Sai sót thường gặp trên hóa đơn điện tử và cách xử lý theo quy định mới nhất

Sai sót trên hóa đơn là những lỗi phát sinh trong quá trình lập – phát hành – tiếp nhận – kê khai hóa đơn, khiến hóa đơn không đáp ứng đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử. Các sai sót này có thể đến từ: Lỗi kỹ thuật (nhập sai thông tin, hệ thống), Lỗi nghiệp vụ (hiểu sai quy định, quy trình kiểm soát yếu), Rủi ro từ đối tác (nhà cung cấp rủi ro, DN bỏ trốn, hóa đơn không hợp pháp)

Bài viết này của Bizzi sẽ phân tích các rủi ro sai sót hóa đơn thường gặp và cách phòng tránh cũng như xử lý đúng theo quy định pháp luật.

Sai sót trên hóa đơn là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm hơn bao giờ hết?

Sai sót trên hóa đơn là các lỗi phát sinh trong quá trình lập, phát hành, tiếp nhận hoặc kê khai hóa đơn, khiến hóa đơn không đáp ứng đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử.  Những lỗi này có thể đến từ nghiệp vụ nội bộ, hệ thống kỹ thuật hoặc từ nhà cung cấp rủi ro.

Các sai sót phổ biến

• Sai thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, ngày hóa đơn
• Sai nội dung hàng hóa, đơn giá, thuế suất
• Kê khai sai kỳ, trùng hoặc chưa đủ điều kiện khấu trừ
• Nhận hóa đơn rủi ro từ doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động

Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm hơn bao giờ hết?

Trong bối cảnh quản lý hóa đơn điện tử ngày càng siết chặt, sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến:

• Không được khấu trừ thuế GTGT
• Bị loại chi phí khi quyết toán thuế
• Bị xử phạt, truy thu và đưa vào diện rủi ro cao

Sai sót hóa đơn không còn là lỗi nghiệp vụ đơn lẻ, mà đã trở thành rủi ro tài chính và rủi ro tuân thủ mà doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát từ sớm.

Sai sót hóa đơn hiện nay được pháp luật quy định và điều chỉnh theo những văn bản nào?

Hiện nay, sai sót trên hóa đơn được pháp luật Việt Nam điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản pháp lý sau:

1. Luật Quản lý thuế

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
  Là nền tảng pháp lý cao nhất, quy định nguyên tắc quản lý, sử dụng hóa đơn, trách nhiệm của người nộp thuế và chế tài xử lý vi phạm liên quan đến hóa đơn.

2. Nghị định về hóa đơn điện tử

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
  Quy định chi tiết về lập, phát hành, sử dụng, điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung, thay thế và xử lý sai sót hóa đơn điện tử.

3. Thông tư hướng dẫn

• Thông tư 78/2021/TT-BTC
  Hướng dẫn cụ thể việc triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, bao gồm:
  • Các trường hợp hóa đơn sai sót
  • Cách xử lý điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn điện tử

4. Văn bản xử phạt vi phạm hành chính

• Nghị định 125/2020/NĐ-CP
  Quy định mức phạt đối với các hành vi sai sót, vi phạm về hóa đơn và thuế, từ lỗi hành chính đến hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

sai sót hóa đơn không xử lý theo một văn bản đơn lẻ, mà chịu sự điều chỉnh đồng thời của Luật – Nghị định – Thông tư – chế tài xử phạt, khiến doanh nghiệp bắt buộc phải hiểu đúng và kiểm soát chặt ngay từ đầu

Các loại sai sót thường gặp trên hóa đơn được phân loại như thế nào?

Trong thực tế, sai sót trên hóa đơn có thể được phân loại thành 3 nhóm chính, dựa trên bản chất lỗi và mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

1. Sai sót thông tin trên hóa đơn

Là các lỗi liên quan đến thông tin nhận diện và nội dung cơ bản của hóa đơn, bao gồm:

• Sai tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ
• Sai thông tin người mua/người bán
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính

Tác động:

• Gây khó khăn cho việc đối chiếu, kiểm tra
• Có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
• Trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử phạt hành chính

2. Sai sót về giá trị và nghĩa vụ thuế

Là các lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền và nghĩa vụ thuế phải nộp, như:

• Sai số lượng, đơn giá, thành tiền
• Áp sai thuế suất VAT
• Tính sai tiền thuế, tổng giá thanh toán

Tác động:

• Không được khấu trừ thuế GTGT
• Bị truy thu, phạt chậm nộp
• Là nhóm sai sót rủi ro cao, thường bị cơ quan thuế “soi” kỹ

3. Sai sót về kỹ thuật, thời điểm và quản lý hóa đơn

Phát sinh trong quy trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn, bao gồm:

• Lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định
• Kê khai sai kỳ, kê khai trùng hóa đơn
• Lỗi hệ thống, ký số, truyền dữ liệu chậm hoặc sai
• Quản lý hóa đơn thiếu kiểm soát, không lưu trữ đầy đủ

Tác động:

• Tăng rủi ro vi phạm quy định về hóa đơn điện tử
• Dễ bị cảnh báo rủi ro, thanh tra – kiểm tra thuế
• Ảnh hưởng đến tính minh bạch và uy tín doanh nghiệp

Việc phân loại rõ 3 nhóm sai sót này giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ rủi ro, lựa chọn cách xử lý phù hợp và xây dựng hệ thống kiểm soát hóa đơn hiệu quả hơn.

Sai sót thường gặp trên hóa đơn tác động thế nào đến kê khai, chi phí và rủi ro thuế của doanh nghiệp?

Sai sót trên hóa đơn không chỉ là lỗi nghiệp vụ đơn lẻ, mà ảnh hưởng trực tiếp đến kê khai thuế, chi phí được trừ và mức độ rủi ro thuế của doanh nghiệp.

1. Tác động đến kê khai thuế

• Hóa đơn sai thông tin, sai giá trị hoặc lập sai thời điểm có thể không đủ điều kiện kê khai hợp lệ.
• Doanh nghiệp phải điều chỉnh, kê khai bổ sung, làm tăng khối lượng công việc và rủi ro sai tiếp.
• Trường hợp kê khai hóa đơn không hợp lệ có thể bị xử phạt và tính tiền chậm nộp.

2. Tác động đến chi phí được trừ

• Hóa đơn sai sót dễ bị loại khỏi chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.
• Đặc biệt với hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp rủi ro, chi phí dù có giao dịch thực vẫn có thể không được chấp nhận.
• Điều này làm tăng thu nhập chịu thuế và nghĩa vụ thuế phải nộp.

3. Tác động đến rủi ro thuế và thanh tra

• Doanh nghiệp có nhiều hóa đơn sai sót sẽ bị đánh giá rủi ro cao trên hệ thống quản lý của cơ quan thuế
• Dễ bị đưa vào diện kiểm tra, thanh tra thường xuyên, kéo dài thời gian và gián đoạn hoạt động.
• Rủi ro tích lũy có thể ảnh hưởng đến uy tín, dòng tiền và khả năng mở rộng kinh doanh.

Tóm lại, mỗi sai sót thường gặp trên hóa đơn đều có “chi phí ẩn”, không chỉ là tiền phạt mà còn là rủi ro thuế dài hạn. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát sai sót ngay từ đầu, thay vì xử lý bị động khi cơ quan thuế đã vào cuộc.

Doanh nghiệp bị xử phạt như thế nào khi gặp rủi ro sai sót hóa đơn theo quy định mới?

Các hình thức xử phạt hành chính liên quan sai sót hóa đơn được quy định chủ yếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và đang được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 16/01/2026) với mức phạt tăng và cách tính rõ ràng hơn cho từng nhóm hóa đơn. 

Vi phạm nội dung – sai sót thông tin hóa đơn

Ví dụ sai sót:

• Sai tên, mã số thuế, địa chỉ, thông tin người mua/bán;
• Nội dung, số lượng – đơn giá – thuế suất nhập không đúng. 

Mức phạt (theo Nghị định 125):

• 3 – 5 triệu đồng nếu sai nhưng không làm chậm nộp thuế;
• 4 – 8 triệu đồng nếu sai theo quy định về hóa đơn đã lập. 

Lưu ý: Nếu hóa đơn được điều chỉnh kịp thời và đúng quy trình, có thể không bị phạt ở một số trường hợp.

Vi phạm thời điểm lập hóa đơn

Theo quy định mới (Nghị định 310/2025): Thay vì phạt mỗi hóa đơn một mức cố định, thì phạt tùy vào số lượng hóa đơn vi phạm trong cùng một hành vi. 

Số hóa đơn sai	Mức phạt áp dụng (cho tổ chức)
1 hóa đơn	Cảnh cáo
2–<10	~0,5 – 1,5 triệu
10–<20	~2 – 5 triệu
20–<50	~5 – 15 triệu
50–<100	~15 – 30 triệu
≥100	~30 – 70 triệu

Đây là mức phạt mới áp dụng từ 16/01/2026, thay thế quy định cũ chỉ 3–8 triệu cho lỗi phát hành sai thời điểm. Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng/hóa đơn không đúng thời điểm bị xác định là vi phạm riêng biệt và có mức phạt lớn hơn.

Chậm nộp báo cáo, gửi dữ liệu hóa đơn

Sai sót ở phía chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế cũng bị xử phạt:

• 2 – 5 triệu nếu gửi trễ 1–5 ngày;
• 5 – 8 triệu nếu trễ 6–10 ngày;
• 10 – 20 triệu nếu trễ ≥11 ngày hoặc không gửi.

Đặc biệt quan trọng với hệ thống e-invoice điện tử.

Các vi phạm khác có thể bị xử phạt

Hành vi	Mức phạt
Dùng hóa đơn bất hợp pháp/fake	20 – 50 triệu và yêu cầu hủy
Không báo cáo, gửi thông tin hóa đơn đúng hạn	~1 – 16 triệu
Bán/hợp thức hóa đơn chưa phát hành	~15 – 50 triệu

Trong thực tế, sai sót thường gặp trên hóa đơn được chia theo mức rủi ro Low/Medium/High như thế nào?

Dưới đây là cách phân loại sai sót hóa đơn theo mức độ rủi ro Low / Medium / High trong thực tế, dựa trên cách cơ quan thuế đánh giá rủi ro, mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và khả năng bị thanh tra:

Low Risk – Rủi ro thấp

Đặc điểm:

• Lỗi mang tính hình thức, kỹ thuật
• Không làm thay đổi nghĩa vụ thuế
• Dễ phát hiện, dễ điều chỉnh

Ví dụ:

• Sai chính tả tên người mua
• Sai địa chỉ nhưng đúng mã số thuế
• Thiếu thông tin không trọng yếu
• Lỗi hiển thị, lỗi định dạng hệ thống

Đánh giá rủi ro: Thường chỉ cần điều chỉnh/thay thế hóa đơn, ít hoặc không bị xử phạt nếu xử lý kịp thời.

Medium Risk – Rủi ro trung bình

Đặc điểm:

• Ảnh hưởng đến kê khai, hạch toán
• Có khả năng làm sai lệch chi phí hoặc thuế, nhưng chưa có dấu hiệu gian lận
• Cần giải trình khi bị kiểm tra

Ví dụ:

• Lập hóa đơn sai thời điểm
• Kê khai sai kỳ, kê khai trùng hóa đơn
• Sai đơn giá, số lượng nhưng đã điều chỉnh
• Chậm gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế

Đánh giá rủi ro: Có thể bị xử phạt hành chính, tăng điểm rủi ro nếu tái diễn nhiều lần.

High Risk – Rủi ro cao

Đặc điểm:

• Ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế
• Có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng hoặc gian lận
• Dễ bị thanh tra, truy thu

Ví dụ:

• Không lập hóa đơn khi bán hàng/dịch vụ
• Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp
• Khai khống chi phí, nâng khống giá trị hóa đơn
• Nhận hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động
• Sai thuế suất làm giảm số thuế phải nộp

Đánh giá rủi ro: Có thể bị truy thu thuế, phạt nặng, tăng tần suất thanh tra, thậm chí chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

Xử lý  hóa đơn sai sót CHƯA gửi cho người mua (đã cấp mã CQT) như thế nào?

Dưới đây là cách xử lý hóa đơn sai sót CHƯA gửi cho người mua nhưng ĐÃ được cấp mã của Cơ quan thuế (CQT), theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Nguyên tắc

• Hóa đơn đã được cấp mã CQT ⇒ không được xóa/hủy trực tiếp.
• Vì chưa gửi cho người mua, nên không cần lập biên bản với người mua.

Cách xử lý đúng quy định

Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót.

1. 1. Lập hóa đơn điện tử mới (đúng thông tin).
   2. Trên hóa đơn mới, ghi rõ:  “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …, ký hiệu …, ngày …”
   3. Gửi hóa đơn mới để CQT cấp mã.

• Hóa đơn cũ (bị sai) được hệ thống ghi nhận là đã bị thay thế, không sử dụng để kê khai.

Lưu ý quan trọng

•  Không lập hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp này.
•  Không kê khai hóa đơn sai.
• Chỉ kê khai hóa đơn thay thế hợp lệ.
• Nếu phát hiện và xử lý trước thời điểm kê khai thuế, thường không bị xử phạt.

Xử lý rủi ro sai sót hóa đơn đã gửi cho người mua

Dưới đây là cách xử lý rủi ro sai sót hóa đơn ĐÃ gửi cho người mua, phân theo từng trường hợp cụ thể, đúng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Chỉ sai tên/địa chỉ người mua, không sai MST, số tiền, thuế suất

Cách xử lý:

• Không lập hóa đơn điều chỉnh
• Không lập hóa đơn thay thế
• Người bán gửi thông báo cho người mua về sai sót

Lưu ý quan trọng:

• Hai bên vẫn được kê khai thuế bình thường theo hóa đơn đã lập
• Đây được coi là sai sót thông tin không trọng yếu, không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế
• Thường không bị xử phạt nếu không có dấu hiệu gian lận

Trường hợp này chỉ cần lưu hồ sơ giải trình, không phát sinh nghiệp vụ hóa đơn mới.

Sai MST, số tiền, thuế suất, hàng hóa/dịch vụ

Nguyên tắc chung: BẮT BUỘC xử lý hóa đơn sai sót bằng điều chỉnh hoặc thay thế

Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH khi:

• Sai một phần nội dung (tăng/giảm số tiền, thuế)
• Giao dịch gốc vẫn đúng bản chất
• Cần phản ánh phần chênh lệch tăng/giảm

Cách ghi:“Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”

Lập hóa đơn THAY THẾ khi:

• Sai nhiều nội dung quan trọng
• Sai MST, sai toàn bộ hàng hóa/dịch vụ
• Cần lập lại hóa đơn đúng hoàn toàn

Cách ghi:

“Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”

Lưu ý chung cho cả hai cách:

• Không được hủy hóa đơn đã gửi
• Hai bên kê khai theo hóa đơn điều chỉnh/thay thế
• Có thể cần biên bản thỏa thuận sai sót giữa hai bên (nên có để hồ sơ chặt chẽ)

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện rủi ro sai sót hóa đơn

Cách xử lý bắt buộc:

1. Doanh nghiệp nhận thông báo của CQT
2. Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng nội dung sai
3. Kê khai bổ sung nếu sai sót ảnh hưởng đến thuế
4. Gửi lại hóa đơn hợp lệ cho người mua

Lưu ý rủi ro:

• Trường hợp bị CQT phát hiện trước khi doanh nghiệp tự xử lý sẽ có nguy cơ bị xử phạt hành chính cao hơn
• Nếu sai sót làm giảm nghĩa vụ thuế có thể bị truy thu + phạt + tiền chậm nộp

Cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh như thế nào để không sai lần 2?

Dưới đây là hướng dẫn ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định, kèm checklist thực tế để tránh “sai lần 2”, áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Ghi rõ thông tin hóa đơn gốc

BẮT BUỘC phải thể hiện đầy đủ:

• Số hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Ngày lập hóa đơn gốc

Cách ghi chuẩn: “Điều chỉnh cho hóa đơn số …, ký hiệu …, ngày …” Nếu thiếu thông tin này thì hóa đơn điều chỉnh không hợp lệ.

Chỉ ghi phần chênh lệch cần điều chỉnh

• Không ghi lại toàn bộ giá trị hóa đơn gốc
• Chỉ ghi số điều chỉnh tăng (+) hoặc giảm (–)

Ví dụ:

• Sai đơn giá thiếu 1.000.000đ thì Ghi: Điều chỉnh tăng 1.000.000đ, thuế GTGT tương ứng
• Giảm giá sau bán thì Ghi giá trị âm (–)

Ghi lại toàn bộ giá trị ⇒ dễ bị hiểu là lập hóa đơn mới, rất dễ sai.

Điều chỉnh đúng nội dung được phép

Hóa đơn điều chỉnh dùng cho:

• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Thuế suất / tiền thuế

 Không dùng hóa đơn điều chỉnh cho các lỗi sau:

• Sai mã số thuế người mua
• Sai toàn bộ hàng hóa/dịch vụ
• Sai quá nhiều chỉ tiêu quan trọng

Các trường hợp này nên lập hóa đơn thay thế.

Kê khai thuế đúng cách

Sai ở bước kê khai là lỗi “hay lặp lại nhất”, do đó cần nắm rõ:

• Không kê khai lại hóa đơn gốc
• Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh điều chỉnh
• Bên mua và bên bán kê khai đồng nhất

Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế vẫn bị sai thì có được điều chỉnh tiếp không?

Có. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu vẫn sai thì được xử lý tiếp, nhưng phải đúng cách.

Nguyên tắc ngắn gọn:

• Không giới hạn số lần điều chỉnh/thay thế.
• Luôn dẫn chiếu hóa đơn liền trước (không quay lại hóa đơn gốc).
• Chọn đúng hình thức theo bản chất lỗi phát sinh.

Cách làm nhanh:

• Điều chỉnh vẫn sai → lập điều chỉnh tiếp, chỉ ghi phần chênh lệch mới.
• Thay thế vẫn sai → lập thay thế tiếp, ghi rõ thay thế hóa đơn gần nhất.
• Phát sinh lỗi khác bản chất → chuyển hình thức (điều chỉnh ↔ thay thế) cho phù hợp.

Lưu ý: xử lý nhiều lần dễ bị “soi” → cần checklist kiểm tra trước khi phát hành.

Doanh nghiệp lưu ý gì về sai sót thường gặp trên hóa đơn, kê khai thuế và lưu trữ hóa đơn điện tử?

Dưới đây là những lưu ý ngắn gọn – trọng tâm doanh nghiệp cần nắm về thông báo sai sót, kê khai thuế và lưu trữ hóa đơn điện tử:

Thông báo rủi ro sai sót hóa đơn

• Chỉ thông báo cho CQT khi có yêu cầu hoặc theo quy định từng trường hợp; không phải lỗi nào cũng phải gửi thông báo.
• Với hóa đơn đã gửi người mua, nên có biên bản/trao đổi xác nhận để làm hồ sơ giải trình.
• Nội dung thông báo phải khớp hoàn toàn với hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

Kê khai thuế

• Không kê khai lại hóa đơn gốc đã sai.
• Kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế tại kỳ phát sinh xử lý sai sót.
• Bên bán và bên mua kê khai thống nhất để tránh lệch dữ liệu với CQT.
• Nếu sai làm ảnh hưởng số thuế đã kê khai → kê khai bổ sung đúng quy định.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

• Lưu đầy đủ bộ hồ sơ: hóa đơn gốc + điều chỉnh/thay thế + biên bản/trao đổi + chứng từ liên quan.
• Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (file XML, chữ ký số, mã CQT).
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
• Có cơ chế tra cứu – đối soát nhanh khi CQT kiểm tra.

Doanh nghiệp nên kiểm tra những gì để tránh nhận rủi ro sai sót hóa đơn đầu vào? 

Doanh nghiệp nên kiểm tra ngay khi tiếp nhận hóa đơn, không đợi đến kỳ kê khai hoặc khi cơ quan thuế đã cảnh báo.

Kiểm tra tình trạng pháp lý nhà cung cấp

• Đang hoạt động hợp pháp (không bỏ trốn, không ngừng hoạt động)
• Không nằm trong danh sách rủi ro cao do cơ quan thuế/cơ quan công an công bố
• Ngành nghề đăng ký phù hợp với hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

• Có mã CQT, chữ ký số hợp lệ
• Thông tin người bán/người mua đúng và nhất quán
• Hóa đơn lập đúng thời điểm theo quy định

Kiểm tra nội dung giao dịch

• Hàng hóa/dịch vụ có thực phát sinh
• Mô tả hóa đơn phù hợp hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu
• Giá trị, thuế suất hợp lý so với thị trường

Kiểm tra chứng từ đi kèm

• Hợp đồng, phụ lục
• Biên bản giao nhận/nghiệm thu
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn ≥ 20 triệu)

Thiếu chứng từ đi kèm = rủi ro cao khi quyết toán.

Kiểm tra dấu hiệu bất thường

• Nhà cung cấp mới thành lập, thay đổi thông tin liên tục
• Xuất hóa đơn số lượng lớn trong thời gian ngắn
• Giá thấp bất thường, điều khoản thanh toán mập mờ

Doanh nghiệp có thể phòng ngừa rủi ro sai sót hóa đơn nội bộ bằng cách nào?

Dưới đây là checklist phòng ngừa sai sót hóa đơn nội bộ – ngắn gọn, dễ áp dụng, dùng cho kế toán/finance trước khi phát hành & kê khai:

Trước khi lập hóa đơn

• Thông tin người mua: tên, MST, địa chỉ đúng & thống nhất
•  Hàng hóa/dịch vụ phù hợp hợp đồng, báo giá, nghiệm thu
• Đơn giá, số lượng, thuế suất đúng quy định
• Thời điểm lập hóa đơn đúng (giao hàng/hoàn thành DV/thu tiền)

Khi lập & phát hành hóa đơn

• Đầy đủ chỉ tiêu bắt buộc
• Ký số hợp lệ, có mã CQT
• Không trùng số, không lập nháp thay hóa đơn
• Kiểm tra lỗi hệ thống/định dạng

Trước khi gửi người mua

• Soát lại toàn bộ thông tin quan trọng (MST, tiền, thuế)
•  Đối chiếu lần cuối với chứng từ gốc
•  Phát hiện sai → xử lý ngay (chưa gửi thì thay thế)

Khi kê khai thuế

• Không kê khai hóa đơn sai
• Kê khai đúng kỳ, không trùng
• Điều chỉnh/thay thế → kê khai tại kỳ phát sinh xử lý
• Bên bán – bên mua kê khai thống nhất

Lưu trữ & kiểm soát

• Lưu XML + mã CQT + hóa đơn điều chỉnh/thay thế
• Lưu hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán
• Có log theo dõi sai sót để tránh lặp lại
• Rà soát định kỳ (tháng/quý)
  

Giải pháp công nghệ nào giúp phát hiện và ngăn sai sót hóa đơn tự động? Bizzi can thiệp ở đâu trong quy trình này?

Với khối lượng hóa đơn ngày càng lớn và yêu cầu tuân thủ ngày càng chặt, việc kiểm soát sai sót hóa đơn bằng Excel hoặc kiểm tra thủ công không còn đủ an toàn. Rủi ro hiện nay không chỉ đến từ lỗi nhập liệu, mà còn từ nhà cung cấp rủi ro, sai lệch nghiệp vụ và sai thời điểm xử lý – những yếu tố rất khó phát hiện nếu chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ.

Các nền tảng công nghệ như Bizzi không thay thế kế toán, mà can thiệp vào đúng những điểm dễ phát sinh sai sót nhất trong vòng đời hóa đơn, giúp doanh nghiệp chuyển từ “xử lý khi đã sai” sang phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu.

1. Kiểm soát sai sót hóa đơn ngay từ đầu vào (Input control)

Ngay khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào, Bizzi hỗ trợ:

• Tự động tải và đọc hóa đơn điện tử từ nhiều nguồn bằng RPA + AI, giảm rủi ro bỏ sót hoặc nhập sai dữ liệu.
  
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: mã CQT, chữ ký số, định dạng XML.
  
• Xác minh nhà cung cấp: mã số thuế, trạng thái hoạt động, dấu hiệu rủi ro (ngừng hoạt động, bỏ trốn, bị cảnh báo).
  

→ Điều này giúp doanh nghiệp tránh ngay từ đầu rủi ro nhận hóa đơn không hợp pháp, vốn là nguyên nhân khiến chi phí bị loại dù có giao dịch thực.

2. Ngăn sai sót nghiệp vụ bằng đối soát dữ liệu (Substance check)

Một trong những nguồn sai sót hóa đơn phổ biến nhất là hóa đơn không khớp với giao dịch thực tế. Bizzi hỗ trợ kiểm soát điểm này thông qua:

• Đối soát 3 chiều Invoice – PO – GR theo thời gian thực.
  
• Phát hiện các sai lệch thường gặp:
  
  • Sai số lượng, sai đơn giá.
    
  • Hóa đơn có nhưng không có giao nhận/ nghiệm thu.
    
  • Lập hóa đơn sai thời điểm so với giao dịch.
    

→ Đây là lớp kiểm soát giúp giảm mạnh các sai sót Medium – High Risk, vốn dễ bị cơ quan thuế soi khi thanh tra.

3. Cảnh báo sớm rủi ro sai sót hóa đơn thay vì phát hiện muộn

Thay vì chờ đến kỳ kê khai hoặc khi cơ quan thuế gửi thông báo, Bizzi giúp:

• Cảnh báo sớm hóa đơn có dấu hiệu rủi ro, như:
  
  • Hóa đơn trùng, sai logic số học.
    
  • Ngày lập bất thường.
    
  • Nhà cung cấp có lịch sử rủi ro.
    
• Gắn cờ rủi ro theo hóa đơn và theo nhà cung cấp, giúp kế toán ưu tiên kiểm tra đúng chỗ.
  

→ Doanh nghiệp chủ động xử lý trước khi kê khai, giảm nguy cơ bị xử phạt và tăng điểm rủi ro thuế.

4. Chuẩn hóa lưu trữ và phục vụ giải trình thuế

Sai sót hóa đơn không chỉ nằm ở lập sai, mà còn ở thiếu hồ sơ khi bị kiểm tra. Bizzi hỗ trợ:

• Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm, đầy đủ:
  
  • Hóa đơn gốc.
    
  • Hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
    
  • Chứng từ liên quan (PO, GR, thanh toán).
    
• Tra cứu nhanh theo số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp, dự án.
  

→ Điều này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị loại chi phí do không đủ hồ sơ, dù hóa đơn đã được xử lý đúng.

5. Giảm sai sót lặp lại bằng chuẩn hóa quy trình, không phụ thuộc con người

Thông qua việc tích hợp với ERP và phần mềm kế toán, Bizzi giúp:

• Đồng bộ dữ liệu, hạn chế nhập tay – nguyên nhân phổ biến của sai sót.
• Tạo dấu vết kiểm soát (audit trail) cho toàn bộ vòng đời hóa đơn.
• Giúp doanh nghiệp chuyển từ kiểm soát cảm tính sang kiểm soát dựa trên dữ liệu.

Kết luận

Sai sót thường gặp trên hóa đơn là vấn đề phổ biến nhưng tiềm ẩn rủi ro lớn cho doanh nghiệp, từ các lỗi tưởng chừng nhỏ như sai thông tin, sai thời điểm, đến những sai sót nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kê khai thuế, chi phí được trừ và mức độ rủi ro thanh tra. Trong bối cảnh quản lý hóa đơn điện tử ngày càng siết chặt, việc xử lý sai sót theo cách thủ công, bị động không còn phù hợp.

Để hạn chế rủi ro sai sót hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm soát hóa đơn ngay từ đầu vào, chuẩn hóa quy trình kiểm tra – kê khai – lưu trữ và chuyển từ phát hiện muộn sang phòng ngừa sớm. Đây cũng là lúc các nền tảng tự động như Bizzi phát huy vai trò: giúp tự động tải và đọc hóa đơn, đối soát dữ liệu, cảnh báo rủi ro, xác minh nhà cung cấp và lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn pháp lý 10 năm, đồng thời tích hợp với hệ thống kế toán – ERP để giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Quản trị hóa đơn hiệu quả không chỉ để “đúng luật”, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, an toàn và bền vững trong dài hạn. Đăng ký ngay tại đây để nhận tư vấn giải pháp chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/