Mặc dù bộ phận Kế toán thanh toán là nền tảng cho hiệu quả hoạt động và thành công tài chính của doanh nghiệp, nhưng vẫn còn nhiều nơi tồn tại quy trình AP thủ công và tốn thời gian đối với nhiều doanh nghiệp. Để tăng hiệu quả của bộ phận AP, nhiều doanh nghiệp đón đầu xu hướng công nghệ bắt tay triển khai các công cụ tự động hóa khoản phải trả, giúp giảm chi phí của bộ phận và thúc đẩy doanh thu trong toàn tổ chức.
Thách thức tự động hóa khoản phải trả trước quy trình thủ công
Trước đây, các tập đoàn lớn với nguồn lực tài chính tốt và tiên phong ứng dụng công nghệ đã thúc đẩy tự động hóa AP, nhưng ngày nay, hầu hết các công ty đã nhanh chóng tham gia hành trình này. Điều này đã thúc đẩy sự phát triển của các giải pháp tự động hóa AP và chúng trở nên cạnh tranh hơn bao giờ hết.
Nếu không có công nghệ, các doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc vận hành quy trình xử lý hóa đơn với các thách thức:
- Nhập dữ liệu thủ công và quy trình xử lý kém hiệu quả
- Thời gian phê duyệt kéo dài do chậm trễ
- Mất, thất lạc hóa đơn
- Tốn nhiều công sức, thời gian cho đối chiếu hóa đơn thanh toán
- Hóa đơn/ thanh toán dễ trùng lặp
- Số lượng hóa đơn đầu vào khổng lồ
- Vấn đề về bảo mật
- Các quy trình quản lý khoản phải trả thiếu tập trung
- Khó khăn trong quản lý nhà cung cấp
Khi có sự xuất hiện của các giải pháp tự động hóa AP, nó giải quyết triệt để các thiếu sót khi còn thủ công với những điểm sáng:
- Xử lý và phê duyệt hóa đơn nhanh chóng
- Cải thiện năng suất và hiệu suất của nhân viên
- Tối ưu chi phí cho xử lý khoản phải trả
- Giảm tỉ lệ hóa đơn/thanh toán trùng lặp
- Tuân thủ tốt các yêu cầu theo quy định
- Cải thiện mối quan hệ nhà cung cấp
- Giảm thiểu tình trạng gian lận thanh toán
Một số rào cản lớn
Khi các doanh nghiệp mong muốn giải quyết các khó khăn trong việc quản lý thủ công và quan tâm tìm hiểu các giải pháp giúp tự động hóa khoản phải trả, thì đây thực sự là một tín hiệu tốt và sự nỗ lực đáng được khen ngợi.
Ngoài những hiệu quả đã đề cập trước đó, giải pháp tự động hóa khoản phải trả giúp công việc của bộ phận kế toán thanh toán dễ dàng và hiệu quả hơn. Có thể nói, hành trình triển khai tự động hóa cho doanh nghiệp rất khó khăn vì doanh nghiệp chưa biết bắt đầu từ đâu, chọn nhà cung cấp nào, những tính năng nào phù hợp với tính chất vận hành của tổ chức.
Do đó, bước đầu tiên chính là nắm rõ được nhu cầu và điểm khác biệt giữa các giải pháp. Bizzi gợi ý cho bạn nghiên cứu và tách loại công nghệ này thành ba phân loại riêng biệt:
- Các công cụ quản lý AP có trong phiên bản phần mềm kế toán/ERP hiện có
- Các công cụ “cây nhà lá vườn” được phát triển độc lập hoặc dưới dạng phần bổ trợ cho phần mềm kế toán/ERP hiện có
- Các công cụ tự động hóa dựa trên nền tảng đám mây
Công cụ tự động hóa dựa trên đám mây với giá cả phải chăng và linh hoạt và thường là phần mềm hiện đại nhất trong ba lựa chọn trên. Hầu hết các doanh nghiệp đều ưu tiên những công cụ này. Mặc dù không phải là một mô-đun có sẵn của ERP, nhưng các công cụ này có thể được liên kết chặt chẽ với ERP thông qua tích hợp.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang gặp phải một số rào cản khi triển khai các giải pháp tự động hóa dựa trên đám mây:
- Thiếu ngân sách cho giải pháp
- Quy trình xử lý hiện tại khá phức tạp
- Triển khai/đào tạo sử dụng giải pháp tốn nhiều thời gian
- Thiếu tài nguyên kỹ thuật để quản lý, ứng dụng tốt giải pháp
- Chưa chọn được giải pháp phù hợp do thiếu thông tin
Các bước triển khai giải pháp tự động hóa khoản phải trả thành công
Để triển khai thành công giải pháp tự động hóa khoản phải trả, các doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đánh giá hiện trạng và nhu cầu
Doanh nghiệp cần thực hiện một cuộc đánh giá chi tiết về hiện trạng quy trình AP hiện tại. Điều này bao gồm việc xác định các điểm yếu, các vấn đề và những khu vực cần cải tiến. Đồng thời, xác định rõ các yêu cầu và mục tiêu cụ thể cho giải pháp tự động hóa.
Bước 2: Lựa chọn giải pháp phù hợp
Sau khi đánh giá hiện trạng và nhu cầu, bước tiếp theo là nghiên cứu và lựa chọn giải pháp tự động hóa phù hợp. Điều này bao gồm việc so sánh các tính năng, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, chi phí và khả năng mở rộng của các giải pháp. Đối với nhiều doanh nghiệp, giải pháp dựa trên nền tảng đám mây có thể là lựa chọn tốt nhất do tính linh hoạt và khả năng triển khai nhanh chóng.
Bước 3: Lập kế hoạch triển khai chi tiết
Một kế hoạch triển khai chi tiết là điều cần thiết để đảm bảo quá trình tự động hóa diễn ra suôn sẻ. Kế hoạch này nên bao gồm các bước triển khai cụ thể, thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết và các biện pháp phòng ngừa rủi ro. Đảm bảo rằng mọi người trong đội ngũ đều hiểu rõ và đồng thuận với kế hoạch này.
Bước 4: Thử nghiệm và tinh chỉnh giải pháp
Trước khi triển khai toàn diện, doanh nghiệp nên thực hiện các dự án thí điểm để thử nghiệm giải pháp tự động hóa. Qua đó, có thể xác định các vấn đề phát sinh và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo giải pháp hoạt động hiệu quả và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
Bước 5: Đào tạo và hỗ trợ nhân viên
Đào tạo và hỗ trợ nhân viên là yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai tự động hóa khoản phải trả. Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên liên quan đều được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng giải pháp mới, và có sự hỗ trợ liên tục từ đội ngũ IT và nhà cung cấp giải pháp để giải quyết các vấn đề kịp thời.
Bước 6: Giám sát và đánh giá hiệu quả
Sau khi triển khai giải pháp, doanh nghiệp cần liên tục giám sát và đánh giá hiệu quả của hệ thống tự động hóa khoản phải trả. Sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để đo lường mức độ cải thiện và xác định các khu vực cần tiếp tục tối ưu hóa.
Những lợi ích dài hạn của tự động hóa khoản phải trả
- Tăng cường tính minh bạch và tuân thủ quy định
Giải pháp tự động hóa giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và dễ dàng tuân thủ các quy định pháp lý. Hệ thống tự động hóa có khả năng ghi lại mọi giao dịch và tạo ra các báo cáo chi tiết, giúp kiểm toán viên dễ dàng kiểm tra và đảm bảo tuân thủ các quy định.
- Nâng cao hiệu quả và giảm chi phí
Tự động hóa giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để xử lý các hóa đơn và thanh toán. Điều này không chỉ tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn giúp giảm chi phí vận hành. Nhân viên kế toán có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, thay vì dành nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại.
- Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp
Khi các hóa đơn được xử lý và thanh toán nhanh chóng, mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ được cải thiện. Các nhà cung cấp sẽ cảm thấy tin tưởng và sẵn sàng hợp tác hơn khi họ nhận được thanh toán đúng hạn và không gặp phải các vấn đề trùng lặp hoặc thiếu sót.
- Giảm thiểu rủi ro gian lận
Hệ thống tự động hóa giúp giảm thiểu rủi ro gian lận bằng cách kiểm tra và đối chiếu các giao dịch một cách tự động. Các quy trình kiểm soát nghiêm ngặt và khả năng theo dõi chi tiết mọi giao dịch giúp phát hiện sớm các hoạt động bất thường và ngăn chặn gian lận.
- Tăng cường khả năng quản lý tài chính
Với các báo cáo và dữ liệu chính xác, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tài chính và ra quyết định thông minh hơn. Hệ thống tự động hóa cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp quản lý dòng tiền hiệu quả và lập kế hoạch tài chính chính xác.
Hoàn toàn đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp với Bizzi – Nền tảng tự động hóa khoản phải trả hàng đầu Việt Nam
Hiện nay, Bizzi đang phục vụ các công ty thuộc mọi quy mô, từ các công ty khởi nghiệp ở giai đoạn tăng trưởng, các công ty thị trường tầm trung, đến tập đoàn lớn đang phát triển nhanh với hàng trăm nhân viên.
Với mong muốn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí và đối soát hóa đơn đầu vào, Bizzi ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI và máy học (machine learning) vào nền tảng của mình. Với Bizzi IPA, doanh nghiệp có thể hoàn toàn tự động hóa quá trình nhận, xử lý, phân tích, đối chiếu và lưu trữ hóa đơn điện tử, với quy trình tải và quản lý nhanh chóng.
Ngoài ra, Bizzi cũng hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc đối chiếu thông tin giữa các hóa đơn, đơn hàng và phiếu nhập kho thông qua hệ thống đối chiếu 3 chiều thông minh, từ đó giúp giảm thiểu các rủi ro và sai sót trong quy trình thanh toán.
Hơn nữa, khi có hóa đơn không hợp lệ, hệ thống cảnh báo cho người dùng và tự động thông báo qua email cho nhà cung cấp để chỉnh sửa, giúp tăng tính chính xác và hiệu quả của quy trình. Bizzi cũng cung cấp tính năng lập và duyệt đề nghị thanh toán nhanh chóng, dễ dàng và đúng hạn cho nhà cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình thanh toán.
>> Xem thêm: Giải pháp tự động hóa khoản phải trả đầu tiên tại Việt Nam
Triển khai giải pháp tự động hóa khoản phải trả không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong quy trình xử lý hóa đơn và thanh toán, mà còn mang lại nhiều lợi ích dài hạn như tăng cường tính minh bạch, nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và giảm thiểu rủi ro gian lận. Với sự hỗ trợ của công nghệ tiên tiến như giải pháp của Bizzi, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi và tận dụng tối đa các lợi ích của tự động hóa, góp phần vào sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.
Sau hơn 3 năm thành lập và phát triển, Bizzi đang phục vụ hơn 1.200 khách hàng doanh nghiệp, các tập đoàn/tổ chức lớn bao gồm Genshai, Kohnan Japan, Matsumoto Kiyoshi Grab, GS25, Tiki, Guardian, Sabeco, Pharmacity, P&G, PNJ, Mondelez, VNG, Circle K, Family Mart,…cùng 38.000 nhà cung cấp đang sử dụng nền tảng mỗi ngày.
Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm sản phẩm của Bizzi ngay hôm nay!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
