hóa đơn điện tử, vé, booking, chứng từ của nhà cung cấp | Chứng minh khoản chi thực tế |
| Chứng từ thanh toán | Sao kê, chứng từ chuyển khoản hoặc chứng từ thanh toán phù hợp | Chứng minh luồng tiền |
| Hồ sơ quyết toán | Bảng kê chi phí, đề nghị thanh toán hoặc hoàn ứng | Đối chiếu số được duyệt với số thực tế |
Nghị định 253/2026/NĐ-CP không đặt “giấy đi đường” thành một điều kiện riêng bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu chứng từ này theo quy chế hoặc quy trình nội bộ; bộ hồ sơ thực tế cần phù hợp với căn cứ đi công tác, chính sách áp dụng và chứng từ của từng khoản chi.
Nếu doanh nghiệp ứng trước tiền cho nhân viên rồi quyết toán sau chuyến đi, cần quản lý thêm vòng đời của khoản tạm ứng, thời hạn hoàn ứng và chênh lệch sau quyết toán. Xem thêm quy trình tạm ứng và hoàn ứng trong doanh nghiệp.
Thuế TNDN liên quan đến công tác phí như thế nào?
TNCN và TNDN có liên quan nhưng không phải cùng một bài toán. Với người lao động tại doanh nghiệp, Nghị định 253 dẫn chiếu mức khoán công tác phí sang nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
TNCN
Khoản người lao động nhận có phải tính vào thu nhập chịu thuế không?
Trọng tâm là bản chất khoản tiền, mức khoán, căn cứ đi công tác và điều kiện để khoản thanh toán không tính vào thu nhập chịu thuế.
TNDN
Khoản doanh nghiệp chi có đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ không?
Trọng tâm là điều kiện chi phí, hồ sơ, chứng từ, phương thức thanh toán và quy định nội bộ áp dụng cho doanh nghiệp.
Khung TNDN hiện hành cần được đối chiếu theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các nội dung đã được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Xem Thông tư 20/2026/TT-BTC trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
Ví dụ xác định TNCN đối với công tác phí
Doanh nghiệp áp dụng khoản khoán
Giả sử sau khi đối chiếu quy chế và điều kiện liên quan, Công ty A xác định mức khoán phù hợp cho một nhóm nhân viên là 500.000 đồng/ngày. Nhân viên đi công tác 3 ngày và nhận 1.500.000 đồng thì theo giả định không phát sinh phần khoán vượt mức.
Nếu Công ty A trả 700.000 đồng/ngày, phần chênh 200.000 đồng/ngày, tương ứng 600.000 đồng trong 3 ngày, là phần vượt mức và được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo giả định của ví dụ.
Doanh nghiệp hoàn trả chi phí thực tế
Nhân viên B được cử đi công tác, tự thanh toán vé máy bay và khách sạn rồi nộp hồ sơ theo quy chế. Doanh nghiệp kiểm tra và hoàn trả đúng các khoản phục vụ chuyến công tác, có căn cứ và chứng từ phù hợp.
Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật áp dụng, khoản hoàn trả này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Có hóa đơn nhưng không đủ căn cứ chuyến công tác
Nhân viên C nộp hóa đơn ăn uống và yêu cầu thanh toán dưới tên “công tác phí”, nhưng hồ sơ không thể hiện chuyến công tác, nội dung được duyệt hoặc chính sách áp dụng.
Trường hợp này không nên tự động loại khỏi thu nhập chịu thuế chỉ vì có hóa đơn. Kế toán cần bổ sung hồ sơ hoặc xác định lại bản chất khoản thanh toán trước khi xử lý TNCN.
Câu hỏi thường gặp về công tác phí và thuế TNCN
Công ty tư nhân trả công tác phí có tính thuế TNCN không?
Không thể kết luận chỉ dựa vào loại hình doanh nghiệp. Cần xác định khoản người lao động nhận là khoản khoán hay khoản thanh toán chi phí thực tế, sau đó kiểm tra mức áp dụng, căn cứ đi công tác và hồ sơ liên quan.
Phụ cấp công tác phí có tính thuế TNCN không?
Tên gọi “phụ cấp công tác phí” chưa đủ để kết luận. Nếu doanh nghiệp chi theo mức khoán thì cần kiểm tra mức khoán áp dụng và phần vượt; nếu là khoản thanh toán hoặc hoàn trả chi phí thực tế thì kiểm tra căn cứ chuyến công tác, chính sách và hóa đơn, chứng từ. Vì vậy, cần phân loại bản chất khoản chi trước khi xử lý TNCN.
Doanh nghiệp FDI áp dụng công tác phí có khác doanh nghiệp trong nước không?
Việc doanh nghiệp có vốn nước ngoài không tự tạo ra một mức khoán TNCN riêng. Với người lao động tại doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, vẫn cần đối chiếu quy định áp dụng cho nhóm doanh nghiệp và chính sách, hợp đồng cụ thể của đơn vị.
Cơ quan nhà nước áp dụng mức công tác phí giống doanh nghiệp không?
Không hoàn toàn. Cán bộ, công chức, viên chức và các nhóm thuộc cơ quan, đơn vị nhà nước có căn cứ xác định mức khoán theo văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc quy chế áp dụng; doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được xử lý theo nguyên tắc khác.
Đi công tác bằng xe máy cá nhân có được không tính TNCN không?
Không nên lấy một “định mức xăng/km” chung rồi coi đó là quy định TNCN cho mọi doanh nghiệp. Cần kiểm tra chính sách nội bộ, căn cứ chuyến công tác và cách doanh nghiệp thanh toán khoản di chuyển thực tế.
Tiền ăn khi đi công tác có tính thuế TNCN không?
Cần xem tiền ăn được xử lý theo khoản khoán hay chi phí thực tế. Nếu thuộc khoản khoán thì kiểm tra mức khoán; nếu là chi phí thực tế thì kiểm tra căn cứ chuyến công tác, chính sách và chứng từ. Không nên kết luận chỉ từ tên khoản chi.
Taxi hoặc chi phí đi ra sân bay có tính thuế TNCN không?
Nếu đây là khoản chi thực tế phục vụ chuyến công tác và doanh nghiệp thanh toán theo căn cứ, chính sách và chứng từ phù hợp, khoản chi không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Cần đối chiếu với lịch trình và hồ sơ chuyến đi.
Khoán công tác phí có một mức tối đa chung cho mọi doanh nghiệp không?
Không có một con số duy nhất áp cho mọi doanh nghiệp. Với người lao động tại doanh nghiệp, cần xác định mức khoán theo căn cứ phù hợp với quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và hồ sơ, quy chế áp dụng của doanh nghiệp.
