Hóa đơn rủi ro là gì? Cách nhận diện, xử lý và phòng tránh rủi ro thuế cho doanh nghiệp

Vai trò của việc nhận diện hóa đơn rủi ro là để doanh nghiệp chủ động phòng tránh, bảo vệ mình khỏi các rắc rối pháp lý, duy trì hoạt động kinh doanh minh bạch, và đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ thuế. 

Vậy bản chất hoá đơn rủi ro là gì? Hệ quả nghiêm trọng của việc sử dụng hoặc hạch toán hóa đơn rủi ro là gì? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết này của Bizzi, đồng thời tham khảo các cách phòng tránh và hướng xử lý khi nghi ngờ hoá đơn rủi ro.

Hóa đơn rủi ro là gì?

Hóa đơn rủi ro là loại hóa đơn thường được cơ quan thuế (Tổng cục Thuế) đưa vào diện kiểm tra, giám sát chặt chẽ. 

Thuật ngữ “hóa đơn rủi ro” dưới góc nhìn pháp lý

Hóa đơn rủi ro là thuật ngữ không được định nghĩa chính thức trong văn bản pháp luật (Nghị định, Thông tư), nhưng được cơ quan thuế sử dụng phổ biến trong thực tiễn quản lý, thanh tra và kiểm tra thuế.

Dưới góc nhìn pháp lý, có thể hiểu: hóa đơn rủi ro là hóa đơn bị gắn cờ cảnh báo, chứ chưa mặc định là hóa đơn sai phạm. Pháp luật hiện hành chưa có khái niệm “hóa đơn rủi ro” như một thuật ngữ pháp lý độc lập.

Đây là khái niệm nghiệp vụ được cơ quan thuế và Hệ thống Quản lý rủi ro thuế (TMS) sử dụng để:

• Phân loại
• Cảnh báo
• Lựa chọn đối tượng thanh tra, kiểm tra

Hóa đơn rủi ro được hiểu như thế nào trong thực tế quản lý thuế?

Trong thực tiễn, hóa đơn rủi ro thường là các hóa đơn có dấu hiệu bất thường hoặc tiềm ẩn vi phạm, bao gồm nhưng không giới hạn ở các nhóm sau:

Rủi ro về giao dịch:

• Giao dịch không có thật, không phát sinh hàng hóa/dịch vụ thực tế.
• Giao dịch không phục vụ hoạt động SXKD của doanh nghiệp.

Rủi ro về doanh nghiệp phát hành

• Doanh nghiệp:
  • Bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh
  • Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục
  • Bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn
• Doanh nghiệp có lịch sử vi phạm về hóa đơn, thuế.

Rủi ro về dữ liệu hóa đơn

• Dữ liệu hóa đơn:
  • Không khớp với hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
  • Có dấu hiệu sửa đổi, thay thế, hủy không đúng quy định
• Thông tin người bán, người mua, mã số thuế có sai lệch.

Rủi ro về quy mô và tần suất

• Giá trị giao dịch bất thường so với:
  • Quy mô vốn
  • Doanh thu
  • Ngành nghề đăng ký của doanh nghiệp
• Phát sinh số lượng lớn hóa đơn trong thời gian ngắn, không tương xứng với năng lực kinh doanh.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ hóa đơn rủi ro là gì vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Quyền khấu trừ thuế GTGT.
• Việc chấp nhận chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
• Nguy cơ bị truy thu, phạt, thậm chí rủi ro hình sự nếu liên quan đến mua bán hóa đơn.

4 dấu hiệu nhận biết hóa đơn rủi ro là gì?

Hóa đơn rủi ro không chỉ là vấn đề “sai sót giấy tờ”, mà là rủi ro thuế & pháp lý thực sự. Doanh nghiệp càng lớn, số lượng hóa đơn càng nhiều dẫn đến việc kiểm soát thủ công càng dễ lọt rủi ro.

Checklist dưới đây  nên được dùng như bước kiểm tra bắt buộc trước khi hạch toán – kê khai – khấu trừ.

1. Dấu hiệu liên quan đến doanh nghiệp phát hành hóa đơn

Kế toán cần đặc biệt cảnh giác nếu bên bán có một hoặc nhiều biểu hiện sau:

• Không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký theo thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp hoặc thông báo của cơ quan thuế.
• Đã ngừng hoạt động, bị cưỡng chế, đóng mã số thuế nhưng vẫn phát hành hóa đơn.
• Doanh nghiệp mới thành lập (vài tháng) nhưng doanh số xuất hóa đơn rất lớn, không phù hợp với quy mô vốn, nhân sự, ngành nghề.
• Thuộc danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế, doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh theo cảnh báo của cơ quan thuế.

Đây là nhóm dấu hiệu bị cơ quan thuế soi đầu tiên, vì liên quan trực tiếp đến hành vi mua bán hóa đơn.

2. Dấu hiệu liên quan đến nội dung và giá trị hóa đơn rủi ro là gì?

Ngay cả khi doanh nghiệp phát hành “có vẻ bình thường”, hóa đơn vẫn có thể rủi ro nếu:

• Sai mã số thuế người bán hoặc người mua.
• Hóa đơn không tồn tại trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (eInvoice).
• Giá trị hàng hóa/dịch vụ cao bất thường so với mặt bằng ngành, quy mô hoặc lịch sử giao dịch.
• Mô tả hàng hóa, dịch vụ chung chung, không rõ chủng loại, quy cách, khối lượng → khó đối chiếu với hoạt động thực tế.
• Lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định tại Nghị định 123 (xuất trước/sau thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế).

Đây là nhóm lỗi rất dễ bị loại chi phí & loại khấu trừ thuế GTGT khi quyết toán.

3. Dấu hiệu liên quan đến dữ liệu hệ thống & khai thuế

Những sai lệch về dữ liệu thường là “cờ đỏ” trong hệ thống quản lý rủi ro thuế:

• Dữ liệu hóa đơn trên hệ thống cơ quan thuế không trùng với dữ liệu doanh nghiệp kê khai.
• Hóa đơn không lên bảng kê trên eTax hoặc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Chênh lệch giữa hóa đơn – tờ khai thuế GTGT – sổ sách kế toán nội bộ.

Các trường hợp này rất dễ bị đưa vào diện kiểm tra sau hoàn/kiểm tra tại trụ sở.

4. Dấu hiệu liên quan đến giao dịch thực tế

Hóa đơn hợp lệ về hình thức nhưng không chứng minh được giao dịch thật vẫn bị xem là rủi ro cao nếu:

• Không có hồ sơ giao dịch đầy đủ: hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất – nhập kho, biên bản nghiệm thu.
• Không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng với giao dịch có giá trị lớn theo quy định.
• Giao hàng không rõ địa điểm, thiếu chứng từ vận chuyển, giao nhận.
  
• Chuỗi giao dịch mua bán lòng vòng giữa nhiều doanh nghiệp nhưng không tạo ra giá trị gia tăng thực.

Đây là nhóm dấu hiệu nguy hiểm nhất, vì có thể bị quy kết là giao dịch giả tạo, mua bán hóa đơn.

Nguyên nhân một hóa đơn bị xếp vào hoá đơn rủi ro là gì?

Một hóa đơn không tự nhiên bị coi là rủi ro. Việc xếp loại này thường đến từ tổng hợp nhiều tín hiệu: pháp lý doanh nghiệp, bản chất giao dịch, quy trình lập hóa đơn và đánh giá từ hệ thống quản lý rủi ro thuế (TMS).

1. Nguyên nhân từ phía doanh nghiệp bán hàng

Đây là nhóm nguyên nhân phổ biến nhất, xuất phát từ chủ thể phát hành hóa đơn:

• Doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh, nhưng vẫn phát sinh hóa đơn.
• Sử dụng hóa đơn với số lượng lớn trong thời gian ngắn, sau đó ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn.
• Thường xuyên thay đổi thông tin pháp lý như:
  • Người đại diện pháp luật
  • Địa chỉ trụ sở
  • Ngành nghề kinh doanh

Những dấu hiệu này khiến cơ quan thuế đánh giá độ tin cậy của bên bán thấp, từ đó kéo theo toàn bộ hóa đơn phát hành bị đưa vào diện theo dõi rủi ro.

2. Nguyên nhân từ bản chất giao dịch

Ngay cả khi doanh nghiệp bán vẫn “tồn tại hợp pháp”, hóa đơn vẫn có thể bị xếp rủi ro nếu giao dịch không phản ánh đúng thực tế kinh tế:

• Không có hoạt động mua bán thực tế, chỉ tồn tại giao dịch trên giấy tờ.
• Hóa đơn khống hoặc mua bán hóa đơn lòng vòng nhằm:
  • Nâng khống chi phí
  • Gian lận khấu trừ thuế GTGT
• Nội dung hóa đơn không khớp với thực tế:
  • Sai số lượng
  • Sai đơn giá
  • Sai loại hàng hóa, dịch vụ

Cơ quan thuế không chỉ nhìn hóa đơn, mà đối chiếu toàn bộ chuỗi giao dịch – dòng tiền – giá trị gia tăng thực.

3. Nguyên nhân từ sai sót trong quy trình lập và quản lý hóa đơn

Không ít hóa đơn bị xếp rủi ro không phải do gian lận, mà do quy trình yếu hoặc thiếu cập nhật:

• Lập hóa đơn sai thời điểm, sai thuế suất, sai mã số thuế.
• Không cập nhật kịp thời quy định mới về hóa đơn điện tử theo:
  • Nghị định 123
  • Thông tư 78

• Không đối chiếu dữ liệu hóa đơn với hệ thống cơ quan thuế trước khi kê khai.

Những lỗi này khiến dữ liệu không đồng nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, dễ bị hệ thống tự động gắn cờ rủi ro.

4. Nguyên nhân từ góc nhìn quản lý rủi ro của cơ quan thuế (TMS)

Cuối cùng, một hóa đơn có thể bị xếp rủi ro không chỉ vì bản thân nó, mà vì liên đới đến hồ sơ rủi ro tổng thể:

• Hệ thống TMS chấm điểm rủi ro dựa trên:
  • Lịch sử sử dụng hóa đơn
  • Hành vi kê khai thuế
  • Thông tin pháp lý của doanh nghiệp
• Hóa đơn liên quan đến doanh nghiệp đã nằm trong nhóm rủi ro cao hoặc từng bị xử phạt vi phạm thuế.

Trong trường hợp này, hóa đơn “bình thường” vẫn có thể bị soi, vì nằm trong mạng lưới rủi ro.

4 tiêu chí cơ quan thuế dùng để đánh giá và cảnh báo hóa đơn rủi ro là gì?

Trong thực tế quản lý thuế, cơ quan thuế không đánh giá hóa đơn theo cảm tính, mà dựa trên tập hợp tiêu chí pháp lý – dữ liệu – hành vi – bản chất giao dịch, được tích hợp vào hệ thống quản lý rủi ro thuế (TMS).

1. Tiêu chí về tình trạng pháp lý của doanh nghiệp phát hành

Đây là tiêu chí được kiểm tra đầu tiên, vì liên quan trực tiếp đến độ tin cậy của bên bán.

Cơ quan thuế đánh giá:

• Doanh nghiệp đang ở trạng thái nào:
  
  • Đang hoạt động
  • Tạm ngừng kinh doanh
  • Ngừng hoạt động
  • Bị cưỡng chế hóa đơn
  • Bị thu hồi mã số thuế
• Doanh nghiệp có:
  • Tên trong danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế
  • Tiền sử sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc bị xử phạt liên quan đến hóa đơn

Chỉ cần doanh nghiệp phát hành nằm trong nhóm rủi ro, toàn bộ hóa đơn liên quan có thể bị đưa vào diện theo dõi, kể cả với bên mua.

2. Tiêu chí về nội dung hóa đơn & tuân thủ Nghị định 123

Hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý về hình thức & nội dung theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cơ quan thuế kiểm tra:

• Hóa đơn có đủ các tiêu thức bắt buộc theo quy định hay không.
• Thông tin trên hóa đơn có trùng khớp với dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
• Có dấu hiệu:
  • Chỉnh sửa, tẩy xóa
  • Phát hành trùng số, trùng ký hiệu
  • Sử dụng sai mẫu, sai loại hóa đơn

Những sai lệch này thường bị hệ thống tự động gắn cờ, không cần đợi đến thanh tra.

3. Tiêu chí về dữ liệu khai thuế & báo cáo hóa đơn

Cơ quan thuế không xem hóa đơn đơn lẻ, mà đối chiếu chéo dữ liệu giữa nhiều nguồn:

• Dữ liệu hóa đơn điện tử
• Tờ khai thuế GTG
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Các câu hỏi trọng tâm:

• Hóa đơn có được kê khai đúng kỳ hay không?
• Số tiền, thuế suất, tiền thuế có khớp giữa các báo cáo?
• Có chênh lệch bất thường giữa dữ liệu khai thuế và dữ liệu hóa đơn trên hệ thống?
  

Bất kỳ sai lệch nào cũng có thể khiến hóa đơn bị đưa vào danh sách cảnh báo rủi ro.

4. Tiêu chí về tính hợp lý – hợp lệ – hợp pháp của chi phí & giao dịch

Đây là tiêu chí quyết định việc hóa đơn có được chấp nhận về thuế hay không, đặc biệt khi quyết toán.

Cơ quan thuế đánh giá:

• Hóa đơn có phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp mua hay không.
• Có sự liên kết logic giữa:
  • Hóa đơn
  • Hợp đồng
  • Chứng từ giao nhận
  • Chứng từ thanh toán (đặc biệt là thanh toán qua ngân hàng)

Hóa đơn đúng hình thức nhưng không chứng minh được giao dịch thật vẫn bị loại chi phí và khấu trừ thuế.

Phân loại rủi ro theo nhóm hóa đơn bán ra và hóa đơn mua vào

Phân loại rủi ro hóa đơn bán ra và mua vào tập trung vào các lỗi thông tin, hình thức, tính hợp pháp,… những điều này đều ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chi phí/doanh thu.

Rủi ro đối với hóa đơn bán ra (đầu ra)

Rủi ro lập sai nội dung hóa đơn

• Sai thông tin khách hàng (tên, MST, địa chỉ).
• Sai thông tin hàng hóa/dịch vụ: tên hàng, số lượng, đơn giá.
• Sai thuế suất GTGT hoặc đối tượng không chịu thuế.

Hậu quả:

• Sai lệch sổ sách kế toán.
• Kê khai thiếu hoặc sai thuế GTGT phải nộp.

Rủi ro bán hàng cho doanh nghiệp thuộc diện rủi ro hóa đơn

• Đối tác thuộc danh sách doanh nghiệp rủi ro cao, bị cưỡng chế hoặc bị điều tra hóa đơn.
• Dù giao dịch là thực, doanh nghiệp bán vẫn phải: Giải trình bản chất giao dịch. Đồng thời cung cấp đầy đủ hồ sơ: hợp đồng, chứng từ giao nhận, thanh toán.
  

Hậu quả:

• Bị cơ quan thuế rà soát ngược.
• Tăng khả năng bị thanh tra, kiểm tra chuyên sâu.

Rủi ro áp dụng sai chính sách giảm thuế, ưu đãi thuế

• Không cập nhật hoặc hiểu sai quy định về giảm thuế, ưu đãi thuế theo từng thời kỳ.
• Áp dụng sai thuế suất GTGT hoặc sai đối tượng được hưởng ưu đãi.

Hậu quả:

• Bị truy thu phần thuế đã giảm sai.
• Bị xử phạt do kê khai sai thuế.

Rủi ro đối với hóa đơn mua vào (đầu vào)

Nhận hóa đơn từ doanh nghiệp rủi ro cao về thuế

• Nhà cung cấp có dấu hiệu vi phạm về hóa đơn, bị cơ quan thuế theo dõi.
• Thay đổi trạng thái pháp lý bất thường (ngừng hoạt động, bỏ trốn).

Hậu quả:

• Bị yêu cầu giải trình nguồn gốc hóa đơn.
• Nguy cơ bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Nhận hóa đơn sai, thiếu thông tin hoặc không khớp thực tế

• Sai mã số thuế, tên, địa chỉ.
• Sai thuế suất, sai mô tả hàng hóa/dịch vụ.
• Không khớp với hợp đồng, phiếu giao nhận, chứng từ thanh toán.

Hậu quả:

• Không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
• Không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nhận hóa đơn bị xác định là hóa đơn bất hợp pháp

• Hóa đơn khống, hóa đơn không hợp lệ, không phản ánh giao dịch thực tế.
• Sử dụng hóa đơn này để kê khai giảm thuế phải nộp.

Hậu quả:

• Bị xử phạt nặng theo Nghị định 125.
• Truy thu thuế, phạt tiền, có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý.

Nhận hóa đơn trong chuỗi mua bán lòng vòng (Carousel fraud)

• Tham gia chuỗi giao dịch nhiều tầng trung gian không tạo giá trị thực.
• Doanh nghiệp chỉ đóng vai trò “mắt xích” trong dòng hóa đơn.

Hậu quả:

• Nguy cơ bị coi là đồng hành vi gian lận.
  
• Phải chứng minh thiện chí, giao dịch thật và vai trò độc lập để tránh bị xử phạt.

Hậu quả khi sử dụng hóa đơn rủi ro là gì? Phạt, truy thu, loại khấu trừ, rủi ro hình sự

Sử dụng hóa đơn rủi ro (hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn khống) gây hậu quả nghiêm trọng như bị truy thu thuế, phạt tiền hành chính (từ 20-50 triệu đồng hoặc cao hơn),…nghiêm trọng hơn là đối mặt rủi ro hình sự.

Hậu quả về thuế GTGT và thuế TNDN

Đối với thuế GTGT

• Loại toàn bộ thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ.
• Không phân biệt:
  • Doanh nghiệp có lỗi hay không
  • Giao dịch có thực nhưng đối tác rủi ro

Nguyên tắc của cơ quan thuế: Thuế GTGT chỉ được khấu trừ khi hóa đơn hợp pháp – hợp lệ – phản ánh giao dịch thật.

Đối với thuế TNDN

• Loại chi phí không hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến:
  • Kết quả kinh doanh
  • Dòng tiền
  • Báo cáo tài chính đã phát hành
• Xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125
  • Phạt tiền khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
  • Biện pháp khắc phục: hủy hóa đơn, điều chỉnh kê khai, nộp bổ sung thuế và tiền chậm nộp.

• Rủi ro hình sự khi có dấu hiệu mua bán, sử dụng hóa đơn trái phép
  • Trốn thuế hoặc mua bán hóa đơn với quy mô lớn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
  • Cá nhân, pháp nhân thương mại đối mặt với mức phạt nặng, đình chỉ hoạt động.

Xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125

Hành vi bị xử phạt

• Sử dụng hóa đơn: Bất hợp pháp, Không hợp lệ, Không phản ánh giao dịch thực tế, Kê khai thuế dựa trên hóa đơn rủi ro.

Hình thức xử phạt

• Phạt tiền tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.
• Truy thu thuế GTGT, TNDN đã kê khai sai.
• Tính tiền chậm nộp trên số thuế bị truy thu.

Biện pháp khắc phục hậu quả

• Hủy hóa đơn sai phạm.
• Điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế.
• Nộp đủ:
  • Thuế thiếu
  • Tiền phạt
  • Tiền chậm nộp

Thực tế: chi phí khắc phục thường cao hơn rất nhiều so với lợi ích thuế ban đầu.

Hóa đơn rủi ro là gì và có được khấu trừ thuế không? Điều kiện để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp

Hoá đơn rủi ro có thể được khấu trừ thuế nếu doanh nghiệp chứng minh được:

• Giao dịch có thật.
• Hóa đơn hợp pháp – hợp lệ tại thời điểm phát sinh.
• Doanh nghiệp không đồng phạm, không biết và không thể biết về hành vi vi phạm của bên bán.

Tuy nhiên, cũng có trường hợp hoá đơn rủi ro không thể được khấu trừ thuế nếu doanh nghiệp chứng minh được:

• Không chứng minh được giao dịch thực tế.
• Hồ sơ chứng từ không đầy đủ, không nhất quán.
• Hóa đơn bị xác định là bất hợp pháp hoặc thuộc chuỗi gian lận.

Điều kiện để bảo vệ quyền khấu trừ thuế GTGT & chi phí hợp lệ

Doanh nghiệp cần chứng minh đồng thời 4 nhóm điều kiện:

Chứng từ pháp lý giao dịch

• Hợp đồng mua bán / cung ứng dịch vụ.
• Phụ lục hợp đồng (nếu có).
• Đơn đặt hàng, báo giá, thỏa thuận giao dịch.

Chứng từ giao nhận – thực hiện dịch vụ

• Biên bản giao nhận hàng hóa.
  
• Phiếu xuất kho – nhập kho.
• Chứng từ vận chuyển, logistics.
• Biên bản nghiệm thu (đối với dịch vụ).

Chứng từ phải phù hợp về thời gian – số lượng – chủng loại so với hóa đơn.

Chứng từ thanh toán hợp lệ

• Thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch trên ngưỡng quy định.
• Sao kê ngân hàng:
  • Đúng đối tác
  • Đúng nội dung
  • Đúng giá trị

Dữ liệu điện tử & đối chiếu hệ thống

• Trạng thái hóa đơn:
  • Tra cứu hợp lệ trên hệ thống hóa đơn điện tử.
• Dữ liệu kê khai:
  • Khớp giữa eInvoice – eTax – sổ kế toán.
• Không có dấu hiệu:
  • Chỉnh sửa, thay thế, hủy hóa đơn bất thường.

Check-list chứng từ cần chuẩn bị khi phát sinh rủi ro hóa đơn là gì?

Hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế

• Hợp đồng + phụ lục.
• Hóa đơn điện tử.
• Biên bản giao nhận / nghiệm thu.
• Phiếu xuất – nhập kho.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Email, tin nhắn, trao đổi nghiệp vụ liên quan.

Cách sắp xếp hồ sơ để giải trình nhanh

• Nhóm theo từng giao dịch (1 giao dịch = 1 bộ hồ sơ).
• Sắp xếp theo timeline:  Hợp đồng → Thực hiện → Hóa đơn → Thanh toán → Kê khai.
• Đánh dấu rõ:
  • Giao dịch nào liên quan đến hóa đơn rủi ro.
  • Chứng từ bổ trợ đi kèm.

Điều doanh nghiệp cần làm khi cơ quan thuế thông báo hóa đơn rủi ro là gì?

Khi gặp trường hợp hoá đơn rủi ro, doanh nghiệp nên phản hồi nhanh – đủ hồ sơ – đúng trọng tâm, tránh để bị đánh giá là không hợp tác.

1. Đọc và hiểu đúng nội dung thông báo (ví dụ: Mẫu 01)

• Xác định rõ:
  • Số hóa đơn
  • Kỳ kê khai liên quan
  • Nội dung bị nghi ngờ, yêu cầu của cơ quan thuế

2. Kiểm tra lại nội bộ

• Đối chiếu:Hóa đơn – hợp đồng – phiếu xuất/nhập kho – chứng từ thanh toán
• Kiểm tra trạng thái pháp lý của bên bán tại thời điểm phát sinh giao dịch

3. Chuẩn bị hồ sơ giải trình

• Lập bảng đối chiếu từng giao dịch.
• Tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch thực tế.

4. Soạn và gửi công văn giải trình

• Nêu rõ:
  • Thông tin doanh nghiệp
  • Thông tin hóa đơn
  • Bản chất giao dịch
  • Danh mục hồ sơ kèm theo
  • Cam kết chịu trách nhiệm

• Gửi đúng thời hạn, đúng cơ quan thuế theo thông báo.

Cách phòng tránh hóa đơn rủi ro là gì? Quy trình kiểm tra và quản lý trong doanh nghiệp

Nguyên tắc cốt lõi để phòng tránh hoá đơn rủi ro là kiểm soát trước khi khấu trừ – trước khi thanh toán – trước khi kê khai.

Bước 1 – Kiểm tra nhà cung cấp trước khi giao dịch

• Tra cứu mã số thuế, tình trạng hoạt động trên hệ thống cơ quan thuế.
• Kiểm tra lịch sử thay đổi:
  • Tình trạng pháp lý
  • Người đại diện
  • Địa chỉ trụ sở
• Đánh giá mức độ rủi ro trước khi ký hợp đồng.

Bước 2 – Kiểm tra hóa đơn trước khi ghi nhận & thanh toán

• Tra cứu trạng thái hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử.
• Đối chiếu:
  • Hóa đơn với  Hợp đồng
  • Hóa đơn với Phiếu nhập kho / Biên bản nghiệm thu
• Kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn giá trị lớn.

Bước 3 – Đối chiếu định kỳ giữa sổ sách & dữ liệu thuế

• So sánh:
  
  • Dữ liệu hóa đơn
  • Tờ khai thuế
  • Báo cáo sử dụng hóa đơn
• Rà soát:
  • Nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro
  • Hóa đơn phát sinh bất thường theo kỳ

Bước 4 – Xây dựng quy trình nội bộ kiểm soát rủi ro hóa đơn

• • Ban hành SOP cho:
    
    • Tiếp nhận
    • Kiểm tra
    • Phê duyệt
    • Lưu trữ hóa đơn
      
  • Phân quyền rõ ràng:
    • Người kiểm tra
    • Người phê duyệt

• Người chịu trách nhiệm cuối cùng

Quy trình kiểm soát hóa đơn và chi phí bằng hệ thống Bizzi

Bizzi là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro hóa đơn từ gốc – Tự động hóa quy trình từ đó sẵn sàng giải trình thuế. Giải pháp Bizzi giúp kiểm soát hóa đơn, chi phí và tránh rủi ro bằng cách tự động hóa quy trình từ tiếp nhận đến xử lý (OCR + AI), xác thực tính hợp lệ của hóa đơn (chữ ký số, trạng thái thuế, khớp PO/GR), cảnh báo sớm hóa đơn rủi ro (nhà cung cấp/hóa đơn có vấn đề) và cung cấp bảng điều khiển quản lý chi tiêu, giúp minh bạch hóa, giảm sai sót thủ công và tuân thủ pháp luật. 

1. Tự động tiếp nhận & phân loại hóa đơn đầu vào (Bizzi IPA)

• Tự động tiếp nhận hóa đơn điện tử từ:
  • Email
  • Cổng hóa đơn
  • Nhà cung cấp
• Trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động.
• Phân loại hóa đơn theo:
  • Nhà cung cấp
  • Phòng ban
  • Dự án
  • Loại chi phí

2. Kiểm tra & cảnh báo rủi ro hóa đơn theo thời gian thực

• Tự động kiểm tra:
  • Mã số thuế
  • Trạng thái hoạt động của nhà cung cấp
• Đối chiếu tiêu thức hóa đơn theo quy định.
• Cảnh báo sớm:
  • Hóa đơn từ doanh nghiệp rủi ro cao
  • Hóa đơn bất thường về giá trị, tần suất

3. Đối chiếu 3 chiều (3-way matching): PO – GR – Invoice

• Tự động đối chiếu:
  • Đơn đặt hàng (PO)
  • Phiếu nhập kho (GR)
  • Hóa đơn
    
• Phát hiện sai lệch:
  
  • Số lượng
  • Đơn giá
  • Chủng loại hàng hóa/dịch vụ

4. Lưu trữ chứng từ tập trung phục vụ kiểm tra, giải trình

• Lưu trữ tập trung: Hóa đơn, Hợp đồng, Phiếu kho, Chứng từ thanh toán
• Truy xuất nhanh 1 giao dịch = 1 bộ hồ sơ đầy đủ khi cơ quan thuế yêu cầu.

5. Liên kết kiểm soát chi phí & ngân sách (Bizzi Expense)

• • Gắn mỗi hóa đơn với:
    • Khoản chi
    • Ngân sách phòng ban
    • Ngân sách dự án
  • Giám sát chi tiêu theo thời gian thực.
  • Cảnh báo vượt ngân sách.

• Tự động hóa quy trình phê duyệt chi dựa trên hóa đơn đã được kiểm soát rủi ro.

Tóm lại, Bizzi biến quy trình kiểm soát hóa đơn từ thủ công và rủi ro thành tự động, minh bạch và hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, tránh sai sót tài chính và tuân thủ pháp luật thuế tốt hơn. 

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn rủi ro là gì?

Hóa đơn rủi ro không đáng sợ nếu doanh nghiệp có quy trình kiểm soát và hồ sơ đầy đủ. Dưới đây là các câu hỏi liên quan đến hoá đơn rủi ro.

1. Làm sao biết hóa đơn mình nhận có phải hóa đơn rủi ro không?

• Tra cứu trạng thái hóa đơn và mã số thuế nhà cung cấp trên hệ thống cơ quan thuế.
• Kiểm tra hóa đơn có dấu hiệu bất thường:
  • Giá trị lớn, tần suất dày
  • Nhà cung cấp mới, ít thông tin

• Nhận thông báo/cảnh báo từ cơ quan thuế hoặc hệ thống kiểm soát nội bộ.

2. Hóa đơn rủi ro có được khấu trừ thuế GTGT không?

• Có thể được khấu trừ nếu doanh nghiệp chứng minh được:
  • Giao dịch có thật
  • Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ
• Không được khấu trừ nếu không chứng minh được bản chất giao dịch hoặc hóa đơn bị xác định là bất hợp pháp.

3. Cơ quan thuế gửi thông báo hóa đơn rủi ro thì có bao lâu để trả lời?

• Thời hạn trả lời ghi cụ thể trong từng thông báo của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp cần phản hồi đúng hạn để tránh bị đánh giá là không hợp tác hoặc bị xử lý tiếp theo.

4. Nhận hóa đơn từ doanh nghiệp sau đó bị bỏ trốn thì xử lý thế nào?

• Chủ động rà soát toàn bộ giao dịch liên quan.
• Chuẩn bị hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
• Giải trình đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp không tự động mất quyền khấu trừ nếu chứng minh được giao dịch là thật và hợp lệ tại thời điểm phát sinh.

5. Những chứng từ nào quan trọng nhất để chứng minh giao dịch là có thật?

• Hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng.
• Biên bản giao nhận, phiếu xuất – nhập kho, nghiệm thu.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Hồ sơ trao đổi nghiệp vụ (email, xác nhận).

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến nội dung hóa đơn rủi ro là gì và cách xử lý đảm bảo pháp luật và tránh rủi ro cho doanh nghiệp. Có thể thấy rằng việc quản lý hóa đơn không chỉ là tuân thủ, mà là bảo vệ tài chính và uy tín doanh nghiệp. Chủ động kiểm soát ngay từ đầu luôn rẻ hơn rất nhiều so với trả giá sau bằng bộ chỉ tiêu rủi ro hóa đơn.

Việc ứng dụng các giải pháp quản lý chi phí hiện đại, đặc biệt là tự động hóa quy trình, giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng tiền, giảm sai sót và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính tổng thể. Đây chính là bước đi cần thiết để tối ưu nguồn lực và đảm bảo tăng trưởng dài hạn.

Giải pháp quản lý chi phí và xử lý hóa đơn của Bizzi mang đến giải pháp quản lý chi phí toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm thời gian xử lý và kiểm soát chi tiêu hiệu quả theo thời gian thực. Được nhiều doanh nghiệp tin tưởng triển khai, Bizzi là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ lợi ích tài chính và nâng tầm quản trị chi phí.

• Đăng ký ngay tại đây để dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/