Triển khai giải pháp tự động hóa khoản phải trả

Mặc dù bộ phận Kế toán thanh toán là nền tảng cho hiệu quả hoạt động và thành công tài chính của doanh nghiệp, nhưng vẫn còn nhiều nơi tồn tại quy trình AP thủ công và tốn thời gian đối với nhiều doanh nghiệp. Để tăng hiệu quả của bộ phận AP, nhiều doanh nghiệp đón đầu xu hướng công nghệ bắt tay triển khai các công cụ tự động hóa khoản phải trả, giúp giảm chi phí của bộ phận và thúc đẩy doanh thu trong toàn tổ chức.

Thách thức tự động hóa khoản phải trả trước quy trình thủ công 

Trước đây, các tập đoàn lớn với nguồn lực tài chính tốt và tiên phong ứng dụng công nghệ đã thúc đẩy tự động hóa AP, nhưng ngày nay, hầu hết các công ty đã nhanh chóng tham gia hành trình này. Điều này đã thúc đẩy sự phát triển của các giải pháp tự động hóa AP và chúng trở nên cạnh tranh hơn bao giờ hết. 

Nếu không có công nghệ, các doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc vận hành quy trình xử lý hóa đơn với các thách thức: 

• Nhập dữ liệu thủ công và quy trình xử lý kém hiệu quả 
• Thời gian phê duyệt kéo dài do chậm trễ 
• Mất, thất lạc hóa đơn 
• Tốn nhiều công sức, thời gian cho đối chiếu hóa đơn thanh toán 
• Hóa đơn/ thanh toán dễ trùng lặp
• Số lượng hóa đơn đầu vào khổng lồ 
• Vấn đề về bảo mật 
• Các quy trình quản lý khoản phải trả thiếu tập trung 
• Khó khăn trong quản lý nhà cung cấp 

Khi có sự xuất hiện của các giải pháp tự động hóa AP, nó giải quyết triệt để các thiếu sót khi còn thủ công với những điểm sáng: 

• Xử lý và phê duyệt hóa đơn nhanh chóng
• Cải thiện năng suất và hiệu suất của nhân viên 
• Tối ưu chi phí cho xử lý khoản phải trả 
• Giảm tỉ lệ hóa đơn/thanh toán trùng lặp 
• Tuân thủ tốt các yêu cầu theo quy định
• Cải thiện mối quan hệ nhà cung cấp 
• Giảm thiểu tình trạng gian lận thanh toán 

Một số rào cản lớn 

Khi các doanh nghiệp mong muốn giải quyết các khó khăn trong việc quản lý thủ công và quan tâm tìm hiểu các giải pháp giúp tự động hóa khoản phải trả, thì đây thực sự là một tín hiệu tốt và sự nỗ lực đáng được khen ngợi. 

Ngoài những hiệu quả đã đề cập trước đó, giải pháp tự động hóa khoản phải trả giúp công việc của bộ phận kế toán thanh toán dễ dàng và hiệu quả hơn. Có thể nói, hành trình triển khai tự động hóa cho doanh nghiệp rất khó khăn vì doanh nghiệp chưa biết bắt đầu từ đâu, chọn nhà cung cấp nào, những tính năng nào phù hợp với tính chất vận hành của tổ chức. 

Do đó, bước đầu tiên chính là nắm rõ được nhu cầu và điểm khác biệt giữa các giải pháp. Bizzi gợi ý cho bạn nghiên cứu và tách loại công nghệ này thành ba phân loại riêng biệt:

• Các công cụ quản lý AP có trong phiên bản phần mềm kế toán/ERP hiện có
• Các công cụ “cây nhà lá vườn” được phát triển độc lập hoặc dưới dạng phần bổ trợ cho phần mềm kế toán/ERP hiện có 
• Các công cụ tự động hóa dựa trên nền tảng đám mây 

Công cụ tự động hóa dựa trên đám mây với giá cả phải chăng và linh hoạt và thường là phần mềm hiện đại nhất trong ba lựa chọn trên. Hầu hết các doanh nghiệp đều ưu tiên những công cụ này. Mặc dù không phải là một mô-đun có sẵn của ERP, nhưng các công cụ này có thể được liên kết chặt chẽ với ERP thông qua tích hợp. 

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang gặp phải một số rào cản khi triển khai các giải pháp tự động hóa dựa trên đám mây: 

• Thiếu ngân sách cho giải pháp 
• Quy trình xử lý hiện tại khá phức tạp
• Triển khai/đào tạo sử dụng giải pháp tốn nhiều thời gian 
• Thiếu tài nguyên kỹ thật để quản lý, ứng dụng tốt giải pháp 
• Chưa chọn được giải pháp phù hợp do thiếu thông tin 

Hoàn toàn đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp với Bizzi – Nền tảng tự động hóa khoản phải trả hàng đầu Việt Nam 

Hiện nay, Bizzi đang phục vụ các công ty thuộc mọi quy mô, từ các công ty khởi nghiệp ở giai đoạn tăng trưởng, các công ty thị trường tầm trung, đến tập đoàn lớn đang phát triển nhanh với hàng trăm nhân viên.

Với mong muốn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí và đối soát hóa đơn đầu vào, Bizzi ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI và máy học (machine learning) vào nền tảng của mình. Với Bizzi IPA, doanh nghiệp có thể hoàn toàn tự động hóa quá trình nhận, xử lý, phân tích, đối chiếu và lưu trữ hóa đơn điện tử, với quy trình tải và quản lý nhanh chóng.

Ngoài ra, Bizzi cũng hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc đối chiếu thông tin giữa các hóa đơn, đơn hàng và phiếu nhập kho thông qua hệ thống đối chiếu 3 chiều thông minh, từ đó giúp giảm thiểu các rủi ro và sai sót trong quy trình thanh toán.

Hơn nữa, khi có hóa đơn không hợp lệ, hệ thống cảnh báo cho người dùng và tự động thông báo qua email cho nhà cung cấp để chỉnh sửa, giúp tăng tính chính xác và hiệu quả của quy trình. Bizzi cũng cung cấp tính năng lập và duyệt đề nghị thanh toán nhanh chóng, dễ dàng và đúng hạn cho nhà cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình thanh toán.

>> Xem thêm: Giải pháp tự động hóa khoản phải trả đầu tiên tại Việt Nam

Sau hơn 3 năm thành lập và phát triển, Bizzi đang phục vụ hơn 1.200 khách hàng doanh nghiệp, các tập đoàn/tổ chức lớn bao gồm Genshai, Kohnan Japan, Matsumoto Kiyoshi Grab, GS25, Tiki, Guardian, Sabeco, Pharmacity, P&G, PNJ, Mondelez, VNG, Circle K, Family Mart,…cùng 38.000 nhà cung cấp đang sử dụng nền tảng mỗi ngày.

Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm sản phẩm của Bizzi ngay hôm nay!