Quản lý chi phí là một trong những vấn đề quan trọng mang tính sống còn với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với các công ty SME hoặc startups, việc này còn mang ý nghĩa quan trọng hơn vì những lỗ hổng nhỏ nhất làm thất thoát cũng có thể làm “đắm thuyền”.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành doanh nghiệp thường xuyên “mất ăn mất ngủ” vì tình trạng lãng phí, thất thoát liên tục, các khoản chi phí cứ tăng phi mã mà doanh thu thu về lại nhỏ giọt không đủ bù chi tiêu, hay lo âu vì những chi phí phát sinh nằm ngoài kế hoạch khiến doanh nghiệp chao đảo. 

Cùng Bizzi tìm hiểu mô hình quản lý chi phí chặt chẽ, tinh gọn và hiện đại trong bài viết này nhé!

Những thách thức chính trong quản lý chi phí doanh nghiệp

Có bao giờ bạn tự hỏi, tại sao doanh nghiệp của bạn lại không thể tối ưu hóa lợi nhuận? Có thể một trong những nguyên nhân chính là do bạn chưa thực sự chú trọng vào việc quản lý chi phí hiệu quả. Dưới đây là những thách thức:

• Tầm nhìn và Kiểm soát:
  • Thiếu Rõ ràng: Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc có cái nhìn tổng thể về chi phí trải rộng qua các bộ phận và địa điểm khác nhau. Dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác có thể làm trở ngại cho khả năng xác định các khu vực tiết kiệm chi phí.
  • Thiếu Dữ liệu Thời gian thực: Thông tin tài chính bị trễ hoặc lạc hậu có thể ảnh hưởng đến quyết định. Việc có tầm nhìn thời gian thực là quan trọng để nhanh chóng giải quyết vấn đề và ra quyết định có cơ sở.
• Chất Lượng và Chính Xác Dữ liệu:
  • Phân đoạn Dữ liệu: Thông tin thường được lưu trữ ở các hệ thống hoặc bộ phận khác nhau, dẫn đến sự phân đoạn dữ liệu. Việc tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau có thể gặp khó khăn và dẫn đến sự không nhất quán.
  • Chất Lượng Dữ liệu: Dữ liệu không chính xác, chẳng hạn như các mục nhập trùng lặp hoặc lỗi phân loại, có thể dẫn đến phân tích không chính xác và ra quyết định dựa trên thông tin sai lệch.
• Tuân thủ và Quản lý Rủi ro:
  • Tuân thủ Quy định: Việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý thường xuyên thay đổi là một thách thức. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến phạt và thiệt hại danh tiếng.
  • Nhận biết Rủi ro: Xác định và giảm thiểu rủi ro tài chính có thể phức tạp, ví dụ như rủi ro gian lận hoặc rủi ro liên quan đến nhà cung cấp.
• Quản lý Mối quan hệ với Nhà cung cấp:
  • Đa dạng Nhà cung cấp: Quản lý mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp có điều khoản, điều kiện và chỉ số hiệu suất riêng biệt, có thể là một thách thức.
  • Rủi ro Phụ thuộc: Phụ thuộc quá mức vào một nhà cung cấp hoặc một nhóm nhà cung cấp có thể mở cửa cho những gián đoạn, và quản lý rủi ro này đòi hỏi kế hoạch cẩn thận và đa dạng hóa.
• Theo dõi Chi phí và Giảm chi phí:
  • Quy trình Thủ công: Sự phụ thuộc vào quy trình thủ công để theo dõi chi phí có thể tốn thời gian, dễ gặp lỗi và ảnh hưởng đến hiệu suất.
  • Nhận biết Cơ hội Tiết kiệm Chi phí: Xác định các khu vực có thể giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng có thể khó khăn. Điều này đòi hỏi phân tích chi tiết về mô hình chi phí và sự tiếp cận tích cực để kiểm soát chi phí.

Bằng cách hiểu rõ những thách thức này, doanh nghiệp có thể triển khai các giải pháp quản lý chi phí hiệu quả để nâng cao lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Mô hình quản lý chi phí “Ba lớp phòng thủ” © 

Trước những thách thức như vậy, doanh nghiệp SME cần một mô hình và phương pháp quản lý chi phí hiệu quả, tinh gọn để có thể triển khai nhanh chóng với nguồn lực giới hạn. Qua kinh nghiệm tư vấn và ứng dụng công nghệ để quản lý chi phí cho các doanh nghiệp nhiều quy mô khác nhau, chuyên gia của Bizzi đã đúc kết những cách thực hành tốt nhất để phát triển một mô hình và phương pháp quản lý chi phí được gọi là “BA LỚP PHÒNG THỦ” ©. 

Mô hình quản lý chi phí này được thiết kế giúp quản lý được cả vòng đời của một chi phí từ lúc trước – trong – sau khi phát sinh vì vậy đảm bảo khả năng kiểm soát chặt chẽ.

Ba lớp phòng thủ bao gồm:

Lớp 1 – Thiết lập

Ba việc đầu tiên cần thực hiện là thiết lập: 

1. Quy chế chi tiêu nội bộ
2. Lập ngân sách hoạt động
3. Lập kế hoạch dự chi

Quy chế tài chính nội bộ (hay còn gọi là Quy tắc tài chính nội bộ) là một tài liệu quy định các nguyên tắc và quy định về quản lý tài chính trong một tổ chức. Trong quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ theo phòng ban và cấp bậc là cần thiết.Mục đích của quy chế này là tạo ra một hệ thống quản lý tài chính có trật tự, minh bạch và hiệu quả.

Dựa trên kế hoạch kinh doanh và quy chế tài chính, lập ngân sách hoạt động phân bổ theo:

• Đơn vị kinh doanh
• Phòng ban
• Cấp bậc

Việc phân bổ ngân sách chi tiết theo cấu trúc kinh doanh sẽ giúp giám sát, kiểm soát và phân tích được chi phí theo nhiều chiều khác nhau. 

Dựa trên ngân sách đã thống nhất, lập kế hoạch dự chi chi tiết theo quý, tháng cho từng đơn vị kinh doanh và phòng ban giúp quản lý, dự báo được các khoản phải chi và dòng tiền trong quý để chủ động trong kế hoạch kinh doanh. 

Lớp 2 – Kiểm soát

Để thực hiện được việc kiểm soát, việc quan trọng cần thực hiện là phân quyền phê duyệt chi phí. Đây là quá trình xác định và gán các quyền và trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân hoặc bộ phận trong tổ chức để duyệt và quản lý quá trình phê duyệt chi phí.

Mục tiêu của việc này là đảm bảo rằng quy trình phê duyệt chi phí được thực hiện một cách có tổ chức, hiệu quả và tuân thủ các nguyên tắc quản lý tài chính. Thông thường, các công ty quản trị chi phí tốt sẽ có ma trận ra quyết định dựa trên 2 chiều phổ biến là cấp bậc và giá trị cần phê duyệt.

Khi đã có chính sách, quy chế và quyền phê duyệt thì sẽ dễ dàng xác định được các chi phí được phê duyệt không đúng theo chính sách, thẩm quyền để có sự điều chỉnh phù hợp.

Lớp 3 –  Giám sát 

Giám sát chính là theo dõi định kỳ và theo thời gian thực, phân tích đa chiều những chỉ số, hạng mục chi phí so với ngân sách để có những điều chỉnh kịp thời nếu có những sai lệch so với kế hoạch ngân sách.

Những chỉ số, hạng mục chi phí cần được theo dõi định kỳ và theo thời gian thực: 

• chênh lệch thực tế so với kế hoạch, 
• tỷ trọng các hạng mục chi phí, 
• các chi phí phát sinh bất thường. 

Phân tích đa chiều (phòng ban, hạng mục chi phí, nhà cung cấp…)  giúp đánh giá chi tiết về các giả định liên quan đến chi phí, hiểu được bản chất các loại chi phí theo đặc thù của mô hình kinh doanh để có những chiến lược quản trị phù hợp.    

Mô hình quản lý chi phí “Ba lớp phòng thủ” © là một giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp SME và startups quản lý chi phí chặt chẽ, tinh gọn và hiện đại. Mô hình này được thiết kế để quản lý toàn bộ vòng đời của chi phí, từ lúc trước khi phát sinh cho đến khi được thanh toán, giúp đảm bảo khả năng kiểm soát chi phí hiệu quả. 

Để triển khai mô hình “Ba lớp phòng thủ” © thành công, các doanh nghiệp cần có sự cam kết từ ban lãnh đạo, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự đầu tư vào công nghệ phù hợp.