Là một trong những nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ chăm sóc sức khỏe người tiêu dùng Việt đến từ Thụy Sĩ, DKSH ngày càng khẳng định vị thế khi tạo dựng niềm tin vững chắc cho nhiều thương hiệu quốc tế muốn phát triển kinh doanh tại tại thị trường Việt Nam.
Sau 30 năm hoạt động tại Việt Nam, DKSH Việt Nam sở hữu mạng lưới rộng khắp tại 63 tỉnh thành, bao gồm 18 địa điểm kinh doanh trên toàn quốc và 4.700 nhân viên, hợp tác cùng hàng trăm nhãn hàng, phục vụ cho hàng trăm ngàn khách hàng doanh nghiệp.
1. Thách thức phải xử lý 20 nghìn hóa đơn/tháng
Cùng với việc phát triển thị trường, là một tập đoàn đa quốc gia, DKSH ý thức rõ về việc chuyển đối số và chú trọng vào việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình vận hành.
Sớm nhận diện các thách thức trong công tác quản lý hóa đơn và chú trọng vào tầm quan trọng của chữ ký số trong khi số ít doanh nghiệp để tâm về điều đó. Ban lãnh đạo của DKSH xác định rằng việc ứng dụng công nghệ chuyển đổi số để giúp đẩy nhanh tốc độ phát triển của doanh nghiệp đồng thời tháo gỡ nút thắt trong bài toán làm sao xác định tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn để giảm thiểu rủi ro về chi phí cho doanh nghiệp.
Là một tập đoàn đa quốc gia DKSH ý thức được rằng nếu không kiểm tra đúng thông tin hóa đơn điện tử sẽ dễ dẫn đến rủi ro cho chính doanh nghiệp mình. Có thể nói DKSH là một trong những doanh nghiệp cực kỳ quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ để giảm thiểu tối đa thời gian, tối giản quy trình thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.
Cũng vì những điều đó, ban quản lý DKSH với tinh thần chủ động cao trong việc tìm hiểu các giải pháp công nghệ trên thị trường cũng như so sánh tính năng sau đó và trải nghiệm để đi đến quyết định cuối cùng là lựa chọn Bizzi trở thành trợ thủ đắc lực cho phòng ban kế toán.
2. Bizzi giải quyết triệt để bài toán tính hợp lệ của hóa đơn cho DKSH
Một trong những khách hàng đầu tiên của Bizzi, DKSH quan tâm đến tính hợp lệ của hóa đơn. Đội ngũ kế toán kiểm tra tất cả các trường thông tin trên hóa đơn không bỏ sót thông tin nào đảm bảo tất cả đều đúng và chuẩn tính hợp lý hợp lệ.
2.1 Thành tựu lớn nhất mà DKSH đạt được đó là kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn
Có thể nói Bizzi là nền tảng công nghệ tiên phong gỡ rối bài toán xác định tính hợp lệ của hóa đơn điện tử khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu trong đó có DKSH – khách hàng tiêu biểu ngành dược phẩm, tiêu dùng của Bizzi.
Thông thường, sau khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán tiến hành tải 2 loại hóa đơn bao gồm file PDF và XML về để kiểm tra. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử giúp kế toán đọc hóa đơn nhanh hơn, còn XML là file có giá trị về mặt pháp lý.
Xuất phát từ việc có nhiều nhà cung cấp nên sẽ có nhiều cách gửi hóa đơn khác nhau. Hệ quả, kế toán thực hiện nhiều thao tác để đạt mục đích là tải được 2 file PDF và XML về. Tuy nhiên có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng không tải về được ví dụ: nhà cung cấp không gửi hóa đơn hoặc lỗi do hệ thống.
Nếu không sử dụng Bizzi, doanh nghiệp khó có thể phát hiện được tính hợp lệ trên hóa đơn điện tử vì thế họ sẽ bỏ qua khâu này chỉ đọc những nội dung trên hóa đơn. Hậu quả nhiều doanh nghiệp xảy ra tình trạng tiềm ẩn rủi ro hóa đơn giả tràn lan, thanh toán khoản tiền không chính xác với giá trị đơn hàng do thông tin bị thay đổi, hay thông tin hóa đơn trên XML và PDF không trùng khớp.
Nếu doanh nghiệp cũng như bộ phận kế toán không ứng dụng công nghệ vào việc kiểm tra sẽ khó có thể phát hiện được sai lệch ở đâu. Việc sai sót hóa đơn dẫn đến rủi ro doanh nghiệp bị phạt hành chính và việc liên tục bị phạt doanh nghiệp đứng trước nguy cơ bị cưỡng chế về pháp lý.
Giải được bài toán xác định tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, DKSH cực kỳ hài lòng khi Bizzi kiểm tra được tính hợp lệ của chữ ký điện tử. Trường hợp hóa đơn sai sót, Bizzi báo cáo ngay, kế toán chỉ cần kiểm tra và làm việc lại với nhà cùng cấp để xuất hóa đơn đúng đồng thời educate cho nhà cung cấp về tầm quan trọng của thông tin trên hóa đơn phải hợp lý, hợp lệ.
2.2 DKSH tối ưu nền tảng quản lý hóa đơn với Bizzi
a. Lưu trữ khoa học, tránh thất lạc hóa đơn
Do có nhiều công ty và kế toán cũng như nhiều phòng ban nên DKSH ứng dụng Bizzi như 1 platform duy nhất để xử lý hóa đơn đầu vào. Bizzi cung cấp email nhận hóa đơn tương ứng với mã số thuế của doanh nghiệp. Tất cả nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn về đúng địa chỉ này, không phải tuân theo quy trình trước kia: nhà cung cấp gửi cho phòng mua hàng, phòng mua hàng gửi cho kế toán, kế toán gửi lên Bizzi.
Như vậy với việc sử dụng Bizzi là nền tảng duy nhất xử lý hóa đơn đầu vào mà nhà cung cấp gửi trực tiếp về địa chỉ email Bizzi cung cấp. Kế toán tiết kiệm được đến 50% thời gian xử lý đồng thời việc lưu trữ trên Bizzi đã giúp doanh nghiệp tập trung và lưu trữ tất cả hóa đơn tại một nơi, tránh thất lạc, hư hỏng hoa đơn như trước đây.
b. Xây dựng quy trình chuẩn chỉnh về duyệt hóa đơn trên hệ thống
Sau khi hóa đơn được Bizzi bot kiểm tra, nhân viên kế toán chỉ cần xác nhận kết quả mà Bizzi trả về. Bizzi tiếp tục gửi thông báo về cho cấp quản lý cao hơn để duyệt hóa đơn lần cuối.
Sau thời gian sử dụng Bizzi kể từ thời điểm cuối năm 2019 cho đến hiện tại, DKSH đã có những thay đổi rõ rệt trong quy trình vận hành công tác quản lý hóa đơn cho phòng kế toán.
Phòng Kế toán của DKSH có thể xử lý được khối lượng công việc lớn hơn rất nhiều lần cụ thể chỉ tốn vài giây thay vì 10 phút/hóa đơn như trước đây.
Nhờ Bizzi số hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn, DKSH tự động hóa đến 90% quy trình loại bỏ các thao tác thủ công lặp đi lặp lại để nhân viên có thời gian tập trung phát triển vào những công việc quan trọng mang lại doanh thu hiệu quả cho doanh nghiệp.
Bizzi – đơn vị tiên phong trong quá trình chuyển đổi công nghệ, tự động hóa quy trình kế toán cho nhiều doanh nghiệp đa dạng ngành hàng như ngành dược, bán lẻ, xây dựng, logistics, giáo dục, sản xuất,…Với những tính năng ưu việt mà Bizzi mang lại,hiện tại đã có hơn 1000+ doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng Bizzi.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
