Theo truyền thống, các nhân viên nhập dữ liệu, phân tích, đối chiếu hóa đơn một cách thủ công, theo dõi mọi bước của quy trình xử lý hóa đơn. Quá trình xử lý thủ công tốn nhiều thời gian và tồn động khá nhiều sai sót chẳng hạn như lỗi nhập liệu,.. Tuy nhiên, giờ đây đã có cách tốt hơn giúp xử lý quy trình khoản phải trả nhờ có giải pháp AP, các kế toán đã có thể loại bỏ các tác vụ thủ công đồng thời đảm bảo tính nhất quán, chính xác trong quá trình làm việc và xử lý hóa đơn.
Cùng Bizzi tìm hiểu về quy trình xử lý hóa đơn nhé!
Quy trình xử lý hóa đơn là gì?
Để giải thích quy trình xử lý hóa đơn là gì chúng ta cần hiểu rõ quy trình xử lý hóa đơn ở mỗi doanh nghiệp đều không giống nhau, nó bao gồm một hệ thống các công việc phân tích, kiểm soát nội bộ để ngăn chặn các khoản thanh toán trái phép duy trì tốt quy trình khoản phải trả.
Hệ thống kiểm soát nội bộ này bắt đầu từ khi nhận hóa đơn đầu vào và kiểm tra đối chiếu các trường thông tin trên hóa đơn. Hầu hết các công ty đều thực hiện quy trình đối chiếu 2 chiều hoặc 3 chiều để xác minh hóa đơn đối với PO và thực hiện các lệnh thanh toán. Chẳng hạn, các chi tiết trên hóa đơn như số lượng, giá cả, ngày tháng và các chi tiết khác, phải khớp với thông tin trên đơn đặt hàng.
Như bạn có thể thấy, việc giám sát thủ công tất cả các quy trình này sẽ mất thời gian. Tuy nhiên, với giải pháp quản lý khoản phải trả, bạn có thể giải phóng nhân viên của mình khỏi các nhiệm vụ tẻ nhạt và cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chuyên môn hiệu quả làm tăng giá trị cho tổ chức.
Đã đến lúc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn
Về lâu dài, xử lý hóa đơn qua quy trình tự động hóa mang lại rất nhiều lợi ích của bạn khác với phương pháp xử lý hóa đơn thủ công chậm gây ảnh hưởng đến hiệu quả quy trình quản lý khoản phải trả.
Tăng sự minh bạch cho toàn bộ quy trình bằng cách hợp lý hóa quy trình xử lý và phê duyệt hóa đơn theo hướng tự động hóa. Nhờ đó mọi dữ liệu được hiển thị đầy đủ, chính xác ngay trên một hệ thống tập trung:
- Hóa đơn điện tử được gửi thẳng đến email nhận hóa đơn, email này kết nối với cổng nền tảng do đó dữ liệu được phân tích trong môi trường tự động.
- Hầu hết các nền tảng phần AP đều có cơ chế đối chiếu hai chiều và ba chiều. Cơ chế này tăng cường tốc độ xử lý hóa đơn.
- Vì mọi thứ đều được tự động hóa nên khả năng hiển thị tốt hơn với tính nhất quán của dữ liệu được cải thiện.
- Giải pháp AP giúp bạn không cần phải lo lắng về gian lận.
- Có thể cắt giảm chi phí và thời gian xử lý.
- Hiệu quả tổng thể cùng năng suất làm việc của nhóm AP tăng lên rõ rệt.
Tự động hóa là chìa khóa thành công
Xử lý hóa đơn thủ công gây ra sự kém hiệu quả ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty bạn. Khi các quy trình quản lý khoản phải trả vẫn còn thủ công, việc xử lý và đối chiếu hóa oơn có thể mất đến vài ngày tác động tiêu cực đến hiệu suất của bộ phận và hiệu quả đánh giá tài chính của toàn doanh nghiệp. Do đó, tự động hóa chính là chìa khóa thành công.
Tự động hóa quy trình cung cấp cho doanh nghiệp khả năng kiểm soát tuyệt vời. Với quy trình xử lý hóa đơn với giải pháp quản lý khoản phải trả, việc theo dõi chúng sẽ dễ dàng hơn trong thời gian xử lý ngắn.
Bizzi – giải pháp xử lý hóa đơn toàn diện giải quyết “nỗi đau” ngành kế toán – tài chính
Tự động nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử
Trước đây các email dùng cho việc xử lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào thường là email của nhân viên kế toán điều này gây ra nhiều vấn đề bất cập cho doanh nghiệp như hệ thống lưu trữ có giới hạn, không bảo mật thông tin, khó tìm kiếm, truy xuất thông tin cũ hay điển hình là nhân sự nghỉ việc gây khó khăn cho việc tìm kiếm lại dữ liệu của hóa đơn cũ.
Bizzi cung cấp cho mỗi doanh nghiệp một địa chỉ email riêng biệt. Bizzi bot đã được training tự động lấy các hóa đơn về platform để xử lý, kế toán không phải can thiệp thủ công. Hóa đơn điện tử được lưu trữ một nơi với danh sách hiển thị trực quan.
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot
Bizzi ứng dụng cung cấp các giải pháp xử lý hóa đơn thông qua ứng dụng công nghệ AI và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA). Nền tảng của Bizzi có thể được tích hợp với các giải pháp kế toán sẵn có, đồng thời kết nối các nhà cung cấp và khách hàng để tự động hóa các quy trình tài chính như kiểm tra, đối chiếu, thanh toán hóa đơn…
Đồng thời Bizzi cung cấp cho mỗi công ty một địa chỉ email riêng và duy nhất, Bizzi bot tự động tải các hóa đơn về nền tảng để xử lý sau khi kiểm tra Bizzi tự động thông báo kết quả, kế toán chỉ cần xem kết quả hiển thị sau đó ra quyết định xét duyệt mà không cần các thao tác thủ công nào khác.
Giải pháp toàn diện giúp giảm thiểu rủi ro sai sót cho kế toán
Việc xử lý hóa đơn bằng thủ công không những mất thời gian mà còn xảy ra nhiều sai sót đặc biệt là rủi ro về thuế. Hậu quả nhiều doanh nghiệp phải trả những “cái giá” khá đắt cho sai sót của mình.
Với Bizzi, hóa đơn điện tử đầu vào được hệ thống tự động kiểm tra, xác thực với các tiêu chí khác nhau để đảm bảo tính hợp lệ như: chữ ký điện tử, mã số thuế, thông tin nhà cung cấp,… Đây là một bước tiến lớn giúp các công ty loại bỏ rủi ro hóa đơn giả do không có phần mềm kiểm tra chữ ký để yên tâm về mặt bảo mật và tính chính xác của dữ liệu.
Đặc biệt Bizzi là công cụ giúp các công ty giảm thiểu sai sót, tăng năng suất làm việc của kế toán, mỗi hóa đơn điện tử được xử lý chỉ tốn vài giây.
Trích xuất dữ liệu để chuyển sang phần mềm kế toán
Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa quy trình nhận, lưu trữ hóa đơn điện tử với thời gian nhanh chóng chỉ trong vài nốt nhạc. Song song, nền tảng còn cho phép người dùng tự động trích xuất dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán của mỗi doanh nghiệp.
Bizzi tự động xử lý các hóa đơn điện tử và trích xuất dữ liệu ra file excel phù hợp với phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng để hỗ trợ nhập liệu. Ngoài ra hóa đơn điện tử lưu trữ trên Bizzi với danh sách hiển thị trực quan, cho phép kế toán tìm kiếm theo nhiều tiêu thức khác nhau như nhà cung cấp, ngày gửi hóa đơn, số hóa đơn, mã số thuế,…
Công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot và máy học của Bizzi giúp giảm 80% thời gian xử lý hóa đơn và 50% chi phí xử lý, đồng thời tăng tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế. Bizzi góp phần đẩy nhanh việc áp dụng kỹ thuật số và chuyển đổi số trong các lĩnh vực tài chính với những lợi ích hữu hình và có thể đo lường được.
Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm sản phẩm của Bizzi ngay hôm nay!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
