Mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp (tiếng Anh: Purchase Order – PO) là một biểu mẫu được doanh nghiệp lập để đặt mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp, trong đó ghi rõ các thông tin chi tiết về đơn hàng như: tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,…
Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp các mẫu mới và chuẩn xác nhất để bạn có thể download mẫu đơn đặt hàng excel nhanh chóng, hoàn toàn miễn phí.
Mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp là gì?
Mẫu đơn đặt hàng tuy đơn giản nhưng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động mua sắm và kế toán, đặc biệt là với các công ty sản xuất, thương mại, FMCG. Do đó cần hiểu đúng bản chất trước khi tải mẫu đơn đặt hàng excel phục vụ cho nhu cầu sử dụng.
Khái niệm cơ bản về đơn đặt hàng (Purchase Order – PO)
Đơn đặt hàng có thể hiểu là một văn bản quan trọng giúp người mua ghi rõ các thông tin liên quan đến đơn hàng, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, giá cả và điều kiện thanh toán.
Văn bản này thường được sử dụng trongcác doanh nghiệp, tổ chức thương mại và sản xuất để thống nhất các vấn đề đặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán và chất lượng dịch vụ trong giao dịch mua bán.
Tải mẫu đơn đặt hàng excel thường do người mua gửi cho người bán với mong muốn được cung cấp mặt hàng nhất định.
Vai trò và ý nghĩa của đơn đặt hàng
Download mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp chính xác có vai trò đảm bảo quá trình mua bán diễn ra suôn sẻ, minh bạch, đồng thời là phương tiện giao dịch quan trọng giữa người mua và người bán. Đây là cơ sở giúp bảo vệ quyền lợi của các bên khi có tranh chấp phát sinh, ví dụ như người mua từ chối nhận hàng/trả tiền hoặc người bán giao thiếu/trễ hàng; đồng thời giúp bên mua truyền tải đầy đủ và chính xác thông tin về nhu cầu đặt hàng cho bên bán.
Nội dung cần có trên một đơn đặt hàng chuẩn
Để lập một đơn đặt hàng đầy đủ và chính xác, các thông tin chi tiết cần được ghi rõ ràng. Một đơn đặt hàng chuẩn thường bao gồm:
- Tên của bên bán và bên mua.
- Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, loại tiền, và thành tiền.
- Thời gian và điều kiện giao hàng.
- Điều kiện thanh toán và thời gian thanh toán.
- Xác nhận bằng chữ ký của bên bán và bên mua.
Download mẫu đơn đặt hàng phổ biến
Hiện có nhiều mẫu đơn đặt hàng để tham khảo và tải về. Dưới đây là một số mẫm đơn đặt hàng nhà cung cấp được sử dụng nhiều nhất!
Download mẫu đơn đặt hàng file Word và Excel
- Các mẫu đơn đặt hàng dưới dạng file Word và Excel là phổ biến nhất, giúp dễ dàng chỉnh sửa và tính toán.
- Có nhiều biến thể mẫu Word như mẫu số 1, mẫu số 2, mẫu số 3, mẫu đơn đặt hàng công ty, mẫu theo hợp đồng nguyên tắc, hay mẫu nhà cung cấp.
- Mẫu Excel giúp quản lý dữ liệu đơn hàng một cách hiệu quả, cho phép đặt hàm tính toán và báo cáo doanh số.
- Download mẫu đơn đặt hàng số 1 tại đây
- Download mẫu đơn đặt hàng số 2 tại đây
- Download mẫu đơn đặt hàng số 3 tại đây
- Tải mẫu đơn đặt hàng Excel tại đây
Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Anh – Việt và tiếng Anh
- Đơn đặt hàng song ngữ (có cả tiếng Việt và tiếng Anh) rất hữu ích trong các giao dịch quốc tế, giúp hai bên dễ dàng hiểu rõ nội dung và tiết kiệm thời gian.
- Bạn có thể tìm và tải về các mẫu này để sử dụng.
- Download mẫu đơn đặt hàng song ngữ tại đây
Lưu ý khi lập hoặc download mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp
Việc lập đơn đặt hàng cần sự cẩn trọng để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót.
Điền đầy đủ và chi tiết thông tin về hàng hóa
- Thông tin về sản phẩm như tên, mã hàng, số lượng, đơn giá phải rõ ràng và chính xác để tránh nhầm lẫn, sai sót, hoặc mất thời gian trong việc vận chuyển và đổi trả.
- Cần điền đầy đủ thông số kỹ thuật của hàng hóa nếu có, để đảm bảo bên bán cung cấp đúng yêu cầu.
Xác định rõ địa điểm và thời gian giao hàng
- Địa điểm giao hàng cần được ghi cụ thể, chi tiết bao gồm số nhà, ngõ, hẻm để bên giao hàng có thể thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
- Thời gian giao hàng cũng phải được ghi rõ, và hai bên có thể liên hệ trao đổi để sắp xếp thời gian phù hợp.
Phương thức và thời gian thanh toán
- Phương thức thanh toán cần được nêu rõ (tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, thanh toán theo tỷ lệ thỏa thuận như 50-50, hoặc thanh toán khi nhận hàng/COD).
- Các điều khoản thanh toán phải được thỏa thuận rõ ràng để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Yêu cầu ký xác nhận và lưu trữ
- Đơn đặt hàng nên được lập thành hai bản.
- Yêu cầu bên cung cấp hàng hóa ký xác nhận đã tiếp nhận đơn yêu cầu đặt hàng để đảm bảo sự thỏa thuận và quyền lợi cho cả đôi bên.
- Cần kiểm tra đơn đặt hàng thật kỹ trước khi gửi cho bên bán để tránh những sai sót không đáng có.
Mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp có thể thay thế Hợp đồng mua bán không?
Việc tải mẫu đơn đặt hàng excel là cần thiết trong quá trình mua bán, được xem như là một chứng từ cung cấp thông tin quan trọng. Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về mẫu đơn đặt hàng. Mặc dù đơn đặt hàng có tính chất là sự thỏa thuận giữa hai bên, nhưng theo quy định tại Khoản 1 Điều 1 Thông tư 39/2015/TT-BTC, đơn đặt hàng (Purchase Order) không thể thay thế cho Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Tuy nhiên, đơn đặt hàng vẫn có ý nghĩa quan trọng khi hai bên không ký kết hợp đồng mua bán, làm căn cứ cho giao dịch.
Ứng dụng giải pháp công nghệ Bizzi để quản lý chi phí doanh nghiệp thông minh
Với các tính năng như xử lý hóa đơn tự động, quản lý hóa đơn điện tử, quản lý chi phí chặt chẽ, Bizzi có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát đơn đặt hàng (PO) một cách hiệu quả như sau:
Kết nối đơn đặt hàng với hóa đơn đầu vào để kiểm soát chặt chẽ giao dịch
- So khớp PO – hóa đơn – phiếu nhập kho: Bizzi có khả năng so sánh tự động dữ liệu giữa đơn đặt hàng (PO), hóa đơn nhà cung cấp và phiếu nhập kho, phát hiện chênh lệch số lượng, giá hoặc sai lệch thông tin.
- Ngăn ngừa sai sót và gian lận: Hạn chế tình trạng nhà cung cấp xuất sai đơn giá, sai số lượng, hoặc phòng mua hàng đặt hàng không đúng quy trình.
Tự động hóa quy trình kiểm duyệt và hạch toán PO
- Tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn điện tử từ file XML/PDF → tự động đối chiếu với nội dung của PO đã tạo.
- Giao diện duyệt PO – hóa đơn linh hoạt: Cho phép các bộ phận liên quan (mua hàng, kế toán, tài chính) phê duyệt – điều chỉnh – ghi chú ngay trên nền tảng.
- Tích hợp với phần mềm ERP/kế toán nội bộ để tự động hạch toán chi phí từ đơn hàng, không cần nhập tay lại nhiều lần.
Quản lý tập trung và lưu trữ toàn bộ dữ liệu đơn đặt hàng – hóa đơn
- Lưu trữ tập trung các đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu giao hàng… trên một nền tảng duy nhất.
- Tìm kiếm và tra cứu PO nhanh chóng theo mã đơn hàng, tên nhà cung cấp, ngày đặt, trạng thái thanh toán…
- Tạo lịch sử giao dịch đầy đủ để phục vụ kiểm toán, thanh tra tài chính.
Theo dõi và quản lý chi phí theo từng đơn đặt hàng
- Phân loại chi phí theo từng PO: Chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí marketing, chi phí văn phòng…
- Hỗ trợ xây dựng báo cáo tổng chi phí, phân tích theo nhà cung cấp, bộ phận sử dụng, giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả.
- Cảnh báo chi tiêu vượt ngưỡng hoặc không đúng mục đích đã được duyệt.
Tăng tính minh bạch – tuân thủ – chuẩn hóa quy trình mua hàng
- Chuẩn hóa toàn bộ vòng đời PO từ lúc tạo đơn → duyệt → giao nhận → xuất hóa đơn → thanh toán.
- Giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, hạch toán kế toán và quản trị rủi ro tài chính.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp và tài liệu tải mẫu đơn đặt hàng excel, word miễn phí. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm phần mềm công nghệ để hỗ trợ quản lý chi phí vận hành, hãy liên hệ ngay với Bizzi để nhận lịch tư vấn và trải nghiệm các giải pháp:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
