Là một chủ doanh nghiệp, quản lý dòng tiền và chi phí rất quan trọng đối với sự thành công của công ty của bạn. Một công cụ có thể giúp bạn đạt được hiệu quả cao trong việc quản lý chi phí và cải thiện dòng tiền chính là thẻ tín dụng doanh nghiệp. Trong bài viết này, cùng Bizzi khám phá cách các doanh nghiệp có thể sử dụng thẻ tín dụng để tăng khả năng tài chính của tổ chức.
Hiểu về quản lý dòng tiền
Dòng tiền được dùng để chỉ sự di chuyển ra và vào của tiền mặt hoặc các tài sản tương đương tiền mặt tại một khoảng thời gian nhất định trong doanh nghiệp. Quản lý dòng tiền là một điều quan trọng và cần thiết cho việc theo dõi dòng tiền, qua đó đảm bảo chắc chắn rằng tổ chức của bạn có đủ tiền mặt để hoạt động và phát triển.
Bên cạnh đó, thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể giúp tổ chức quản lý dòng tiền bằng cách cung cấp khả năng tiếp cận tín dụng khi doanh nghiệp cần. Tuy nhiên, quan trọng hơn cả, tổ chức nên sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp một cách phù hợp để tránh tích lũy nợ xấu.
Quản lý chi phí với thẻ tín dụng doanh nghiệp
Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp để chi tiêu có thể giúp tổ chức quản lý tài chính hiệu quả hơn. Bạn có thể dễ dàng theo dõi các khoản chi tiêu của mình và phân loại chúng để hiểu rõ hơn các khoản tiền đã chi, chi ở đâu, chi cho cái gì.
Ngoài ra, sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp thay cho thẻ cá nhân như thường lệ giúp các tổ chức tách bạch các khoản chi cá nhân và tổ chức. Bộ phận kế toán thuận tiện và dễ dàng trong việc sao kê, làm báo cáo chi phí mỗi cuối tháng hiệu quả hơn.
Với tính năng báo cáo nâng cao, doanh nghiệp cũng có thể giảm thiểu tình trạng ngân sách bị sử dụng sai mục đích hoặc không được quản lý tốt.
Bizzi gợi ý bạn một số tip để quản lý chi tiêu của tổ chức với thẻ tín dụng doanh nghiệp:
- Đặt giới hạn ngân sách: Xác định mức chi tiêu cụ thể mỗi tháng để cài đặt hạn mức ngân sách cho các bộ phận/phòng ban trong tổ chức của bạn và yêu cầu mọi ngiời tuân thủ theo ngân sách đó.
- Chỉ sử dụng thẻ tín dụng cho các chi phí thiết yếu: Chỉ sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn cho các chi phí cần thiết, chẳng hạn như vật tư văn phòng hoặc chi phí công tác, tiếp khách, di chuyển,…
- Tự động thanh toán: Thiết lập thanh toán tự động cho các chi phí định kỳ, chẳng hạn như tiền thuê văn phòng hoặc tiện ích, để tránh các khoản phí trễ hạn.
Tối ưu dòng tiền và điểm thưởng với các ưu đãi
Với các ưu đãi đặc quyền dành riêng cho doanh nghiệp như miễn lãi suất lên tới 45 ngày, thanh toán trả góp, các doanh nghiệp có được những cơ hội để tiếp cận và mở rộng vốn lưu động. Đồng thời, thẻ doanh nghiệp cũng giúp các tổ chức đưa ra khả năng dự báo dòng tiền tốt hơn, cho phép tối ưu hóa vốn lưu động, điều này giúp tiết kiệm cho doanh nghiệp về lâu dài.
Hầu hết với các thẻ tín dụng doanh nghiệp, phía ngân hàng và đối tác Visa/Mastercard đều cung cấp các chương trình hoàn tiền, ưu đãi giảm giá hay tích lũy điểm thưởng hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí với một số sản phẩm/dịch vụ nhất định.
Dưới đây là một số tip hữu ích giúp các doanh nghiệp để tối đa hóa điểm thưởng/hoàn tiền:
- Chọn thẻ phù hợp với thói quen chi tiêu của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên chi tiêu cho công tác, đặt chỗ, hãy chọn thẻ có ưu đãi booking khách sạn, đặt chỗ hội nghị.
- Sử dụng thẻ cho tất cả các chi phí kinh doanh: Bạn càng chi tiêu nhiều trên thẻ tín dụng của mình, bạn càng kiếm được nhiều phần thưởng.
- Đổi điểm thưởng/ưu đãi thường xuyên: Đừng đợi quá lâu để đổi các điểm thưởng mà bạn đã tích lũy. Nhiều chương trình ưu đãi có ngày hết hạn, vì vậy hãy đảm bảo sử dụng chúng trước khi hết hạn.
Thẻ tín dụng với công cụ quản lý chi tiêu cho doanh nghiệp
Ngoài việc cung cấp bảng sao kê chi tiết hàng tháng, nhiều công ty phát hành thẻ cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ các công cụ trực tuyến để giúp họ quản lý chi tiêu hàng ngày. Người quản trị có thể đăng nhập để xem các giao dịch hiện tại trên thẻ, bao gồm các mục đang chờ xử lý, cùng với số dư hiện tại, ngày đến hạn thanh toán và bất kỳ khoản lãi hoặc phí nào.
Nếu nhà phát hành thẻ cung cấp điểm thưởng, người quản lý thường có thể xem điểm được tặng và đổi. Nhiều công ty phát hành thẻ cung cấp các báo cáo trực tuyến, chẳng hạn như phân tích hàng năm về hoạt động thẻ, để giúp doanh nghiệp chuẩn bị tài khoản cuối năm, cũng như các công cụ phân tích giúp nhân viên tài khoản xác định và theo dõi các loại chi tiêu khác nhau.
Người quản lý cũng có thể tải dữ liệu giao dịch thẻ tín dụng vào bảng tính hoặc phần mềm kế toán. Một số gói kế toán bao gồm giao diện dữ liệu từ nhiều loại danh thiếp phổ biến, tạo ra một chế độ xem liền mạch từ thanh toán chi phí đến tài khoản công ty.
Ngoài ra còn có các ứng dụng dành cho thiết bị di động để quản lý chi phí, chẳng hạn như kéo dữ liệu thẻ tín dụng trực tuyến xuống và tự động đối chiếu dữ liệu đó với biên lai được lưu trữ điện tử.
Kết luận
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc kiểm soát chặt chẽ chi phí kinh doanh có thể là điều cần thiết. Tuy nhiên, các công việc này thường tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn để có thể đạt được hiệu quả cao. Vì vậy, thẻ tín dụng có thể giúp các doanh nghiệp quản lý chi phí tốt đồng thời giảm tải được một số chi phí và tối ưu hóa khả năng tiếp cận nguốn và quản lý dòng tiền.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
