Trong bối cảnh doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý chi phí hiệu quả không chỉ là một thách thức mà còn là cơ hội giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành. Ubisense, một công ty công nghệ hàng đầu chuyên cung cấp giải pháp theo dõi thời gian thực, đã trải qua hành trình hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí thành công, mở ra cánh cửa cho sự phát triển bền vững.
1. Giới thiệu về Ubisense
Ubisense là công ty công nghệ có trụ sở tại Cambridge, Anh, nổi tiếng với giải pháp SmartSpace®. Giải pháp này sử dụng cảm biến tiên tiến và nền tảng phần mềm mở để theo dõi vị trí, chuyển động và tương tác trong thời gian thực. Với hơn 1.000 khách hàng trên toàn cầu, Ubisense đã giúp nhiều doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất, chất lượng và đảm bảo an toàn trong môi trường làm việc.
Mặc dù dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ, Ubisense vẫn phải đối mặt với bài toán quản lý chi phí khi mở rộng hoạt động tại 6 quốc gia, với sự khác biệt lớn về quy định thuế và chi phí vận hành.
2. Thách thức trong quản lý chi phí
Trước khi chuyển đổi, quy trình quản lý chi phí tại Ubisense gặp phải nhiều hạn chế:
- Phụ thuộc vào hệ thống cũ: Công cụ truyền thống không đáp ứng được nhu cầu hiện đại, gây khó khăn trong việc theo dõi và xử lý chi phí.
- Thiếu hỗ trợ di động: Nhân viên không thể nộp và theo dõi chi phí khi công tác, làm gián đoạn quy trình.
- Khó khăn trong tuân thủ quy định quốc tế: Sự khác biệt về thuế VAT, phụ cấp công tác ở từng quốc gia khiến đội ngũ tài chính mất nhiều thời gian xử lý.
- Thiếu minh bạch: Nhân viên và quản lý không thể theo dõi trạng thái phê duyệt, dẫn đến chậm trễ trong việc lập báo cáo.
Adam Green, Giám đốc Tài chính của Ubisense, chia sẻ:
“Chúng tôi không thể để quy trình quản lý chi phí tụt hậu, nhất là khi các hệ thống khác đều được nâng cấp.”
3. Giải pháp: Hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí
Ubisense đã quyết định đầu tư vào việc số hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí với các giải pháp cải tiến:
Tích hợp hệ thống kế toán
Dữ liệu chi phí được kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán trung tâm, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đối chiếu.
Tự động hóa quy trình
- Số hóa hóa đơn, tự động xử lý và phân loại chi phí, loại bỏ các tác vụ thủ công.
- Áp dụng các quy tắc thuế tùy chỉnh cho từng quốc gia, đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Giao diện thân thiện với người dùng
- Nhân viên có thể nộp chi phí và theo dõi trạng thái phê duyệt thông qua ứng dụng di động.
- Quản lý phê duyệt mọi lúc, mọi nơi, giảm thời gian chờ đợi.
4. Quy trình triển khai
Để đảm bảo hiệu quả cao nhất, Ubisense đã triển khai kế hoạch theo từng giai đoạn:
- Lập kế hoạch chi tiết: Từng bước triển khai được định hướng rõ ràng, từ thu thập thông tin đến thử nghiệm, đảm bảo mọi bộ phận hiểu rõ vai trò của mình.
- Thử nghiệm nhóm nhỏ: Một nhóm nhân viên thử nghiệm hệ thống trước khi áp dụng trên diện rộng, giúp giảm lỗi và điều chỉnh kịp thời.
- Đào tạo nhân viên: Tài liệu hướng dẫn và các buổi đào tạo được tổ chức nhằm giúp nhân viên làm quen với hệ thống mới nhanh chóng.
5. Kết quả đạt được
Sau khi triển khai thành công hệ thống quản lý chi phí hiện đại, Ubisense đã gặt hái nhiều lợi ích vượt mong đợi:
- Tiết kiệm thời gian: Quy trình nộp và phê duyệt chi phí nhanh gọn, giúp đội ngũ tài chính tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược.
- Minh bạch tài chính: Các khoản chi phí được theo dõi theo thời gian thực, giúp quản lý ngân sách và lập kế hoạch chính xác hơn.
- Cải thiện trải nghiệm người dùng: Nhân viên hài lòng hơn với hệ thống hiện đại, dễ sử dụng và minh bạch.
Adam Green nhận xét:
“Giải pháp mới không chỉ giúp chúng tôi giải quyết những vấn đề hiện tại mà còn hỗ trợ cho sự phát triển dài hạn.”
Ubisense không ngừng đổi mới, dự kiến áp dụng thêm các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa nâng cao để tiếp tục tối ưu hóa quy trình. Đây không chỉ là chiến lược giữ vững vị thế mà còn là nền tảng quan trọng cho sự phát triển bền vững.
6. Bizzi Expense: Giải pháp quản lý chi phí toàn diện tại Việt Nam
Trong bối cảnh các doanh nghiệp mong muốn mở rộng quy mô như Ubisense không ngừng tìm kiếm những công cụ tối ưu để kiểm soát ngân sách và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, Bizzi Expense nổi bật như một giải pháp hàng đầu, mang đến sự đổi mới trong cách quản lý chi phí.
Những tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
- Tự động hóa toàn diện: Quy trình từ tạo đề nghị thanh toán đến duyệt chi phí đều được tự động hóa, loại bỏ giấy tờ và rút ngắn thời gian xử lý.
- Cảnh báo vượt ngân sách tức thời: Hệ thống tự động gửi cảnh báo khi chi phí vượt hạn mức, giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh và duy trì sự kiểm soát.
- Theo dõi thời gian thực: Cập nhật chi tiêu theo thời gian thực, giúp phòng tài chính và quản lý doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về dòng tiền.
- Quản lý ngân sách linh hoạt: Bizzi Expense cho phép phân bổ ngân sách theo từng phòng ban, dự án hoặc bộ phận, đảm bảo chi tiêu hợp lý và đúng kế hoạch.
Mondelez, Talentnet, Masan Group, Kewpie… là những doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã triển khai Bizzi Expense thành công. Họ không chỉ giảm thiểu chi phí mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý tài chính, nâng cao tính minh bạch và tối ưu hóa trong hoạt động kinh doanh.
7. Kết luận
Sự thành công trong quản lý chi phí tại Ubisense là minh chứng rõ nét cho tầm quan trọng của công nghệ trong việc tối ưu hóa quy trình tài chính và duy trì hiệu quả lâu dài. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, Bizzi Expense chính là giải pháp lý tưởng để kiểm soát ngân sách, giảm rủi ro tài chính và thúc đẩy sự ổn định.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ để cải thiện quy trình quản lý chi phí, hãy thử ngay Bizzi Expense để trải nghiệm sự khác biệt và nâng tầm hiệu quả hoạt động tài chính!
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm Bizzi Expense và hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=ads&utm_ubisense-case-study
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
