Quy trình xử lý hóa đơn thủ công khi chưa sử dụng Bizzi
Đơn đặt hàng PO – một trong những chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy bộ phận kế toán thường chịu trách nhiệm quản lý PO đúng cách để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp
Phiếu nhập kho GR sẽ được xác nhận bởi bộ phận quản lý kho sau đó báo cáo với bộ phận kế toán, kế toán sẽ nhập vào hệ thống quản lý kho để theo dõi số lượng hàng nhập trên hệ thống.
Với các công ty vận hành quy trình làm việc hoàn toàn bằng thủ công kế toán sẽ liên hệ đến các bộ phận sau đó đối chiếu thông tin trên hóa đơn giấy, hoặc điện tử với thông tin của đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Nếu hóa đơn hợp lệ, kế toán sẽ nhập từng thông tin lên phần mềm kế toán và phải đảm bảo việc làm thủ công phải chính xác tuyệt đối để doanh nghiệp không bị phạm lỗi sai thông tin hóa đơn khi chi cục thuế tiến hành thanh tra.
Quy trình xử lý hóa đơn truyền thống của doanh nghiệp:
- Nhà cung cấp gửi hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy cho công ty
- Kế toán tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp qua email làm việc
- Kế toán tải file, lưu trữ và tiến hành đối chiếu với đơn đặt hàng (PO)
- Tiến hàng kiểm tra và đối chiếu thông tin hoá đơn với đơn đặt hàng
- Liên hệ bộ phận quản lý kho để lấy phiếu nhập kho
- Tiến hành đối chiếu invoice – PO – GR
- Kế toán kiểm duyệt và tiến hành nhập kết quả lên phần mềm kế toán
Bizzi tiên phong dẫn đầu với giải pháp xử lý hóa đơn đối soát ba chiều tự động
Bằng công nghệ xử ký tự động Robot kết hợp Học máy và trí tuệ nhân tạo có thể giải quyết các vấn đề khó nhằn đòi hỏi kế toán phải xử lý thủ công như:
- 1 PO nhưng nhiều hóa đơn
- Trường hợp không có PO
- Tên sản phẩm khác nhau giữa các nhà cung cấp
Quy trình đối chiếu tự động hóa đơn 3 chiều của Bizzi ứng dụng công nghệ RPA
Với số lượng hóa đơn lớn và nhiều đơn đặt hàng cũng như phiếu nhập kho mỗi ngày như các ngành bán lẻ, logistics kế toán sẽ mất nhiều ngày chỉ để xử lý những công việc này hoàn toàn bằng thủ công.
Tuy nhiên, khi ứng dụng Bizzi giải pháp xử lý hóa đơn tự động thì quy trình nhận hóa đơn – đối chiếu thông tin 3 chiều – nhập dữ liệu của Kế toán sẽ được tự động hóa. Bizzi trở thành “Kế toán viên ảo”, thay con người thực hiện 90% thao tác xử lý hoá đơn đầu vào, từ việc đọc email, tra cứu và kiểm tra thông tin cho đến lưu trữ quản lý file hoá đơn điện tử tập trung.
Ứng dụng công nghệ 4.0 sẽ giải phóng nhiều áp lực cho doanh nghiệp và nghề kế toán
Do tính chất công việc phải làm việc với số mỗi ngày đòi hỏi kế toán phải giữ cho mình ở chế độ tập trung cao độ và chính xác tuyệt đối. Ở những giai đoạn cao điểm, khả năng sai sót trong xử lý hóa đơn rất cao do quá tải hóa đơn nhưng không có cách rút ngắn quy trình và giảm tải khối lượng công việc – nhất là với những doanh nghiệp còn lệ thuộc nhiều vào tác vụ thủ công.
Ngoài các sai sót, quy trình thủ công cũng chiếm rất nhiều thời gian và nhân lực để xử lý, ảnh hưởng tới tiến độ chung của công việc kinh doanh, hoạt động vận hành, quản lý có liên quan. Với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng cần được xử lý liên tục mỗi ngày và cần đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả.
Việc ứng dụng Bizzi vào quy trình xử lý và tự động đối chiếu hóa đơn 3 chiều giúp kế toán giảm tải áp lực công việc, doanh nghiệp triển khai nhân sự hiệu quả.
- Giảm thiểu rủi ro từ việc áp dụng tác vụ thủ công, vừa tối ưu năng suất làm việc vừa tiết kiệm chi phí đầu tư – đề bài khó của kế toán doanh nghiệp nay đã tìm được lời giải lý tưởng nhờ sự xuất hiện của giải pháp kế toán tự động.
- Đối chiếu giao hàng: Các đơn đặt hàng phải được xác nhận đối với các lô hàng, điều này yêu cầu các phiếu giao hàng phải được đối chiếu với đơn đặt hàng. Robot có thể giúp bạn kiểm tra và phê duyệt tất cả các lệnh hoặc dữ liệu khớp nhau. Nó sẽ chỉ thông báo cho bạn khi gặp một trường hợp ngoại lệ.
- Hệ thống lưu trữ hóa đơn thông minh, lâu dài lên đến 10 năm, dễ dàng quản lý đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được gửi tới và trích xuất nhanh chóng ngay trên các phần mềm Bizzi để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả.
Những sai sót khi xử lý hóa đơn, dù là nhỏ nhất cũng có thể mang lại thiệt hại không tưởng cho doanh nghiệp. Do đó, hãy để Bizzi giải pháp xử lý hóa đơn tổng thể và toàn diện đồng hành cùng doanh nghiệp trên chặng đường phát triển hoạt động kinh doanh nhé! Hẹn gặp lại bạn trong các bài viết sau!
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
