Trong quá trình quyết toán thuế hoặc kiểm tra hồ sơ, rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình huống hóa đơn bị loại: không được khấu trừ thuế GTGT, không được tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Vấn đề không chỉ nằm ở thuế, mà ảnh hưởng trực tiếp đến cách hạch toán kế toán, điều chỉnh báo cáo tài chính và rủi ro truy thu – xử phạt.
Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hóa đơn bị loại, phân tích từng trường hợp cụ thể và đưa ra nguyên tắc xử lý đúng chuẩn để kế toán không bị “sai từ gốc”.
Tóm tắt nhanh – dành cho kế toán & CFO
Hạch toán hoá đơn bị loại là việc điều chỉnh kế toán – thuế đối với các hóa đơn không được cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Nếu xử lý sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, loại chi phí, phạt theo Nghị định 125 và sai lệch báo cáo tài chính.
Điểm mấu chốt: Vấn đề không chỉ nằm ở bút toán, mà nằm ở quy trình kiểm soát hóa đơn trước khi hạch toán.
Hóa đơn rủi ro là gì và vì sao liên quan trực tiếp đến việc hạch toán?
Hóa đơn rủi ro không phải là thuật ngữ được định nghĩa trong luật. Đây là cụm từ được cơ quan thuế và hệ thống quản lý rủi ro (TMS) sử dụng để chỉ các hóa đơn có dấu hiệu bất thường, cần xác minh.
Một số dấu hiệu thường gặp:
- Hóa đơn không tồn tại hoặc không tra cứu được trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp phát hành hóa đơn đã bỏ địa chỉ kinh doanh, ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn.
- Dữ liệu hóa đơn không khớp giữa eInvoice – TMS – tờ khai thuế.
- Giao dịch trên hóa đơn không có thật, thuộc chuỗi mua bán lòng vòng.
- Hóa đơn sai thông tin bắt buộc: MST, thuế suất, ngày hóa đơn, nội dung hàng hóa.
“Hóa đơn bị loại” là kết quả cuối cùng khi cơ quan thuế không chấp nhận hóa đơn đó để khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Điểm quan trọng: Khi hóa đơn bị loại, kế toán bắt buộc phải xử lý hạch toán hoá đơn bị loại, nếu không doanh nghiệp có thể bị:
- Truy thu thuế.
- Điều chỉnh BCTC.
- Phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Các trường hợp hóa đơn bị coi là bị loại và ảnh hưởng đến hạch toán
Hóa đơn thường bị xếp vào diện rủi ro hoặc bị loại khi rơi vào các trường hợp sau:
- Hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ đăng ký.
- Hóa đơn không tồn tại hoặc sai lệch dữ liệu so với hệ thống hóa đơn điện tử.
- Giao dịch không có thật hoặc thuộc chuỗi mua bán hóa đơn.
- Hóa đơn sai MST, sai thuế suất, sai ngày hóa đơn, sai nội dung bắt buộc.
- Hóa đơn từ doanh nghiệp nằm trong danh sách rủi ro cao của hệ thống TMS.
- Hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa, tẩy xóa, trùng số, trùng ký hiệu.
Những trường hợp này khiến kế toán phải xác định rõ:
- Có được ghi nhận chi phí kế toán hay không?
- Có được khấu trừ thuế GTGT hay không?
- Điều chỉnh vào thời điểm nào để không sai kỳ?
Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn bị loại chi phí dù đã hạch toán đúng?
Thực tế, phần lớn hóa đơn bị loại không xuất phát từ sai bút toán, mà từ:
- Không kiểm tra trạng thái nhà cung cấp trước khi nhận hóa đơn
- Không đối chiếu PO – GR – Invoice
- Thiếu chứng từ ngay từ thời điểm phát sinh
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang kiểm soát hóa đơn ngay từ đầu, thay vì xử lý khi đã bị thông báo rủi ro.
→ Xem quy trình kiểm soát hóa đơn đầu vào mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng
Nguyên tắc chung khi xử lý và hạch toán hoá đơn bị loại/ hoá đơn rủi ro
Khi xử lý hóa đơn rủi ro, kế toán cần bám sát các văn bản sau:
- Điều kiện chi phí được trừ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực 1/7/2025).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC về triển khai hóa đơn điện tử.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính thuế – hóa đơn.
Những văn bản này quy định rõ khi nào hóa đơn đủ điều kiện hợp pháp. Nếu không thỏa mãn, hóa đơn sẽ bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán.
Kế toán không được xóa hoặc đảo bút toán chi phí đã ghi nhận nếu giao dịch có thật. Chi phí kế toán phản ánh giao dịch thực tế, còn chi phí thuế chỉ là phần được cơ quan thuế chấp nhận.
Khi hồ sơ chưa đầy đủ hoặc đang chờ xác minh, kế toán không nên hạch toán thẳng. Một số tài khoản được dùng để treo:
- TK 338 – Phải trả khác
- TK 138 – Phải thu khác
- Tài khoản nội bộ theo dõi hóa đơn rủi ro
Khi có kết luận, điều chỉnh thuế GTGT và chi phí theo đúng bản chất. Treo giúp doanh nghiệp tránh rủi ro điều chỉnh sai kỳ hoặc ghi nhận chi phí không chắc chắn.
Mỗi hóa đơn rủi ro phải có thời điểm xử lý: trước khi lập BCTC và trước khi quyết toán thuế năm.
Làm sao để hạn chế việc phải hạch toán hoá đơn bị loại?
Có cách nào để không phải xử lý các bút toán này thường xuyên không? Một số doanh nghiệp giảm đáng kể hóa đơn bị loại bằng cách:
- Kiểm tra MST & trạng thái NCC ngay khi nhận hóa đơn
- Đối chiếu 3 chiều PO – GR – Invoice
- Gắn nhãn rủi ro và treo hóa đơn từ đầu
Đây là workflow mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng khi triển khai Bizzi Invoice & AP Automation.
→ Xem Bizzi hỗ trợ kiểm soát hóa đơn trước hạch toán như thế nào
Cách hạch toán từng loại hóa đơn bị loại
Khi hóa đơn bị cơ quan thuế loại (loại thuế GTGT, loại chi phí hoặc cả hai), kế toán không được xử lý máy móc. Nguyên tắc quan trọng nhất là: Phân biệt rõ chi phí kế toán và chi phí thuế.
Chi phí kế toán phản ánh giao dịch thực tế; chi phí thuế là phần được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán.
Dưới đây là cách hạch toán chi tiết theo từng loại hóa đơn thường gặp.
Hóa đơn mua hàng bị loại
Trường hợp chỉ bị loại thuế GTGT
Đây là tình huống phổ biến khi giao dịch có thật nhưng hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế (ví dụ: NCC rủi ro, sai tiêu thức, thanh toán tiền mặt > 20 triệu…).
Khi đó, thuế GTGT đầu vào bị loại phải được tính thẳng vào chi phí hoặc giá vốn, tùy bản chất khoản mua:
Nợ 642 / 154 / 156 (phần thuế GTGT bị loại)
Có 133 (thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ)
Chi phí kế toán vẫn được ghi nhận đầy đủ; chỉ phần thuế GTGT không còn nằm ở TK 133.
Trường hợp bị loại cả giá trị hàng hóa
Xảy ra khi cơ quan thuế không chấp nhận toàn bộ hóa đơn, thường do giao dịch không chứng minh được tính thực tế hoặc NCC bỏ trốn.
Khi đó, kế toán cần đảo chi phí hoặc hàng tồn kho đã ghi nhận, đồng thời theo dõi khoản chi này riêng để xử lý thuế:
Nợ 138 / 331
Có 156 / 642 / 154
Khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN và sẽ được loại tại chỉ tiêu B4.
Hóa đơn bán hàng bị loại
Trường hợp hóa đơn không có giao dịch thật
Nếu cơ quan thuế kết luận không phát sinh giao dịch, doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh lại toàn bộ phần thuế và chi phí liên quan:
Nợ 811 – Chi phí khác
Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Có 3334 – Thuế TNDN bị truy thu
Đây là trường hợp rủi ro cao vì có thể kéo theo xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm.
Trường hợp giao dịch có thật nhưng hóa đơn sai
Nếu giao dịch thực tế tồn tại (có hàng hóa, dịch vụ, chứng từ), kế toán giữ nguyên doanh thu kế toán, chỉ điều chỉnh phần thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế. Doanh thu không bị đảo nếu bản chất kinh tế không thay đổi.
Hóa đơn chi phí văn phòng – điện – nước bị loại
Khi chỉ bị loại thuế GTGT
Phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được tính vào chi phí:
Nợ 642
Có 133
Khi bị loại chi phí
Trong trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận chi phí (thiếu hợp đồng, sai đối tượng sử dụng…), kế toán vẫn giữ chi phí trên sổ sách kế toán, nhưng khi quyết toán thuế sẽ loại tại chỉ tiêu B4 – chi phí không được trừ.
Điều này giúp BCTC phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh.
Hóa đơn lãi vay – chi phí tài chính bị loại
Chi phí lãi vay vẫn được hạch toán bình thường vào TK 635 vì phản ánh nghĩa vụ tài chính thực tế.
Nếu khoản vay:
- Vượt trần theo quy định,
- Không đủ hồ sơ,
- Không phục vụ SXKD,
thì chi phí lãi vay đó chỉ bị loại khi quyết toán thuế TNDN, tại chỉ tiêu B4. Không phát sinh điều chỉnh thuế GTGT vì lãi vay không chịu thuế GTGT.
Hóa đơn nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ (CCDC) bị loại
Chỉ bị loại thuế GTGT
Thuế GTGT bị loại được phân bổ vào chi phí hoặc giá thành:
Nợ 154 / 623 / 627 / 642
Có 133
Bị loại cả chi phí
Khi toàn bộ hóa đơn bị loại, kế toán cần hoàn nhập phần NVL/CCDC đã ghi nhận:
Nợ 138 / 331
Có 152 / 153 / 154
Khoản này sau đó được loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
Hóa đơn mua tài sản cố định (TSCĐ) bị loại
Chỉ bị loại thuế GTGT
Phần thuế GTGT không được khấu trừ sẽ:
- Giảm TK 133
- Tăng nguyên giá TSCĐ (TK 211) hoặc chi phí liên quan
Việc này làm tăng chi phí khấu hao trong các kỳ sau.
Bị loại cả tài sản
Nếu TSCĐ không được cơ quan thuế chấp nhận:
- Hoàn nhập nguyên giá TK 211
- Điều chỉnh khấu hao đã trích
- Phần tổn thất ghi nhận vào:
Nợ 811 – Chi phí khác
Hóa đơn chi phí marketing – quảng cáo bị loại
Khi chỉ bị loại thuế GTGT
Nợ 641 / 6427
Có 133
Khi bị loại chi phí
Chi phí marketing – quảng cáo vẫn giữ nguyên trên sổ kế toán để phản ánh hoạt động thực tế, nhưng khi quyết toán thuế sẽ bị loại tại chỉ tiêu B4.
Bộ chứng từ bắt buộc để quyết định giữ hay loại chi phí khi hóa đơn rủi ro
Khi cơ quan thuế đánh giá một hóa đơn có rủi ro, hóa đơn không phải là yếu tố quyết định duy nhất. Thực tế, cơ quan thuế luôn xem xét toàn bộ chuỗi giao dịch, từ thỏa thuận ban đầu đến thanh toán cuối cùng, để kết luận giao dịch có thật hay không.
Một hóa đơn bị nghi ngờ vẫn có thể được chấp nhận chi phí nếu doanh nghiệp chứng minh được bản chất giao dịch thông qua bộ chứng từ đầy đủ và nhất quán.
Dưới đây là bộ hồ sơ “xương sống” mà kế toán bắt buộc phải có.
1. Hợp đồng và phụ lục hợp đồng
Hợp đồng là căn cứ pháp lý đầu tiên để chứng minh:
- Giao dịch có thỏa thuận trước
- Có đối tượng, giá trị, thời điểm và trách nhiệm rõ ràng
Phụ lục hợp đồng (nếu có) giúp làm rõ:
- Thay đổi giá
- Thay đổi khối lượng
- Điều chỉnh tiến độ thực hiện
Rất nhiều hóa đơn bị loại vì không có hợp đồng hoặc hợp đồng ký sau thời điểm hóa đơn, khiến giao dịch bị đánh giá là “hợp thức hóa”.
2. Đơn đặt hàng (PO)
PO là bằng chứng thể hiện ý chí mua hàng cụ thể, đặc biệt quan trọng với:
- Mua hàng hóa
- Dịch vụ theo từng đợt
- Giao dịch lặp lại với nhà cung cấp
Cơ quan thuế thường đối chiếu:
- Ngày PO ↔ ngày hóa đơn
- Nội dung PO ↔ nội dung hóa đơn
- Số lượng – đơn giá ↔ chứng từ giao nhận
PO không khớp là dấu hiệu rủi ro rất dễ bị soi.
3. Biên bản giao nhận – nghiệm thu
Đây là chứng từ chứng minh giao dịch đã hoàn thành.
- Với hàng hóa: biên bản giao nhận, nghiệm thu khối lượng
- Với dịch vụ: biên bản nghiệm thu công việc, xác nhận hoàn thành
Nếu không có chứng từ này, cơ quan thuế thường đặt câu hỏi:
“Hàng/dịch vụ đã thực sự được cung cấp hay chưa?”
4. Phiếu xuất kho – nhập kho
Phiếu xuất – nhập kho giúp chứng minh:
- Dòng chảy vật chất của hàng hóa
- Thời điểm phát sinh chi phí
Cơ quan thuế thường đối chiếu:
- Ngày nhập kho ↔ ngày hóa đơn
- Số lượng nhập ↔ số lượng trên hóa đơn
- Địa điểm giao nhận ↔ thông tin hợp đồng
Thiếu phiếu kho là điểm trừ lớn khi giải trình hóa đơn rủi ro.
5. Chứng từ thanh toán (UNC, sao kê ngân hàng)
Thanh toán qua ngân hàng là điều kiện bắt buộc với nhiều loại chi phí có giá trị lớn.
Chứng từ thanh toán cần thể hiện:
- Đúng bên trả – bên nhận
- Nội dung thanh toán khớp với hóa đơn
- Thời điểm thanh toán hợp lý
Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản vòng hoặc không rõ nội dung là dấu hiệu rủi ro cao.
6. Email, log trao đổi, tài liệu nội bộ
Đây là nhóm chứng từ bổ trợ nhưng cực kỳ giá trị trong các case khó.
Email, chat, log hệ thống giúp chứng minh:
- Quá trình trao đổi thực tế
- Thương lượng, điều chỉnh, xác nhận công việc
- Quan hệ giao dịch có thật giữa hai bên
Trong nhiều cuộc thanh tra, email là yếu tố “gỡ điểm” rất hiệu quả khi các chứng từ chính chưa đủ mạnh.
7. Biên bản xác minh hóa đơn từ cơ quan thuế
Khi hóa đơn bị đưa vào diện xác minh, các biên bản làm việc, thông báo hoặc kết luận của cơ quan thuế là tài liệu bắt buộc phải lưu.
Đây là căn cứ để:
- Quyết định giữ hay loại chi phí
- Điều chỉnh hạch toán đúng thời điểm
- Giải trình trong các kỳ sau
8. Công văn giải trình và phản hồi của doanh nghiệp
Công văn giải trình là tài liệu tổng hợp toàn bộ lập luận của doanh nghiệp:
- Giải thích bản chất giao dịch
- Dẫn chiếu chứng từ
- Cam kết trách nhiệm pháp lý
Một công văn rõ ràng, logic, dẫn chứng đầy đủ có thể giúp doanh nghiệp giữ được chi phí ngay cả khi hóa đơn bị nghi ngờ ban đầu.
Rủi ro khi hạch toán sai hoặc không loại hóa đơn rủi ro đúng cách
Hóa đơn rủi ro không chỉ là vấn đề kỹ thuật kế toán. Nếu doanh nghiệp không xử lý và hạch toán đúng cách, rủi ro phát sinh không dừng ở việc bị loại chi phí, mà có thể kéo theo hệ quả thuế – pháp lý – tài chính rất nghiêm trọng.
Bị loại khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Khi hóa đơn bị cơ quan thuế kết luận không đủ điều kiện hợp pháp, toàn bộ thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ sẽ bị loại. Doanh nghiệp buộc phải:
- Hoàn trả số thuế đã khấu trừ
- Điều chỉnh lại tờ khai thuế các kỳ liên quan
Điều này làm tăng chi phí thực tế và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, đặc biệt với các doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn.
Bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN
Chi phí từ hóa đơn rủi ro nếu không được chấp nhận sẽ:
- Bị loại khỏi chi phí được trừ
- Làm tăng lợi nhuận chịu thuế
Hệ quả là thuế TNDN phải nộp tăng, dù chi phí đó đã thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
Bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Ngoài việc truy thu thuế, doanh nghiệp còn có thể bị:
- Phạt 20% số thuế khai thiếu
- Tính tiền chậm nộp tính từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế
Trong các cuộc thanh tra, đây là khoản phạt thường khiến doanh nghiệp “mất nhiều hơn tưởng”.
Nguy cơ bị đánh giá là tiếp tay cho hành vi mua bán hóa đơn
Nếu doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hóa đơn rủi ro hoặc không có quy trình kiểm soát chặt, cơ quan thuế có thể đánh giá doanh nghiệp:
- Thiếu trách nhiệm trong kiểm soát chứng từ
- Có dấu hiệu tiếp tay cho hành vi mua bán hóa đơn
Đây là rủi ro đặc biệt nghiêm trọng vì có thể kéo theo xác minh mở rộng và thanh tra toàn diện.
Sai lệch báo cáo tài chính
Hạch toán sai hóa đơn rủi ro dẫn đến:
- Sai lệch chi phí, lợi nhuận
- Sai các chỉ số tài chính quan trọng
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Khả năng vay vốn ngân hàng
- Đánh giá tín nhiệm doanh nghiệp
- Uy tín khi làm việc với đối tác, nhà đầu tư
Trách nhiệm trực tiếp của kế toán
Trong nhiều trường hợp, kế toán là người chịu trách nhiệm trực tiếp giải trình khi:
- Hồ sơ chứng từ không đầy đủ
- Hạch toán sai bản chất
- Không theo dõi riêng hóa đơn rủi ro
Khi xảy ra tranh chấp với cơ quan thuế, kế toán thường là người đầu tiên bị yêu cầu giải trình và chịu áp lực lớn nhất.
Tóm lại, rủi ro lớn nhất không nằm ở bản thân hóa đơn rủi ro, mà nằm ở việc hạch toán và xử lý sai hóa đơn rủi ro. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt ngay từ đầu, chuẩn hóa quy trình kế toán và thuế để bảo vệ chi phí, báo cáo tài chính và chính đội ngũ kế toán của mình.
Quy trình kiểm soát hóa đơn trước khi hạch toán hoá đơn bị loại (giảm rủi ro bị xuất toán)
Trong thực tế thanh tra – kiểm tra thuế, phần lớn rủi ro không phát sinh ở bước hạch toán, mà xuất hiện từ giai đoạn tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn ban đầu. Một hóa đơn nếu đã được kiểm soát đúng ngay từ đầu sẽ giảm đáng kể khả năng bị đưa vào diện rủi ro, bị yêu cầu giải trình hoặc bị loại chi phí về sau.
Dưới đây là quy trình kiểm soát hóa đơn chuẩn mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng, kết hợp cùng công cụ tự động như Bizzi để hạn chế sai sót thủ công.
1. Tiếp nhận và đọc hóa đơn
Ngay khi hóa đơn đầu vào được tiếp nhận, cần thực hiện việc đọc – phân loại – gắn ngữ cảnh sử dụng cho hóa đơn đó.
Ở bước này, Bizzi hỗ trợ:
- Tự động tải hóa đơn điện tử từ nhiều nguồn.
- Đọc dữ liệu hóa đơn (OCR + eInvoice).
- Phân loại theo:
- Nhà cung cấp (NCC)
- Phòng ban sử dụng
- Dự án, mục đích chi tiêu
Việc phân loại ngay từ đầu giúp kế toán nhìn thấy bức tranh chi phí rõ ràng, tránh tình trạng “hóa đơn về rồi mới tìm xem dùng cho việc gì”.
2. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
Đây là bước quan trọng nhất để loại bỏ rủi ro trước khi hạch toán hoá đơn bị loại.
Cần kiểm tra đồng thời:
- Mã số thuế nhà cung cấp.
- Trạng thái hoạt động trên hệ thống eTax (đang hoạt động, ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ…).
- Các tiêu thức bắt buộc của hóa đơn theo:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Bizzi hỗ trợ tự động:
- Tra cứu MST nhà cung cấp.
- Cảnh báo nhà cung cấp nằm trong nhóm rủi ro.
- Đánh dấu hóa đơn có dấu hiệu nghi vấn (sai tiêu thức, dữ liệu bất thường).
Nhờ đó, kế toán không phải kiểm tra thủ công từng hóa đơn, đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn.
3. Đối chiếu 3 chiều (PO – GR – Invoice)
Đối chiếu 3 chiều là tiêu chí then chốt mà cơ quan thuế thường dùng để đánh giá giao dịch có thật hay không.
Bizzi thực hiện:
- So khớp tự động giữa:
- PO (đơn đặt hàng)
- GR (biên bản giao nhận/nghiệm thu)
- Invoice (hóa đơn)
- Highlight các điểm lệch:
- Số lượng
- Đơn giá
- Chủng loại hàng hóa/dịch vụ
Nếu PO – GR – Invoice không khớp, hóa đơn rất dễ bị đưa vào diện rủi ro khi thanh tra.
4. Gắn nhãn rủi ro cho hóa đơn
Sau khi kiểm tra và đối chiếu, mỗi hóa đơn cần được gắn trạng thái rõ ràng trước khi hạch toán:
- Hóa đơn sạch: Đủ hồ sơ, đủ điều kiện → hạch toán bình thường.
- Hóa đơn thiếu hồ sơ: Yêu cầu bổ sung hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán trước khi hạch toán.
- Hóa đơn rủi ro: Treo theo dõi riêng hoặc loại ngay, không đưa thẳng vào chi phí.
Bizzi cho phép gắn nhãn và theo dõi hóa đơn theo từng trạng thái, giúp kế toán không bị nhầm lẫn giữa hóa đơn an toàn và hóa đơn rủi ro.
5. Hạch toán và phân bổ ngân sách
Chỉ khi hóa đơn đạt đủ điều kiện, kế toán mới tiến hành hạch toán hoá đơn bị loại.
Bizzi kết nối với module Expense giúp:
- Theo dõi chi tiêu theo phòng ban, dự án.
- So sánh chi phí thực tế với ngân sách đã duyệt.
- Cảnh báo vượt ngân sách hoặc chi phí bất thường.
Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát rủi ro thuế, mà còn kiểm soát chi phí vận hành.
Case điển hình
Một doanh nghiệp nhận Thông báo Mẫu 01 yêu cầu giải trình hóa đơn đầu vào. Nhờ đã kiểm soát hóa đơn ngay từ đầu trên Bizzi, doanh nghiệp có sẵn:
- PO
- GR
- Invoice
- Chứng từ thanh toán
Toàn bộ hồ sơ được trích xuất trong vòng 1 ngày, gửi giải trình kịp thời và không bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
Các câu hỏi thường gặp
Một số câu hỏi thường gặp trong quá trình hạch toán hoá đơn bị loại.
Hóa đơn rủi ro có phải hạch toán vào chi phí không?
Không hạch toán ngay. Khi hóa đơn thuộc diện rủi ro và chưa có kết luận chính thức, kế toán nên treo theo dõi riêng. Chỉ hạch toán vào chi phí khi đủ hồ sơ và được xác nhận giao dịch hợp lệ.
Thuế GTGT bị loại hạch toán thế nào?
Thuế GTGT đầu vào bị loại không được khấu trừ và phải tính vào chi phí hoặc giá vốn tùy theo bản chất khoản chi (chi phí quản lý, giá thành, hàng tồn kho).
Hóa đơn nhiều năm trước bị xuất toán phải xử lý ra sao?
Kế toán thực hiện điều chỉnh hồi tố theo kết luận của cơ quan thuế, đồng thời kê khai bổ sung, nộp truy thu và tiền chậm nộp (nếu có). Không được điều chỉnh vào chi phí của kỳ hiện tại.
Nên treo hay loại hóa đơn rủi ro?
Nguyên tắc an toàn là: chưa có kết luận thì treo, có kết luận thì loại hoặc điều chỉnh theo đúng bản chất và quy định thuế – kế toán. Tránh hạch toán vội dẫn đến sai kỳ.
Chi phí quảng cáo bị loại thuế thì hạch toán thế nào?
Chi phí quảng cáo vẫn được ghi nhận đầy đủ trên sổ kế toán. Phần chi phí không được cơ quan thuế chấp nhận sẽ bị loại tại chỉ tiêu B4 khi quyết toán thuế TNDN, không xóa chi phí kế toán.
Kết luận
Hạch toán hóa đơn bị loại đòi hỏi kế toán phải hiểu đúng bản chất giao dịch và nắm vững các quy định về thuế – kế toán. Điểm cốt lõi không nằm ở việc hóa đơn có bị cơ quan thuế loại hay không, mà ở việc phân tách rõ giữa chi phí kế toán và chi phí thuế.
Nguyên tắc xử lý an toàn là: khi chưa chắc chắn thì treo, khi đã có kết luận chính thức từ cơ quan thuế thì điều chỉnh đúng tài khoản và đúng kỳ. Việc hạch toán sai hoặc xử lý vội vàng hóa đơn rủi ro có thể khiến doanh nghiệp bị xuất toán chi phí, truy thu thuế và ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính.
Một quy trình kiểm soát hóa đơn rõ ràng trước khi hạch toán, kết hợp với công cụ tự động như Bizzi, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi hạch toán hóa đơn bị loại, giữ vững chi phí hợp lệ và bảo vệ báo cáo tài chính một cách chủ động, bền vững.
