Với tốc độ tăng trưởng toàn cầu, Roll Group – tập đoàn dẫn đầu trong lĩnh vực vận tải và nâng hạ hàng hóa nặng – đã đối mặt với thách thức xử lý hàng chục nghìn hóa đơn mỗi năm. Bằng cách áp dụng giải pháp số hóa, Roll Group không chỉ tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn mà còn tăng cường minh bạch, tiết kiệm thời gian và kiểm soát chặt chẽ chi tiêu.
1. Giới thiệu về Roll Group
Roll Group là tập đoàn dẫn đầu trong lĩnh vực vận chuyển và nâng hạ hàng hóa siêu trường, siêu trọng với mạng lưới hoạt động tại Mỹ, Hà Lan, Anh, Singapore và Úc. Tập đoàn sở hữu hai đơn vị chính:
- RollDock: Vận hành đội tàu hiện đại với khả năng bốc dỡ hàng hóa độc đáo, phục vụ các dự án vận chuyển hàng nặng trên toàn thế giới.
- Roll-Lift: Cung cấp giải pháp kỹ thuật sáng tạo trong nâng hạ, vận chuyển và lắp đặt tại chỗ cho các công trình xây dựng và công nghiệp.
Mỗi năm, Roll Group xử lý khoảng 10.000 hóa đơn từ các nhà cung cấp trên toàn cầu, sử dụng tới 30 loại tiền tệ khác nhau. Việc quản lý hóa đơn từng được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công, khiến quy trình trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót. Tăng trưởng quốc tế nhanh chóng đã đặt ra nhu cầu bức thiết về một giải pháp hiện đại hơn, nhằm tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính.
2. Thách thức trong quy trình xử lý hoá đơn
Trước khi chuyển đổi sang tự động hóa, Roll Group gặp phải nhiều vấn đề trong việc quản lý chi phí và xử lý hóa đơn:
- Thiếu minh bạch: Các hóa đơn giấy được chuyển qua nhiều bộ phận mà không có lộ trình kiểm tra rõ ràng, gây khó khăn trong việc theo dõi trạng thái phê duyệt.
- Hóa đơn thất lạc: Do không có quy trình quản lý tập trung, hóa đơn thường bị mất hoặc xử lý chậm trễ, ảnh hưởng đến việc thanh toán đúng hạn.
- Khó kiểm soát chi tiêu: Đội ngũ tài chính thiếu công cụ để giám sát chi tiêu và các cam kết tài chính tại các văn phòng quốc tế.
- Tăng khối lượng công việc hành chính: Quy trình thủ công khiến đội ngũ tài chính mất nhiều thời gian vào các tác vụ nhập liệu, thay vì tập trung vào công việc chiến lược.
Với sự phức tạp ngày càng tăng, Roll Group nhận thấy cần phải triển khai một giải pháp xử lý hóa đơn tự động, có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại để cải thiện hiệu quả và tăng tính minh bạch.
3. Giải pháp tự động hóa hóa đơn
Roll Group đã triển khai một nền tảng tự động hóa xử lý hóa đơn nhằm giải quyết các thách thức trên. Giải pháp này cung cấp một quy trình hoàn toàn tự động từ nhận, phê duyệt đến lưu trữ hóa đơn, với các tính năng nổi bật:
- Số hóa hóa đơn: Hóa đơn được quét và nhập vào hệ thống ngay khi nhận, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.
- Tự động hóa phê duyệt: Quy trình phê duyệt dựa trên trung tâm chi phí, tự động gửi hóa đơn đến người quản lý phụ trách để xét duyệt qua luồng công việc (workflow) tự động.
- Tích hợp linh hoạt: Hệ thống kết nối chặt chẽ với nền tảng kế toán hiện tại, đảm bảo các hóa đơn được chuyển trực tiếp vào phần mềm kế toán sau khi phê duyệt.
- Quản lý hợp đồng dài hạn: Tích hợp tính năng quản lý hợp đồng giúp theo dõi các cam kết tài chính dài hạn như hợp đồng thuê, giảm thiểu khối lượng công việc hành chính.
4. Kết quả sau khi triển khai
Giải pháp tự động hóa đã mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho Roll Group:
- Tăng cường minh bạch: Mọi hóa đơn đều được quản lý tập trung, giúp đội ngũ tài chính dễ dàng theo dõi trạng thái và người chịu trách nhiệm phê duyệt.
- Giảm thời gian xử lý: Thời gian xử lý hóa đơn giảm xuống chỉ còn hai ngày, thậm chí nhanh hơn, nhờ quy trình tự động.
- Quản lý chi phí hiệu quả: Các báo cáo chi tiết cung cấp cái nhìn tổng quan về chi phí và các cam kết tài chính, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.
- Loại bỏ sai sót: Quy trình số hóa và tự động hóa giúp giảm thiểu các lỗi thủ công thường gặp trong xử lý hóa đơn giấy.
- Hỗ trợ làm việc từ xa: Với nền tảng trực tuyến, người quản lý có thể phê duyệt hóa đơn từ bất kỳ đâu, đảm bảo tính liên tục trong vận hành quốc tế.
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn không chỉ giúp Roll Group tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch, tăng cường kiểm soát tài chính và tối ưu hóa hiệu quả làm việc. Đây là một ví dụ điển hình về cách các doanh nghiệp có thể tận dụng công nghệ để giải quyết các thách thức trong quản lý chi phí, đồng thời tạo nền tảng bền vững cho sự phát triển trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Việc triển khai giải pháp tự động hóa đã giúp Roll Group nâng cao năng lực cạnh tranh, củng cố vị thế trong ngành và mở ra cơ hội phát triển bền vững trong tương lai.
5. Bizzi xử lý hoá đơn: Giải pháp tự động hóa hiệu quả
Quản lý hóa đơn điện tử chưa bao giờ dễ dàng đến thế với Bizzi Bot – trợ lý số hóa thông minh, ứng dụng công nghệ tiên tiến RPA và AI. Với khả năng xử lý hóa đơn trong tích tắc, Bizzi Bot không chỉ tăng hiệu suất mà còn giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí, trở thành giải pháp không thể thiếu cho hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam.
Bizzi Bot được tích hợp RPA (Robotic Process Automation) kết hợp trí tuệ nhân tạo AI, mang lại:
- Độ chính xác lên đến 99%, loại bỏ lỗi do nhập liệu thủ công.
- Hoạt động 24/7, đảm bảo không bỏ sót hóa đơn nào dù ở bất kỳ thời điểm nào.
- Tiết kiệm tới 2.000 giờ mỗi năm, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.
Chỉ với 3 bước đơn giản
- Tạo email miễn phí nhận hóa đơn điện tử: Bizzi thiết lập một địa chỉ email riêng để doanh nghiệp bạn nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.
- Tự động tải và kiểm tra hóa đơn: Bizzi Bot tự động tải xuống, kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu thông tin hóa đơn.
- Duyệt và xuất dữ liệu: Bạn chỉ cần duyệt hóa đơn và xuất dữ liệu theo nhu cầu để đồng bộ với hệ thống kế toán.
Lợi ích Bizzi xử lý hoá đơn mang lại:
Tăng hiệu suất
Thời gian xử lý hóa đơn được rút ngắn đáng kể, chỉ 30 giây/hóa đơn.
Dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ chiến lược thay vì xử lý thủ công.
Giảm sai sót và thất lạc hóa đơn
Loại bỏ hoàn toàn nỗi lo nhập liệu sai hoặc thất lạc hóa đơn.
Bizzi quản lý tập trung và khoa học tất cả hóa đơn, từ giấy đến điện tử, tại một nơi.
Tiết kiệm chi phí
Dịch vụ được tùy chỉnh theo quy mô doanh nghiệp, phù hợp với mọi nhu cầu.
Chi phí mỗi hóa đơn chỉ bằng một ly trà đá, nhưng mang lại giá trị vượt trội.
GS25, PNJ, Grab, và Phú Mỹ Hưng là những doanh nghiệp tiên phong áp dụng Bizzi Bot để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Từ việc giảm thiểu sai sót đến tối ưu quy trình, Bizzi đã trở thành trợ lý đáng tin cậy trong hành trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp.
Khám phá Bizzi xử lý hoá đơn ngay hôm nay để tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn và tăng hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!
👉 Truy cập ngay: https://bizzi.vn/xu-ly-hoa-don/
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
