Công việc xử lý hóa đơn và nhập liệu vào hệ thống chiếm phần lớn quỹ thời gian làm việc của kế toán. Cùng với đó, quy định chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của tổng cục thuế “ Thông tư 78, từ ngày 01/7/2022 hóa đơn giấy sẽ không còn hiệu lực, thay vào đó là áp dụng hóa đơn điện tử”. Như vậy với xu hướng số hóa hóa đơn giấy, phần lớn công việc xử lý hóa đơn của kế toán sẽ liên quan đến hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây Bizzi sẽ tổng hợp 5 cách kế toán thường sử dụng để “gỡ rối” bài toán quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhé.
1. Kế toán tạo một email riêng để nhận và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Thông thường để tránh lẫn lộn nội dung email hóa đơn điện từ từ nhà cung cấp với những nội dung công việc khác, kế toán sẽ tạo một email mới dùng để nhận và làm nơi lưu trữ riêng cho hóa đơn điện tử đầu vào từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên với cách làm này sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi thay đổi nhân sự kế toán cũng như khó khăn cho kế toán nhập liệu hóa đơn lên phần mềm.
2. Kế toán nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp và in ra bản giấy để lưu trữ thủ công
Với cách làm này mang lại khá nhiều rủi ro cho doanh nghiệp:
- Tốn chi phí cho việc in ấn
- Rủi ro về hư hỏng, thất lạc hóa đơn
- Hóa đơn nhiều lên qua từng năm tháng khó khăn cho việc lưu trữ
- Không có nơi lưu trữ khoa học, khó khăn cho việc tìm kiếm lại
- Mất thời gian cho việc tải xuống, lưu trữ và giữ gìn
- Lưu trữ thủ công nguy cơ mất dữ liệu của doanh nghiệp và khách hàng
- Kế toán vẫn phải hạch toán và nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
3. Nhận hóa đơn điện tử đầu vào, lưu file thành ảnh lên folder trên máy tính
Với cách làm truyền thống và thủ công, kế toán sau khi nhận được email hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ kiểm tra các thông tin như đơn giá, ngày lập hóa đơn, ngày ký hóa đơn,… sau đó tải về và lưu trữ trực tiếp trên máy tính theo từng folder.
Cách làm này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ ít phát sinh hóa đơn hàng hóa, sản phẩm. Tuy nhiên cách quản lý này sẽ gặp phải một số bất cập như: không thao tác được với nhiều hóa đơn cùng một lúc, lưu trữ trên máy tính nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng, không có bộ lọc để lọc hóa đơn theo nhu cầu như lọc theo nhà cung cấp, lọc theo ngày,…
4. Kế toán nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp sau đó làm bảng kê tính trên excel hoặc Google sheet
Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thông thường mà kế toán thường sử dụng đó là quản lý hóa đơn trong excel hoặc Google sheet. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp địa chỉ email, kế toán nhập liệu các thông tin hóa đơn bằng thủ công lên trang tính để kiểm tra, gắn link mã tra cứu đến hòm thư. Kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu hóa đơn sau đó sẽ nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán.
5. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn tự động hóa quy trình kế toán bằng robot
Sau đại dịch covid, các xu hướng chuyển đổi số như ứng dụng AI và hoạt động sản xuất, tự động hóa quy trình bằng kế toán đã chứng tỏ được khả năng hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí.
Do vậy việc ứng dụng công nghệ 4.0 sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu và để tự động hóa quy trình kế toán tài chính thay thế các phương pháp thủ công, truyền thống góp phần tinh giản quy trình làm việc, giải quyết vấn đề nhân sự cho doanh nghiệp đồng thời tăng tốc hoạt động vận hành trước, trong và sau đại dịch.
6 Bizzi – phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trợ lý đắc lực cho doanh nghiệp
Với việc ứng dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot giúp kế toán loại bỏ toàn toàn các phương pháp thủ công như kiểm tra, đối chiếu chiếu bằng máy, nhập liệu bằng tay. Từ đó rút ngắn thời gian tối đa cho việc xử lý hóa đơn điện từ từ 10 phút còn 10s/ mỗi hóa đơn. Tự động đối chiếu hóa đơn 3 chiều và tự động nhập liệu lên phần mềm kế toán ERP của doanh nghiệp.
- Bizzi cung cấp cho khách hàng email riêng miễn phí để nhận hóa đơn
- Tự động tải, thu thập hóa đơn điện tử, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn điện tử với độ chính xác 99,9%.
- Quản lý hóa đơn tập trung với hệ thống lưu trữ khoa học lên đến 10 năm
- Tìm kiếm thông minh với bộ lọc theo nhà số hóa đơn, nhà cung cấp, bên bán, bên mua
- Tự động đối chiếu 3 chiều giữa hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng.
- Xuất dữ liệu theo mẫu nhập liệu của các phần mềm kế toán phổ biến như Misa, Fast,… và tích hợp với phần mềm kế toán ERP
Bizzi tự hào là giải pháp quản lý hóa đơn tổng thể và toàn diện, tiên phong quản lý hóa đơn điện tử đầu vào giải quyết các vấn đề về kế toán và tài chính cho doanh nghiệp.
Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm xử lý hóa đơn Bizzi FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
