Khi chuyển đổi số đã vô cùng phổ biến ở thị trường nước ngoài thì phần lớn các doanh nghiệp Việt hầu như chỉ mới bắt đầu quan tâm xu hướng này những năm gần đây cho tác động của đại dịch covid 19.
Thế nhưng, cũng có một số doanh nghiệp đã thực sự nghiêm túc và chú trọng đầu tư vào công nghệ để tối ưu quy trình công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí cho hoạt động kinh doanh. Điển hình đó là tập đoàn xây dựng Newtecons – một trong những tổng thầu uy tín và chất lượng hàng đầu tại Việt Nam đã ứng dụng phần mềm xử lý hóa đơn ngành xây dựng.
20 năm – hành trình kiến tạo nên những công trình đầy tâm huyết
Với hành trình gần 20 năm tạo nên thành công cùng hàng loạt dự án xây dựng lớn nhỏ, Newtecons đã trở thành một trong những nhà thầu tầm cỡ tại Việt Nam. Bước qua những thăng trầm và khó khăn thử thách, tập đoàn Newtecons không những tạo nên các sản phẩm xây dựng hàng đầu mà đó còn là công sức xây dựng phát triển nền kinh tế nước nhà ngày một giàu mạnh.
Góp phần làm nên thành công của của một tập đoàn không thể không kể đến tầm nhìn xa trông rộng của đội ngũ lãnh đạo khi đã ứng dụng kịp thời công nghệ vào việc rút ngắn quy trình xử lý hóa đơn để tối ưu thời gian, tiết kiệm chi phí cho cho các phòng ban đặc biệt là bộ phận kế toán.
Bài toán làm sao để tối ưu quy trình xử lý nghìn hóa đơn/dự án?
Cũng giống như nhiều doanh nghiệp khách hàng của Bizzi, Newtecons gặp phải không ít vấn đề trong việc xử lý hóa đơn. Thực tế, với đặc thù ngành xây dựng số lượng dự án lớn nhiều và có giá trị cao đòi hỏi phòng ban kế toán phải cực kỳ thận trọng bởi tính chất công việc đòi hỏi sự tính toán chi tiết, chính xác đến từng con số, dấu chấm.
Quy trình quản lý hóa đơn truyền thống của Newtecons và một số công ty cùng ngành: tập trung các hóa đơn điện tử sau đó chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Tuy nhiên đây là cách làm không đúng luật hiện hành khi doanh nghiệp chỉ quan tâm đến tính pháp lý của hóa đơn xem hóa đơn đã được đăng ký phát hành trên thuế hay chưa mà chưa thực sự chú trọng xem hóa đơn có thực sự giá trị về mặt nội dung hay không.
Với những bất cập trên buộc Newtecons phải tìm kiếm một giải pháp xử lý hóa đơn ngành xây dựng để giúp bộ phận nhân sự, kế toán tối ưu việc quản lý hóa đơn, quản lý dự án và kiểm tra chi phí dự án giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nhân sự.
Dự án giá trị lớn – Quản lý tập trung trên Bizzi
Để giải quyết bài toán quản lý 2000 hóa đóa/mỗi dự án với giá trị lớn. Newtecons đã sử dụng tính năng lưu trữ và quản lý trên phần mềm Bizzi để quản lý tập trung hóa đơn, chi phí.
Cụ thể, Bizzi chia các dự án thành các công ty nhỏ, cấp quyền truy cập cho nhân viên quản lý dự án đó. Từ đó người quản lý dễ dàng quản lý dự án theo nhân viên và theo từng dự án. Tất cả thông tin hóa đơn của toàn bộ các dự án được thống kê và lưu trữ trên một nơi để dễ dàng theo dõi và quản lý.
Kèm theo đó, với mỗi dự án khác nhau sẽ có các nhân viên ra vào liên tục, khi kế toán mới tiếp nhận dự án đăng nhập và sử dụng Bizzi họ có thể xem toàn bộ hóa đơn đã được các nhân sự kế toán cũ lưu trên Bizzi. Đồng thời với tính năng lưu trữ và quản lý hóa đơn ưu việt, Bizzi tránh thất thoát hóa đơn và không làm ảnh hưởng việc kê khai thuế tới quý tới năm.
Đặc biệt với Bizzi, nhân viên quản lý dự án của Newtecons dễ dàng tìm kiếm hóa đơn theo dự án và thực hiện kê khai thuế theo từng dự án giúp tiết kiệm thời gian đến 50% so với phương pháp thủ công truyền thống.
Bizzi – Phần mềm xử lý hóa đơn ngành xây dựng giảm nhẹ gánh lo cho kế toán
Một nhân viên Kế toán của Newtecons khi được hỏi về những khó khăn trong công việc của mình đã chia sẻ rằng: trước kia khi chưa có phần mềm Bizzi, họ bị quá tải hóa đơn vào thời gian kê khai thuế cuối tháng 3, chốt sổ 25 hàng tháng, hoặc tháng 12, tháng 1 dịp cuối năm.
Mỗi nhân viên kế toán quản lý hóa đơn, chi phí cho dự án đó phải thu thập toàn bộ thông tin hóa đơn của các dự án quản lý và lưu trữ thủ công.
Công việc này tuy nhìn có vẻ đơn giản nhưng thực sự tạo ra áp lực lớn đối với người xử lý. Bởi việc xử lý thủ công sẽ không tránh khỏi sai sót do vậy nếu rủi ro xảy ra thì khoản phạt trên hóa đơn sẽ nhận theo giá trị hóa đơn.
Ngoài ra những nghiệp vụ thủ công này khiến mình phải tốn rất nhiều thời gian để rà soát thông tin. Tuy nhiên, khi Newtecons bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm Bizzi từ tháng 4/2021 thì công việc của nhân viên kế toán và phòng ban liên quan được giảm tải đi rất nhiều.
Thứ nhất, đối với nhân viên kế toán, họ được cấp 1 email để nhận hóa đơn đầu vào. Sau đó Bizzi bot đã được training sẽ tự động tải, lưu trữ, kiểm tra các thông tin hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Sau khi hóa đơn được kiểm tra về tính hợp lý hợp lệ, thông tin số liệu sẽ tự động đẩy về phần mềm kế toán của họ.
Thứ 2, thông tin hóa đơn minh bạch và công khai, dễ dàng kiểm soát hơn, nhân viên kế toán cũng như leader của dự án có thể truy cập và kiểm tra kiểm tra tổng tiền của từng dự án.
Sau khi ứng dụng Bizzi trong việc xử lý hóa đơn bộ máy vận hành tại Newtecons hoạt động trơn tru hơn, quy trình rút gọn, tiết kiệm 80 chi phí, và giảm 50% thời gian. Với Bizzi, tất cả công việc, dự án liên quan đến hóa đơn đều được số hóa thực hiện chuẩn theo quy trình đã được training cho Bizzi bot.
Đại diện công ty Newtecons cho biết, nhờ có tính năng quản lý, lưu trữ hóa đơn theo từng dự án mà việc quản lý dự án và quản lý nhân viên theo từng dự án được linh hoạt hơn. Bizzi tối ưu hóa quy trình xử lý và lưu trữ hóa đơn ngay trên 1 nền tảng giúp nhân sự dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm xử lý hóa đơn ngành xây dựng Bizzi FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
