Tự động hóa là từ khóa không còn xa lạ trong thời đại chuyển số như hiện nay. Một trong những động lực thúc đẩy quá trình chuyển đổi số ứng dụng công nghệ để tự động hóa quy trình làm việc trong các doanh nghiệp đó chính là đại dịch covid-19. Vậy tại sao doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot? Quá trình này mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng theo dõi bài viết bên dưới của Bizzi nhé!
1. Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn giúp tiết kiệm thời gian
Để xử lý xong 1 hóa đơn thông thường kế toán sẽ mất khoảng 10 phút thực hiện các đầu việc: nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, tải hóa đơn file XML và file PDF, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với website của Tổng Cục Thuế, nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán.
Chưa kể phải mất thêm thời gian phối hợp với bộ phận mua hàng và bộ phận kho để đối chiếu hóa đơn đầu vào, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Mất thời gian để thu thập dữ liệu đồng thời quy trình xử lý trở nên phức tạp theo năm tháng nếu khối lượng công việc tăng dần đặc biệt là các kỳ thanh toán cho nhà cung cấp.
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot Bizzi giúp giảm tải các thao tác lặp đi lặp lại, quy trình xử lý được tự động hóa đến 90%. Đồng thời Bizzi cung cấp cho doanh nghiệp một email hoàn toàn miễn phí. Tất cả hóa đơn đầu vào sẽ được tập trung tại đây. Bizzi tự động nhận, tải và kiểm tra và đối chiếu hóa đơn 3 chiều. Chỉ vài giây Bizzi xử lý nhanh chóng, kế toán chỉ cần quan sát kết quả trả về và ra quyết định xét duyệt hóa đơn, tiết kiệm thời gian tối đa cho kế toán cũng như các phòng ban có có liên quan.
2. Tiết kiệm chi phí nhân sự
Thay vì chủ doanh nghiệp phải tuyển thêm người, tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot Bizzi có thể xử lý theo một cách nhanh chóng với hiệu suất vượt trội. Những đầu việc cần 2-3 người xử lý thì nay chỉ cần Bizzi có thể cân cả phòng kế toán với năng suất làm việc 24/7/365 mà không cần thời gian nghỉ ngơi.
Thống kê của Bizzi cho biết trung bình một doanh nghiệp sẽ tốn từ 5.000 đồng đến 8.000 đồng/hóa đơn nếu làm thủ công. Nếu doanh nghiệp dùng giải pháp chuyển đổi số cho kế toán của Bizzi chi phí này chỉ còn 1.000 đồng/hóa đơn, Bizzi tiết kiệm ít nhất 50% chi phí cho doanh nghiệp, tức là chỉ cần từ 1 – 2 nhân viên để xử lý.
3. Kiểm tra chính xác, giảm thiểu rủi ro và sai sót thông tin
Việc xử lý thủ công bằng tay bằng mắt dù có cẩn thận đến mấy cũng khó tránh khỏi những sai sót về số liệu. Với Bizzi bot mức độ rủi ro được giảm thiểu đến mức thấp nhất với độ chính xác gần như là tuyệt đối 99,9%.
Trước khi hóa đơn điện tử được đưa vào sử dụng kế toán và doanh nghiệp thường ít quan tâm đến việc xác định tính hợp lệ của hóa đơn bao gồm những thông tin cơ bản: bên mua, bên bán. Lý do là trên thị trường ít phổ biến các phần mềm có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ này. Bizzi một trong số ít phần mềm trên thị trường có thể kiểm tra được tính hợp lý, hợp lệ về chữ ký số, chứng thư số.
Thêm nữa, trước đấy kế toán vẫn chưa thực sự chú trọng vào việc thu thập dữ liệu liên quan đến hóa đơn điện tử file XML mặc dù đây mới là file có giá trị về mặt pháp lý. Phần mềm Bizzi tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot tự động kiểm tra, xác thực hóa đơn điện tử với hơn 20 tiêu chí để đảm bảo tính hợp lệ (chữ ký điện tử, đối chiếu với cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế…).
4. An toàn và bảo mật
Bizzi – một trong số ít doanh nghiệp tại Việt Nam đạt chứng nhận ISO 2700:20123 – Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ISMS) được công nhận trên toàn thế giới do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO phát triển Trung tâm Kiểm nghiệm và Chứng nhận Chất lượng TQC. Do đó tính an toàn, bảo mật trong lưu trữ hóa đơn điện tử của Bizzi đã được chứng minh thông qua chứng nhận ISO 27001 bảo mật thông tin tuyệt đối.
Phần mềm tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot Bizzi còn hỗ trợ quản lý hóa đơn an toàn, tập trung trên 1 nền tảng duy nhất, giảm thiểu tối đa khả năng thất thoát dữ liệu. Cùng với đó, việc hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống Bizzi giúp doanh nghiệp không còn phải lo lắng về vấn đề rủi ro khi in và lưu trữ hóa đơn, chứng từ bản giấy dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoại cảnh như độ ẩm, nhiệt độ, mối, mọt,…
5. Lưu trữ thông minh
Trước khi ứng dụng công nghệ trong việc xử lý hóa đơn cụ thể là tự động hóa quy trình hóa đơn bằng robot, phần lớn các doanh nghiệp thường lưu trữ hóa đơn trên Google Drive, Email của kế toán do chưa có phần mềm lưu trữ. Điều này mang đến không ít phiền hà cho doanh nghiệp bởi rủi ro về hệ thống lưu trữ không bảo mật thông tin, dung lượng lưu trữ cũng có hạn. Đặc biệt khi thay đổi nhân sự việc tìm kiếm lại hóa đơn trước đó cũng rất khó khăn.
Với Bizzi toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ trên 1 nền tảng duy nhất, giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng hóa đơn. Tất cả mọi thứ được tự lưu trữ tự động và trực tuyến. Người dùng dễ dàng tìm kiếm hóa đơn theo nhà cung cấp, mã số thuế hay ngày gửi chỉ bằng 1 click chuột tất cả hóa được sẽ được truy xuất theo yêu cầu.
6. Bizzi tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot giảm tải áp lực cho nhân viên
Nếu như trước đây, bộ phận kế toán thường xuyên phải tăng ca để xử lý hàng nghìn hóa đơn cho kịp thời gian thanh toán cho nhà cung cấp. Giờ đây với tự động hóa giúp kế toán thực hiện các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian như nhập dữ liệu, đối chiếu thông tin.
Bizzi góp phần giảm tải áp lực công việc cho nhân viên kế toán nếu như trước đây doanh nghiệp thường cần 2-3 nhân sự để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Giờ đây chỉ cần Bizzi và 1 nhân sự là đã có thể xử lý được các công việc với hiệu suất cao hơn.
Bizzi phần mềm tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot với sứ mệnh trở thành trợ lý đắc lực của bộ phận tài chính – kế toán, người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
