Bạn có bao giờ cảm thấy như vòng quay công việc phân tích và lập kế hoạch tài chính (FP&A) cứ lớn dần không? Dường như càng làm, công việc càng nhiều. Điều này là hoàn toàn có thể hiểu được, bởi vì mỗi khi đạt được một mục tiêu, lại mở ra nhiều cơ hội và thách thức mới.
Đặc biệt, đội ngũ lập kế hoạch tài chính luôn cảm thấy thiếu người vì đơn giản là công việc này dường như vô tận, bởi về mặt lý thuyết luôn có vô vàn công việc bổ sung để cải thiện dự báo tài chính.
Tuy nhiên, công nghệ đã và đang thay đổi cách thức chúng ta tiếp cận với việc phân tích và lập kế hoạch tài chính. Nhờ công nghệ, chúng ta có thể thực hiện những phân tích sâu sắc hơn, dự báo chính xác hơn và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Hiện tại, bất kỳ đội ngũ FP&A nào cũng đang tiến hành hành trình này ở các giai đoạn khác nhau. Hãy cùng điểm qua bốn giai đoạn phát triển của quá trình phân tích và lập kế hoạch tài chính:
Giai đoạn 1: Chỉ tập trung vào Báo cáo tài chính hàng tháng
Công nghệ cần thiết: Phần mềm kế toán cơ bản và Excel
Ở giai đoạn đầu, các doanh nghiệp thường chỉ dựa vào các báo cáo tài chính hàng tháng để đánh giá tình hình kinh doanh. Trong thời gian này, đội ngũ tài chính thường chỉ một vài người đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, với độ sâu chuyên môn còn hạn chế. Do đó, việc Lập kế hoạch và phân tích tài chính cũng không ngoại lệ.
Thông thường, giai đoạn này sẽ sử dụng các dự báo chủ yếu dựa trên xu hướng tăng trưởng của các chỉ số tài chính trong quá khứ: báo cáo tài chính hàng tháng, phân tích dữ liệu quá khứ và đưa ra dự đoán xu hướng tương lai.
Ví dụ:
“Doanh thu năm nay tăng 20%, vậy năm sau có thể tăng thêm 20%”.
“Tháng này tỷ suất lợi nhuận gộp là 55% vậy có thể giảm thêm 50% nữa”
“Chi phí hoạt động cho quý này là 500.000.000 VNĐ, nếu thế thì quý tới có thể tăng lên 700.000.000 VNĐ”
Việc phân tích khá đơn giản: doanh thu tăng bao nhiêu, chi phí có thay đổi không? Đây là cách tiếp cận truyền thống và không có gì sai trái. Tuy nhiên, nó lại thiếu đi những phân tích sâu sắc về nguyên nhân và kết quả như điều gì đã xảy ra, tại sao nó xảy ra và sắp tới cái gì sẽ xảy ra.
Giai đoạn 2: Kết hợp số liệu báo cáo tài chính và các chỉ số vận hành
Công nghệ cần thiết: Phần mềm kế toán + Excel + dữ liệu nội bộ
Một khái niệm quan trọng trong giai đoạn này là “chỉ số vận hành” (operationals) – các yếu tố thúc đẩy kết quả tài chính.
Ví dụ:
- Tỷ lệ khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ (churned ARR) ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.
- Mức độ sử dụng phần mềm của khách hàng giảm có thể dẫn đến việc họ ngừng dịch vụ.
Việc tích hợp các chỉ số vận hành vào phân tích tài chính giúp đội ngũ Phân tích và lập kế hoạch tài chính (FP&A) kết nối các dữ liệu, giải thích lý do chênh lệch dự báo và đưa ra các phân tích chi tiết hơn.
Ví dụ:
- Nếu tỷ lệ sử dụng phần mềm của khách hàng giảm dưới 50%, khả năng cao họ sẽ ngừng sử dụng trong vòng 90 ngày.
- Dựa trên dữ liệu hiện tại, chúng ta dự báo 6 khách hàng sẽ ngừng sử dụng trong 90 ngày tới.
- Tuy nhiên, thực tế chỉ có 4 khách hàng ngừng sử dụng, trong đó 3 nằm trong danh sách dự báo ban đầu và 1 không có dấu hiệu giảm sử dụng.
Kết luận: Tỷ lệ khách hàng ngừng sử dụng đã tác động tích cực đến doanh thu so với dự báo.
Phân tích này rõ ràng và hữu ích hơn nhiều so với một câu đơn giản như: “Doanh thu tháng này cao hơn dự kiến.”
Việc kết hợp dữ liệu tài chính với dữ liệu hoạt động giúp chúng ta hiểu rõ hơn về nguyên nhân của những biến động và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và dự báo tích hợp
Công nghệ cần thiết: Công cụ FP&A chuyên nghiệp hoặc Excel nâng cao
Giai đoạn này tạo ra giá trị lớn nhất.
Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp sẽ tận dụng các công cụ tài chính và phân tích để tạo ra một hệ thống lập kế hoạch tích hợp hơn, giúp liên kết dữ liệu tài chính với các chỉ số vận hành một cách chi tiết và chính xác hơn. Những công cụ này không chỉ giúp kết nối các nguồn dữ liệu mà còn tự động hóa việc cập nhật mô hình dự báo theo thời gian thực.
Bước này không khác biệt quá nhiều so với giai đoạn trước – do dữ liệu mới không xuất hiện…
Tuy nhiên, sức mạnh của giai đoạn này nằm ở việc bạn kết hợp dữ liệu tài chính và vận hành ở mức độ chi tiết của giao dịch, thay vì chỉ ở mức tổng hợp.
Ở giai đoạn trước, bạn phải đăng nhập vào hai hệ thống khác nhau để lấy dữ liệu… Sau đó, trong mô hình Excel hoặc công cụ FP&A, bạn sẽ ghép nối kết quả hàng tháng từ mỗi hệ thống ở mức tổng hợp (tức là tổng kết quả hàng tháng của mỗi hệ thống).
Trong một hệ thống lập kế hoạch và dự báo tích hợp, việc kết hợp dữ liệu được thực hiện ở mức độ chi tiết nhất có thể (giao dịch, khách hàng, nhà cung cấp, phòng ban, nhân viên) để khi có thay đổi trong dự báo yếu tố dẫn dắt, nó sẽ được cập nhật xuyên suốt tất cả các dự báo tài chính.
Mặc dù kết quả đầu ra của bước này và bước trước có thể tương tự nhau, nhưng việc áp dụng công nghệ để thực hiện tất cả các phép toán phức tạp sẽ giúp bạn không cần phải nhờ đến các nhà phân tích chỉnh sửa mô hình Excel và đảm bảo sự thay đổi trong mức độ sử dụng của khách hàng được phản ánh chính xác vào từng tài khoản trong báo cáo lãi lỗ.
Việc tích hợp này giúp đội ngũ tài chính giảm thiểu sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian và tăng cường độ chính xác trong các dự báo tài chính. Các phân tích sâu hơn có thể được thực hiện trên cơ sở dữ liệu chi tiết. Điều này mang lại những thông tin có giá trị cho các quyết định chiến lược của công ty.
Tuy nhiên, việc triển khai công cụ này cần được cân nhắc kỹ càng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp chưa ổn định về sản phẩm và thị trường.
Việc chuẩn hóa dự báo quá sớm có thể gây lãng phí tài nguyên, đặc biệt nếu sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường của bạn chưa thực sự ổn định và các yếu tố dẫn dắt dự báo của bạn thay đổi liên tục.
Giai đoạn 4: Máy học và phân tích theo thời gian thực
Công nghệ cần thiết: Công cụ lập kế hoạch hàng đầu kết hợp với đội ngũ phân tích dữ liệu nội bộ
Đây là giai đoạn thú vị…
Thay vì phụ thuộc vào các nhà phân tích để gửi báo cáo, khai thác thông tin và cập nhật dự báo, giờ đây bạn có thể tận dụng công nghệ để thực hiện tất cả những công việc này.
Tuy nhiên, bước này chỉ có thể thực hiện hiệu quả khi bạn đã có hệ thống lập kế hoạch và dự báo tích hợp từ trước (như ở giai đoạn 3).
Khi tất cả dữ liệu của bạn được tập trung trong một hệ sinh thái phân tích duy nhất, bạn sẽ có thể:
- Áp dụng công nghệ máy học để phát hiện các mô hình trong dữ liệu mà con người khó có thể nhận ra (với hàng tỷ dòng dữ liệu giao dịch qua hàng nghìn biến số).
- Sử dụng máy học để thực hiện dự báo tài chính đa biến dựa trên hàng trăm, thậm chí hàng nghìn chiều dữ liệu khác nhau.
- Phát hiện các mô hình dữ liệu không phù hợp với xu hướng thông thường (ngoài phạm vi độ lệch chuẩn hoặc kỳ vọng bình thường).
- Cung cấp phân tích theo thời gian thực cho các nhân viên tuyến đầu hoặc lãnh đạo khi họ quản lý công việc thực tế.
- Triển khai chatbot AI cho phép lãnh đạo tương tác trực tiếp với dữ liệu của bạn.
Đây là mức độ lý tưởng mà các doanh nghiệp hiện nay đang hướng tới trong hành trình phát triển công nghệ FP&A.
Tuy nhiên, rất ít tổ chức có thể đạt được và vận hành hiệu quả ở giai đoạn này, và họ thực sự đang gặt hái những lợi ích to lớn từ quá trình này… chủ yếu vì nó đòi hỏi phải có nền tảng vững chắc và mất nhiều năm chuẩn bị.
Bạn không thể bỏ qua các giai đoạn, và nhiều nhà lãnh đạo tài chính vẫn chưa có tầm nhìn để đạt đến giai đoạn này.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp không thực hiện được các khoản đầu tư cần thiết, và đội ngũ tài chính vẫn mắc kẹt giữa các giai đoạn 2 và 3.
Kết luận
Tác động của công nghệ đối với hành trìnhphân tích và lập kế hoạch tài chính của bạn là rõ ràng, theo trình tự, nhưng rất khó để đạt được.
Hãy dành thời gian để hiểu rõ bạn đang ở giai đoạn nào trong hành trình và cần làm gì để tiến lên cấp độ tiếp theo.
Sau đó, tính toán chi phí công nghệ cần thiết để thực hiện điều đó và xây dựng một tầm nhìn đủ mạnh mẽ để biến nó thành hiện thực.
Nguồn: Biên tập từ Forecasting Performance
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
