Quá trình chuyển đổi số không đơn thuần là việc ứng dụng công nghệ, mà còn đòi hỏi sự liên thông, đồng bộ và minh bạch trong vận hành. Cùng với đó là thuật ngữ ERP ngày một thịnh hành, vậy ERP là gì?
Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về ERP, các tính năng phần mềm ERP cốt lõi và lợi ích của ERP, đồng thời đưa ra những lưu ý quan trọng khi triển khai.
ERP là gì? Đặc điểm của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với hàng loạt thách thức lớn như Quản lý tồn kho phức tạp, Quy trình nội bộ rời rạc, Khó khăn trong ra quyết định,… Chính vì thế, tận dụng các tính năng phần mềm ERP là một giải pháp toàn diện và cách mạng hóa cách doanh nghiệp vận hành, giúp giải quyết các vấn đề khó khăn về quản lý tập trung và tối ưu nguồn lực.
Định nghĩa ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một phần mềm tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối tất cả các hoạt động kinh doanh cốt lõi trên một nền tảng duy nhất.
Hình dung đơn giản, ERP giống như một trung tâm điều khiển của một nhà máy lớn, nơi tất cả các thông tin về sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… đều được tập trung và kết nối với nhau.
Lịch sử hình thành và phát triển của ERP
Thuật ngữ ERP xuất hiện từ thập niên 1990, tích hợp tất cả các phân hệ chức năng trong một hệ thống duy nhất, ban đầu thường triển khai tại chỗ (On-Premise).
ERP bắt nguồn từ MRP (Material Requirements Planning) vào những năm 1960 để quản lý nguyên vật liệu sau đó nâng cấp thành MRP II (Manufacturing Resource Planning) vào những năm 1970-1980, thêm chức năng tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng.
Sang thế kỷ 21, sự phát triển của công nghệ đám mây (Cloud-based ERP) giúp ERP tiếp cận rộng rãi hơn, đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với ưu điểm tiết kiệm chi phí và truy cập linh hoạt qua internet.
Các đặc trưng chính của phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống giúp doanh nghiệp tích hợp, quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi trong cùng một nền tảng. Dưới đây là các đặc trưng chính về tính năng phần mềm ERP:
- Hệ thống quản trị hợp nhất: Mọi thành viên, công đoạn, phòng ban xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
- Hệ thống hỗ trợ: ERP là phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
- Quản lý theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng: Nhân viên với nhiệm vụ cụ thể và quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh được lập định kỳ.
- Liên kết phòng ban: Các phòng ban cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau thay vì hoạt động riêng lẻ.
- Cơ sở dữ liệu tập trung: Tất cả dữ liệu của các phân hệ được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
- Thiết kế module hóa: Các chức năng được triển khai riêng biệt theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt và bảo mật cao: ERP cung cấp khả năng tùy chỉnh các quy trình kinh doanh và tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ.
- Giao diện thân thiện: Hệ thống ERP được thiết kế dễ sử dụng để nhân viên dễ dàng tiếp cận.
Các tính năng phần mềm ERP là gì?
Việc triển khai ERP không chỉ là ứng dụng một phần mềm, mà là một bước ngoặt chiến lược, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp, Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống tích hợp giúp quản lý toàn diện các hoạt động trong doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng cốt lõi (core functions) phổ biến của một hệ thống ERP:
Quản lý Tài chính – Kế toán (Finance – Accounting):
Bao gồm các tính năng quản lý thu/chi, công nợ, tài sản cố định, lập sổ cái, báo cáo quản trị và báo cáo thuế. Một số phần mềm hiện đại còn hỗ trợ quản lý lợi nhuận, thiết lập ngân sách và kiểm soát dòng vốn.
Quản lý Bán hàng và Phân phối (Sales and Distribution)
Hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh từ báo giá, lập đơn hàng đến theo dõi xuất kho; đồng bộ dữ liệu bán hàng với tồn kho, kế toán và quản lý khách hàng; theo dõi thông tin và lịch sử mua hàng của khách hàng.
Quản lý Mua hàng (Purchase Control)
Tích hợp các tính năng quản lý quy trình từ gửi yêu cầu, lập kế hoạch mua, đến phê duyệt và quản lý nhà cung cấp, giúp quản lý chi phí mua hàng hiệu quả và kiểm soát tốt hàng hóa tồn kho.
Quản lý Hàng tồn kho (Stock Control)
Đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đồng bộ số lượng xuất nhập hàng hóa từ các bên bán hàng, mua hàng và sản xuất, giúp doanh nghiệp nắm được số lượng hàng hóa, tình hình biến động tồn kho.
Lập kế hoạch và Quản lý Sản xuất (Production Planning and Control)
Hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý sản xuất hiệu quả, từ tạo định mức nguyên vật liệu (BOM), kế hoạch nguyên vật liệu (MRP) đến theo dõi tiến độ sản xuất và tính giá thành.
Quản lý Nhân sự (Human Resource Management)
Bao gồm các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chấm công, ngày phép, tính toán lương và phúc lợi; tự động hóa khấu trừ thuế và phúc lợi.
Hỗ trợ tạo yêu cầu công tác; tích hợp nền tảng đặt vé, so sánh giá vé; tự động ghi nhận đặt vé vào chi phí công tác; gắn chi phí vào từng chuyến công tác; cảnh báo khi vượt ngân sách.
Quản lý Dự án (Project Management):
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch – giám sát – điều phối – kiểm soát ngân sách của từng dự án theo thời gian thực, hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả.
Quản lý Dịch vụ (Service Management):
Cung cấp tính năng đáp ứng yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng, phụ tùng thay thế, quản lý dịch vụ tại hiện trường.
| Tính năng | Mô tả |
| Tạo phiếu yêu cầu dịch vụ (Service Request Ticket) | Ghi nhận yêu cầu sửa chữa, bảo hành, khiếu nại,… |
| Quản lý lịch hẹn dịch vụ | Tự động lên lịch bảo trì định kỳ hoặc theo yêu cầu khách hàng. |
| Theo dõi tiến trình xử lý | Phân công kỹ thuật viên, ghi nhận kết quả xử lý, tình trạng còn lại. |
| Lịch sử dịch vụ theo khách hàng/sản phẩm | Lưu trữ toàn bộ thông tin dịch vụ của từng khách hàng/mã hàng. |
| Tích hợp kho/phụ tùng và chi phí dịch vụ | Kết nối với kho vật tư (xuất linh kiện) và kế toán (ghi nhận doanh thu/dịch vụ phát sinh). |
| Báo cáo năng suất kỹ thuật viên | Phân tích hiệu suất theo thời gian, số vụ xử lý, mức độ hài lòng khách hàng. |
Báo cáo quản trị (Management Reporting):
Cung cấp các báo cáo quản trị toàn diện, từ sản xuất, mua bán, tồn kho cho đến tài chính kế toán, giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng. Dựa vào thông tin chiến lược này, ban lãnh đạo sẽ ra quyết định nhanh – chính xác – đúng thời điểm.
Một số tính năng cơ bản gồm có: Dashboard tổng quan, báo cáo tài chính quản trị báo cáo theo bán hàng theo kênh….
Các tính năng phần mềm ERP mở rộng khác:
- E-commerce tích hợp, quản lý bán hàng đa kênh
- Tích hợp POS, loyalty
- Quản lý dự án, ngân sách, tài sản cố định
- Tích hợp EDI, API, IoT, kết nối với phần mềm bên thứ ba (SAP, Salesforce, ZaloPay,…)
Lợi ích vượt trội của phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp vượt qua những rào cản nói trên. Với khả năng tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh lên một nền tảng duy nhất, ERP giúp:
- Quản lý dữ liệu tập trung và minh bạch: Giải pháp ERP giúp quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu và quy trình vận hành trên một hệ thống duy nhất, hạn chế sự phân tán và sai sót, đảm bảo tính nhất quán và chính xác cao. Dữ liệu chỉ cần nhập một lần duy nhất và được lưu trữ nguyên vẹn.
- Nâng cao hiệu suất xử lý công việc: ERP chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình làm việc, đặc biệt là quy trình phê duyệt, giúp rút ngắn khoảng cách xử lý công việc giữa các phòng ban, tăng tốc độ dòng công việc.
- Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Cung cấp các báo cáo quản trị toàn diện và cập nhật theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Đảm bảo an toàn và minh bạch dữ liệu, kiểm soát nội bộ: Thiết kế với hệ thống bảo mật đa tầng, cho phép kiểm soát truy cập theo vai trò, chức vụ, phân quyền rõ ràng, và tính năng Audit track để kiểm tra nguồn gốc bút toán và nhân viên liên quan.
- Cải thiện khả năng cộng tác và liên lạc: Tích hợp tính năng liên lạc nội bộ và giúp quá trình liên lạc giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn, giảm xung đột quyền lợi.
- Tối ưu hóa chi phí và tăng doanh thu: Giảm thiểu lãng phí, tăng hiệu quả hoạt động, giúp nhân viên tập trung vào công việc sáng tạo hơn.
Doanh nào nên ứng dụng phần mềm ERP?
Tính năng phần mềm ERP có thể mang lại lợi ích cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nên triển khai ngay. Dưới đây là tổng quan về đối tượng doanh nghiệp phù hợp, kèm phân tích lý do và thời điểm nên đầu tư ERP:
- Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hoặc có nhiều chi nhánh: Với số lượng giao dịch lớn và nhiều bộ phận, ERP giúp quản lý và kết nối tất cả hoạt động một cách hiệu quả, đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh.
- Doanh nghiệp muốn tăng trưởng và tối ưu hóa: Các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, tối ưu chi phí, nâng cao năng suất, và cải thiện chất lượng dịch vụ.
- Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý dữ liệu: Khi dữ liệu bị phân tán, lưu trữ rời rạc, hoặc doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ, gây khó khăn trong việc kết nối, tìm kiếm và đồng bộ dữ liệu.
- Doanh nghiệp muốn tái cấu trúc hoặc bắt đầu chuyển đổi số: Khi bộ máy quản lý cồng kềnh, quy trình phức tạp, hoặc muốn áp dụng công nghệ hiện đại.
- Phù hợp với nhiều ngành nghề: Sản xuất, thương mại, bán lẻ và thương mại điện tử, cung cấp dịch vụ, logistics và vận tải.
Những lưu ý quan trọng khi triển khai và tối ưu hệ thống ERP là gì?
Triển khai ERP là một dự án lớn và có tính chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều dự án ERP thất bại hoặc không phát huy hết hiệu quả do thiếu chuẩn bị, triển khai nóng vội hoặc không có chiến lược tối ưu sau khi go-live.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng nhất khi triển khai và tối ưu tính năng phần mềm ERP để giúp bạn tránh sai lầm và khai thác tối đa giá trị từ hệ thống:
Lên kế hoạch kỹ lưỡng về chi phí, nguồn lực và thời gian
Chi phí triển khai ERP rất lớn, dao động từ 150.000 USD đến 750.000 USD cho doanh nghiệp cỡ trung, phụ thuộc vào quy mô, loại giải pháp và tài nguyên bổ sung.
Thời gian triển khai ERP tốn nhiều thời gian, khoảng từ 2-5 năm, do cần chạy thử, cải tiến, trang bị hạ tầng mạng và thời gian thích ứng của nhân viên.
Lưu ý rằng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần sử dụng tất cả các phân hệ, và việc tính toán chi phí nhân lực ban đầu và duy trì là quan trọng.
Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn
Chỉ cần phát sinh một vấn đề trong bất kỳ khâu nào cũng có thể kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau.
Nếu doanh nghiệp đưa một quy trình chưa được chuẩn hóa lên hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài, có thể gây ra những thất thoát lớn. Một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đưa lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng do các phân hệ sử dụng chung một dòng dữ liệu.
Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
Việc thay đổi hoặc nâng cấp ERP sau khi đã đưa vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể vì tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới, có thể gây xung đột hoặc tê liệt toàn hệ thống, và gây gián đoạn quy trình làm việc.
Kết hợp giữa phần mềm ERP và phần mềm hỗ trợ là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn khi ERP hiện tại chưa đáp ứng đủ nhu cầu hoặc doanh nghiệp có những thay đổi mới.
Trong số các phần mềm được ứng dụng trên thị trường hiện nay, Bizzi được xem là một nút add-on hoàn hảo để giúp doanh nghiệp quản trị vận hành toàn diện và hiệu quả hơn, đặc biệt với các quy trình có tính tùy biến cao mà cấu trúc của ERP gốc gần như cố định.
Vậy giải pháp Bizzi bổ trợ cho phần mềm ERP như thế nào?
Triển khai phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản trị tập trung và đồng bộ nhiều chức năng cốt lõi. Tuy nhiên, do đặc thù thiết kế, các hệ thống ERP thường tập trung vào chuẩn hóa quy trình nội bộ, khó linh hoạt khi doanh nghiệp cần thay đổi hoặc bổ sung các quy trình đặc thù, nhất là ở khâu quản trị tài chính – kế toán, quản lý chi phí và kiểm soát thanh toán.
Bizzi là nền tảng tự động hóa kế toán và kiểm soát thanh toán, được thiết kế để tích hợp trực tiếp với các tính năng phần mềm ERP thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API). Giải pháp của Bizzi đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng vận hành của hệ thống ERP hiện tại mà không cần chỉnh sửa cấu trúc lõi.
Tự động hóa xử lý hóa đơn và chứng từ tài chính kết nối với ERP
Bizzi giúp doanh nghiệp tự động trích xuất, xử lý và đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO), phiếu nhập kho và dữ liệu thanh toán trên hệ thống ERP. Nhờ đó:
- Giảm thời gian xử lý hóa đơn, loại bỏ việc nhập liệu thủ công.
- Đối chiếu chính xác thông tin giữa hóa đơn, PO, phiếu nhập kho và đẩy dữ liệu qua ERP.
- Đảm bảo tính nhất quán dữ liệu giữa bộ phận kế toán, mua hàng và kiểm soát nội bộ.
Quản lý quy trình thanh toán hiệu quả, liên thông dữ liệu với ERP
Khi tích hợp với ERP, Bizzi giúp tự động hóa toàn bộ quy trình thanh toán, từ phê duyệt, kiểm soát ngân sách, theo dõi hạn mức đến lưu trữ chứng từ. Thông tin được đồng bộ 2 chiều, đảm bảo dữ liệu cập nhật và khớp với các phân hệ tài chính – kế toán trên ERP.
- Hỗ trợ kiểm soát thanh toán theo đúng quy trình phê duyệt đã thiết lập.
- Giảm thiểu sai sót và rủi ro khi xử lý công nợ phải trả.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm toán và kiểm soát nội bộ về minh bạch giao dịch.
Linh hoạt mở rộng, không làm gián đoạn ERP hiện tại
Bizzi hoạt động như một giải pháp bổ trợ (add-on), tích hợp thông qua API mở, phù hợp với nhiều hệ thống ERP phổ biến trên thị trường như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo, Bravo… Việc tích hợp này giúp doanh nghiệp:
- Tận dụng tối đa khả năng quản trị của ERP mà không cần chỉnh sửa phần mềm gốc.
- Dễ dàng triển khai, mở rộng mà không ảnh hưởng đến hệ thống đang vận hành.
- Linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu nghiệp vụ đặc thù mà ERP tiêu chuẩn không đáp ứng.
Giảm chi phí vận hành, tăng hiệu quả kiểm soát tài chính
Thông qua việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, đối chiếu chứng từ và quản trị thanh toán, Bizzi giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân sự, hạn chế lỗi thủ công và tối ưu hóa chi phí kiểm toán nội bộ. Đây là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp muốn tăng hiệu quả vận hành tài chính mà không phải đầu tư thêm vào việc nâng cấp hoặc chỉnh sửa ERP.
Tóm lại, Bizzi giúp giải quyết các vấn đề con từ bài toán cốt lõi và các bài toán phát sinh trong tương lai, cho phép doanh nghiệp bao quát hết mọi vấn đề của mình.
Kết luận
ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp. Do đó nắm được bản chất phần mềm ERP là gì cũng như các tính năng cốt lõi sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm và ứng dụng đúng giải pháp..
Tuy nhiên, giống như bất kỳ hệ thống nào khác, tính năng phần mềm ERP cũng tồn tại những điều không hoàn hảo, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những giải pháp để khắc phục kịp thời và hiệu quả. Việc lựa chọn và triển khai ERP cần cân nhắc kỹ lưỡng, đồng thời xem xét phương pháp kết hợp với các phần mềm hỗ trợ như Bizzi để tối ưu hóa quá trình vận hành, đáp ứng đầy đủ và linh hoạt các nhu cầu phát sinh, mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
Để được tư vấn miễn phí và dùng thử sản phẩm, đăng ký ngay dưới đây:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
