Doanh nghiệp tập trung cải thiện báo cáo khoản phải trả

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý tài chính hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Báo cáo khoản phải trả, một phần không thể thiếu trong bức tranh tài chính của doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá khả năng thanh toán, quản lý dòng tiền và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Năm 2024, với những thay đổi trong quy định kế toán và xu hướng công nghệ mới, việc cập nhật và cải thiện báo cáo khoản phải trả trở thành một yêu cầu cấp thiết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về báo cáo khoản phải trả trong năm 2024

Đặc biệt, Bizzi sẽ chia sẻ những giải pháp giúp bạn tối ưu hóa quy trình lập báo cáo, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao độ chính xác và tin cậy của báo cáo.

Báo cáo khoản phải trả là gì?

Báo cáo khoản phải trả là một phần quan trọng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, thể hiện các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán cho các bên trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về các khoản nợ phải trả, bao gồm cả nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản nợ và đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn.

Top 3 phương pháp cải thiện báo cáo khoản phải trả

Cải thiện độ chính xác của dữ liệu

Báo cáo khoản phải trả chính xác là nền tảng để đưa ra quyết định tài chính sáng suốt. Phần này sẽ khám phá các phương pháp hay nhất để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu, bao gồm tự động hóa nhập dữ liệu, kiểm tra dữ liệu định kỳ và thỏa thuận với nhà cung cấp.

Tự động hóa quá trình nhập dữ liệu

Tự động hóa quá trình nhập dữ liệu có thể giúp giảm lỗi thủ công đáng kể. Phần mềm nhập dữ liệu có thể tích hợp với hệ thống kế toán của bạn, tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và nhập dữ liệu đó vào hệ thống của bạn. Điều này cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc đáng kể.

Kiểm tra dữ liệu định kỳ

Kiểm tra dữ liệu định kỳ là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Bạn nên xem xét dữ liệu của mình hàng tháng hoặc hàng quý để tìm kiếm bất kỳ lỗi hoặc bất thường nào. Điều này có thể được thực hiện bằng cách so sánh dữ liệu của bạn với các báo cáo khác, chẳng hạn như báo cáo đối chiếu ngân hàng hoặc báo cáo doanh số.

Một công ty bán lẻ đã phát hiện ra một số lỗi nhập dữ liệu bằng cách kiểm tra dữ liệu khoản phải trả của họ hàng tháng. Điều này giúp họ tránh được các khoản thanh toán sai và duy trì sổ sách chính xác.

Thỏa thuận với nhà cung cấp

Thỏa thuận với nhà cung cấp có thể giúp cải thiện độ chính xác của dữ liệu bằng cách đảm bảo rằng bạn nhận được thông tin chính xác về các hóa đơn. Khi thỏa thuận với nhà cung cấp, bạn nên bao gồm các điều khoản về định dạng hóa đơn, thời hạn thanh toán và điều khoản giảm giá. Điều này sẽ giúp giảm số lượng lỗi hóa đơn và đảm bảo rằng bạn đang nhận được thông tin chính xác.

Tối ưu hóa quy trình ghi nhận và giải trình khoản phải trả

Ghi nhận và giải trình khoản phải trả chính xác là rất quan trọng để duy trì sổ sách chính xác và tuân thủ các quy định. Xem xét việc thiết lập và đơn giản hóa quy trình ghi nhận hóa đơn, thiết lập quy trình phê duyệt hóa đơn rõ ràng và theo dõi lão hóa khoản phải trả hiệu quả.

Đơn giản hóa quy trình ghi nhận hóa đơn

Quy trình ghi nhận hóa đơn phức tạp có thể dẫn đến lỗi và chậm trễ. Bạn nên đơn giản hóa quy trình này càng nhiều càng tốt. Điều này bao gồm việc số hóa quy trình nhập dữ liệu, tự động hóa quy trình phê duyệt và thiết lập quy trình giải trình rõ ràng.

Thiết lập quy trình phê duyệt hóa đơn rõ ràng

Quy trình phê duyệt hóa đơn rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo rằng chỉ những hóa đơn hợp lệ mới được thanh toán. Quy trình của bạn nên bao gồm quy trình xem xét nhiều cấp và quy trình phân công rõ ràng về trách nhiệm. Bạn cũng nên thiết lập các hướng dẫn về cách xử lý các hóa đơn tranh chấp và các hóa đơn không đầy đủ.

Theo dõi aging khoản phải trả hiệu quả

Theo dõi aging khoản phải trả hiệu quả là rất quan trọng để quản lý rủi ro tín dụng và cải thiện dòng tiền. Bạn nên thiết lập các báo cáo aging khoản phải trả định kỳ theo dõi số dư và thời hạn của các khoản phải trả. Bạn cũng nên theo dõi các chỉ số về lão hóa khoản phải trả, chẳng hạn như tỷ lệ trung bình chậm thanh toán và số ngày trả nợ trung bình.

Chuẩn bị cho tương lai

Báo cáo khoản phải trả liên tục phát triển do những tiến bộ trong công nghệ và các quy định mới. Doanh nghiệp cần xem xét các xu hướng công nghệ mới nhất, ảnh hưởng của trí tuệ nhân tạo (AI) và các chiến lược dài hạn để cải thiện báo cáo khoản phải trả.

Sử dụng công nghệ để tự động hóa và cải thiện hiệu quả

Công nghệ có thể giúp tự động hóa nhiều khía cạnh của báo cáo khoản phải trả, cải thiện hiệu quả và giảm lỗi. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về phần mềm quản lý khoản phải trả, trích xuất dữ liệu tự động và báo cáo thông minh.

Báo cáo khoản phải trả liên tục phát triển do những tiến bộ trong công nghệ và các quy định mới. Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) đang được sử dụng để tự động hóa các khía cạnh khác nhau của báo cáo khoản phải trả, cải thiện độ chính xác và hiệu quả. Các công ty cũng cần phải nhận thức về các quy định mới, chẳng hạn như Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS), có thể ảnh hưởng đến cách báo cáo khoản phải trả.

Ảnh hưởng của trí tuệ nhân tạo (AI)

AI đang ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo khoản phải trả. Các giải pháp AI có thể được sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ như trích xuất dữ liệu, đối chiếu hóa đơn và phát hiện gian lận. Ví dụ, một công ty có thể sử dụng giải pháp AI để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và tự động nhập dữ liệu đó vào hệ thống kế toán của công ty. Điều này giúp giảm lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian.

Chiến lược dài hạn để cải thiện báo cáo khoản phải trả

Để cải thiện báo cáo khoản phải trả trong dài hạn, các công ty nên tập trung vào việc tự động hóa quy trình, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ mạnh mẽ. Họ cũng nên theo dõi các công nghệ và quy định mới có thể ảnh hưởng đến cách báo cáo khoản phải trả. Bằng cách thực hiện các biện pháp này, các công ty có thể cải thiện đáng kể báo cáo khoản phải trả của mình và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Kết luận

Cải thiện báo cáo khoản phải trả là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của sổ sách, tuân thủ quy định và cải thiện dòng tiền. Bằng cách sử dụng các phương pháp hay nhất được nêu trong bài viết này, các công ty có thể cải thiện đáng kể quy trình báo cáo khoản phải trả của mình. Điều này có thể giúp họ giảm lỗi, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Bizzi khuyến khích bạn thực hiện các bước để cải thiện báo cáo khoản phải trả của mình. Bằng cách làm như vậy, bạn có thể cải thiện tình hình tài chính của mình và đặt mình vào vị thế thành công trong tương lai.