Từ tháng 7/2022, sử dụng hoá đơn điện tử là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp vậy nên việc tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào là một bước quan trọng, tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa tài chính và đảm bảo tuân thủ thuế. Trong bài viết này, hãy cùng Bizzi tìm hiểu 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử thông dụng nhất hiện nay.
Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào?
- Xác minh tính hợp lệ của hóa đơn
Kiểm tra hóa đơn có hợp pháp không: Xác định xem hóa đơn có được phát hành bởi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp pháp hay không. Tránh rủi ro sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống: Nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế hoặc xử phạt theo quy định của pháp luật.
- Nắm rõ thông tin về đối tác cung cấp
Tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nắm rõ các thông tin liên quan như: Tình trạng hoạt động của nhà cung cấp, Mã số thuế và đăng ký kinh doanh, Lịch sử vi phạm thuế (nếu có), Tính xác thực của hóa đơn
- Đảm bảo việc kê khai thuế chính xác
Nếu doanh nghiệp không tra cứu hóa đơn điện tử kỹ lưỡng có thể mất quyền khấu trừ VAT. Trường hợp kê khai hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp còn bị loại khỏi danh sách hoàn thuế hoặc bị phạt.
- Đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật và kế toán
Tránh bị phạt do vi phạm quy định về hóa đơn: Theo quy định của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế. Đáp ứng yêu cầu kiểm toán và báo cáo tài chính: Khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế, các hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc điều chỉnh báo cáo tài chính.
- Hạn chế gian lận tài chính và thất thoát ngân sách
Dựa vào việc tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát hiện các giao dịch không minh bạch, khai khống chi phí, lập hóa đơn giả để rút tiền doanh nghiệp. Việc tra cứu giúp tăng cường tính minh bạch, đảm bảo rằng tất cả hóa đơn đầu vào đều phản ánh đúng giao dịch thực tế.
- Hỗ trợ kiểm soát dòng tiền và quản lý chi phí hiệu quả
Thông qua việc tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ phác họa được bức tranh tài chính chính xác, xác định chi phí thực tế, tránh các khoản chi không hợp lý, từ đó quyết định tài chính tốt hơn.
Các phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử
Cách 1: Tra cứu trên trang web hệ thống tra cứu hóa đơn
Bước 1: Truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn
- Mở trình duyệt và truy cập vào đường dẫn:
https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html - Giao diện chính của trang web sẽ hiển thị các tùy chọn để tra cứu hóa đơn.
Bước 2: Chọn loại hóa đơn cần tra cứu. Hệ thống sẽ cung cấp hai phương thức tra cứu:
- Tra cứu một hóa đơn (Dành cho tra cứu từng hóa đơn cụ thể)
- Tra cứu nhiều hóa đơn (Dành cho tra cứu hàng loạt hóa đơn)
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu
- Mã số thuế người bán (doanh nghiệp phát hành hóa đơn)
- Loại hóa đơn (Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc loại hóa đơn khác)
- Ký hiệu hóa đơn (Ví dụ: AA/22E)
- Số hóa đơn (Nhập số hóa đơn cần tra cứu).
- Mã xác thực (Captcha) (Nhập đúng mã hiển thị trên màn hình).
Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm” để tra cứu
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút “Tìm kiếm” để hệ thống xử lý.
- Kết quả tra cứu sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn nếu hợp lệ.
Bước 5: Kiểm tra kết quả tra cứu
- Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin
- Tên người bán, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp phát hành hóa đơn.
- Ngày phát hành hóa đơn.
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
- Giá trị hóa đơn và tiền thuế.
- Trạng thái hóa đơn (Hợp lệ, đã hủy, đã thay thế, hoặc không hợp lệ).
Cách 2: Kiểm tra trên trang hóa đơn điện tử của tổng cục Thuế
Cổng thông tin của Tổng cục Thuế cung cấp công cụ để tra cứu hóa đơn điện tử do doanh nghiệp phát hành, giúp kiểm tra tính hợp pháp và thông tin liên quan. Cách thực hiện:
Bước 1: Truy cập Cổng tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết
- Mã số thuế người bán
- Số hóa đơn
- Mã tra cứu (nếu có)
- Ngày phát hành hóa đơn
Bước 4: Nhập mã captcha và nhấn “Tra cứu”
Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử trên Bizzi
Với Bizzi, bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hóa đơn điện tử. Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tại website của Bizzi được cụ thể hóa như sau:
- Bước 1: Truy cập trang và Tải thông tin hóa đơn điện tử lên hệ thống Bizzi ( file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Sau khi nhận được thông tin của hóa đơn, Bizzi sẽ tiến hành xử lý tự động bao gồm việc đọc hóa đơn, kiểm tra thông tin hoá đơn với Tổng cục thuế, kiểm tra thông tin người bán và các thông tin khác liên quan. Thời gian xử lý một hoá đơn điện tử sẽ mất từ 10 đến 30s thay vì 5 đến 10 phút cho việc xử lý thủ công.
Sau khi xử lý Bizzi sẽ thông báo cho người dùng biết tình trạng hóa đơn: Đã xử lý, Hoá đơn trùng, Hoá đơn bị lỗi (Không tải được hoá đơn XML, file XML không hợp lệ, không có thông tin tra cứu,…)
- Bước 2: Kiểm tra thông tin hóa đơn.
Các hoá đơn đã xử lý sẽ được tự động đẩy vào menu Hoá đơn mua vào. Người dùng có thể xem chi tiết thông tin hoá đơn bằng cách nhấn chuột vào số hoá đơn.
– Thông tin chi tiết hoá đơn:
Ngoài việc kiểm tra thông tin hóa đơn, người dùng cũng có thể dán nhãn và đính kèm các thông tin khác như hợp đồng, chứng từ, ghi chú… cho hóa đơn này.
- Bước 3: Hệ thống trả kết quả kiểm tra hóa đơn:
| Kết quả kiểm tra hóa đơn |
Kiểm tra với hệ thống Tổng cục thuế |
|
|
- Bước 4: Xuất dữ liệu.
Các thông tin của hóa đơn được kết xuất theo các định dạng phổ biến trên thị trường như MISA, FAST, SmartPro. Để xuất được file dữ liệu này, bạn nhấn chọn nút góc trên bên phải màn hình tại Menu Hóa đơn mua vào, sau đó chọn định dạng theo nhu cầu
Lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào
- Đảm bảo thông tin nhập vào chính xác tuyệt đối
Sai sót nhỏ trong thông tin nhập vào có thể khiến hệ thống không tìm thấy hóa đơn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn nhập đúng mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và chọn đúng loại hóa đơn (Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,…) khi tra cứu hóa đơn điện tử. - Hóa đơn không xuất hiện trên hệ thống, liên hệ ngay với nhà cung cấp để xác minh.
Nếu hóa đơn chưa hiển thị khi tra cứu hóa đơn điện từ, có thể do bên phát hành chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thuế. Hãy liên hệ với bên bán để xác nhận tình trạng cập nhật hóa đơn. Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn để đối chiếu sau này. - Kiểm tra tình trạng của hóa đơn
Sau khi tra cứu hóa đơn điện tử và các thông tin được hiển thị, cần xem trạng thái hóa đơn: Hợp lệ – Hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế; Bị hủy – Không sử dụng được, có thể do lỗi hoặc thay thế bằng hóa đơn khác; Thay thế hoặc điều chỉnh – Hóa đơn đã được sửa đổi, cần kiểm tra hóa đơn mới. Nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc bị hủy, doanh nghiệp không nên sử dụng để kê khai thuế. - Cẩn trọng với hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp lệ
Một số hóa đơn có thể không được đăng ký trên hệ thống do gian lận thuế. Khi tra cứu hóa đơn điện tử, nếu không tìm thấy hóa đơn, cần liên hệ ngay với bên bán để xác minh. Nếu nghi ngờ hóa đơn giả, báo cáo với cơ quan thuế để tránh rủi ro pháp lý. Đồng thời, doanh nghiệp không nên thanh toán khi chưa xác minh hóa đơn hợp lệ trên hệ thống thuế.
Lưu lại kết quả tra cứu để đối chiếu và kiểm toán sau này
Sau khi tra cứu hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp nên lưu lại kết quả tra cứu để làm bằng chứng đối chiếu sau này. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật.
Kết luận
Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào là bước quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán doanh nghiệp. Việc kiểm tra hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán mà còn hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế. Dựa trên những nhu cầu thiết yếu của thị trường, Bizzi đã xây dựng và phát triển phần mềm xử lý hóa đơn hỗ trợ cho doanh nghiệp trong đó bước đầu tiên là phần mềm xử lý hóa đơn tự động thay thế cho giải pháp kiểm tra và nhập liệu truyền thống. Thay vì tra cứu hóa đơn điện tử và xử lý theo cách truyền thống, công ty có thể giảm sai sót, tăng hiệu suất vì mỗi hóa đơn điện tử được xử lý, chiết xuất dữ liệu chưa đến 30 giây với Bizzi.
Giải pháp của Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hoá khoảng 90% quy trình xử lý hoá đơn từ nhà cung cấp như tải hoá đơn, đọc hóa đơn, kiểm tra thông tin hoá đơn, giúp giảm 80% thời gian và tiết kiệm phí xử lý còn khoảng 1 ly trà đá/ mỗi hóa đơn.
- Bizzi cung cấp cho doanh nghiệp 1 email riêng, miễn phí để nhận hóa đơn điện tử
- Bizzi tự động tải xuống và đọc hóa đơn điện tử
- Tự động tính kiểm tra hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn
- Tự động trích xuất dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán và ERP
- Lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng với hệ thống lưu trữ 10 năm
