Trong hoạt động kinh doanh và giao dịch tài chính, công nợ là một trong những khái niệm quan trọng hàng đầu.Biên bản xác nhận công nợ là một văn bản chính thức được lập ra để đối chiếu, thống nhất và ghi nhận số dư công nợ giữa các bên có liên quan. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhằm xác định rõ trách nhiệm thanh toán và tránh tranh chấp về sau.
Trong bài viết này, hãy cùng Bizzi tìm hiểu chi tiết về các yêu cầu và quy tắc lập mẫu biên bản xác nhận công nợ, đồng thời cập nhật nhanh các mẫu biên bản mới nhất 2025.
Mẫu biên bản xác nhận công nợ là gì? Tại sao cần sử dụng biên bản xác nhận công nợ?
Biên bản xác nhận công nợ là một văn bản được lập giữa hai bên (bên mua và bên bán, hoặc bên đi vay và bên cho vay…) nhằm xác nhận số tiền nợ (hoặc nghĩa vụ thanh toán hàng hóa, dịch vụ) còn tồn đọng đến một thời điểm nhất định. Tùy vào nhu cầu và thói quen mà doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản xác nhận công nợ file word hoặc mẫu biên bản xác nhận công nợ excel
Mẫu biên bản thường bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin pháp lý của hai bên (tên doanh nghiệp, mã số thuế, đại diện…)
- Số công nợ phải trả hoặc phải thu
- Thời điểm xác nhận công nợ
- Cam kết của các bên về nghĩa vụ thanh toán
- Chữ ký, đóng dấu xác nhận của hai bên
Biên bản xác nhận công nợ là một mẫu văn bản có giá trị pháp lý.
Vai trò của mẫu biên bản xác nhận công nợ
Sử dụng biên bản xác nhận công nợ có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh:
- Xác minh tính chính xác của sổ sách kế toán: Đảm bảo số liệu công nợ trên hệ thống kế toán của cả hai bên trùng khớp. Tránh sai sót, nhầm lẫn do hạch toán hoặc giao dịch phát sinh chưa cập nhật.
- Làm cơ sở pháp lý khi phát sinh tranh chấp: Nếu có tranh chấp về số tiền nợ, biên bản là bằng chứng pháp lý chứng minh nghĩa vụ thanh toán.
- Phục vụ công tác kiểm toán và quyết toán thuế: Cơ quan kiểm toán, thuế thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các biên bản xác nhận công nợ khi kiểm tra tính minh bạch và hợp lý của chi phí, doanh thu.
- Giúp theo dõi, nhắc nhở và quản lý công nợ hiệu quả: Là căn cứ để bên có công nợ chủ động đôn đốc, thu hồi hoặc thanh toán đúng hạn.
Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ phổ biến
Dưới đây là một số mẫu biên bản xác nhận công nợ file word mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho doanh nghiệp Mẫu số 1. Tải ngay tại đây
- Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho doanh nghiệp Mẫu số 2. Tải ngay tại đây
- Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho cá nhân. Tải ngay tại đây.
Khi nào cần xác nhận và lập biên bản xác nhận công nợ
Việc xác nhận công nợ và lập biên bản xác nhận công nợ thường được thực hiện định kỳ hoặc khi có yêu cầu đặc biệt nhằm đảm bảo số liệu kế toán minh bạch, tránh rủi ro trong thanh toán hoặc tranh chấp. Dưới đây là các thời điểm phổ biến và phù hợp để tiến hành xác nhận công nợ:
| Thời điểm | Đặc điểm | Ví dụ |
| Cuối kỳ kế toán (cuối tháng, quý, năm) | Đây là thời điểm phổ biến nhất để xác nhận công nợ.
Mục đích là kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán của cả hai bên nhằm khóa sổ, lập báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế. |
Trước ngày 31/12 hàng năm, các doanh nghiệp thường gửi công văn/bảng xác nhận công nợ đến đối tác để đối chiếu số dư cuối kỳ. |
| Khi có phát sinh công nợ lớn hoặc kéo dài | Với những khoản công nợ lớn hoặc đã tồn đọng qua nhiều kỳ, doanh nghiệp nên chủ động xác nhận để tránh rủi ro mất kiểm soát hoặc tranh chấp sau này. | Ví dụ: Một khoản nợ quá hạn trên 3 tháng cần được lập biên bản xác nhận, kèm cam kết thời hạn thanh toán mới. |
| Theo yêu cầu của kiểm toán hoặc cơ quan thuế | Khi kiểm toán độc lập hoặc cơ quan thuế kiểm tra, họ có thể yêu cầu các doanh nghiệp xuất trình biên bản xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp để làm rõ số liệu trên báo cáo tài chính. | |
| Khi phát hiện sai lệch công nợ giữa hai bên | Nếu có chênh lệch số dư công nợ giữa hai bên trong quá trình đối chiếu, cần lập biên bản xác nhận lại số đúng để điều chỉnh sổ sách kịp thời. | |
| Khi thay đổi hợp đồng, chấm dứt hợp tác hoặc giải thể doanh nghiệp | Trước khi hai bên ngừng hợp tác, chuyển nhượng, sáp nhập hoặc giải thể, cần xác nhận công nợ để quyết toán lần cuối. |
Các bước thực hiện xác nhận công nợ
Dưới đây là các bước thực hiện xác nhận công nợ giữa doanh nghiệp và đối tác (nhà cung cấp, khách hàng, bên cho vay, v.v.), nhằm đảm bảo số liệu khớp nhau và tránh rủi ro kế toán – pháp lý:
- Bước 1: Kiểm tra và tổng hợp số liệu công nợ từ hệ thống kế toán và liên hệ đối chiếu tài liệu với các bên liên quan. Xác định thông tin liên quan đến công nợ (số tiền, ngày, hình thức thanh toán).
- Bước 2: So sánh số liệu thu thập được với dữ liệu kế toán, xác định và giải quyết các khác biệt. Lập biên bản xác nhận công nợ, đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ.
- Bước 3: Lập biên bản xác nhận công nợ chính thức ghi nhận kết quả. Các bên xác nhận thông tin trong biên bản và ký xác nhận.
- Bước 4: Gửi biên bản đến các bên liên quan để xem xét và ký kết, đảm bảo sự đồng ý. Lưu trữ biên bản vào hồ sơ kế toán và theo dõi các khoản nợ đã xác nhận.
- Bước 5: Báo cáo tình hình công nợ lên ban lãnh đạo.
- Bước 6: Sử dụng biên bản để giải quyết tranh chấp nếu có.
Nội dung cần có trong mẫu biên bản xác nhận công nợ gồm những gì?
Một mẫu biên bản xác nhận công nợ cần trình bày rõ ràng, đầy đủ để đảm bảo giá trị pháp lý và thuận tiện trong đối chiếu, kiểm toán. Dưới đây là những nội dung bắt buộc cần có trong một biên bản xác nhận công nợ:
| Mục | Nội dung chi tiết |
| Phần mở đầu | Quốc hiệu, tiêu ngữ.
Tên văn bản: Biên bản xác nhận công nợ. Căn cứ lập biên bản (ví dụ: biên bản giao nhận hàng hóa, thỏa thuận giữa hai bên, v.v.). Địa điểm lập biên bản. Ngày tháng năm lập biên bản. |
| Phần nội dung | Thông tin các bên liên quan (Bên A và Bên B): Tên đơn vị/cá nhân, MST/CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ, điện thoại, đại diện, chức vụ.
Mã hợp đồng (nếu có). Xác nhận số nợ:
Lý do phát sinh công nợ. Ngày đến hạn thanh toán. Phương thức thanh toán. Các nội dung khác trong trường hợp cụ thể. Cam kết của các bên (ví dụ: cam kết thanh toán đúng hạn, tạo điều kiện cho bên nợ thanh toán). Thỏa thuận khác (ví dụ: lãi suất chậm trả, phạt vi phạm hợp đồng). |
| Phần kết thúc | Số lượng bản biên bản được lập (thường là 02 bản, mỗi bên giữ 01).
Xác nhận giá trị của biên bản. Chữ ký, họ tên của các bên liên quan. Đóng dấu (đối với doanh nghiệp). |
Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản xác nhận công nợ
Khi lập biên bản xác nhận công nợ, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của văn bản:
- Biên bản công nợ là căn cứ quan trọng để thống nhất về khoản nợ, lãi suất… và không phải là một phần trong giấy vay nợ hay phụ lục hợp đồng kinh tế.
- Điền đầy đủ, chi tiết thông tin các bên (tên, địa chỉ, MST, CMND/CCCD) để đảm bảo giá trị pháp lý.
- Trước khi lập biên bản, các bên cần thỏa thuận về thời hạn thanh toán, lãi chậm trả, cách giải quyết khi chậm trả, thay vì chỉ xác nhận số tiền nợ.
- Cá nhân ký tên hoặc điểm chỉ; người đại diện doanh nghiệp ký và đóng dấu đầy đủ.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác, dễ hiểu để tránh nhầm lẫn, tranh chấp sau này.
- Đảm bảo tính minh bạch bằng cách lập đúng quy trình và có chữ ký xác nhận của các bên.
- Lưu trữ biên bản cẩn thận, đầy đủ để sử dụng khi cần (đặc biệt khi có tranh chấp).
Làm sao để quản lý công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp?
Biên bản xác nhận công nợ sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu tài chính, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan. Để nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp có thể cân nhắc thêm việc sử dụng phần mềm hoặc giải pháp tài chính.
Việc sử dụng các giải pháp quản lý tài chính – kế toán và hóa đơn như phần mềm hóa đơn điện tử giúp kiểm soát hóa đơn đầu vào/đầu ra dễ dàng, hỗ trợ kiểm tra và cảnh báo rủi ro hóa đơn. Các phần mềm này có thể tổng hợp công nợ phải thu/phải trả, tự động đối trừ/bù trừ công nợ, tổng hợp công nợ theo hạn nợ, cho phép xem nhanh tình trạng nợ và chi tiết từng chứng từ, cũng như nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ.
Trên thị trường hiện nay, Bizzi là một trong những nền tảng tự động hóa xử lý hóa đơn tài chính hàng đầu, giúp doanh nghiệp tăng tốc kế toán – tối ưu quản lý công nợ. Bizzi cung cấp các công cụ kiểm soát nợ, bao gồm theo dõi các chỉ số quan trọng (như Số ngày Bán hàng Chưa thanh toán – DSO, báo cáo tuổi nợ) để giúp quản lý nợ chặt chẽ.
Đồng bộ hóa đơn đầu vào – đầu ra
- Bizzi tự động đọc, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp hoặc phần mềm bán hàng.
- Điều này giúp đảm bảo số liệu đầu vào luôn khớp với phát sinh công nợ thực tế.
- Hạn chế sai sót, tránh nhập nhầm, bỏ sót hóa đơn và công nợ phản ánh chính xác.
Tự động đối chiếu công nợ theo thời gian thực
- Tính năng của Bizzi cho phép đối chiếu giao dịch – hóa đơn – thanh toán, giúp kế toán theo dõi công nợ chi tiết theo từng nhà cung cấp, khách hàng.
- Giảm thời gian lập bảng đối chiếu thủ công, dễ dàng xuất dữ liệu lập biên bản xác nhận.
Gợi nhắc và cảnh báo công nợ đến hạn
- Bizzi có thể tích hợp hoặc đồng bộ với các phần mềm ERP/Kế toán để gửi cảnh báo công nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
- Giúp bộ phận tài chính chủ động thu hồi hoặc thanh toán công nợ đúng hạn → tránh lãi phạt, mất uy tín.
Lập biên bản xác nhận công nợ tự động
- Dựa trên số liệu được đồng bộ, kế toán có thể trích xuất nhanh biên bản xác nhận công nợ mẫu từ hệ thống (điền sẵn thông tin giao dịch, số tiền, đối tác…).
- Tiết kiệm thời gian, tránh sai sót trong quá trình copy – đối chiếu.
Lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất nhanh
- Bizzi hỗ trợ lưu trữ tài liệu điện tử chuẩn hóa, dễ tìm kiếm theo tên nhà cung cấp, mã hóa đơn, ngày chứng từ.
- Dễ dàng tìm lại biên bản xác nhận công nợ phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế.
Kết luận
Quản lý công nợ chặt chẽ là cách giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính. Lưu ý khi lập mẫu biên bản xác nhận công nợ file word hay mẫu biên bản xác nhận công nợ excel đều cần có đại diện hợp pháp của cả hai bên ký tên, đóng dấu. Nội dung mẫu biên bản xác nhận công nợ phải thể hiện rõ số tiền nợ, thời điểm chốt công nợ, thời hạn thanh toán còn lại.
Bizzi là nền tảng quản lý công nợ tự động cho doanh nghiệp, cũng cấp các giải pháp quản lý công nợ tự động cùng quy trình nhắc nhở thông minh. Nếu doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình thanh toán, rút ngắn thời gian thu hồi công nợ và tối ưu dòng tiền, đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
