Hoá đơn điện tử file XML chứa đầy đủ thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, mã số thuế, danh sách sản phẩm/dịch vụ, tổng giá trị và VAT, được xem là định dạng chuẩn để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử lên Tổng Cục Thuế.
Trong bài viết này của Bizzi, hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách đọc và sử dụng hiệu quả hoá đơn điện tử file XML.
Hóa đơn Điện tử file XML là gì?
Hóa đơn điện tử file XML là một tập tin chứa dữ liệu hóa đơn theo định dạng XML (Extensible Markup Language).
Mục đích chính của hoá đơn điện tử file XML là truyền tải và trao đổi thông tin hóa đơn một cách minh bạch, đồng bộ giữa các hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin. Cụ thể hơn:
- Chứng minh giao dịch hợp pháp: Khi cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc thanh tra yêu cầu, bạn cần cung cấp file XML để chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn.
- Lưu trữ theo luật: Doanh nghiệp phải lưu file XML trong suốt thời gian lưu trữ chứng từ kế toán (thường tối thiểu 10 năm).
- Tra cứu & xác minh: Bạn có thể dùng file XML để kiểm tra chữ ký số, tra cứu thông tin trực tiếp trên cổng Tổng cục Thuế, đảm bảo hóa đơn là thật, không bị chỉnh sửa.
- Chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống: Phần mềm kế toán, ERP, hay hệ thống quản trị doanh nghiệp thường nhập dữ liệu hóa đơn từ XML để tự động hạch toán, tránh nhập tay.
- Chuyển đổi thành bản in/PDF: Khi cần in chứng từ hoặc gửi cho đối tác, bạn mở file XML và xuất ra PDF để hiển thị dạng hóa đơn quen thuộc.
Đặc điểm của hóa đơn điện tử file XML
- Cấu trúc dữ liệu rõ ràng: Dữ liệu được tổ chức và mô tả thông qua các thẻ XML, tăng tính minh bạch và dễ quản lý.
- Trao đổi và chia sẻ dễ dàng: Là chuẩn mở, có thể được đọc và xử lý bởi nhiều ứng dụng và hệ thống khác nhau.
- An toàn và bảo mật: Có thể áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa và chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn và bí mật thông tin.
- Lưu trữ và truy xuất dễ dàng: Dữ liệu hóa đơn XML được lưu trữ và quản lý, giúp việc tìm kiếm và truy xuất khi cần trở nên thuận tiện.
Giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử file XML
- Hoá đơn điện tử File XML có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi, thể hiện tính pháp lý cho toàn bộ dữ liệu hóa đơn, là căn cứ để xuất hóa đơn và đối chiếu dữ liệu.
- Hóa đơn điện tử hợp pháp cần được lưu trữ đồng thời cả hai dạng PDF và XML, với nội dung trùng khớp và đúng định dạng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Cách tải hóa đơn điện tử file XML
Hiện nay có 4 phương pháp phổ biến nhất được áp dụng trong việc tải hoá đơn điện tử file XML, dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Tải hóa đơn điện tử file XML từ Cổng Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn)
- Bước 1: Truy cập trang web chính thức: hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử của doanh nghiệp.
- Bước 3: Điều hướng đến mục “Tra cứu” và chọn “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin tra cứu: Mã số thuế người bán, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, và các thông tin yêu cầu khác.
- Bước 5: Nhấn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả hóa đơn tương ứng.
- Bước 6: Chọn hóa đơn bạn muốn tải về và nhấn nút “Tải về”.
- Bước 7: Lựa chọn định dạng tải về (chọn tải file XML và có thể tải thêm PDF để xem).
Tải hóa đơn điện tử file XML từ hệ thống nhà cung cấp (MISA, Viettel, VNPT, BKAV…)
- Bước 1: Mở email thông báo phát hành hóa đơn từ người bán và nhấp vào đường link tra cứu được cung cấp.
- Bước 2: Nhập “Mã tra cứu hóa đơn” (mã này thường được gửi kèm trong email hoặc in trên bản thể hiện PDF của hóa đơn).
- Bước 3: Sau khi nhập mã, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn. Bạn chỉ cần chọn tùy chọn tải về định dạng XML và PDF.
Tải hóa đơn điện tử file XML từ Email giao dịch
- Hình thức: Người bán đính kèm file hóa đơn (thường có cả định dạng .XML và .PDF) trong email xác nhận giao dịch.
- Các bước thực hiện:
- Mở email giao dịch: Truy cập vào tài khoản email của bạn và tìm email chứa hóa đơn điện tử từ người bán.
- Tải tệp XML: Tìm và tải tệp hóa đơn điện tử có định dạng XML được đính kèm trong email về máy tính của bạn
- Lưu ý bảo mật: Luôn kiểm tra kỹ địa chỉ email người gửi để tránh các email lừa đảo, gây rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
Tải hóa đơn điện tử file XML từ Website/Cổng tra cứu riêng của Người bán
- Hình thức: Người bán cung cấp một cổng thông tin trên website của họ.
- Các bước thực hiện:
- Truy cập website tra cứu hóa đơn điện tử của người bán: Tìm và vào trang web tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (phần mềm hóa đơn điện tử) mà người bán sử dụng.
- Tìm mục tra cứu: Trên website đó, tìm đến mục “Tra cứu hóa đơn” hoặc “tra cứu hóa đơn điện tử“.
- Nhập thông tin tra cứu: Mã số thuế của người bán, mã tra cứu hóa đơn. Nhập mã captcha nếu hệ thống yêu cầu.
- Tìm kiếm: Nhấn nút “Tìm kiếm” hoặc “Tra cứu hóa đơn” để hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn.
- Tải hóa đơn: Nhấn vào nút “Tải XML” (hoặc “Tải về”) để tải file XML về máy.
Cách đọc hóa đơn điện tử file XML
Nhìn chung với các hình thức tải hoá đơn điện tử file XML kể trên, bạn có thể tuỳ chọn xem dưới dạng PDF. Nếu vẫn muốn tải xuống hoá đơn điện tử file XML để tiện cho việc lưu trữ sau này, bạn cần mã hoá file đó bằng cách sử dụng các phần mềm đọc hóa đơn. Dưới đây là tổng hợp một số hình thức phổ biến nhất:
Mở trực tiếp bằng trình duyệt
Click chuột phải vào file, chọn “Open with” và chọn trình duyệt (ví dụ: Internet Explorer, Microsoft Edge). Tuy nhiên, cách này thường chỉ hiển thị dữ liệu dưới dạng code.
Dùng phần mềm đọc hóa đơn file XML
- iTaxViewer (của Tổng cục Thuế)
- Tải miễn phí tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Mở phần mềm → Chọn chức năng Đọc hóa đơn XML → Tải file lên → hệ thống hiển thị hóa đơn theo mẫu chuẩn (rõ ràng như bản PDF).
- Phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn (VNPT, MISA, Meinvoice, BKAV…)
- Đăng nhập tài khoản → Dùng chức năng Tra cứu / Đọc XML → Chọn file để xem.
- Tra cứu trên webstie tổng cục thuế:
-
- Truy cập website: http://tracuu.ehoadon.vn (hoặc http://hoadondientu.gdt.gov.vn).
- Tìm tùy chọn “Tra cứu bằng file XML” hoặc tải lên file.
- Chọn “Chọn file”, sau đó tìm và tải lên tệp XML hóa đơn của bạn.
- Hệ thống sẽ đọc và hiển thị thông tin hóa đơn.
Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của Hóa đơn Điện tử file XML
Đây là bước quan trọng để chắc chắn hóa đơn bạn nhận là thật – hợp lệ – được Cơ quan Thuế chấp nhận.
- Kiểm tra định dạng và cấu trúc XML: Đảm bảo cấu trúc chuẩn, các thẻ XML đầy đủ, không lỗi kết thúc thẻ hoặc thiếu thuộc tính bắt buộc, và mã hóa UTF-8.
- Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số: Sử dụng các phần mềm chuyên dụng (Bizzi). Nếu hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị trạng thái “hợp lệ“. Nếu bị sửa đổi, chữ ký số sẽ mất hoặc báo lỗi.
- Kiểm tra mã tra cứu trên website của Tổng cục Thuế: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn, nhập mã số thuế người bán và mã tra cứu hóa đơn để xác minh thông tin.
- Kiểm tra nội dung hóa đơn: Đối chiếu các thông tin trong file XML với giao dịch thực tế để đảm bảo không có sai sót.
- Kiểm tra tính toàn vẹn của file: Đảm bảo file không bị chỉnh sửa sau khi ký số. File bị lỗi hoặc chỉnh sửa có thể làm chữ ký số không hợp lệ.
Quy định và Cách thức Lưu trữ Hóa đơn Điện tử file XML
Hiểu đúng về quy định & cách lưu trữ file XML là cực kỳ quan trọng, vì đây là chứng từ gốc mà cơ quan thuế yêu cầu.
Quy định pháp luật về lưu trữ
Theo Luật Kế toán 2015, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế:
- Hóa đơn điện tử phải lưu trữ dưới dạng dữ liệu gốc XML (theo đúng chuẩn cơ quan thuế).
- Thời gian lưu trữ: tối thiểu 10 năm (như chứng từ kế toán khác).
- Đảm bảo tính toàn vẹn & khả năng truy cập:
- Không được làm thay đổi nội dung trong file XML.
- Phải có khả năng tra cứu, in ra hoặc xuất trình khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
- Lưu cả bản thể hiện (PDF): để tiện xem/in khi cần, nhưng giá trị pháp lý vẫn nằm ở XML.
Nếu doanh nghiệp không lưu trữ hoặc làm mất file XML → khi cơ quan thuế yêu cầu xuất trình sẽ bị coi là không có chứng từ hợp lệ (có thể bị loại chi phí, phạt hành chính).
Các phương pháp lưu trữ hoá đơn điện tử file XML an toàn:
- Lưu trữ phân loại theo loại hóa đơn:
- Hóa đơn mua vào: Lưu trong thư mục riêng theo tên nhà cung cấp hoặc mã số thuế, kèm ngày/tháng giao dịch. Nên lưu cả file XML và bản PDF.
- Hóa đơn bán ra: Trích xuất file XML từ phần mềm, lưu trữ theo tháng/quý/năm với tên file rõ ràng. Tuyệt đối không chỉnh sửa nội dung file XML sau khi đã ký số.
- Lưu trữ tập trung trên nền tảng số: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng lưu trữ và tra cứu tập trung. Thiết lập hệ thống lưu trữ đám mây hoặc nội bộ có phân quyền truy cập và sao lưu định kỳ.
- Tuân thủ thời hạn và định dạng lưu trữ: Đảm bảo khả năng tra cứu, truy xuất dữ liệu khi có yêu cầu và lưu đúng định dạng file XML gốc đã ký số.
Tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hoá đơn điện tử file XML với Bizzi
Ứng dụng Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn quy trình lưu trữ, tra cứu, kiểm tra và hạch toán từ file XML, giảm rủi ro thất lạc, tiết kiệm thời gian – chi phí, và đảm bảo tuân thủ quy định thuế. Tại sao nói như vậy? Hãy cùng xem bảng phân tích các tiêu chí dưới đây để thấy sự khác biệt giữa phương thức quản lý truyền thống và khi ứng dụng Bizzi:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử file XML (truyền thống) | Giải pháp tự động hóa Bizzi |
| Bản chất | Một tập tin dữ liệu, chỉ là vật chứa thông tin hóa đơn. | Một hệ thống thông minh, xử lý và quản lý tập tin hóa đơn. |
| Vai trò chính | Cung cấp dữ liệu thô, yêu cầu xử lý thủ công hoặc bán tự động. | Tự động hóa toàn bộ quy trình, từ tiếp nhận đến lưu trữ và tích hợp dữ liệu. |
| Tiếp nhận hóa đơn | Kế toán hoặc nhân viên phải tải từng file XML từ email hoặc trang web. | Bizzi Bot tự động quét và tải hàng loạt file XML từ nhiều nguồn khác nhau. |
| Kiểm tra tính hợp lệ | Thực hiện thủ công bằng cách mở file, kiểm tra chữ ký số qua phần mềm, đối chiếu trên trang web của Tổng cục Thuế. | Tự động kiểm tra định dạng, cấu trúc, và tính hợp lệ của chữ ký số trong file XML ngay khi tiếp nhận. |
| Đối chiếu dữ liệu | Nhân viên kế toán phải đối chiếu thủ công từng thông tin trong file XML với PO và GR. | Tự động đối chiếu thông tin trong file XML với PO và GR theo thời gian thực, phát hiện sai lệch. |
| Xử lý & nhập liệu | Kế toán phải nhập liệu thủ công các thông tin từ file XML vào hệ thống kế toán hoặc ERP. | Tự động trích xuất dữ liệu từ file XML và đồng bộ trực tiếp vào phần mềm kế toán hoặc ERP. |
| Lưu trữ | Lưu trữ thủ công trên máy tính, ổ cứng, hoặc email. Dễ bị thất lạc, khó truy xuất và không đảm bảo an toàn. | Tự động lưu trữ trên nền tảng đám mây an toàn, tuân thủ quy định pháp luật. Dữ liệu được sắp xếp khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất. |
| Tạo hóa đơn đầu ra | Sử dụng phần mềm riêng để tạo và xuất hóa đơn định dạng XML. | Tự động tạo hóa đơn đầu ra theo chuẩn XML của cơ quan thuế, hỗ trợ tạo hóa đơn hàng loạt. |
Tóm lại, sản phẩm hoá đơn điện tử B-invoice của Bizzi sở hữu nhiều ưu điểm, đưa đến lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp khi tận dụng tối đa các tính năng:
- Tự động hóa & chuẩn hóa: XML được hệ thống Bizzi xử lý theo chuẩn thuế ngay từ đầu — giảm lỗi nhập tay, sai thông tin.
- Tìm kiếm & tra cứu nhanh: XML gốc được lưu trữ có tổ chức, Bizzi cho phép tìm kiếm nhanh với các điều kiện (số hóa đơn, ngày, bên bán, v.v.), tiết kiệm thời gian so với tìm trong file rải rác.
- An toàn dữ liệu: Lưu trữ có tiêu chuẩn bảo mật cao và có chữ ký số, QR, chống giả mạo — giúp doanh nghiệp an tâm, hạn chế rủi ro bị từ chối hóa đơn.
- Chi phí lưu trữ & vận hành giảm: không cần in, không cần lưu kho bảo quản hóa đơn giấy, giảm chi phí giấy mực, vận chuyển, bảo quản.
- Khả năng mở rộng & tích hợp: Khi doanh nghiệp lớn hơn, cần tích hợp với ERP, phần mềm quản trị, bán hàng, Bizzi hỗ trợ điều ấy rất tốt — giúp XML hóa đơn trở thành phần của hệ thống lớn, không chỉ đơn lẻ.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến hoá đơn điện tử file XML. Việc lưu trữ hoá đơn điện tử file XML là đặc biệt quan trọng bởi khi cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc thanh tra yêu cầu, bạn cần cung cấp file XML để chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn. Do vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn việc quản lý, lưu trữ hoá đơn điện tử thông qua các giải pháp công nghệ.
Với B-invoice, doanh nghiệp có thể xử lý và đối soát số hoá đơn gấp 10 lần hiện tại nhưng vẫn giảm tải được đến 95% thời gian và nhân lực. Giờ đây, bộ phận kế toán sẽ yên tâm về tính chính xác và minh bạch khi quản lý hoá đơn, hạn chế tối đa các rủi ro về thuế. Để được tư vấn cụ thể hơn, đăng ký đặt lịch ngay tại đây: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
